Понятие и задачи экспертизы ценности документов
Содержание:
Введение……………………………………………
1 Понятие экспертизы ценности документов……….……………………4
2
Задачи экспертизы ценности
Заключение………………………………………
Список
использованной литературы…………………………………….15
Введение
В результате деятельности организаций создается много документов. Среди них есть малоценные, утрачивающие свое значение быстро. Есть документы, которые долго не утрачивают свою актуальность.
Экспертиза
ценности документов – это определение
их ценности в целях отбора на хранение
и изменение сроков хранения.
1
Понятие экспертизы
ценности документов
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование.
Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.
В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.
Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы.
Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего “жизненного цикла документа”, начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение. Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:
1. Определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел;
2. Систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;
3. Корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;
4. Корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.
Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболее квалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельности учреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя.
Экспертная комиссия является совещательным органом, который работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и получает от нее необходимые организационно-методические указания. Решения экспертной комиссии утверждаются руководителем учреждения, фирмы.
Положение об экспертной комиссии разрабатывается на основе типового положения, утвержденного Росархивом. Решения экспертной комиссии оформляются протоколами.
Основные функции экспертной комиссии:
1. Рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру;
2. Организация ежегодного отбора документов для хранения;
3. Рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе;
4. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
5. Организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов;
6. Участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;
7. Рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;
8. Проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;
9. Методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций.
Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра дел и анализа фактического содержания документов, степени их ценности. В результате может потребоваться переоформление дела и выделение документов, срок хранения которых резко увеличивается или уменьшается. Например, дела, содержащие предложения, заявления и жалобы граждан, имеют пятилетний срок хранения, однако экспертная комиссия при необходимости может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Не следует вести экспертизу, руководствуясь только заголовками дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:
1. Дела постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.
2. Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет).
3. Дела временного хранения (до 10 лет).
4. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По окончании проведения экспертизы ценности документов и отбора дел с документами постоянного и долговременного срока хранения приступают к их оформлению.
Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Дела оформляются и готовятся к сдаче в ведомственный архив в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ учреждения, фирмы и структурных подразделений, в ведении которых находились заведенные и сформированные дела, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет. Однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов.
Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).
Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.
При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения». Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур)», в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.
При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».
Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:
1. Содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);
2. Происхождение документа (место и время издания);
3. Внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).
Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.
Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.
Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:
1. Номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;
2. Операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:
3. Какие документы и в какое дело перешить,
4. Какие документы подлежат уничтожению,
5. С каких документов можно снять гриф конфиденциальности;
6. Какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.
По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:
1. Какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);
2. Какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
3. Какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
4. С каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.
Протокол
заседания подписывается
2
Задачи экспертизы
ценности документов
Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела) и для временного хранения.
Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше - или нижестоящих учреждений.
Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа, в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов, уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не изготовлено.
В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел, для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией или просто экспертной комиссией.
В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов, ведомственных архивов, и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дупликации сразу по нескольким фондам:
1.
Вышестоящих и подчиненных
2. Однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Такой комплексный подход, возможно, осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.
Акты
и описи представляются на рассмотрение
соответствующей экспертной комиссии,
или экспертно-проверочной комиссии, или
центральной экспертно-проверочной комиссии.
Заключение
По мере движения нашего общества к современным методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми электронными информационными ресурсами через 15-20 лет, когда полностью обновятся аппаратные и программные платформы компьютеров, иначе архивной службе в них отводилась бы более значительная роль. Кто должен обеспечивать сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе - организации или государственные архивы, специалисты по ИТ или архивисты? Мировая практика хранения электронных документов показала, что решения о том, какие документы, где и в каких форматах постоянно хранить, когда осуществлять передачу на постоянное хранение, должны приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а при создании документов или, лучше, при техническим проектировании информационной системы, где они будут возникать. Сейчас наступил решающий момент в определении судьбы будущих электронных информационных ресурсов России: от того, какая модель их храпения (распределенная или централизованная) будет принята, зависят состояние и объем электронных документов, которые у нас сохранятся через два десятка лет.
Пока архивистам следует сосредоточиться на решении проблем методологического и методического характера, в первую очередь касающихся экспертизы ценности, обеспечения сохранности и учета электронных документов. Основные правила работы архивов организаций в этой части противоречивы и недостаточны. Пожалуй, нельзя полностью согласиться с тем, что «идентификатор электронной копии документа» (реквизит №30 по ГОСТ 6.30-2003) может стать отправной точкой в учете электронных документов. Дело в том, что поисковые данные файла зачастую меняются в ходе проведения службой ИТ разнообразных работ с информационными ресурсами, например при оптимизации дискового пространства сервера или переустановке программного обеспечения на отдельных компьютерах. Вряд ли стоит исключать службу ИТ организации из числа «альтернативных помощников» архива в подготовке перечня систем, тем и проектов. Если появятся правовые нормативные акты, обязывающие организацию учитывать и хранить фонд электронных документов, и будут установлены четкие и прозрачные требования архивистов к процедурам и форматам создания, храпения и передачи в государственный архив электронных документов, то наладить такое взаимодействие вполне реально. При этом роли архивистов и технических специалистов могут разделиться: первые будут отвечать за учет, описание и экспертизу ценности электронных документов с общих документоведческих и архивоведческих позиций, вторые - рассматривая вопросы учета и экспертизы ценности электронных документов.
Первоначальная нормативная база для экспертизы ценности электронах документов существует. Это п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации (1994 г.), устанавливающий пятилетний срок временно-. храпения документов на машинных носителях; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (2000 г.), который определяет, что «срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях»- (с. 8). Эти положение требуют развития и углубления, но уже есть от чего отталкиваться.
По-видимому, основная проблема состоит не в экспертизе ценности уже явленных электронных документов, а в самом выявлении этих документов, т. е. во включении управленческой документации в электронном виде номенклатуры дел организаций. Но как заставить организации регистрировать свои электронные документы (базы данных и т. д., а не ППС)? Это главная проблема экспертизы ценности электронных документов на сегодняшний день.
Список
литературы
1. Алексеева Е. В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образ./ Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова.-Изд. 5-е, испр. и доп.- М.: Инфра-М, 2007.-272 с
2. Вовкотруб О.В. Архивоведение: учеб. пособ/ О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова.- Пенза: ПГУ, 2005.- 132 с.
3. Тельчаров А. Д. Архивоведение: конспект лекций/ А. Д. Тельчаров, Е.Ф. Перфилов, В.Г. Ленов.- Саратов: Приор-издат, 2004.- 264 с.
4.
Яковлев В.Н. Архивоведение:
5. Журнал «Отечественные архивы» М.: РГГУ, 2003, № 5
6. «Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения» М.: Росархив, 2002
