Порядок оформления некоторых документов

Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

1.Порядок оформления документов  при командировании сотрудников………...4

2. Порядок оформления документов  при наложении взысканий………………...9

3.Порядок оформления документов  при награждении…………………………..17

Заключение………………………………………………………………………….23

Список использованных источников……………………………………………...25

Приложение…………………………………………………………………………27

Введение

При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами.

Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. Соответственно этому выбирается вид документа, форма, которая предполагается определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, которые регулируют порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор имеющейся информации по существу поставленных вопросов. Для этого могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т. п.

После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу.

В работе рассмотрены следующие вопросы:

1. Порядок оформления документов при командировании сотрудников.
2. Порядок оформления документов при наложении взысканий.
3. Порядок оформления документов при награждении

Контрольная работа состоит из таких элементов, как введение, основной части, заключения и списка использованных источников.

1.Порядок оформления  документов при командировании  сотрудников

В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:[1]

• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• иные обязательные платежи и сборы.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.[7, с. 98]

Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных.

Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749).

В соответствии с п.6 Постановления №749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке:

• дата приезда в пункт (пункты) назначения,
• дата выезда из него (из них),

за исключением следующих случаев: 

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.15 Постановления №749).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Заполненный командировочный бланк представлен в (приложении).

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

В случае, если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

В настоящий момент для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»: [4]

1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку»,

2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о  направлении работников в командировку», оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения данных документов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

3. №Т-10 «Командировочное удостоверение», служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения удостоверений составляет 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

4. №Т-10а «Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении», содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения служебных заданий и отчетов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п.26 Постановления №749): авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а так же - произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы: [7, с. 103]

• командировочное удостоверение,
• о найме жилого помещения,
• подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
• об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным организацией.

2. Порядок оформления документов при наложении взысканий

Трудовым кодексом РФ процедура наложения дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Действия работодателя при применении какой-либо меры дисциплинарного взыскания можно условно подразделить на несколько стадий.

1. Документальное подтверждение  самого факт нарушения. Так, отсутствие  на рабочем месте может быть  подтверждено табелем учета рабочего  времени, опоздание на работу - докладной запиской лица, ответственного за допуск работников в административное здание. Помимо непосредственных (первичных) документов, подтверждающих дисциплинарный проступок, не лишним будет составление соответствующего акта (об опоздании, отсутствии на рабочем месте, появлении на работе с явными признаками алкогольного опьянения и т.п.).

Первое, что необходимо сделать для правильного применения взыскания к работнику, - документально зафиксировать тот проступок (действие или бездействие), который является нарушением трудовых обязанностей или дисциплины и за который планируется применить взыскание. На практике (в зависимости от того, какое именно нарушение допустил работник) этот факт обычно оформляется следующими документами: [11, с. 22]

• докладной запиской (например, при невыполнении работником поставленной задачи или при использовании ресурсов работодателя (Интернета, копировального аппарата и т.п.) в личных целях;
• актом (например, при отсутствии на рабочем месте или при отказе от прохождения медицинского обследования);
• решением комиссии (по результатам расследования факта нанесения ущерба работодателю или факта разглашения конфиденциальной информации).

 Перечисленные документы могут  подтверждать совершение проступка  как по отдельности (например, решение комиссии), так и в совокупности (например, при отсутствии работника на рабочем месте в течение рабочего дня сначала, как правило, составляется докладная записка, а затем акт).

 Обязанность ознакомить работника  с данными документами Трудовым кодексом РФ не установлена.

Трудовым кодексом РФ не установлен перечень документов, которые составляются с целью зафиксировать совершение работником дисциплинарного проступка, в том числе и в случае нарушения трудовой дисциплины. Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной Главархивом, акт относится к наиболее распространенным документам управления и, как правило, составляется для фиксирования определенного факта.

 В связи с тем, что на  основании статьи 192 Трудового кодекса РФ дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику только в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения по его вине трудовых обязанностей, при применении к работнику такого взыскания работодатель должен иметь документальное подтверждение вины работника и обстоятельств, повлекших нарушение им трудовой дисциплины. При этом согласно части 5 статьи 192 ТК РФ должны учитываться тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

 Таким образом, акт может выступать в качестве документа, в котором фиксируются нарушение работником трудовой дисциплины, а также последствия этого нарушения.

 Подготовить образец заполнения  акта.

2. Затребование от работника  объяснения в письменной форме.

 В указанном объяснении работник должен пояснить свое поведение, указать его причины (например, работник может указать, что отсутствовал на работе по причине болезни, или потому, что не смог выполнить свою трудовую обязанность по составлению отчета из-за непредставления необходимых сведений другими отделами и т.п.).

 Следует отметить, что предоставление  доказательств своих объяснений - это право работника. Так, он вправе к письменному объяснению приложить листок нетрудоспособности или копию докладной записки, но может этого и не сделать. Требовать от него указанных действий и на основании отказа в их совершении не принимать объяснение, работодатель не вправе.

 Затребовать от работника  объяснение можно двумя способами: [6, с. 45]

- либо передать ему соответствующее  уведомление лично с получением подписи работника на втором экземпляре, - либо направить это же письмо почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

 Однако на практике нередко  возникает вопрос: обязан ли работодатель  получить доказательства получения  работником такого требования? Чаще всего такой вопрос возникает в случае, когда работник не является на работу, не получает почтовую корреспонденцию и работодатель фактически лишен возможности затребовать объяснения. Наиболее оптимальным вариантом в этой ситуации будет направление в адрес работника требования о представлении объяснений телеграммой.

Порядок применения дисциплинарных взысканий определен статьей 193 Трудового кодекса РФ. До издания приказа о применении дисциплинарного взыскания от работника нужно затребовать письменное объяснение. Иначе применение взыскания признается незаконным. Работнику предоставляется возможность указать уважительные причины своего проступка. Трудовой кодекс РФ не уточняет, в какой именно форме работодатель должен затребовать данное объяснение.

 Поэтому, если работник готов  представить объяснительную записку, письменное уведомление о необходимости  дать объяснение можно не оформлять. Если же ситуация носит явно  конфликтный характер, то данное  уведомление лучше оформить письменно  и вручить работнику под роспись. При отказе работника от проставления подписи на уведомлении необходимо составить соответствующий акт.

 Трудовой кодекс РФ отводит  работнику на представление объяснений  два рабочих дня, которые считаются  с даты, следующей за днем предъявления требования.

 Нередко работник отказывается  предоставлять какие-либо объяснения  своего проступка. Если по истечении  этого срока работник не представил  объяснений, то оформляется соответствующий  акт (статья 193 ТК РФ). При наличии  такого акта и документа, свидетельствующего о том, что объяснение у работника запрашивалось, дисциплинарное взыскание можно применить и без объяснительной записки работника.

 Трудовой кодекс РФ закрепляет, что непредоставление работником  объяснения не является препятствием  для применения дисциплинарного взыскания.

 Следует учитывать, что применение  дисциплинарного взыскания в  день затребования объяснения  может быть оспорено в суде. Поэтому если работник отказывается  представить объяснение, то составить  акт нужно по истечении двух рабочих дней.

 Издать приказ о применении  дисциплинарного взыскания можно, только если со дня совершения  проступка прошло не более  шести месяцев, а со дня его  обнаружения - не более одного (статья 193 ТК РФ). При этом днем обнаружения  проступка считается день, когда об этом проступке стало известно непосредственному руководителю работника. И неважно, есть ли у этого руководителя право применять выговор или замечание (п. 34 Постановления Пленума Верховного Совета РФ от 17.03.2004 N 2).

 Взыскание может быть применено: [7, с. 98]

 не позднее одного месяца  со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни  работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого  на учет мнения представительного  органа работников;

 не позднее шести месяцев  со дня совершения проступка;

 по результатам ревизии, проверки  финансово-хозяйственной деятельности  или аудиторской проверки - не позднее двух лет со дня его совершения (в указанные сроки не включается время производства по уголовному делу).

 При этом необходимо учитывать следующее:

 Месячный срок для наложения  дисциплинарного взыскания необходимо  исчислять со дня обнаружения  проступка.

 Днем обнаружения проступка, с которого начинается течение  месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе (службе) подчинен работник, стало известно о совершении проступка независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий.

 В месячный срок для применения  дисциплинарного взыскания не  засчитывается время болезни  работника, пребывания его в отпуске, а также время, необходимое для соблюдения процедуры учета мнения представительного органа работников. Отсутствие работника на работе по иным основаниям, в том числе и в связи с использованием дней отдыха (отгулов) независимо от их продолжительности (например, при вахтовом методе организации работ), не прерывает течения указанного срока.

 К отпуску, прерывающему течение  месячного срока, следует относить  все отпуска, предоставляемые работодателем  в соответствии с действующим  законодательством, в том числе ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, отпуска в связи с обучением в учебных заведениях, отпуска без сохранения заработной платы.

 Порядок вынесения дисциплинарного  взыскания

 После выяснения непосредственным  руководителем всех причин нарушения трудовой дисциплины, оформления соответствующих актов, он должен направить должностному лицу, уполномоченному принимать решение о применении дисциплинарного взыскания, следующие документы: [8, с. 63]

• письменные объяснения (докладные, служебные записки) лиц, причастных к совершению проступка;
• служебную записку с изложением сути дисциплинарного проступка;
• письменное объяснение лица, совершившего нарушение трудовой дисциплины;
• письменные объяснения (докладные, служебные записки, акты) лиц, причастных к обнаружению факта совершенного проступка;
• график рабочего времени или копию приказа о режиме рабочего времени;
• другие документы, необходимые для принятия решения о наложении дисциплинарного взыскания и (или) применения мер материального воздействия (должностные инструкции, выписки из ЕТКС, копии нормативных документов, требования которых были нарушены, протоколы медицинского освидетельствования, акты фиксирующие факт нарушения, например, о появлении на работе в состоянии алкогольного опьянения или акт отсутствия на работе и т. п.).

 После получения объяснительной записки или составления акта о том, что по прошествии двух рабочих дней работник объяснение не представил, можно оформлять приказ о применении выговора или замечания. При этом вопрос о том, какое именно наказание применить в данном случае, работодатель решает самостоятельно. В такой ситуации нужно учитывать обстоятельства проступка, его последствия, причины, на которые ссылается работник, и т.п.

 Если в качестве дисциплинарного  взыскания к работнику применяется  увольнение, то приказ оформляется по унифицированным формам № Т-8, Т-8а. При наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения формулировка причины увольнения должна точно соответствовать основанию в Трудовом кодексе или федеральном законе, с указанием статьи и пункта. Форма приказа (распоряжения) о применении замечания или выговора не унифицирована. Такой приказ оформляется в простом текстовом виде, по общим правилам, предъявляемым для оформления организационно-распорядительных документов.

 В приказе нужно отразить  следующие сведения: [8, с. 68]

• фамилия, имя, отчество работника;
• должность работника, к которому применяется взыскание;
• структурное подразделение, где работает работник;
• проступок, который совершил работник, со ссылками на нарушенные пункты договора или должностной инструкции и на документы, подтверждающие это нарушение;
• обстоятельства совершения проступка, степень его тяжести и вины работника;
• вид налагаемого дисциплинарного взыскания (замечание или выговор).

 В качестве основания для  издания приказа указываются  служебные записки, акты, протоколы, с указанием их исходящего (или регистрационного) номера и даты, указываются реквизиты другого документа, фиксирующего проступок работник или же акта об отказе от представления объяснений.

 Допускается создание формы  приказа о наложении дисциплинарного взыскания по образцу унифицированных форм. Как вариант, приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности можно создать по форме приказа (распоряжения) о поощрении работника. Такую форму следует зарегистрировать в Альбоме форм, применяемых в организации. Подготовить образец заполнения приказа о применении дисциплинарного взыскания в виде замечания.

 Подготовить образец заполнения  приказа о применении дисциплинарного  взыскания в виде выговора.

 Приказ объявляется работнику  под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с документом, составляется соответствующий акт.

 В случае отказа работника  от ознакомления приказ о наложении  дисциплинарного взыскания объявляется ему путем прочтения вслух. Факт такого рода ознакомления фиксируется непосредственным руководителем путем составления соответствующего акта, который подписывается двумя свидетелями, присутствовавшими при ознакомлении.

 Пример акта об отказе от подписи в ознакомлении с приказом

 №__ «ООО» (наименование предприятия)

АКТ

 Запись о дисциплинарном  взыскании в трудовую книжку  не вносится (часть 4 статья 66 Трудового  кодекса РФ), за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

 В личную карточку (форма  Т – 2) запись о дисциплинарном  взыскании вносить необязательно. Но при необходимости (для обеспечения  внутреннего учета) данную информацию  можно отразить в разделе 10 "Дополнительные  сведения".

3.Порядок оформления документов при награждении

Работодатель вправе поощрить работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии. Добросовестным исполнением считается исполнение трудовых обязанностей в соответствии с предъявляемыми к работнику требованиями, предусмотренными в должностной инструкции и (или) других документах, определяющих содержание выполняемой трудовой функции, исполнение по собственной инициативе дополнительных обязанностей, исполнение своих обязанностей с качеством или результатом, превышающим средний уровень и т. п. [6, с. 117]

 В Трудовом кодексе РФ  предусмотрена также возможность  применения иных видов поощрений, установленных коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка или уставом учреждения.

Поощрительные выплаты при условии, что они прописаны в локальном акте или приложении к коллективному договору учреждения об оплате труда.

 Предоставление туристических  путевок за счет организации, дополнительных дней отпуска, отгулов  и др.

 В некоторых учреждениях  приняты локальные акты о присвоении  отличившимся членам коллектива  почетных званий "Заслуженный  работник учреждения", "Лучший по профессии" и т. п.

 Работодатель может использовать  одновременно несколько видов  поощрений одного работника. Например, объявить благодарность и выдать  премию.

Требования к делопроизводству установлены в ГОСТе Р 6.30-2003. Однако многие учреждения для конкретизации общих положений разрабатывают специальные локальные акты - инструкции по делопроизводству, в которых помимо требований к оформлению определяют порядок заполнения документов, сроки их хранения, визирования и т. п. Данные инструкции не должны противоречить законодательству РФ, в противном случае они не будут иметь законной силы.

 Документы о поощрении работников  можно отнести к документации  по оплате труда, кадрам и личному  составу. Поэтому они должны оформляться  в соответствии с официально утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации: № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" и Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников". Формы документов приводятся в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

 Согласно требованиям бланки  приказов должны изготавливаться  на белой (или светлых тонов) бумаге. Для них существует два стандартных  формата – А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Каждый лист документа  должен иметь поля: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм. [12, с. 36]

 В соответствии с ГОСТом  при заполнении унифицированных  форм документов необходимо указывать  коды по ОКУД и ОКПО.

 Код по ОКУД (Общероссийский  классификатор управленческой документации) приводится согласно постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

 Код по ОКПО (Общероссийский  классификатор предприятий и  организаций) присваивается в момент  регистрации юридического лица  и отражает виды деятельности, которыми занимается организация. Данный код размещается в графе под кодом формы по ОКУД.