Балтийская Государственная Академия                         рыбопромыслового флота

Кафедра менеджмента

Контрольная работа

по  дисциплине «Организационное поведение»

                                                          Выполнил: Ельцова Н. Г.

                                                                      Шифр 2008 Эзс 1580

                                                                      Проверил: Тимофеева В. В.

                                               Калининград  2011     

                                             СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 

Введение.............................................................................................................................3

1. Понятие  коммуникации и ее основные виды.............................................................4

2. Коллективные  методы принятия решений................................................................11

2.1 Метод  Дельфи............................................................................................................12

2.2 Метод  номинальной группы.....................................................................................14

Заключение.......................................................................................................................17

Список  использованной литературы.............................................................................18

                                                 ВВЕДЕНИЕ  

       В первом вопросе я рассмотрю понятие и основные виды коммуникации. Коммуникация (от лат. communicatio) буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми» - это процесс обмена информацией (идеи, факты, мысли, чувства и ценности) между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.

       Во  втором вопросе — коллективные методы принятия решений. Творческий подход к принятию решений может быть применен как отдельным лицом, так и группой. Поскольку в современных организациях на смену индивидуальному принятию решений все чаще приходит групповое - для принятия решений приобретает особое значение. Так, например, анализ проблем, связанных с групповым единомыслием, и таких таких явлений, как большая склонность к риску (группа склонна к принятию более рискованных решений, чем отдельное лицо) погает лучше понять сложный характер процесса принятия решений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1. ПОНЯТИЕ КОММУНИКАЦИИ И ЕЕ ОСНОВНЫЕ ВИДЫ 

       Коммуникации  в организации — это сложная, многоуровневая система.

       В самом широком смысле цель коммуникаций - осуществление изменений, влияние  на деятельность таким образом, чтобы  достичь процветания организации. В узком же смысле цель коммуникации – добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

       К основным функциям коммуникации относятся:

       1) информативная - передача истинных или ложных сведений, осуществляет процесс движения информации;

       2) интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);

       3) перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

       4) экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

       Коммуникации  в организации классифицируются по следующим видам:

       1. По форме общения - вербальные и невербальные коммуникации.

       2. По субъектам и средствам коммуникаций - межличностные коммуникации и организационные (коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий).

       3. По каналам общения – формальные и неформальные.

       4. По организационному признаку (по пространственному расположению каналов): вертикальные, горизонтальные и диагональные.

       5. По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации.

       Вербальные  коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени. Коммуникация осуществляется вербальным (устный, разговорный) и невербальным (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) способами. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.

       Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации – это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью  жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они выступают  как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

       Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

       Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается  от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта – эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

       Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Если нужно было бы проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые были бы связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций. У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т. п.), а также проводя различные социологические опросы.

       Организация — объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т. п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

       Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

       Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней  средой.

       Внутренние  коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами (различными уровнями и подразделениями). Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

       Неформальные  коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

       Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций — гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

       Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80—99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

       Виды  слухов:

       1) «мечты и чаяния» - отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников;

       2) «вбивание клиньев» - наиболее агрессивный тип, продиктован порой ненавистью. Наносят ущерб как репутации, так и отдельным работникам;

       3) финальный слух - вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемыми сотрудниками.                                                                                                                                                                 

       Наличие в организации неформальных коммуникаций — явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи — это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

       Формальные  коммуникации – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

       Вертикальные  коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, о новых стратегических и тактических целях, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

       Например, вице-президент по производству может  сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

       Параллельно этим информационным потокам в любой  организации осуществляется передача информации в противоположном направлении — с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о  реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предположениях по их разрешению. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получили название «кружков качества». Обмен  информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

         Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Исследования показали, что 2/3  этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

       Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель - подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их в силу особой значимости принято рассматривать отдельно.

       В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

       Горизонтальные  коммуникации – это коммуникации между различными отделами организации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

       Таким образом, в дополнение к вертикальным, организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на  отношениях  руководства  и  подчинения,   горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2. КОЛЛЕКТИВНЫЕ МЕТОДЫ ПРИНЯТИЯ  РЕШЕНИЙ 

       В исследованиях по социальной психологии за последние годы было предложено несколько социальных схем принятия решений. Эти схемы, или правила, позволяют предсказать конечный результат  группового решения на основе исходных позиций каждого члена группы. Ратус обобщил эти схемы:

       1. Схема победы большинства. По этой широко распространенной схеме группа приходит к решению, за которое изначально выступало большинство. Схема чаще всего работает в случаях, когда объективно правильного решения не существует. В качестве примера можно привести решение, какую марку машины произоводить, когда популярность различных моделей не определялась путем объетивного опроса общественного мнения.

1. Схема победы истины. В рамках этой схемы группа, изучив информацию и обсудив разные мнения, приходит к выводу о том, что один подход является объективно правильным. Так, например, решение о том, стоит ли использовать сиетему оценки SA Т при приеме студентов в университеты для предсказания их дальнейшйх успехов в учебе, определенно выиграет в том случае, если будет собрана информация, насколько эта система эффективна.
2. Схема победы квалифицированного большинства. Эту схему часто использует жюри присяжныx для решения относительно виновности подсудимого, если изначально некоторое решение поддерживают две трети из состава жюри.
3. Правило первого сдвига. По этой схеме группа принимает решение, которое отражает первый сдвиг во мнении одного из членов группы. Так, например, если производственная группа должна принять решение, стоит ли запустить в производство кабриолет, она может решить вопрос положительно, если один из членов группы, изначально настроенный отрицательно, изменит свое мнение. Если присяжные зашли в тупик, они могут, принимая решение, последовать за тем членом жюри, кто первым изменил свое мнение.

        Помимо описанных схем существуют и другие явления, которые влияют на групповое принятие решений, такие, как тенденция к сохранению status quo (когда отдельные лица или группы, которым необходимо принять решение, противятся изменениям, тяготеют к уже существующим целям и планам). Приведенные ниже рекомендации позволят противостоять тенденции к сохранению status quo и таким образом повысить эффективность принимаемых решений.

           • Даже если все идет хорошо, лица, принимающие решения, не должны отказываться от рассмотрения альтернативных вариантов.

          • Определенную помощь может оказать организация специальных групп, которые будут анализировать обстановку, разрабатывать новые технологии и генерировать идеи.

        • Чтобы свести к минимуму тенденцию игнорировать долгосрочную отрицатёльную информацию, менеджеры должны рассматривать все самые худшие варианты, равно как и прогнозы долгосрочных затрат.

          • В любой план должны быть включены контрольные параметры и ограничения.

           • Когда ограничение достигнуто, уместно и необходимо запросить мнение внешнего, независимого эксперта о принятом к исполнению плане.

            • Оценивайте людей по тому, как они принимают решения, а не только по конечным итогам, потому что последние могут от них не зависеть.

           • Перенос внимания на качество процесса принятия решения приводит к снижению потребности у лица, принимающего  решение, делать вид, что все в порядке и идет по плану, когда не все получается.

            • Организации могут определить задачи, стимулы и системы поддержки, которые поощряют экспериментирование и риск. В дополнение к этим несложным рекомендациям могут быть использованы методики группового  принятия решений, подобные методу Дельфи и методу номинальных группировок, чтобы устранить дисфункции в группе и помочь ей принимать более эффективные решения. 

       2.1 Метод Дельфи

       Хотя  так называемый метод Дельфи был  первоначально разработан Н.К. Доки и егo коллегами в 1950 г. в «мозговом центре» Raпd Corporatioп, только в последнее время он приобрел популярность в качестве метода группового принятия решений, например при долгосрочном прогнозировании. В наши дни метод Дельфи используют многочисленные организации в сфере бизнеса, образования, здравоохранения и обороны, а также государственные учреждения. Ни один из методов не может дать абсолютно точный прогноз на будушее, однако метод Дельфи служит своего рода магическим кристаллом  и активно работает.

       Название  метода происходит от имени знаменитого древнегреческого Дельфийского оракула; он имеет множество вариаций, однако в целом его можно описать следуюшим образом.

         Основная причина успеха этой схемы заключается в анонимности опроса. Поскольку ответы участников группы остаются.анонимными, людям не нужно упорствовать и своем мнении только для того, чтобы сохранить репутацию, и они могут проявлять большую гибкость и учитывать мнения других экспертов. При традиционном принятии решений на встрече группы участники могут быть более заинтересованы в том, чтобы отстоять высказанное ими ранее мнение, чем принять хорошее решение.

         Многие организации положительно отзываются об эффективности использования метода Дельфи. Авиакомпания MeDoппell Douglas использовала его для анализа неопределенности рынка коммерческих авиаперевозок. Компания Weyerhaeuser, поставщик строительных материалов, использовала его для прогнозирования того, что произойдет в строительстве, а фармацевтическая компания Smith, Kliпe, Beeehaт — для изучения нестабильности на рынке медикаментов. В сильно диверсифицированной, технически ориентированной компании ТRW  имеется 14 групп, работающих по методу Дельфи, каждая из которых насчитывает в среднем 17 участников. Группы предлагают различные виды продуктов и услуг, которые потенциально могут пользоваться высоким спросом на pынке, а также предсказывают изменения в технологии и важные политические, экономические, социальные и культурные события. Помимо cферы бизнеса метод успешно применялся при решении различных государственных проблем, а также проблем, относящихся к образованию, здравоохранению и обороне. Иными словами, метод Дельфи может быть эффективно использован в самых различных программах планирования и принятия решений в организациях самых разных типов.

          Основные критические замечания в адрес метода Дельфи сводятся к тому, что он требует много времени и средств и напоминает планшетку для спиритических сеансов. Последнее замечание намекает, что метод Депьфи, как и одноименная светская игра, не имеет научной базы. Для того чтобы ответить на подобную критику, компания Raпd предприняла попытку обосновать метод с помошью контpолируемого эксперимента. В компании были созданы группы из лиц, не являющихся экспертами, которым было предложено с помощью метода Дельфи найти ответы на вопросы типа: «Сколько голосов получил Линкольн, когда его кандидатура была впервые выдвинута на пост президента?» или «Какую среднюю цену получал фермер за бушель яблок в 1940 г.?».Вопросы подобного рода были предложены потому, что обыкновенный человек, как правило, не знает точного ответа, хотя и знаком в принципе с данными вопросами. Результаты экспериментов показали, что в то время как первоначальные варианты ответов были лишь приближенно правилыiыми, метод Делъфи помог знаельно их уточнить. 

                    2.2 Метод номинальной группы

       С методом Дельфи близко связан так называемый метод номинальной группы, используемый в принятии решений. Этот метод применяется в исследованиях по социальной психологии уже многие годы. Номинальная группа означает просто «группу на бумаге». Это группа только по названию, поскольку ее члены никоим образом не взаимодействуют друг с другом. В исследованиях по групповой динамике социальные психологи сопоставляют реально взаимодействуюшую группу с номинальной (образованной из лиц, включенных в список, однако реально не взаимодействующих). С точки зрения количества предложенных идей, их уникальности и качества, номинальные группы, какпоказывают исследования, превосходят реальные.На основании этого делается вывод о том, что в реально взаимодействуюшей группе процессу творчества препятствуют некоторые дисфункции. Так, например, в одном из последних исследований высказана мысль о том, что действия участников реальных групп более унифицированы, более конформистские, чем действия членов номинальных групп. В то же время, если не считать результатов, связанных с генерацией идей, взаимодействие членов реальных групп приносит положительные результаты в других областях.

       Методика  номинальной группы (пoтiпal group techпique, NG1) (МНГ) может быть преобразована в специфическую методику для принятия решений в организациях и включать следующие основные этапы.