Понятие организационной структуры местной администрации

Введение 

Местное самоуправление, как форма непосредственного осуществления народовластия давно и прочно получило признание и осуществляется практически во всем мире.

Конституция Российской Федерации относит местное самоуправление к основам конституционного строя и рассматривает его как один из основополагающих принципов организации власти, который наряду с принципом разделения властей определяет систему власти и управления в стране в целом. Согласно Конституции РФ местное самоуправление не входит в систему органов государственной власти и является первичным уровнем публичной власти, действующее самостоятельно от государственных организаций в пределах установленных законом полномочий.

Местное самоуправление — самостоятельный уровень публичной власти, в котором наиболее рельефно проявляется идея приближения власти к своему источнику, т.е. народу. Именно на муниципальном уровне наиболее непосредственно реализуется право каждого участвовать в управлении делами — в данном случае, местными делами, местной жизни.

Местное самоуправление, с одной стороны, является одной из форм осуществления народовластия в российской федерации, с другой стороны, представляет собой независимую от государства, признаваемую и гарантируемую Конституцией систему власти, создаваемую для самостоятельного и под свою ответственность решения населением муниципальных образований соответствующих вопросов местного значения исходя из интересов с учетом исторических и иных местных традиций.

В целях дальнейшего развития демократических процессов на муниципальном уровне и эффективного решения вопросов местного значения Конституция Российской федерации (п.2 ст.130) и федеральный закон от 06.10.2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в российской федерации» (п.1. ст.3) закрепляют организационно-правовые нормы осуществления местного самоуправления. Ими являются формы прямого волеизъявления населения муниципального образования, выборные и другие органы местного самоуправления.

Органы местного самоуправления – избираемые непосредственно населением и (или) образуемые представительным органом местного самоуправления органы, имеющие определенную структуру, наделенные властными полномочиями для осуществления деятельности по решению вопросов местного значения, исходя из интересов населения, с учетом исторических и иных местных традиций и в организационно-правовых формах, установленных законодательством.

В структуру местной администрации городских округов и муниципальных районов обычно входят:

Глава администрации; заместитель (заместители) главы, один из которых может быть первым; отраслевые структурные подразделения, занимающиеся конкретными отраслями муниципального хозяйства (например, ЖКХ, культура и т.д.); функциональные структурные подразделения, охватывающие определенную функцию для всей администрации (экономическая служба, финансовая, правовая, по управлению муниципальным имуществом и пр.); территориальные органы, создающиеся в районах крупных городов или населенных пунктах, в совокупности составляющие городское или сельское поселение; аппарат местной администрации, обеспечивающий ее деятельность (юридический отдел, кадры, бухгалтерия, делопроизводство и др.); вспомогательные службы, обеспечивающие содержание помещения и т.д.

Структура утверждается представительным органом муниципального образования по представлению главы местной администрации.

Итак, Аппарат местной администрации представляет собой совокупность подразделений, основное назначение которых заключается в оказании содействия работе руководящих органов администрации. Глава местной администрации осуществляет общее руководство администрацией, непосредственно направляет работу своих заместителей и аппарата.

Цель данной контрольной работы – детально рассмотреть типы административного аппарата местного самоуправления.

1. Понятие организационной структуры местной администрации

Как уже говорилось выше, в структуру местной администрации могут входить отраслевые, функциональные и территориальные органы местной администрации. Для организационного, правового, информационного и материально-технического обеспечения деятельности местной администрации и образуется аппарат местной администрации.

В целом, структура местной администрации во всех муниципальных образованиях строится на общих принципах в соответствии с функционально-отраслевым распределением полномочий по решению вопросов местного значения между структурными подразделениями. Вместе с тем она представляет собой достаточно динамичную систему, которая по мере изменения стоящих перед муниципальным образованием задач, условий жизни граждан, других факторов подвергается новациям. (10. – С.295).

Аппарат местной администрации представляет собой совокупность подразделений, основное назначение которых заключается в оказании содействия работе руководящих органов администрации.

Линии полномочий, которыми связаны субъекты управленческой деятельности, образуют основу управленческой структуры.

Под организационной структурой понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных организационных единиц (отдельных должностей), звеньев (управленческих подразделений) и ступеней (уровней), наделенных определенными правами и ответственностью для выполнения соответствующих целевых функций управления. (3. – С.252).

Звено управления представляет собой обособленную ячейку со строго ориентированными функциями управления, а ступень (уровень) управления – совокупность звеньев управления, расположенных на определенном иерархическом уровне.

2. Факторы, влияющие на формирование организационной структуры

местной администрации

На формирование конкретной организационной структуры местной администрации оказывает влияние несколько факторов, основными из которых являются:

1. Тип муниципального образования. Он предопределяет перечень вопросов местного значения, из которого складываются полномочия администрации. 
2. Цели и задачи социально-экономического развития муниципального образования. В зависимости от выбранных приоритетов развития будут «усиливаться» те звенья управления, на которые возложены функции по достижению соответствующих целей и решению задач. 
3. Размер территории, численность и состав населения муниципального образования. В крупных городах выстраиваются более сложные структуры администрации, предусматривающие, в том числе, и наличие территориальных структурных подразделений. 
4. Уровень развития производства и рыночной инфраструктуры. В более развитом в указанном отношении муниципальном образовании существует больше возможностей для аутсорсинга, т. е. передачи отдельных функций администрации, не носящих властного характера, более эффективному исполнителю.
5. Различные местные особенности – географические, природные, демографические, исторические. Они определяют необходимость создания структурных подразделений, которые не являются типичными по функциональному назначению и могут отсутствовать в большинстве муниципальных образований. (11.– С.45).

Помимо перечисленных, на организационную структуру местной администрации оказывают значительное влияние внутренние факторы, такие, как личностные качества руководства и его роль в системе управления, используемые управленческие технологии, уровень сопротивления инновациям, организация труда, материально-техническое оснащение администрации и др. С одной стороны, они влияют на организационную структуру управления, с другой - сами определяются ею. Так, управленческие кадры воздействуют на структуру управления с точки зрения перераспределения функций между подразделениями и отдельными работниками. Но в основном именно структура управления определяет состав должностей и требования к личностным качествам работников. Внедрение информационных технологий влияет на структуру администрации в плане как сокращения числа работников отдельных подразделений, так и появления новых подразделений (информационного обслуживания). При формировании организационной структуры администрации необходимо учитывать и внешние, и внутренние факторы.

 Важнейшим фактором, влияющим  на формирование организационной  структуры, является норма управляемости (диапазон управления).

 Нормой управляемости называется  максимально допустимое число  работников, деятельностью которых может эффективно управлять один руководитель при определенных организационно-технических условиях.

 От нормы управляемости зависит  как численность сотрудников  в отдельном подразделении, так  и количество подразделений администрации.

   В настоящее время определяющим фактором, положенным в основу формирования структуры местной администрации, является ее компетенция в соответствии с предусмотренными федеральным законом вопросами местного значения и распределением полномочий между органами местного самоуправления, закрепленным в уставе муниципального образования.

3. Принципы построения  организационной структуры администрации

При определении структуры местной администрации и распределении полномочий между ее подразделениями необходимо исходить из следующих принципов:

1. Направленность на  достижение целей.

 Организационная структура  должна способствовать достижению  целей управления муниципальным  образованием. Это обеспечивается  с помощью установления прав  и необходимой полноты ответственности  каждого управленческого звена за достижение поставленных перед ним задач; сбалансированности задач звеньев одного уровня управления по отношению к задачам вышестоящего уровня; рационального разделения и кооперации между звеньями и уровнями управления и их взаимодействия.

2. Перспективность.

Органы местного самоуправления должны, решая вопросы оперативного характера, одновременно проводить работу по определению стратегии, связанной с социально-экономическим развитием муниципального образования. Для этого в организационной структуре необходимо предусмотреть блок перспективного, стратегического управления, отделив его от блока оперативного и текущего управления. На практике это достигается путем разделения полномочий между представительным и исполнительным органами, а также созданием в организационной структуре администрации специальных подразделений, занимающихся стратегией развития муниципального образования.

3. Способность к развитию (адаптивность). (11. – С.48).

 Необходимость развития оргструктуры  объясняется тенденцией постоянного изменения внешних условий, появляющимися диспропорциями в системе муниципального управления. В этих условиях организационная структура должна быть достаточно эластичной, способной адаптироваться к восприятию корректирующих воздействий. На практике это достигается путем периодического внесения изменений в организационные структуры органов местного самоуправления, а также путем создания временных целевых подразделений (штабов, комиссий, комитетов).

4. Комплексность.

 При построении организационной структуры местной администрации необходимо учитывать, что должны быть структурно обеспечены все этапы осуществления управленческой деятельности:

- аналитический (анализ проблемы, определение возможных путей  решения);

- постановка задачи (выявление приоритетов деятельности);

- принятие управленческого решения (выбор технологии и алгоритма  решения задачи, определение конечного  и промежуточных результатов);

- исполнение решения (конкретная  деятельность по реализации управленческого  решения);

- оценка результатов (анализ результатов  деятельности, подготовка к очередному  аналитическому этапу и новому  циклу).

 Принцип комплексности требует  при анализе структуры исходить  прежде всего из целостности  той или иной функции. Особенно  это важно, когда исполнение функции "разведено" по разным структурам или для исполнения данной функции необходимо задействовать несколько структурных подразделений администрации. Желательно, чтобы вопросы, отнесенные к ведению того или иного структурного подразделения, носили максимально завершенный характер, что особенно важно для отраслевых структурных подразделений. (11. – С.49).

5. Индивидуализация.

 Формирование организационной  структуры должно основываться  на учете индивидуальных особенностей  конкретного муниципального образования. В связи с этим всякого рода типовые организационные структуры могут использоваться лишь как рекомендательные и ориентировочные. Как показывает практика, отказ от унифицированных моделей, опора на анализ и учет местных особенностей дают положительные результаты.

6. Экономичность.

 Организационная структура  должна обеспечивать эффективное  и рациональное осуществление  процесса муниципального управления, возможность получать необходимые  результаты самым экономичным  путем. Экономичность может достигаться при проведении различных мероприятий, в том числе за счет введения должностей (системного администратора, специалиста по информационным технологиям и т.п.), в функции которых входит анализ действующей организационной структуры, функционального и иерархического разделения полномочий, оплаты труда муниципальных служащих, механизации и автоматизации процессов управления с целью их совершенствования.

 Принципы построения организационных  структур могут уточняться, а  формы и методы использования  этих принципов могут изменяться в связи с меняющимися внешними условиями, целями и задачами. Однако основные принципы должны соблюдаться, так как они выражают общие требования к организации муниципального управления.

4. Подходы к формированию организационной структуры

местной администрации

 Организационная структура  местной администрации как исполнительно-распорядительного  органа строится на принципах  единоначалия и иерархической  подчиненности. Процесс формирования  организационной структуры местной  администрации включает в себя формулировку целей, задач и функций, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку соответствующих регламентирующих процедур и документов.

 Реальные системы муниципального управления отличаются большим разнообразием организационных структур администраций. Но при этом существуют общие подходы к построению организационных структур. Самый перспективный - системно-целевой подход с ориентацией на конечные результаты деятельности системы. Определение системы целей ("дерева целей") и задач конкретного муниципального образования является главным ориентиром формирования его организационной структуры. При формировании организационной структуры на основе "дерева целей" требуется декомпозиция целей и задач муниципального управления до конкретных управленческих функций. (11. – С 79).

 Таким образом, при системно-целевом  подходе создаются реальные условия  для индивидуализации процесса  формирования организационной структуры  применительно к особенностям конкретного муниципального образования.

  Системно-целевой подход в данном случае заключается в том, чтобы исходя из конечных целей управления муниципальным образованием:

- не упустить из виду ни  одну из управленческих задач, без решения которой реализация целей окажется неполной;

- выявить и увязать применительно  к этим задачам систему функций, прав и ответственности по  вертикали управления;

- исследовать и организационно  оформить связи и отношения  по горизонтали управления, т.е. по  осуществлению координации деятельности разных звеньев и организационных единиц при выполнении общих задач;

- обеспечить органическое сочетание  вертикали и горизонтали управления, найти оптимальное для данных  условий соотношение централизации  и децентрализации в принятии решений.

 При построении организационной  структуры на основе "дерева  целей" важно дать качественную  и количественную характеристику  целей и задач. Качественная служит  обоснованием для выделения функций  управления, количественная - для определения вида организационной единицы (отдел, управление, департамент и т.д.).

 Распределение задач между  подразделениями местной администрации  может осуществляться по нескольким  признакам:

- по группам объектов управления (отраслям муниципальной деятельности), обеспечивающим предоставление муниципальных услуг определенного типа: образование, здравоохранение, строительство, молодежная политика и т.д.;

- по функциональному признаку, определяемому характером, функциями  и стадиями управленческой деятельности  и управленческого цикла: анализ и планирование, контроль, управление имуществом, финансами, правовое, информационное обеспечение и т.д.;

- по территориальному признаку (для муниципальных образований  сельских районов и для крупных  городов, а после вступления в  силу Федерального закона 2003 года - только для крупных городов).

5. Практика построения организационных структур

местных администраций

  В современной муниципальной практике типичными звеньями организационной структуры местной администрации являются:

- глава администрации;

- его заместители по сферам  муниципальной деятельности, среди  которых могут быть один или  два первых заместителя;

- структурные подразделения различных  типов, которые могут находиться  в подчинении главы администрации, одного из его заместителей или в соподчинении (например, отдел в составе управления);

- коллегиальные совещательные  органы: коллегия администрации, экономический  и другие советы;

- аппарат администрации.

 С точки зрения изложенного  выше распределения задач и  целей деятельности структурные подразделения администрации подразделяются на четыре группы.

К ведению отраслевых структурных подразделений относятся вопросы, связанные с управлением конкретными отраслями (сферами) муниципальной деятельности. Они выполняют функции заказчика на выполнение работ и оказание муниципальных услуг. Их основная роль проявляется на этапе реализации целей и задач жизнеобеспечения и развития территории.

 Предметы деятельности функциональных (штабных, общей компетенции) структурных  подразделений охватывают определенную функцию для всей администрации и ее структурных подразделений. Основной их особенностью является использование преимуществ, связанных со специализацией функций, и способность администрации и ее структурных подразделений. Основной их особенностью является использование преимуществ, связанных со специализацией функций, и способность администрации рассматривать в рамках своей функции территорию целиком. По классификации целей муниципальной деятельности  функциональные подразделения относятся к обеспечивающим. Обычно они наделяются правом согласования решений других структурных подразделений, например по соблюдению законности или возможности финансирования.

 Создание территориальных структурных  подразделений (районные в крупных  городах и др.) связано с необходимостью приближения органов местного самоуправления к населению и позволяет сочетать централизацию важнейших функций на высшем уровне муниципального управления с повышением оперативности при решении текущих вопросов. При этом важно не допускать раздробления функций органов муниципального управления и потери преимуществ, связанных со специализацией. Для стимулирования инициативы территориальных структурных подразделений им может предоставляться автономия в рамках сметы расходов.

 Вспомогательные подразделения (аппарат) не обладают собственной компетенцией по решению вопросов местного значения и выполняют функции обеспечения деятельности руководства администрации и ее структурных подразделений. Аппарат играет важную роль в организации работы администрации. Будучи ее подсистемой, он выполняет ту же роль, что и муниципальная власть по отношению к другим подсистемам муниципального образования. В частности, аппарат обеспечивает:

- планирование и координацию  работы всех структур администрации;

- работу с документацией (делопроизводство);

- подготовку и проведение совещаний, заседаний, коллегий, других мероприятий;

- связь со средствами массовой  информации, проведение пресс-конференций;

- контроль исполнения решений;

- организацию приема граждан, работу с жалобами и предложениями;

- материально-техническое, юридическое, кадровое, информационное, финансовое  обеспечение деятельности администрации;

- взаимодействие администрации  с представительным органом и  зачастую его хозяйственное обслуживание.

 Руководитель аппарата обычно  по статусу приравнивается к  заместителю главы администрации.

В составе аппарата администрации могут быть такие службы, как общий отдел (работа с документацией), кадровая служба (иногда она подчиняется непосредственно главе администрации), приемная граждан, юридическая служба, информационная служба, хозяйственные службы, пресс-служба, собственная бухгалтерия, контрольный аппарат и т.п.

Глава администрации и его заместители могут иметь свой аппарат, в состав которого входят, в частности, секретари, помощники, референты, советники. (2. – С.87).

 Такие организационные структуры  получили название линейно-функциональных, поскольку они основаны на определенной системе взаимодействия линейных (отраслевых) и функциональных структурных подразделений и принятия решений линейными подразделениями по согласованию с функциональными.

 В соответствии с объемами  и распределением задач и функций  в составе администрации создаются конкретные организационные единицы - управления, отделы, комитеты, департаменты и т.д.

Департаменты - функционально-отраслевые структурные подразделения, осуществляющие исполнительные, распорядительные и контрольные функции в определенной отрасли или сфере управления муниципальным образованием и определяющие концептуальное развитие в данной сфере (отрасли); возглавляются заместителями главы администрации.

Управления - относительно самостоятельные структурные подразделения местной администрации, обеспечивающие определенное направление деятельности местной администрации; вправе издавать акты управления.

Комитеты - структурные подразделения, созданные и функционирующие на постоянной основе по приоритетному направлению деятельности администрации.

Отделы - структурные подразделения местной администрации, осуществляющие оперативные, либо вспомогательные функции.

Сектора - организационно не обособленные структурные подразделения отдела (реже – управления), осуществляющие исполнительную деятельность и формируемые для решения однородных задач, как правило, на протяжении определенного периода времени.

Комиссии - создаются на определенный срок для решения какой-либо проблемы. (11.- 92).

 Для решения управленческих  задач крупные организационные единицы делятся на более мелкие, образующие новые уровни. Для крупных городов, имеющих мощный аппарат управления, целесообразно как можно детальнее разграничивать функции управления, создавая специальные подразделения для их исполнения. Для небольших поселений наиболее приемлема схема, при которой выполняемые функции группируются, при этом в первую очередь должны объединяться функции отраслевых подразделений. Однако объединение функций подразделений, интересы которых противоречат друг другу, в рамках одного подразделения нежелательно.

  Для выполнения функций, делегированных органами государственного управления, иногда целесообразно использовать отдельные обособленные структурные подразделения. Это важно потому, что в части исполнения делегированных полномочий органы местного самоуправления финансируются и подконтрольны соответствующим органам государственной власти.

 Коллегия - совещательный орган при главе администрации - играет особую роль в ее работе. Она принимает решения по важнейшим вопросам управления муниципальным образованием, за исключением тех, которые находятся в компетенции представительного органа. Решения коллегии при необходимости оформляются постановлениями и распоряжениями главы администрации. (13. – С. 128).

    В условиях проведения экономической и политической реформ линейно-функциональные организационные структуры управления в ряде случаев не отвечают требованиям, предъявляемым к управлению постоянно усложняющимися объектами и целями муниципального управления. Для устранения этого несоответствия линейно-функциональные структуры администраций могут дополняться структурами нового типа - программно-целевыми. (13. – С.128). Они создаются для решения конкретных целевых задач и могут быть постоянными либо временными. В результате такого дополнения образуются матричные организационные структуры муниципального управления.

  При возникновении новой проблемы, требующей решения в течение определенного отрезка времени, составляется программа работ, выделяются необходимые для выполнения программы ресурсы и формируется временный коллектив работников. Сотрудники органа муниципального управления, вошедшие во временный коллектив по выполнению целевой программы, находятся на время ее решения в двойном подчинении: административном подчинении своему линейному руководителю (вертикальная связь) и функциональном подчинении руководителю программы (горизонтальная связь).

  В системе муниципального управления программно-целевые структуры реализуются в виде комиссий, штабов, рабочих групп и т.п. Перечень таких подразделений периодически меняется. Одни ликвидируются, другие появляются вновь, многие существуют годами.

 Комиссии создаются на определенный  срок для решения какой-либо  обострившейся проблемы. Цель их  создания - найти выход из сложившейся  управленческой ситуации. В своей работе они используют методы ситуационного анализа.

 Создание рабочих групп внутри  администрации связано с решением  конкретных управленческих задач  и носит временный характер. Как  правило, рабочие группы выполняют  проектировочные задачи. Например, при реорганизации органа власти эффективно создание особой группы для организационного проектирования структуры администрации, выработки новых технологий работы.

 При формировании структур  программно-целевого управления  целесообразно разрабатывать карты (матрицы) распределения прав и  ответственности между органами  линейно-функциональной и программно-целевой  структур. В них детально и  наглядно фиксируются общие правила принятия решений, разделение ответственности нескольких органов за разные аспекты одного результата, роль коллегиальных и консультативных органов в процессе принятия решений.

 Необходимость реализации программно-целевых  функций требует создания в  структуре администрации отдельного стратегического, инновационного блока. Его деятельность должна быть направлена на выявление проблемных ситуаций и постановку проблем, перевод проблем в пакеты задач и передачу их в отраслевые и функциональные подразделения. Основные задачи стратегического блока заключаются в следующем.