Порядок адресования документа
МИНИСТРЕСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра
«Экономика и управление
на предприятии горной
Контрольная работа по дисциплине
«Документирование управленческой деятельности»
Вариант № 26
Студента Булякова С.Р.
Специальности 080514
Шифр зачетной книжки 2411186
2013г.
Содержание
Введение………………………………………………… 3
- Порядок адресования документа. Основные части
документа.. ………………………………….. . 4
2. Понятие и
целевое назначение
- Список использованной литературы………………………..16
Введение.
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, топографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации – сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.
Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами.
1. Порядок адресования документа. Основные части адреса.
Адресат (реквизит 15). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С.И. Иванову);
почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.
Ф.Н.Фролову
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.
Российский государственный
Гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Зав.кафедрой А.П.Лугунову
Но в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», инициалы адресата — частного лица ставятся после фамилии.
Самсоновой Л.В.
Ул.Фруктовая, д.54, Москва 113556
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.
Ответственному редактору
Журнала «Деньги»
Полянка, д.8/1, Москва 113245
При направлении документа
группе однородных организаций адресат
указывается обобщенно. Чаще всего
это документы в адрес
Заведующим отделениями
Сбербанка РФ
Или
Руководителям органов
Юстиции субъектов РФ
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Воробьеву А.В.
ул. Ленина, д. 5, кв. 121
г. Красногорск,
Московская обл., 143400
2. Понятие и
целевое назначение документооб
Документы находятся в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации.
Движение документов связывается с понятием документооборота, который входит в сферу технологических основ документационного обеспечения управления (ДОУ).
Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.
Процесс управления и документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления.
Целью документооборота является информационное обеспечение управленческой деятельности, т.е. своевременная доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.
В связи с этим движение документов нельзя рассматривать только как механическое перемещение их по инстанциям, как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной характеристикой движения документированной информации является целевая комплексность документооборота, т.е. соединение в единую совокупность его управленческой, делопроизводственной и почтовой функций.
Управлению экономическими,
социальными, политическими, производственными
структурами свойственна
Документооборот отражает весь “жизненный цикл” документа - период его активной жизни в управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни.
Движение документов, документированной информации в учреждении, фирме не может быть хаотичным, случайным или определяться субъективными факторами. Оно должно целенаправленно регулироваться и главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения документов между потребителями информации, контролем за исполнением документов, формированием документов в дела, хранению дел.
К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении документов на любых носителях, а именно:
прямоточность движения документов, прохождение документов до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;
обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
единообразие маршрута движения и состава технологических процедур и операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой процедуры;
приспособленность организационной
и технологической
Документооборот в соответствии с требованиями к информационному обеспечению управленческих функций и существующими стандартными элементами структуры управления (учреждение, структурное подразделение, направление деятельности, конкретный сотрудник, решаемая задача) делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:
поток поступающих документов (входной, входящий документопоток);
поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток);
поток внутренних документов (внутренний документопоток).
Последние два потока характеризуются значительным технологическим единообразием и могут рассматриваться как единый поток или документопоток подготовленных и изданных документов.
Под документопотоком понимается
структурированная совокупность перемещаемых
в заданном направлении документов
(документированной информации)
Входной документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).
Выходной документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).
Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и реализацию функций в пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).
Следует учитывать, что
наличие перечисленных
Каждый из потоков отличается определенным составом, направленностью и количеством движущихся документов, наличием подпотоков в соответствии с избирательным функциональным разбиением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов. По существу, поток изначально можно представить в виде множества подпотоков. Это не река, как иногда кажется, а обилие ручейков, текущих в одном направлении, но каждый по своему руслу. Содержательная структура документопотока представляется достаточно сложной и включает не только традиционные бумажные управленческие документы, но и документы на любых других типах носителей (магнитных, фотографических и др.), а также электронные документы, передаваемые по линиям компьютерной связи в режиме “безбумажного документооборота”, направляемые по факсимильной связи, электронной почте и др.
Документопоток разбивается на достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов. Стадия состоит из совокупности технологических процедур. Процедуры подразделяются на комплексы операций и подопераций, выполняемых методами, свойственными конкретной применяемой в учреждении, фирме системе обработки документов. Число пунктов обработки, быстрота перемещения документов между ними и оперативность выполнения в каждом пункте стандартного набора процедур и операций с документами определяет степень совершенства принятой в учреждении, фирме схемы движения документов.
Входной документопоток содержит следующие стадии:
прием и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;
рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе;
исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.
Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки:
исполнение документов;
контроль за исполнением документов и поручений;
регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам;
отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение;
систематизация исполненных документов;
оформление, формирование и хранение дел;
передача дел в архив;
уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
Указанные технологические стадии выполняются на основе централизованной, децентрализованной или смешанной организации системы обработки документов. Выбор типа организации системы зависит от объема обрабатываемых документов, территориального размещения подразделений учреждения, фирмы и технической оснащенности службы документационного обеспечения.
Централизованная система предполагает концентрацию всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению документов в единой для учреждения, фирмы службе ДОУ.
При смешанной системе одна часть стадий (например, прием документов, их отправка, контроль за исполнением, ознакомление с документами персонала и др.) осуществляется централизованно, а другая (регистрация документов, их распределение по исполнителям, хранение) - децентрализовано по структурным подразделениям учреждения, фирмы и выполняется секретарями и лицами, ответственными за обработку документов этих подразделений.
В территориально раздробленном учреждении применяется децентрализованная система, при которой все стадии рассредоточены по структурным подразделениям или филиалам.
Документирование информации, исполнение и использование документов всегда выполняется децентрализовано в структурных подразделениях руководителями и специалистами-исполнителями.
Порядок движения документов
в учреждении закрепляется в схемах
маршрутов прохождения
Блок-схема работы с входящими документами
Блок-схема работы с исходящими документами
При необходимости в схеме должны быть отражены автоматизированные пункты (автоматизированные рабочие места) обработки и хранения документированной информации, должен быть регламентирован порядок перемещения информации между базами данных.
Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления.
Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан. Количество тиражированных копий документов учитывается в службах оперативной полиграфии и машинописных бюро.
Ежедневному количественному учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный.
Годовой объем документооборота
является исходной величиной для
расчета численности
Основными причинами роста объема документооборота можно назвать следующие:
отсутствие четкого разграничения функций между сотрудниками учреждения, фирмы, включая руководителей;
отсутствие регламентированных требований к составу издаваемых документов в той или иной ситуации, к процессу документирования информации;
отсутствие профессионализма у менеджеров и работников служб ДОУ;
боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки;
боязнь явной практической ненужности для управленческого процесса и в связи с этим имитация активной якобы полезной деятельности;
рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы);
неумение составлять документы, многословие текста, отсутствие четко выраженной мысли, необходимость дополнительных уточняющих запросов;
наличие переписки внутри учреждения, фирмы или подразделения;
дублирование результатов работы автоматизированных систем в традиционных учетных и отчетных формах документов;
отсутствие практики бездокументного ответа на запросы с использованием телефонной связи или возвращения автору инициативного документа с заверенной резолюцией руководителя или справкой исполнителя.
Знание динамики объема
документооборота является обязательным
элементом аналитических
Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности.
Литература:
1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы
(На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994.
2. Васильев
Д. В. Делопроизводство на
3. Веселов
П. В. Современное деловое
4. Головач А. С. Оформление документов. - Киев- Донецк: Вице школа, 1999.
5. Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.
6. Денисов В. Word 97 c самого начала. - СПб: Питер, 1997.
7. Иритикова
В. С. Приказ по личному
8. Кузнецова
Т. В.. «Делопроизводство (
