Понятие первичных документов и их значение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание                                                                                                        

Введение                                                                                                                               4

1. Понятие первичных документов  и их значение                                                           5

2. Классификация первичных  документов                                                                      10

Заключение                                                                                                                         14

Список использованных источников                                                                               15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Формирование рыночных отношений в стране заставило по-новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного учета и аудита.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Актуальность темы контрольной работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.

Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения.

Основная цель контрольной работы состоит в изучении понятия и классификации первичных документов.

В соответствии с данной целью в исследовании были поставлены следующие задачи:

- дать определение понятию первичных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учёта на предприятии;

- рассмотреть классификацию первичных документов.

 

 

 

 

  1. Понятие первичных документов и их значение

Первичные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после её завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Так как оформление этих документов является началом учётной регистрации хозяйственных операций, то они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К первичным документам относятся:

  • накладные;
  • счета-фактуры;
  • договора;
  • акты сдачи-приемки;
  • платежные поручения;
  • кассовые приходные и расходные ордера;
  • наряды;
  • квитанции;
  • товарные чеки и иные документы.

 Информация, содержащаяся  в таких документах, систематизируется  и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учёта.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта, отделов контроллинга. Нужно отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, обязательно подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции (если это невозможно, то непосредственно после её окончания). За своевременное и качественное оформление документа, передачу его в нужный отдел, а также достоверность содержащихся в нём данных ответственны лица, составившие и подписавшие этот документ.

Первичные документы  являются одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия.

После поступления в бухгалтерию первичные документы проверяются на полноту и качество заполнения, а так же на законность совершенных хозяйственных операций и логическую увязку отдельных показателей. После окончания обработки на документах ставится специальная отметка, чтобы исключить возможность повторной обработки. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа, следовательно, все первичные документы должны составляться с соблюдением установленных правил и требований.

На предприятии значение первичных документов огромно. Первичные учётные документы – это документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией; они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для достоверного отражения хозяйственной деятельности организации. Ни одна операция не может быть отражена в учёте, если на неё нет надлежащим образом составленного документа. Значение первичных документов можно разделить на несколько блоков, указанных в таблице 1. [1]

 

 

 

 

 

 

Таблица 1 – Значение первичных документов

Значение

Характеристика

экономическое

Заключается в том, что данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей (производительность труда, фондоотдача). Первичный документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений.

контрольно-аналитическое

Заключается в том, что первичные документы служат источником данных для осуществления внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и целесообразности осуществленных операций. Первичные документы являются источником данных для внешних аудиторов при проведении проверок, а также основанием для проведения ревизии. Во время и после ревизии документы помогут выявить причины и виновников недостач, скрытые резервы предприятия и т.д.

практическое

Заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, т.е. первичные документы можно брать за основу любой проверки или операции, не опасаясь за то, что результат работы будет неудовлетворительным из-за неверных данных в первичных документах.

организационно-управленческое

Заключается в том, что с помощью системного использования информации, взятой из первичных документов, можно добиться оптимального взаимодействия всех управленческих резервов для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.

юридическое

Заключается в том, что первичные документы обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учёта и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции.


 

Таким образом, первичный документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

Наиболее распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).

Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.

Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус.

Типовые бланки учетных документов содержат реквизиты, представляющие собой показатели для заполнения данными конкретной свершившейся хозяйственной операции. В  соответствии с Положением о бухгалтерском учете и  отчетности в Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н первичные документы, в том числе на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (формы), код формы;

2. Дату составления;

3. Содержание хозяйственной операции;

4. Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

5. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

  В зависимости от характера  операции, требования нормативных  актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

  • номер документа,
  • название и адрес предприятия, учреждения,
  • основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом,
  • другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций. [2]

Было разработано Постановление правительством РФ в целях реализации положений Федерального закона "О бухгалтерском учёте". Основными его положениями стали следующие:

  • функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учётной документации и их электронных версий возложены на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции;
  • установлены сроки введения унифицированных форм первичной учётной документации (по учёту сельскохозяйственной продукции и сырья, по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве, по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте);
  • заинтересованным федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Государственным комитетом РФ по статистике предоставлено право на базе унифицированных форм первичной учётной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учётных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. [3]

 

 

 

  1. Классификация первичных документов

Классифицировать первичные учётные документы можно следующим образом:

1. По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления:

1) первичные (составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.);

2) сводные (составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.)

2. По способу использования:

1) разовые (отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей);

2) накопительные (составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся:

  • лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов;
  • реестры;
  • ведомости;
  • накопительные учетные листы и др.

Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций). [4]

 

 

3. По назначению:

1) распорядительные (содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся:

  • приказы;
  • распоряжения;
  • чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке;
  • платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации;
  • доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.);

2) исполнительные или оправдательные (удостоверяют или подтверждают факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся:

  • накладные на выдачу материальных ценностей;
  • лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей;
  • наряды на сдельную работу и т. д.

Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.);

3) документы бухгалтерского оформления (составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных или оправдательных и распорядительных документов. К таким документам относятся:

  • документы по учету ОС и НМА;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • документы по учету кассовых операции;
  • документы по учету банковских операции;
  • документы по учету НДС;
  • документы по расчетам с подотчетными лицами;
  • документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.);

4) комбинированные (содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета, дебетуемый и кредитуемый)

4. По месту составления:

1) внутренние (оформляются и применяются внутри одного предприятия. Сюда можно отнести:

  • расчетно-платежные ведомости по заработной плате;
  • путевые листы;
  • акты;
  • кассовые приходные и расходные ордера и др. ;

2) внешние (поступают от других юридических и физических лиц. Сюда можно отнести:

  • товарно-транспортные накладные;
  • счета-фактуры поставщиков;
  • судебные и исполнительные документы.

5. По количеству учетных позиций:

1) однопозиционные (содержат одну позицию. Сюда можно отнести наряд на выполнение работы);

2) многопозиционные (состоят из нескольких позиций и наименований. Сюда можно отнести ТТН или счёт-фактуру)

6. По способу заполнения:

1) вручную (составляются «от руки» на чистом листе/ бланке);

2) с помощью техники (составляются на компьютере)

7. По характеру регистрируемых операций:

1) типовые (служат для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, имеющих место быть на предприятиях с часто встречающейся деятельностью);

2) специализированные (служат для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место быть на предприятиях с редко встречающейся деятельностью). [5]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Цель контрольного исследования достигнута с помощью реализации поставленных задач. Подводя итог контрольной работы, стоит вернуться к её основным моментам.

Первичные документы  являются одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия. Значение учётных документов на предприятии очень велико.

Без первичных документов невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта.

Классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Для оптимальной систематизации первичного учёта на предприятиях разрабатываются специальные рекомендации, позволяющие совершенствовать систему учёта в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Турищева Т.Б. Теория бухгалтерского учета – М.:ЮРАЙТ, 2012

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н

3. Постановление Правительства Российской Федерации № 835 от 08.07.97 "О первичных учётных документах".

4. Куттер М.И. Теория и принципы бухгалтерского учета: Учеб.Пособие – М.: Финансы и статистика, 2011

5. Бухгалтерский финансовый учет. Учебник для вузов. Под ред. Ю.А. Бабаева. 3-е изд., перераб. и доп. Гриф МО РФ: ИНФРА-М, ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ, Вузовский учебник, 2010 г.

 

 

 


Понятие первичных документов и их значение