Понятия: офис, менеджмент, менеджер

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Содержание офис-менеджера  в штате компании играет важную роль в полноценной деятельности и  функционировании компании. Казалось бы, ряд простых ежедневных задач  внутри компании слабо влияет на успех  и процветание организации. Однако это не так – ежедневное выполнение офис-менеджером небольших задач положительно влияет на снижение загруженности других ценных сотрудников. Чем непосредственно занимается офис-менеджер? Во-первых, представители данной профессии ответственны за руководство всем хозяйством офиса компании. Во-вторых, данные сотрудники решают все текущие вопросы относительно материально-технического оснащения сотрудников. В-третьих, офис-менеджер отлично знает структуру компании и направления ее деятельности, а также с легкостью ориентируется в схемах документооборота и делопроизводства. Важными обязанностями для таких сотрудников также являются идеальное знание государственных стандартов, согласно которым оформляется управленческая и организационно-распорядительная документация.

Квалифицированный офис-менеджер прекрасно владеет правилами  делового общения, этикета и телефонных разговоров, а также соблюдает  служебную субординацию. Также опытный  офис-менеджер координирует работу всех офисных служб, быстро распределяет входящие звонки, подготавливает накладные  и счета-фактуры, а также рационально  ведет офисные расходы и списание материалов. Многие ведущие компании сотрудничают с иностранными партнерами, в таких случаях в обязанности  офис-менеджера входит знание иностранного языка на высоком уровне, традиционно  – английского.

Цель контрольной работы – рассмотреть понятия офис, менеджмент, менеджер.

1. Офис как элемент системы управления бизнес-процессами

Часто офис рассматривается  как средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, поскольку возникающая  в нем информация всегда имеет адресата - клиента, использующего эту информацию. Основной социальной функцией работы служащих в офисе является решение следующей традиционной задачи: представить нужную информацию нужному человеку в нужное время. Операционно работа служащих в офисе складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами, общения между собой и с другими людьми. Основная информация сосредоточена в документе, являющемся организованным и устойчивым сочетанием текстовой, числовой и образной (зрительной и слуховой) информации.

Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура  управления) компоненты. Офис может  быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную  структуру либо быть информационно-управляющей  ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это  не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение  материальных ресурсов¹.

Существует ряд нормативных толкований понятия «офис». Наиболее распространенными можно считать следующие два.

1. Офис – это учреждение, на входе и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, комплектующие, а «бумаги», являющиеся:

- письмом или заключением, фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации в форме документа или визы на другом документе (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.);

- договором с некоторым юридическим или физическим лицом (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.);

- распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.) и т.п.

2. Офис – это служба типа канцелярии, функция которой – получать и выпускать документы, а также отслеживать их движение;

часто это сочетается с  достаточно широким толкованием  понятия 2документ»: любое сообщение, передаваемое друг другу участниками бизнес-процесса.

Основываясь на том, что в  общем случае офис вырабатывает все-таки не «бумаги» и не траекторию их перемещения, а решения, имеющие ценность для клиента, офис целесообразно рассматривать как полноценное информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Развитие офисной автоматизации. Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

- автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). К ним в первую очередь относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.;

- методические и программные средства поддержки принятия решений, которые в отличие от средств предыдущей группы являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы (decision support system, DSS)².

Использование для указанных  целей вычислительной техники в  офисах началось в 60-х годах и  прошло в своем развитии следующие  три этапа: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся  коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким  кругом обязанностей. Такой офис характеризуют  три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая  внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших  объемах работы) и по ряду показателей  хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

Производственный офис характеризуется  большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, выделением, специализированных функций, подробным  распределением труда, централизацией вспомогательной работы и ее организацией по поточному принципу. Соответственно в нем организовано и применение средств вычислительной техники. В  этом случае суть автоматизации состоит  в формировании и поддержании  крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и  т. д.

Электронный офис воплощает  концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически исключить внутрифирменные представления документов на бумаге и восстановить традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя.

2. Основные понятия менеджмента и менеджера

В последнее время термины  «менеджмент», «менеджер» прочно вошли  в наш обиходный словарь, заменив  прежние «управление», «управленческая  деятельность», «директор», «руководитель».

Понятие «Менеджмент»,  (management) переводится с английского, как управление. Глагол (to manage) произошел от латинского (manus) рука. Первоначально этим термином обозначали умение объезжать лошадей или править ими. Затем стали обозначать умение управлять колесницами. В настоящее время речь идет об умении управлять людьми, (персоналом) объектами и субъектами. Умение управлять, это значит добиваться достижения поставленных целей, используя материально-технические, трудовые, финансовые и информационные ресурсы, используя при этом мотивы поведения людей для достижения высокой эффективности труда.

 Менеджмент нельзя  считать только процессом управления  людьми. В английском языке семантика  слова «менеджмент» сложна. Словарь  английского языка, это трактует  так³:

- манера и способ общения с людьми;

 - одновременно это власть и искусство управления;

 - это особого рода умение;

 - в тоже время трактуется как административная единица.

 Таким образом, «Менеджмент» (management) на Западе употребляется во многих значениях, а именно:

Наука управления;

Искусство управления;

Социальный слой управленцев.

Как наука управления менеджмент имеет самостоятельную область  знаний, свой предмет изучения, свои проблемы и способы их решения. Научную основу ее составляет вся сумма знаний об управлении, представленная в виде концепции, теорий, принципов, методов, способов управления. Менеджмент, как наука, позволяет не только своевременно и качественно управлять текущими процессами, но и прогнозировать развитие событий, разрабатывать стратегию;

Как искусство управления менеджмент базируется на том, что хозяйствующий  элемент является сложной системой, на которую воздействуют разнообразные  внешние и внутренние факторы. Главным  фактором являются люди, которые различаются  по характеру, развитию, образованию, мотивам  к труду и др. Учет этих факторов требует научного подхода и искусства  его применения.

Как социальный слой управленцев, менеджмент следует рассматривать  как систему знаний, умений, навыков  и трансформацию этих знаний, умений и навыков на незнакомые ситуации и объекты, требующих управления – принятия управленческих решений, с помощью которых и достигаются  цели деятельности любой организации  в целом. И как систему подготовки людей –слоя управленцев-менеджеров, способных управлять реальными объектами, (предприятиями, организациями, фирмами, учреждениями) и вырабатывать оптимальные управленческие решения, с помощью которых и достигаются цели деятельности этих организаций.

В современном понимании  менеджер – это руководитель или  управляющий, занимающий постоянную должность  и наделенный полномочиями в области  принятия решений по конкретным видам  деятельности фирмы.

Термин «менеджер» имеет довольно широкое распространение и употребляется применительно к⁴:

- организатору конкретных видов работ в рамках отдельных подразделений или программно-целевых групп;

- руководителю предприятия в целом или его подразделений (управлений, отделений, отделов);

- руководителю по отношению к подчиненным;

- администратору любого уровня управления, организующего работу, руководствуясь современными методами и др.

К менеджеру любого уровня предъявляются высокие требования. Это понятие прошло большую эволюцию в процессе развития экономического строя общества.

Первый тип менеджера, который появился на предприятии, был  диктаторский тип, позднее ему на смену пришел менеджер-патерналист. Он как бы играл роль главы семьи, относился к рабочим по-отечески, что очень положительно сказывалось на росте производительности труда. Но постепенно патерналист начал утрачивать свои позиции.

На смену ему пришел менеджер-маклер. В годы кризиса  фирмам были нужны оборотистые люди, умеющие сбывать продукцию и  тем самым двигать производство. Такие люди становились во главе  как мелких, так и крупных предприятий. Работа данного типа менеджеров во многом напоминала работу дипломатов. Руководящим началом здесь выступал принцип: «Делай все возможное, чтобы  смягчить недовольство рабочих».

Далее появился новый тип  менеджер-организатор. Этому способствовали два обстоятельства. Во-первых, разросшиеся  капиталистические предприятия  сделали невозможным единоличное  управление производством. Чтобы принимать  решения, менеджеру стало требоваться  мнение довольно большого круга лиц. В обиход вошли управленческие советы. Во-вторых, новые условия привели  к тому, что во главе становился не основатель производства или один из его наследников, а избранный  советом директор-управляющий. Держателями  акций и руководителями производства оказались разные люди. Менеджеры  расширили функции по работе с  людьми. Они стали общаться не только с работниками производства, но и  с лидерами разнообразных общественно-политических организаций. Успех менеджера стал зависеть от умелого осуществления целого пакета различных социальных функций.

В настоящее время менеджер выступает в системе общественного  производства как⁵:

а) управляющий;

б) дипломат;

в) лидер;

г) воспитатель;

д) инноватор;

е) человеческое существо.

Менеджер-управляющий.

Эта функция считается  традиционной, изначально присущей менеджеру. Менеджер-управляющий, как считают, должен быть честным, верным своему слову, правдивым и бескорыстным. Он должен иметь высокую профессиональную подготовку, владеть навыками делового общения, обладать мастерством оратора, консультанта, педагога и психолога.

От него также требуется:

наличие общих знаний в  области управления предприятием;

компетентность в вопросе  технологии производства в той отрасли  производства, к которой относится  фирма по виду и характеру своей  деятельности;

владение не только навыками администрирования, но и предпринимательства, умение владеть ситуацией на рынках, проявлять инициативу и активно  перераспределять ресурсы фирмы  в наиболее выгодных сферах применения;

принятие обоснованных и  компетентных решений на основе согласования с нижестоящими руководителями и  работниками и распределение  участия каждого в их исполнении.

Менеджер-дипломат

Среди серии менеджерских умений и навыков наиболее важны  те, которые связаны с процедурами  переговоров. Сегодня менеджеры  среднего и высшего звена тратят свое рабочее время в основном на установление и развитие человеческих контактов, углубление деловых связей, заключение сделок, разрешение споров, улаживание отношений с властями. Значительно возросла потребность  участия менеджеров в различного рода посреднических действиях. Во всем этом требуются специфические способности, которые сродни дипломатическим. Тем более что вторая половина 80-х годов обозначила себя бумом межгосударственных связей.

Менеджер-лидер

Современный менеджер осуществляет не только менеджерские функции, но и  лидерские. Американские теоретики  менеджмента уже давно провозгласили  лозунг — «Каждый менеджер должен быть лидером!» Функции менеджера  и функции лидера далеко не идентичны. Когда у нас говорят о менеджерских функциях, то часто подразумевают  лишь совокупность профессиональных действий, необходимых для поддержания  деятельности материальной подсистемы бизнеса (ресурсы, процедуры производства, технологические процессы). Это у  нас от прошлого. Здесь как-то затеняется проявление другой, человеческой, подсистемы бизнеса – главного объекта управления. А чтобы эффективно справиться с этой задачей, нужно быть способным вести за собою людей – быть лидером. В современном понимании лидерские функции складываются из двух компонентов – профессионально-технократических и эмоционально-личностных.

Менеджер-воспитатель.

По мере усложнения производственных процессов, возрастают требования к  персоналу. С одной стороны появляется потребность в повышенной технологической  эрудиции работников, а с другой – в совершенствовании их нравственных сторон жизнедеятельности. Усложнившаяся техника и технология диктует необходимость постоянного профессионального обучения специалистов, это не вызывает сомнения. Это очевидно и мы, не задумываясь, тратим на это немалые ресурсы и средства. А вот по поводу нравственной стороны совершенствования персонала мы проявляем замедленную реакцию. И платим за это издержками производства. Между тем степень воспитанности, высокая нравственность работников является решающим условием перемещения пика экономического прогресса из региона в регион.

Менеджер-инноватор

Производительность труда  гораздо проще повысить на базе новой  техники и технологий, чем постоянно  ремонтировать старое оборудование.

В условиях третьей волны  научно-технического прогресса, которую  называют информационной (первая волна  связана с введением сельскохозяйственной культуры, вторая — с промышленным переворотом) одной из главнейших сторон менеджерских функций является деятельность по инновациям. В условиях бурного  процесса НТР тот, кто проявляет  медлительность в отношении инноваций, незамедлительно отбрасывается  в хвост прогресса. Потребность  в инновациях объясняется очень  просто. Считается, что значительно  легче и быстрее повышать производительность труда и качество продукции на базе принципиально новой техники  и технологии, чем постоянно латать заплаты на изношенном оборудовании и экономить на введении новшеств.

Менеджер – человеческое существо.

Менеджер не машина, которая  работает от внешних источников энергии. Менеджер – человек, ничто человеческое ему не чуждо. У каждого менеджера есть свой характер, спаянный из совокупности поведенческих черт. Однако далеко не каждая черта характера способствует осуществлению менеджерских функций.

3. Офис-менеджмент как разновидность управленческой деятельности

В настоящее время офис является центральной частью организации, где сконцентрированы все основные службы управления. Поэтому необходимо подробно рассмотреть основные функции  офиса как административной службы⁶:

1) руководство и управление  фирмой;

2) бухгалтерский учет (как  и учет вообще), а в особенности  учет результатов деятельности  офиса;

4) маркетинг и в значительной  мере маркетинговые коммуникации: реклама, PR, стимулирование сбыта, POS;

5) количественные методы  анализа хозяйственной деятельности;

6) финансовая деятельность, поскольку после персонала именно  финансы занимают наиболее важное  место среди ресурсов предприятия,  если, конечно, не считать в  качестве важнейшего бизнес-ресурса времени;

7) управление операциями, по меньшей мере, на технологическом  уровне в пределах офиса;

8) экономика, в данном  случае – экономическая составляющая деятельности предприятия;

9) стратегия, точнее стратегия  бизнеса, позволяющая яснее видеть  деловую перспективу.

Поскольку офис представляет собой специфическую разновидность  управленческой деятельности, суть которой  составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или  процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия), то уместно, прежде всего, обратить внимание на основные критерии оценки такой  деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев  выходит эффективность. В узко утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

В свете сказанного не будет  ошибочным признать в качестве цели деятельности офиса его эффективность, но эффективность, достигаемой не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его  экономическое развитие и лидерство  в конкурентной борьбе. Эффективную  работу офиса можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее⁷:

1. Совокупные затраты  на осуществление офис-мендежмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые  в рамках офис-менеджемента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые  в процессе функционирования, должны  предупреждать возможные негативные  варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события  «со знаком минус», наступление  которых в состоянии крайне  отрицательно повлиять на экономическое  положение предприятия.

Можно также отметить, что, в конечном счете, эффективность  работы офиса складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию  и всестороннему обеспечению  повседневной деятельности офиса.

Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.

С учетом специфики содержания деятельности офиса можно выделить следующий ряд функции⁸:

а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчетная);

в) контрольная (оценочно-учетная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

д) маркетинговая;

е) хозяйственная (организация  жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офиса  следует выделить руководство персоналом (подчиненными).

Перечисленные функции с  учетом сказанного выше можно сгруппировать  в два функциональных блока: административный и обеспечивающий.

Коротко охарактеризуем сущность каждой из перечисленных функций. Начнем с рассмотрения административного  блока, который образуют соответственно административная, регулятивная и контрольная  функции.

Так, в составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные  подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса  в повседневном режиме;

в) управление работой офиса  в условиях кризиса (кризисного реагирования);

г) организация рабочего дня руководителя;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент); е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников  офиса между собой;

б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений  офиса;

в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений  предприятия;

г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е) координация работы с  деловыми партнерами предприятия и  СМИ.

Следующая функция в составе  административного блока: регулятивная, которую также можно разделить  на две подфункции – плановую и отчетную. В рамках плановой подфункции офис решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в) текущее и перспективное  планирование рабочего времени руководителя;

г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный  и ежеквартальный план работы, годовую  программу организационного развития предприятия и т. д.);

д) составление графиков работы персонала офиса (в т. ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т. п.).

В рамках отчетной подфункции офис, как правило, решает следующие  задачи:

а) ведение отчетности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений  офиса);

б) анализ отчетности по установленным  формам (по вопросам деятельности вспомогательных  подразделений офиса);

в) составление отчетов  по вопросам текущей деятельности офиса  для руководителя предприятия (по форме  планов);

д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчетных документов (книги учета и движения материальных средств, журнал учета документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Подчеркнем, что осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента.

Как видим, потенциальный  круг задач, возлагаемых на офис, представляется, по крайней мере, на первый взгляд, почти  неограниченным. В этой связи хотелось бы обратить внимание на следующее  обстоятельство. Наделяя офис соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему  необходимых прав, а также, что  еще более важно, обеспечения  достаточным числом сотрудников.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших  объемах работы) и по ряду показателей  хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

Поскольку офис представляет собой специфическую разновидность  управленческой деятельности, суть которой  составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или  процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия), то уместно, прежде всего, обратить внимание на основные критерии оценки такой  деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев  выходит эффективность. В узко утилитарном  смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.ИСТОЧНИКИ

1.1 Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ)  // Собрание законодательства Российской Федерации. -  26.01.2009. –№ 4.- ст. 445