Понятие «информация». Связь информации и документа. Виды информации

Понятие «информация». Связь информации и документа. Виды информации

Информация – это  сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

 В настоящее время не существует единого определения термина «информация». С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков.

Понятие «информация» тесно  связано с понятием «документ», поскольку  документ является ее основным носителем.

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого  общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события  и воздействовать на них. Но лишь с  появлением начертательного способа  фиксации информации – письма –  можно говорить о документе.

Информация может быть не документной – не зафиксированной  на материальном носителе – и документной  – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую  можно получить от документа, допустимо  называть информацией документа. Условно  она может быть разделена на три  составные части:

• информация документная;
• на документа;
• на носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа  составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.

Информация на документе  – это автографы, различные пометки  авторов или выдающихся личностей  на документе, резолюции, подписи, печати и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.

В теории информации все  многообразие ее форм принято делить на элементарную – информацию, циркулирующую  в неживой природе; биологическую  – циркулирующую в живой природе; социальную – осмысленную человеческим обществом.

Социальная информация –  это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий  в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как  сведения, предназначенные для передачи в обществе. Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения.

Социальная информация –  явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления. С  точки зрения социального назначения информация подразделяется на массовую и специальную.

Массовая информация –  это социальная, предназначенная  для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она и называется массовой. Массовая в свою очередь делится  на публицистическую, эстетическую, обыденную.

Специальная информация предназначена  для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Она делится  на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды.

Формуляр текстового документа ВКЛ 16 – 17 века. Обозначение  вида, автора, адресата, в документах 16 – 17 века

Формуляры различных видов  документов складывались на протяжении многих веков. Уже в глубокой древности  каждый вид документа оформлялся по-разному, но определенный вид имел однотипное оформление его отдельных  реквизитов, устойчивую форму изложения  содержания. Последняя изменялась вместе с изменением политических и социальных отношений.

 В структуре документа XVI в. можно выделить ряд основных элементов: указание на автора документа; адресат; основной текст; указание на наличие приложения; указание на свидетелей, присутствовавших при совершении акта; место составления; дата; подпись; печать.

 Почти все документы,  создававшиеся в ВКЛ, имели  общее название «лист» (до XV в.  включительно использовался также  термин «грамота»). Этот термин  использовался для обозначения  самых разнообразных документов: законодательных, распорядительных, актов великокняжеских пожалований  и подтверждений, частноправовых  актов, судебных и дипломатических  документов, переписки. Даже в  тех случаях, когда в тексте  документа указывалось конкретное  название его разновидности, в  тексте этот документ назывался  также и листом. Все это позволяет  сделать вывод о том, что  термин «лист» в то время  в целом соответствовал понятию «документ».

 Название вида документа  как самостоятельный реквизит  в документах XVI – XVII вв. не указывалось.  В некоторых случаях название  вида документа обозначалось  в тексте (в конце). Если вид  документа не упоминался в  тексте, он всегда подразумевался  автором документа. Название видов  документов чаще указывалось  в актах при ссылке на другие  акты, связанные с составляемым.

 Надписи, отражающие  название разновидности документа  указывались иногда на обороте  и делались, возможно, при направлении  документа в архив, для его оперативного поиска.

 Большинство документов  выходило из государственной  канцелярии от имени великого  князя, чье имя и полный титул  писались в именительном падеже.

 В XV в. указание автора  не выделялось из текста. Начиная  с Александра (1502 год) указание  автора документа писалось выше текста и центровалось.

 Указание на автора  в документах, которое писалось от имени центральных врядников (должностных лиц), начиналось с предлога «от» и из текста не выделялось.

 В частных актах  автор из текста не выделялся,  указание автора обычно начиналось словом «Я».

 Определенное место,  обычно в начале текста, занимает в документе адресат.

 В документах XVI в. можно  выделить четыре типа адресования:

•     Конкретному должностному или частному лицу;
•     Определенной группе лиц (чаще всего шляхте повета или воеводства) или всему населению ВКЛ по принципу "всем, всем, всем" с обязательным доведением содержания документа до каждого адресата;
•     Определенной группе лиц или всему населению ВКЛ без обязательного ознакомления с содержанием документа, а лишь по мере необходимости;
•    Абстрактному адресату.

 Адресование обычно начинало текст документа и не отделялось от него абзацным отступом. Листы, исходившие от панов-рады, в части адресования отличались меньшей официальностью.

Система министерского  делопроизводства XIX - начала XX вв.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула  главным образом верхний уровень  управления - высшие и центральные  учреждения, и вместе с реформами  Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы  центральных и местных учреждений.

 Новая система управления - министерская, основанная на принципе  единоначалия, зародилась в недрах  старой коллежской системы: в  коллегиях конца XVIII в. президенты  имели более широкие права,  чем ранее. Создание министерств  с единолично управляющими министрами  было необходимо для более  гибкой и оперативной системы  управления. Коллегиальный принцип  принятия решений не был исключен  вовсе из новой системы: сначала  коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

 Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

 Окончательно единоличное  министерское начало победило  лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего  учреждения министерств" -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.

 Министры назначались  самим императором и были ответственны  только перед ним. Принцип единоначалия  положен в основу всей организации  министерств: директора, возглавлявшие  департаменты, подчинялись непосредственно  министру, начальники отделений  - директорам департаментов, столоначальники  - начальникам отделений. Совет  министра состоял из руководителей  основных подразделений и имел  значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

"Общим учреждением  министерств" вводилось единообразие  в систему делопроизводства министерств:  от создания документов и до  их архивного хранения. Особое  место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

 Дела, направленные в  министерство, могли попасть в  канцелярию министра или непосредственно  в департаменты. В канцелярию  министра поступали указы и  повеления верховной власти, переписка  министра с другими министрами  и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

 Непосредственно в  департаменты поступала переписка  с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных  учреждений, предписания министра  и дела из его канцелярии  с резолюцией министра.

 О поступивших делах  министру докладывал директор  его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением  дела и не влекла за собой  никаких решений, но определяла  дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел  в министерствах строго регламентировался,  и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения -от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов  до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная.

Поскольку еще в последней  четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных  типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше  утвержденные мнения; от Сената - сенатские  указы; от Комитета министров - выписки  из журналов заседаний. Министры в вышестоящие  инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания  министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Серьезные изменения в  системе управления, соответствующая  перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели  к изменениям формы документа. В  делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на ?..." или: "От такого-то" и т.п.

 Приобретает устойчивый  вид и реквизит "Адресат", появившийся  еще в XVIII в. в коллежском  делопроизводстве, - это указание  должности лица в дательном  падеже или наименование присутственного  места. Получает определенную  форму удостоверение документа:  подписи и скрепы на документе  включают наименование должности  лица, подписавшего или скрепившего  документ и его личную подпись.

 На протяжении всего  XIX и начала XX вв. осуществляется  законодательная регламентация  делопроизводства высших, центральных  и местных учреждений

 Особенностью организации  делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система  министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более  гибких форм делопроизводства и его  ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского  делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских  министерствах и учреждениях  начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным  шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий  документов, существенно сократив объем  рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

 Появление телеграфа  вызвало к жизни новый вид  переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

Большая работа по упрощению  делопроизводства велась в отдельных  ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве  и делопроизводстве в военном  ведомстве" введена система упрощенного  делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три  вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены  четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

 Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

ЛИТЕРАТУРА

1 СТБ 6.38-2004 «Унифицированные  системы документации Республики  Беларусь. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов». – Минск: Белстандарт, 2004.

2 Рыбаков, А. Е. Основы делопроизводства : учеб.пособие / А. Е. Рыбаков. – Минск : РИПО, 2007. – 325 с.

3 Альбом форм организационно-распорядительных документов /авт.-разраб. Э. Н. Давыдова и др. 4 изд., перераб. - Минск, 2006.

4 Закон Республики Беларусь  «Об информации, информатизации и защите информации».

5 Закон Республики Беларусь  «Об утверждении инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь».