Порядок движения документов в организации

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

АМУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ГОУВПО «АмГУ»)

СОДЕРЖАНИЕ

1 ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ. ПОНЯТИЕ И ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в  разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

  - входящие;

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

- исходящие;

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

- внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

-  экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

- организация рационального движения документов внутри организации;

- экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов. Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например, канцелярия, показано на рисунке 1.

Рисунок 1 - Движение документов в учреждении

1.1 Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

Термин «экспедиционная обработка документов» образован от слова «экспедиция» в значении «подразделение службы делопроизводства, осуществляющее обработку документов». Создание специального подразделения - экспедиции - характерно для крупных организаций с большим объемом документооборота. В организациях средних и небольших экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства. Независимо от адресата корреспонденция в организации должна передаваться этому должностному лицу. Если же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения полноценной информационно-поисковой системы и их учета, необходимо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.

Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, - это позволяет повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов.

Обработка поступающей корреспонденции включает в себя проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений); фиксацию факта поступления документов; сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки - необходимо, прежде всего, убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.

При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства - конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

- при поступлении обращений граждан;

- при отсутствии на конверте отметок («лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;

- когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;

- когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;

- при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.

Следующий шаг - проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:

- отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям;

- присутствие документов, предназначенных для другого адресата.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том, и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь.

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. Отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их количестве, - в течение месяца.

Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения. Если на конверте имеются записи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их получения. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ДОУ предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения и распределения на этой стадии документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителями организации в соответствии с распределением обязанностей; а также направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д. В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

 После установления  компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их исполнения следует привлечь руководство организации.

Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях - как правило, это рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию. Если в организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

- документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства);

- документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Обработка отправляемых документов включает в себя:

- проверку комплектности документов;

- сортировку;

- нанесение адреса на конверт;

- фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;

- отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

- для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках - полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно - вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления могут быть:

- простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);

- регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

- почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

- оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;

- иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

а) для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

б) не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые системе организации. После документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

1.2 Организация рационального движения документов внутри организации

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов.

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей, реже - через службу документационного обеспечения (канцелярию) или самими сотрудниками, но с обязательной передачей в службу документационного обеспечения сведений о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки - через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы документационного обеспечения по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу. К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей. Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.