1. Понятие унификации  и стандартизации  документов.

     1.1 Назначение и состав унифицированной системы документации

     Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.¹

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию  той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные  формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские  документы, министерство здравоохранения  РФ - за медицинские, Государственный  комитет РФ по статистике — за формы  первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему  организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности  их компьютерной обработки. Они обязательны  для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.²

     Таким образом, унифицированные системы  документации — это приведенный  к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в  основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для  использования всеми организациями, независимо от уровня управления и  формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.³

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

     • единообразия построения форм документов;

     • регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

     • исключения из документов дублируемых  данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения  управленческой задачи;

     • сокращения количества традиционно  включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

     • единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь  сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и  в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

     • определения совокупности реквизитов и показателей для каждого  вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но пригодных  и к восприятию человеком;

     • установления единых правил составления  и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях  наличия специфических особенностей.⁴

     К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше  трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

     Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы  документов, сгруппированные по задачам.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

• документация по созданию организации, предприятия;
• документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
• документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по кадрам.

     1.2 Характеристика унифицированной системы документации 

     Унифицированная система документации (УСД) создается  по единым правилам и требованиям  и должна содержать информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности.

     Обычно  она состоит из одного-двух государственных  стандартов, совокупности взаимоувязанных  общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

     Особенность документов по личному составу –  их одновременная унификация в составе  двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и  первичной учетной. Приказ по личному  составу можно рассматривать  как документ распорядительного  действия, подтверждающего наличие  юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового  договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

     Так как единого ведомства, которое  координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило  систему документации по личному  составу, а органы статистики – формы  документов по учету личного состава. Первая система использовалась в  органах власти и управления, вторая – в организациях строительства  и промышленности.  

     На  сегодняшний день эта исторически  сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций  ведет учет личного состава в  текстовых формах документов, а другая – в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие  требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

     Порядок оформления документов, входящих в  систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам  и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые  бланки документов, составляются приказы  о приеме, переводе, увольнении и  др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.

     Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных  форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура  и штатная численность, штатное  расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для  сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру  текста.

     НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной  учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава  и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы  приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

     Инструкция  о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и  организациях (утв. постановлением Госкомтруда  СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает  значение трудовой книжки как основного  документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила  выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем  нормативным актам, которые в  полной мере регламентируют порядок  получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста  кадровой службы.

     В практической работе по созданию и  оформлению документов все большее  значение приобретает кодирование  технико-экономической и социальной информации.

     Общероссийский  классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

     Тем же целям служит Общероссийский классификатор  специальностей по образованию (ОКСО).

     Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования  документов в информационно-поисковых  системах. ОКУД предназначен для решения  задач по регистрации унифицированных  форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также  для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных  форм. Объектами классификации в  ОКУД являются унифицированные формы  девяти действующих в настоящее  время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и  документации по труду, используемых для  документирования кадровой деятельности.

     К последним относятся документы  по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и  взысканий. Код по ОКУД должен проставляться  на каждой унифицированной форме. Вновь  разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения  в ОКУД.

     В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится  к системе первичной учетной  документации (код 0301006).

     К числу нормативных документов относятся  и Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой  и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно  обосновать необходимую численность  работников кадровых служб, так как  суммарная трудоемкость выполняемых  работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа  – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

     при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и  служащих;

     оформлении  и учете трудовых книжек;

     оформлении  документов по учету движения кадров;

     составлении статистической отчетности по учету  личного состава;

     составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

     работе  по табельному учету;

     работе  бюро пропусков;

     работе  военно-учетного стола.

     2. Информационно-справочные  документы. 

     Информационно-справочные документы: письма, докладные и объяснительные записки.  

     Понятие информационно-справочных документов. К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены  либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

     Акт - это документ, составляемый группой  лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или  события.

     Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями составителя.

     Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному  или устному) руководителя.

     Объяснительная  записка - документ, составляемый для  пояснения отдельных положений  выполненной работы (проекта, отчета, разработка). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных  тем, что не содержать выводов  и предложений.

     Письмо  – обобщенное название различных  по содержанию документов, служащих средством  общения между учреждениями в  процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между  частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

     Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных документов, выделяемых в  одну категорию по особому способу  передачи текста: по телеграфу или  телетайпу. Этот вид документов используют н случаях, когда необходима более  быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

     Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в  отдельную категорию в связи  с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных  оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда  переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют  в пределах действия местной телефонной связи.

     Телефакс (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного  по каналам факсимильной связи. В  отличие от телеграфной и телексной  эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа  в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для  передачи по факсимильной связи, идентичны  требованиям к оформлению соответствующих  видов документов.

      Информация, содержащаяся  в информационно-справочных документах. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т. д.

     По  содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и  отчетные.

     Инициативная  докладная записка составляется с целью побудить адресата принять  определенное решение, поэтому в  тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации иди выводы.

     Информационная  докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

     Отчетные  докладные записки информируют  о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

     Разновидностью  объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации  по указанию прямых или вышестоящих  руководителей по отношениям, возникающим  в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных  ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

     Письмо  – самый распространенный способ обмена информации, оно объединяет огромную группу самых различных  по содержанию документов. Письма составляют большую часть исходящих и  входящих документов любого учреждения.

     Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах  выражают поздравления, пожелания, приветствия  в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия  и выражения соболезнования в  драматических и трагических  ситуациях.

      Требования, предъявляемые  к составлению и оформлению  информационно-справочных документов. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

     Дата  и место составления акта должны соответствовать дате актируемого  события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием  вида документа и формулируется  в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с  помощью отглагольного существительного - «О приеме-передаче оборудования», «Об  уничтожении дел». Текст акта делится  на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

     Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для  проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют  в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные  лица, составившие акт, работают в  других учреждениях, должны быть указаны  названия этих учреждений.

     Констатирующая  часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных  фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может  быть разбит на пункты.

     Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

     В конце текста указывают данные о  количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым  он направлен. Количество экземпляров  акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

     Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной част, но без  указания должности. Акт подписывают  все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить  свою подпись, но имеет право изложить суть замечании ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

     Оформление  докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается  внутренней, если направляется за пределы  учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки  оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.

     Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись  руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Внутренняя докладная  записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись  руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

     Внутренняя  докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок  к тексту, текст, подпись (с указанием  должности, фамилии, инициалов). Подписывает  внутреннюю докладную записку составитель.

     Объяснительная  записка обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату. Текст  объяснительной записки должен содержать  аргументы, смягчающие проступок служащего  или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

     Письмо  оформляют на специально предназначенном  для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает  семи строк, то используют формат А5.

     Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих  учреждений и другие факторы, послужившие  основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

     Самые общие рекомендации по составлению  текста служебных писем - избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не  откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т. п. можно  выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение», «детально  ознакомившись с Вашим проектом», «внимательно изучив Ваши замечания»). Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая  вышесказанные замечания…», «считая принципиальным положение…», «рассмотрев предложенный ассортимент…». Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется…», «В порядке обмена…», «В соответствии с предварительной договоренностью…», «В связи с проведением совместных работ…» и т. п. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.

     Убедительность  письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т. п. точно  отобранными фактами, цифровыми  данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного  количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

     В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его  причины. В таких письмах уместны  формулировки: «завод не предполагает», «издательство не планирует», «институт  не считает возможным», «фирма не может  обеспечить», «организации не требуемся» и т. д. После таких конструкций  уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т. п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

     Если  письмо содержит формулы вежливого  обращения и заключения, то они  должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николаи Егорович… С  уважением, начальник управления…». Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

     Телеграммы  оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые  имеют следующие реквизиты: отметку  о категории и виде, телеграфный  адрес получателя, текст, регистрационный  индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

     Категория и вид телеграммы указываются  составителем перед адресом.

     Адрес в телеграмме оформляется обычным  способом только в тех случаях, когда  организация не имеет условного  телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Телеграфный адрес значительно  короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного  наименования организации и фамилии  должностного лица. Например: «МОСКВА  ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСГРОЙ ПИХТОВУ». Если в несколько адресов  и пунктов направляются телеграммы одного содержания, то адрес (оформляется  следующим образом: