Понятие о документе. Эволюция понятия «документ»

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ТЮМЕНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
 

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «ТАМОЖЕННОЕ ДЕЛО» 
 
 
 
 
 
 
 

К О Н  Т Р О Л Ь Н А Я     Р А Б О Т А 
 

По предмету:  Таможенное делопроизводство  

На тему: "Понятие о документе. Эволюция понятия «документ»" 
 
 

Вариант № 1 
 
 
 
 
 

Выполнил: 

Студент 3 курса

6 семестра 

Керейтов Арслан Муратович 
 
 
 
 
 
 
 
 

г.Радужный  2010 год

Содержание  

      Введение  

      Для нормального функционирования и  развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией  в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

      Управленческий  процесс по своей сути сводится к  сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

      Информация  может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной  на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      Документы выполняют ряд важных функций: информационную: являются носителем и источником информации; управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели; коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами; учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан; культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции; историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

      Все создаваемые управленческие документы  “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

      Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

      Многочисленность  видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных  правил придания документам юридической  силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения  специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1. Происхождение документа. Эволюция понятия «документ»  

      Одним из важнейших проявлений человеческого  поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством  определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью  жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

      Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также  и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества.

      Отделение информации от субъекта и первые попытки  её закрепления были связаны с  применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: "Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю".

      Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки  по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное "узелковое письмо": у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода "письмо" имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение "завязать узелок на память", т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить крепко-накрепко.

      Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

      Предметные  способы общения сохранились  и в наши дни: преподнесение хлеба  и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

      Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

      Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

      В России термин "документ" был переведён  Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего  его правовое назначение. Между тем  сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

      Однако  понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

      К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".

      В первой половине 20 столетия было существенно  пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с  категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Каким образом?

      Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в  течение нескольких десятков лет  идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

      Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия  информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

      Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация;

      Информация - это "содержание сообщений", а  также "само сообщение, данные";

      Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация);

      Информация - это то, что уменьшает неопределённость события.

      Однако  в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в  качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

      Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев необходимость  более чёткого его определения  и фиксации в отдельных нормативных  актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

      Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

      Вместе  с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

      Для общественных наук, в зависимости  от их предмета, целей и задач, в  определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

      В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2. Понятие документа как материального носителя информации 

      Подчеркивая многообразие материальных форм существования  информации, законодатель особо выделяет среди них понятие документированной  информации, или документа.

      Представляется, что именно документ как материальный носитель информации, обладающий юридическими признаками, установленными законодательством, является правовым средством, обеспечивающим функционирование информации в юридических отношениях.

      В широком смысле документом (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство) называется материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

      Совокупность  документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу называют документацией, различая два вида обработки документов: семантическую (перевод, реферирование, аннотацию) и несемантическую (копирование, микрофильмирование).

      Отечественное законодательство не содержит четкого  понятия документа, предлагая различные  его определения.

      Согласно  ч. 3 ст. 1 Закона об обязательном экземпляре документов документ есть материальный носитель (по терминологии Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле"*(393) объект) с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.

      Нормами ч. 4 ст. 2 Закона об информации, информатизации и защите информации, а также ч. 1 ст. 2 Закона об участии в международном  информационном обмене документированная  информация (документ) определялась как  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

      В проекте N 217354-4 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях  и о защите информации" (подп. 12 ст. 2) документ определяется как информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими идентифицировать информацию либо в установленных законодательством Российской Федерации случаях позволяющими идентифицировать ее материальный носитель.

      В настоящее время легальное определение документа содержится в п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Архивным документом именуется материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

      С точки зрения юридической науки  документ рассматривается как особая организационная форма представления  информации. Такой подход к пониманию документа разработан в Институте государства и права РАН.

      Элементами  документа признаются:

      1) текст сообщения (содержание информации);

      2) носитель, на котором зафиксировано  содержание сведений (информации);

      3) реквизиты, которые позволяют  идентифицировать источник информации - подпись автора или руководителя организации; печать; время и место создания документа; порядковый номер; адресаты документа и др.

      Документы могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др.

      Согласно  правилам п. 1, 2 ст. 11 Закона об информации, информационных технологиях и о  защите информации требования к документированию информации могут быть установлены  законодательством Российской Федерации  или соглашением сторон. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

      Главными  критериями, обладая которыми информация приобретает статус документа, являются ее фиксация и идентификация.

      Идентификация есть установление совпадения, идентичности, т.е. тождественности, полного совпадения.

      Способы фиксации информации разделяют на две  группы:

      во-первых, способы фиксации, с помощью которых  фиксируемые сведения становятся доступными для восприятия непосредственно органами чувств человека и распознаются им без использования специальных навыков и технических средств (фиксация информации на бумаге и подобном ей носителе);

      во-вторых, способы фиксации, посредством которых информация переходит в разряд "машиночитаемой", и хотя в ряде случаев она может быть непосредственно воспринята человеком, для этого требуется дополнительная обработка с помощью технических средств или методов, требующих применения специальных познаний и навыков (фиксация информации посредством ЭВМ и др.).

      Документы можно классифицировать по различным  основаниям, перечень которых неисчерпаем.

      По  способу фиксации информации различают:

      бумажные  документы, которые содержат информацию, зафиксированную в виде рукописных или печатных букв либо иных символов;

      электронные документы, составленные посредством  ЭВМ без использования бумаги.

      Среди бумажных документов, классифицируемых по отраслям познания, можно выделить, например:

      исторические  документы (источники), которыми историческая наука называет письменные свидетельства, содержащие определенную информацию;

      юридические документы (договоры; документы, подтверждающие юридические факты или права  и др.).

      По  степени влияния на правовые отношения  иногда различают:

      конститутивные  документы, составление и наличность которых необходимы для возникновения  данного правоотношения (вексель  и др.);

      декларативные документы, удостоверяющие юридические  факты, возникшие до составления  этих документов (складское свидетельство и др.).

      Архивные  документы можно систематизировать  по значимости.

      документы Архивного фонда РФ, т.е. архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный  учет и подлежащие постоянному хранению (п. 4 ст. 3 Закона об архивном деле);

      особо ценные документы - документы Архивного  фонда РФ, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и  в отношении которых установлен особый режим учета, хранения и использования (п. 5 ст. 3 Закона об архивном деле);

      уникальные  документы - особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) внешним  признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности; и т.п.

      В зависимости от сроков и условий  хранения различаются архивные документы (п. 12-15 ст. 3 Закона об архивном деле):

      постоянного хранения без определения срока (бессрочно);

      временного  хранения до уничтожения в течение  сроков, установленных нормативными правовыми актами;

      временного  хранения до передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законом;

      депозитарного хранения (хранение документов Архивного  фонда РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение  сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти); и др.

      Кроме того, архивные документы можно классифицировать в зависимости от собственника этих документов на:

      документы, принадлежащие Российской Федерации;