Порядок і правила виготовлення, копіювання, реєстрації та розмноження документів грифом секретності
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ
Національний Авіаційний Університет
Кафедра Безпеки інформаційних технологій
Контрольна робота
з дисципліни
«Документаційне забезпечення робіт,
пов’язаних із захистом інформації»
на тему:
"Порядок і правила виготовлення, копіювання, реєстрації та розмноження документів грифом секретності "
Виконав: студент 5 курсу
Тарасенко
Віталій Володимирович
Перевірив:
Київ – 2013 рік
Зміст:
1. Вступ ________________________
2. ВИГОТОВЛЕННЯ СЕКРЕТНИХ
3. КОПІЮВАННЯ СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ ___________6
4. Розмноження документів грифом секретності _________7
5. Реєстрація (облік) документів грифом секретності ____11
6. Список літератури ______________________________
Вступ:
Відповідно до Закону "Про інформацію" вона поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну.
Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних та юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов. Таке визначення закріплене Законом України "Про інформацію", але має недоліки.
- По-перше, у перелік суб"єктів права власності конфіденційної інформації не включено державу, яка також володіє відомостями конфіденційного характеру
- По-друге, визначення слід після слова "відомості" доповнити конструкцією," що не становлять передбаченої законом таємниці. " Це пов"язано із встановленим законодавством поділом інформації з обмеженим доступом на таємну та конфіденційну.
Таємна інформація - це інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю( банківську, комерційну, службову, професійну, адвокатську тощо), розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі).
Відносини у сфері охорони державної таємниці регулюються Конституцією України, Законом України від 02 жовтня 1992 року № 2657- ХІІ " Про інформацію," Законом України від 21 вересня 1999 р. № 1079-ХIV "Про державну таємницю ", міжнародними договорами, згода на обов"язковість надана Верховною Радою України та іншими нормативно-правовими актами. Закон України "Про державну таємницю " регулює суспільні відносини, пов"язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.
Державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані такою( державною таємницею) у порядку встановленому Законом України "Про державну таємницю" і підлягають охороні державою.
Дія Закону поширюється на органи законодавчої, виконавчої та судової влади, органи прокуратури України, інші органи державної влади, Верховну Раду Автономної Республіки Крим, Раду міністрів Автономної Республіки Крим,органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, та організації всіх форм власності, об"єднання громадян, що проводять діяльність, пов"язану з державною таємницею, громадян України, іноземців та осіб без громадянства, яким у встановленому порядку надано доступ до державної таємниці.
Державну політику щодо державної таємниці як складову засад внутрішньої та зовнішньої політики визначає Верховна Рада України.
Єдині вимоги до виготовлення, обліку, користування, зберігання, схоронності, передачі та транспортування матеріальних носіїв секретної інформації встановлюються Кабінетом Міністрів України.
Секретне діловодство в установах організується та ведеться режимно-секретним органом(РСО).
РСО ст.21 " В органах державної влади, органах місцевого самоврядування, в установах, що провадять діяльність, пов"язану з державною таємницею, з метою розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності режиму секретності, постійного контролю за їх додержанням створюються на правах окремих структурних підрозділів режимно-секретний органи. Створення, реорганізація чи ліквідація РСО здійснюється за погодженням із Службою безпеки України). Обліку підлягають усі рукописні, машинописні, підготовлені з використанням засобів обчислювальної техніки секретні документи, робочі зошити для ведення записів, що містять секретну інформацію, машинні та інші матеріальні носії секретної інформації, робочі папки.
Під реєстрацією секретних документів, інших матеріальних носіїв секретної інформації розуміється надання їм реєстраційних номерів шляхом нанесення на них умовного позначення з подальшим записом відомостей про ці документи або інші матеріальні носії секретної інформації у журналах чи картках обліку за відповідною формою.
2. ВИГОТОВЛЕННЯ СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ:
Виготовлення витягів та копій з документів здійснюють з письмового дозволу керівника установи, керівника структурного підрозділу або начальника режимно-секретного органу чи його заступника.
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній.
Копіювання документів, що надійшли з інших установ і не містять у собі відомостей про виробничу діяльність цієї установи, допускається лише з дозволу керівника установи, від якого надійшов документ.
Копіюванням вважається:
- розмноження вхідних документів поточного року;
- вхідних, підготовлених документів за минулі роки;
- всіх документів, що знаходяться на зберіганні у РСО, секретнлому архівному підрозділі.
Копії документів та витяги з секретних документів (окрім виписок у робочий зошит) враховуються за новими обліковими номерами у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, журналі обліку підготовлених документів, картці обліку підготовлених документів, журналі обліку вхідних, видрукуваних, вихідних і інвентарних документів. При копіюванні документа в друкувальному підрозділі копія обліковується в журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, а в РСО, за журналом обліку підготовлених документів або картці обліку підготовлених документів.
При копіюванні документа в РСО з використанням друкарської машинки, автоматизованої системи або розмножувальної техніки, копія обліковується за журналом обліку підготовлених документів, карткою обліку підготовлених документів, журналом обліку вхідних, видрукуваних, вихідних і інвентарних документів.
3. КОПІЮВАННЯ СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ:
В облікових журналах або картках та на документах, з яких вимовляється копія, робиться позначка про те, скільки примірників копій знято, з яких номерів аркушів, розділів чи пунктів документа і в якій кількості примірників зроблено витяги, а також – за якими номерами обліковані копії чи витяги.
З матеріалу знято копію в одному примірнику:
На оригіналі:
Відмітка друкарки
Знято копію в 1 прим.
Друк. Вовченко
10.05.97
№ 1456т
Витяг у двох примірниках, кожен за своїм номером:
На оригіналі:
Відмітка друкарки
Відмітка виконавця
№ 1549, 1550 Витяг відправлено згідно Друк. 1 прим.
Друк. 2 витяги з листом № 42 10.05.97
п.3,4 та 8, 9 в 1
№ 1549 – Мінфін
прим кожний
№ 1550 – МЗС
Друк.. Вовченко Фахівець РСО 10.05.01
10.05.01
Витяг у двох примірниках по одному питанню:
На оригіналі:
Відмітка друкарки Відмітка виконавця № 1553
№ 1553
Друк. Витяг в 2 прим. відправлений за 17.05.97
По п.3.
Друк. Вовченко Прим. № 2 – МЗС
17.05.97.
4. Розмноження документів грифом секретності:
Розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документи інвентарного обліку враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робляться відмітки на документах, що розмножуються.
В облікових журналах чи картках обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.
Нумерацію додатково розмножених примірників документа продовжують від останнього номера раніше врахованих його примірників. Якщо виготовлено копії документів, що надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а у знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа.
Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів. Розмноження може здійснювати безпосередньо РСО, використовуючи засоби власної оргтехніки.
Копію документа виготовляють рукописним, друкувальним засобами або з застосуванням автоматизованої системи та засобами оперативної поліграфії обладнаними технічними засобами захисту секретної інформації.
Під час виготовлення копії рукописним і друкувальними засобами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчуються підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьової стороні першого аркуша документа. На витягах з документів після назви документа пишеться слово “Витяг”. Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставлення її нижче реквізиту “Підпис”. Наприклад:
Згідно
Інженер з режиму секретності (Підпис) Комарик П. Р.
Дата
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. Наприклад:
Дата, індекс
------------------------------
Начальник відділу (Підпис)
Згідно
Інженер з режиму секретності
(Підпис)
Дата
На копіях вихідних документів можуть бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою) з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
Якщо документ з української мови перекладається на іншу мову чи навпаки, він враховується за новими обліковими номерами. На зворотній стороні останнього аркуша такого документа ставляться підписи замовника роботи з перекладу та перекладача з роз шифровкою їх прізвищ.
Розмноження документів повинно здійснюватися за такими правилами:
- отримати наряд на розмноження документів з грифом секретності від виконавця з перевіркою правильності оформлення (наявності: найменування документа, номер справи, том, сторінка, номер документа, грифа секретності; кількості аркушів; кількості розмножених документів; прізвища замовника; підписів керівників структурного підрозділу і режимно-секретного органу) та реєструвати наряд за журналом обліку нарядів;
- підібрати документи згідно з нарядом на розмноження та проставити облікові номери на лицьовій стороні документа і внести документ у внутрішній опис документів, які знаходяться у виконавця та передати під підпис з переліком аркушів;
- прийняти з розмноження після виготовлення копій з перевіркою: облікового номера і грифа оригіналу та копії; кількості розмножених примірників (з переліком); кількості аркушів оригіналу і копій (з перерахунком); кількості аркушів браку, номери аркушів (з перерахунком), списання оригіналів у внутрішньому описі документів, що знаходяться у виконавця;
- перевірити нумерацію додатково розмножених примірників документів, яка продовжується від останнього номера раніше врахованих примірників документів. Якщо виготовлено копії документів, які надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а в знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа;
- підібрати та заповнити графи карток по примірникового обліку розмножених документів, виконаних на кальці згідно з нарядом (номер примірника, адреса для розсилки копій та номер наряду);
- повернути оригінал, отриманий для розмноження (вхідний, віддрукований, попереднього, інвентарного обліку тощо) з переліком аркушів та списанням з особистого рахунку;
- заповнити картку обліку видачі документа (справи) згідно з наявністю копій та замовлення-наряду. Підпис за проведення позначок про розмноження;
- розкласти оригінали після розмноження та реєстрації;
- отримати розмножені документи з перевіркою облікового номера, за яким врахували копії і гриф секретності, перерахувати аркуші, перевірити наявність відмітки на оригіналі про додаткове розмноження з підписом у журналі обліку виконаних робіт з грифом секретності за нарядами;
- проставити позначки в наряді про взяття на облік розмножених документів і завірити їх підписом. Звірити позначки в наряді з обліковою карткою чи журналом, підпис за проведення звірки;
- закрити наряд на розмноження документів з грифом секретності, підшити його до справи, позначення щодо підшивки, звірка розмітки;
- відмітити у картках обліку примірників, в облікових картках (вхідного, віддрукованого, попереднього, інвентарного обліку) про зняття копій з документів, врахованих цими картками, звірити запис з нарядом на розмноження документів з грифом секретності.
Додатково розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документів інвентарного обліку враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робиться відмітка на документах, що розмножуються. В облікових картках чи журналах обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.
Правила розмноження документів з грифом секретності:
- наявність організаційно-
- обґрунтованість розмноження
документів з грифом
- правильність реєстрації
- облік розмножених документів;
- своєчасність оформлення
- перевірка наявності розмножених документів;
- облік браку при розмноженні
документів з грифом
- зберігання документів з
5. Реєстрація (облік) документів грифом секретності:
Облік секретних документів ведеться у журнальній або у картковій формах. Секретні документи справи, а також інші матеріальні носії секретної інформації видаються виконавцям безпосередньо режимно-секретним органом за підписом в картці обліку видачі документа (справи) ( показати картку ) і підлягають поверненню того самого дня.
Реєстраційний номер секретним документам за кожним видом обліку надається один раз.
Під реєстрацією секретних документів, інших матеріальних носіїв секретної інформації розуміється надання їм реєстраційних номерів шляхом нанесення на них умовного позначення з подальшим записом відомостей про ці документи або інші матеріальні носії секретної інформації у журналах чи картках обліку за відповідною формою.
У журналах обліку секретних документів зазначаються данні про обіг секретних документів та додатків до них з часу їх отримання або складання до завершення виконання і доручення до справи, відправлення адресатові, передачі до секретного архівного підрозділу, знищення або перереєстрації. Записи в журналах обліку секретних документів не повинні, як правило, містити секретної інформації.
У разі наявності в записах інформації з обмеженим доступом журналу обліку надається відповідний гриф обмеження доступу. Гриф обмеження доступу - реквізит матеріального носія інформації з обмеженим доступом, який вказує на обмеження доступу до зазначеної інформації, а також відповідає категорії та виду інформації, яку зафіксовано на конкретному матеріальному носієві.
Реєстрація (облік) документів, що мають гриф секретності, поділяється на такі види:
- попередній облік;
- облік підготовлених (вихідних) секретних документів;
- облік пакетів;
- облік вхідних секретних документів;
- облік секретних документів виділеного зберігання(інвентарний облік ).
Реєстрація (облік) підготовлених вихідних документів охоплює всі друковані (в тому числі виготовлені за допомогою автоматизованої системи) та рукописні документи, які пройшли реєстрацію за журналами (картками) попереднього обліку.
Реєстрація (облік) пакетів з грифом секретності охоплює всі одержані установою та зареєстровані у пакетно-контрольному журналі пакети та документи.
Реєстрація (облік) вхідних документів з грифом секретності охоплює одержані установою документи, які пройшли журнальний (картковий, автоматизований) облік вхідних документів.
Реєстрація (облік) документів інвентарного обліку охоплює всі документи, які не підлягають підшиванню до справ, переведені з інших видів обліку або такі, яким надано номер за журналом інвентарного обліку технічних документів, журналом обліку секретних видань, журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів в момент їх створення (заведення) або надходження (після реєстрації в пакетно-контрольному журналі). До таких документів належать креслярсько-графічні та текстові документи, які через виробничі умови, режимні обмеження щодо доступу чи зовнішні особливості (вид носія, формат тощо) неможливо або недоцільно підшивати до справ.
Гриф секретності форм облікової документації (журналів, карток) визначають залежно від відомостей, які в них містяться. На картках обліку гриф секретності не проставляють.
Гриф секретності - реквізит матеріального носія секретної інформації, що засвідчує ступень секретності даної інформації.
Ступень секретності ( "особливої важливості", "цілком таємно", "таємно") - категорія, яка характеризує важливість секретної інформації, ступень обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою.
Документи зі ступенем секретності “цілком таємно” і “таємно” реєструються разом. Для документів зі ступенем секретності “особливої важливості” заводяться окремі форми реєстрації з такими самими реквізитами. У формах обліку документів після реєстраційного номера проставляють відповідно літери "ОВ", "ЦТ" та "Т".
Форми реєстрації (обліку) документів, які ведуть протягом календарного року і по закінченні його роблять підсумковий запис про кількість взятих на облік документів:
- пакетно-контрольний журнал;
- журнал (картка) обліку підготовлених документів;
- журнал (картка) обліку вхідних документів з грифом секретності;
- журнал обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі;
- журнал обліку вхідних, надрукованих вихідних і інвентарних документів;
- журнал обліку розпорядчих документів;
- журнал обліку видачі працівникам довідок про допуск;
- журнал обліку осіб, які прибули у відрядження.
В установах з незначною кількістю вхідних, підготовлених та вихідних документів (до 100 од. на рік разом) їх реєстрацію дозволяється вести в одному журналі обліку вхідних, надрукованих, вихідних і інвентарних документів.
Якщо обсяг документів, які обліковуються за зазначеними вище формами обліку, незначний – журнали дозволяється вести як перехідні декілька років. У цьому випадку реєстрація документів щорічно починається з першого номера.
Невиконані у поточному році документи після проведення річної перевірки і закриття відповідних справ підлягають переведенню на облік документів наступного року з позначкою про це в облікових формах поточного року, засвідченою підписами працівників режимно-секретного органу. Журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, журнал обліку журналів, картотек і закінчених справ та журнал облік робочих і стенографічних зошитів; спец зошитів (блокнотів), окремих аркушів паперу, бланків (форм) ведуться безперервно упродовж усього часу існування конкретного РСО або виду обліку. Номери документів кожного наступного року є продовженням номерів попередніх років.
У журналах і картках обліку подають дані про обіг документів від часу їх одержання або підготовки до завершення виконання і підшивки до справи, відправлення адресатам, передання на архівне зберігання або знищення.
Для забезпечення контролю, швидкого пошуку та виконання документів можна вести картки, в тому числі в автоматизованому режимі із застосуванням автоматизованої системи.
У формах реєстрації (обліку) документів з грифом секретності заборонено робити підчищення та виправлення із застосуванням засобів типу коректуючої рідини. Кожне виправлення, внесене працівником режимно-секретного органа засвідчується його підписом із зазначенням дати та скріплюється печаткою режимно-секретного органу.
Всі журнали та картотеки обліку документів і виробів беруть на облік за журналом обліку журналів, картотек і завершених справ ( показати журнал ). Журнали реєструють в момент їх заведення за окремими номерами.
У журналах обліку документів з грифом секретності перед їх заведенням аркуші повинні бути пронумеровані, прошиті нитками та опечатані шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки режимно-секретного органу. Паперові наклейки повинні бути виготовлені із тонкого паперу, якій не розшаровується, розміром 3-4 міліметри більш ніж діаметр відбитку печатки. На поверхню наклейки накладається тонкий шар прозорого клею, який повинен виходити за її края. На зворотні останнього аркуша журналу робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, якій засвічується підписом начальника режимно-секретного органу або його заступника.
Всі журнали обліку ведуться протягом календарного року. Після закінчення року в журналах роблять підсумкові записи про кількість взятих на облік секретних документів (пакетів) та використаних у журналі аркушів. Якщо у журналах реєструється незначна кількість (до 100 на рік ) секретних документів (пакетів із секретними документами), їх дозволяється вести кілька років. У такому разі облікова нумерація щорічно починається з першого номера.
Для забезпечення контролю за виконанням секретних документів, проведення довідкової роботи може вестись контрольно-обліковий журнал.
Журнал обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ включається до номенклатури справ.
Список літератури:
1. Головань С.М. Ведення
