Порядок проведения инвентаризации

Министерство  транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

ГОУ ВПО  «Дальневосточный государственный  университет 

путей сообщения»

Институт  интегрированных форм обучения 
 
 

Кафедра «Гражданского, предпринимательского и транспортного права» 
 
 

К О Н Т Р О Л Ь Н А Я  Р А Б О Т А 

Дисциплина: Судебная бухгалтерия

Тема: Порядок проведения инвентаризации 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка 6 курса ИИФО

ФИО: Лебедева Ирина Анатольевна 

Проверил: преподаватель кафедры

ФИО: Туркулец С.Е. 
 
 
 
 
 
 
 
 

ХАБАРОВСК

2011 

   П Л А Н

   ВВЕДЕНИЕ

   В современном экономически развитом обществе нельзя недооценивать необходимости  бухгалтерско-экономической подготовки юристов различных специальностей и специализаций.

   Одним из эффективных (в силу универсальности  и комплексности) методов бухгалтерского учета, которым юрист (правоприменитель) может воспользоваться непосредственно и без которого немыслимы учет и контроль, является инвентаризация имущества и обязательств (ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

   Инвентаризация  используется при осуществлении фактического контроля, представляющего собой проверку материальных ценностей в натуре. 

   1. Инвентаризация и  ее значение в  деятельности правоохранительных  органов 

   Согласно  ст. 12 ФЗ «О бухгалтерском учете» в  процессе инвентаризации происходит выявление  расхождений между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета. Таким образом, инвентаризация является одним из методов  проведения бухгалтерского учета.

   Инвентаризация  - это проверка фактического наличия и состояния имущества организации, ее финансовых обязательств на определенную дату и последующее сопоставление полученных данных с данными бухгалтерского учета.

   Проведение  инвентаризации по инициативе правоохранительных органов применяется в различных  отраслях хозяйства, но чаще всего необходимо в целях обнаружения признаков  преступления на предприятиях торговли и общественного питания, где  значительная часть хозяйственных  операций при продаже товаров  за наличный расчет первичными документами  не оформляется.

   Результаты  инвентаризации являются основными  доказательствами при расследовании  хищений, поэтому инвентаризационные документы приобщаются к проверочным  материалам и уголовным делам. Эти  документы дают возможность правоохранительным органам устанавливать факт и  сумму недостач и излишков товарно-материальных ценностей. 

   2. Понятие инвентаризации

   Инвентаризация - это фиксация наличия имущества  организации, ее финансовых обязательств на определенную дату в целях последующего их сопоставления с данными бухгалтерского учета. Имущество организации включает ее основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и  прочие финансовые активы; финансовые обязательства включают кредиторскую задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

   Кроме того, инвентаризации подлежит имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки и т.п.), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

   Инвентаризация  имущества производится по его местонахождению  и материально-ответственному лицу.

   Основными нормативными актами, регулирующими  проведение инвентаризаций, являются Федеральный Закон "О бухгалтерском  учете" от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, а  также Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49.

   В соответствии с п. 1 ст. 31 НК РФ налоговым  органам предоставлено право  проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества в рамках налоговой проверки. В этом случаепроведение инвентаризации регулируется Положением о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации и Министерства Российской Федерациипо налогам и сборам от 10 марта 1999 г. № 20н/ГБ-3-04/39. 

   3. Функции инвентаризации

   Инвентаризация  выполняет две основных учетных  функции.

   Во-первых, она направлена на выявление возможных  расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием товарно-материальных ценностей, имущества  или денежных средств. Такие расхождения  могут возникнуть в силу целого ряда причин - как ошибок, допущенных при отражении в учете конкретных характеристик хозяйственной операции, так и противоправных деяний, совершаемых в ходе экономической деятельности. Поэтому первой функцией является проверка полноты и правильности данных бухгалтерского учета, а также показателей финансовой (бухгалтерской) отчетности.

   Вторая  функция инвентаризации состоит  в том, что с ее помощью выявляют реальные объемы некоторых хозяйственных  операций, например, расход некоторых  строительных материалов при производстве строительно-монтажных работ определяется как разница между тем их количеством, которое было завезено до начала работ, и тем, что осталось после их завершения.

   Следует также отметить, что инвентаризация представляет собой весьма эффективную  форму контроля за деятельностью материально ответственных лиц. В связи с этим в судебной бухгалтерии в зависимости от доминирующей функции принято различать заранее объявленные и внезапные инвентаризации.

   Заранее объявленными считаются такие, о  сроках проведения, которых известно материально ответственному лицу. В  этом случае инвентаризация выполняет  свои учетные функции (например, перед  составлением ежегодной отчетности).

   Внезапные инвентаризации практикуются, как уже  указывалось, с целью контроля. Этот контроль может осуществляться как  руководством организации по специальному графику, так и по инициативе тех  субъектов, которые наделены такими правами (сотрудники налоговой инспекции, правоохранительных органов и др.). 

   4. Виды инвентаризации

   По  характеру проведения различают  плановые и внеплановые инвентаризации. Число инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества  и финансовых обязательств, проверяемых  при каждой из них, определяются руководителем организации. Порядок проведения инвентаризаций на конкретном предприятии является составной частью приказа об учетной политике.

   Кроме того, законодатель в ст.12 Закона "О  бухгалтерском учете", а также  в п.1.5 Методических указаний установил  случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

   при передаче в аренду, выкупе или продаже  имущества предприятия;

   при преобразовании государственного или  муниципального унитарного предприятия;

   перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

   при смене материально ответственных  лиц;

   при обнаружении хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

   в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

   при реорганизации или ликвидации организации.

   Если  на предприятии применяется коллективная (бригадная) материальная ответственность, то инвентаризация обязательна также  и в следующих случаях:

   при смене руководителя коллектива (бригады);

   при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов;

   по  требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

   Внеплановые инвентаризации могут проводиться, таким образом, как по решению  руководителя организации, так и  по требованию указанных в законодателем субъектов, в том числе сотрудников правоохранительных органов.

   При наличии информации о совершенных  хозяйствующими субъектами злоупотреблениях, влекущих административную или уголовную  ответственность, сотрудники правоохранительных органов организуют проведение внеплановых  инвентаризаций на основании п.25 ст.11 Закона о милиции (на стадии возбуждения уголовного дела), а также после возбуждения уголовного дела на основании п.1ст.144 УПК РФ.

   При наличии оснований для проведения инвентаризации на стадии предварительной  проверки материалов составляется письмо на имя руководителя проверяемой  организации. В этом документе указывают  обстоятельства дела, наименование предприятия, объект и ценности, подлежащие инвентаризации, а также ответственных за них  лиц, основания для назначения проверки, время ее проведения, а также делается ссылка на нормативные акты, дающие работникам правоохранительных органов  право требовать назначения инвентаризации.

   При наличии возбужденного уголовного дела следователь выносит постановление  о производстве инвентаризации.

   В зависимости от степени охвата различают  полные и частичные инвентаризации.

   Полная  инвентаризация предполагает охват  всех видов хозяйственных средств  организации и их источников, а  частичная (выборочная) - только отдельные  виды (например, денежные средства в  кассе и т.п.).

   Инвентаризации  различаются по виду охватываемых ею средств:

   - основных средств;

   - нематериальных активов;

   - финансовых вложений;

   - товарно-материальных ценностей;

   - денежных средств, денежных документов  и бланков документов строгой  отчетности;

   - расчетов и т.п. 

   5. Цели инвентаризации

   Наблюдение  за проведением инвентаризации, как  правило, является одним из способов получения аудиторских доказательств  в ходе аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности. Более того, если время  назначения аудитора не позволило ему наблюдать, например, за проведением инвентаризации товарно-материальных запасов, это считается фактором, ограничивающим объем аудита и, по действующим стандартам, должно привести к составлению так называемого модифицированного аудиторского заключения (то есть выражению мнению с оговоркой либо даже отказу от выражения мнения).

   Сотрудники  правоохранительных органов используют инвентаризацию товарно-материальных ценностей и наличных денежных средств в связи с фактами краж, грабежей и т.п. Для выявления преступной деятельности работников бухгалтерского аппарата часто требуется проведение инвентаризации расчетов (состояния дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.). 

   6. Порядок проведения  инвентаризации

   Результаты  инвентаризации будут действительны  лишь при условии соблюдения процедуры  ее проведения. Знание этой процедуры  необходимо юристу для того, чтобы  впоследствии использовать результаты инвентаризации в качестве доброкачественного доказательства по гражданскому или  уголовному делу. Для сотрудников  правоохранительных органов, кроме  того, это необходимо для преодоления  возможного противодействия со стороны  материально ответственных лиц  либо отдельных членов инвентаризационной комиссии.

   Любая инвентаризация проводится в 4 основных этапа.

   1 этап. Подготовительные мероприятия.  На этом этапе издается приказ  о проведении инвентаризации, назначается  инвентаризационная комиссия. Как  правило, для проведения инвентаризации  в каждой организации существует  постоянно действующая инвентаризационная  комиссия. Если объем работ велик  либо имущество территориально  разобщено, вследствие чего одна  комиссия не справится, то создается  несколько рабочих инвентаризационных  комиссий.

   Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав комиссий включаются представители  администрации, работники бухгалтерии, экономисты, другие специалисты, а при  необходимости - представители службы внутреннего аудита организации, независимых  аудиторских организаций.

   Сотрудники  правоохранительных органов никогда  не входят в состав комиссии и не подписывают инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты и другие документы.

   Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов  недействительными. В проведении инвентаризации обязательно участвуют материально ответственные лица. Естественно, они не обладают статусом членов контролирующей их деятельность инвентаризационной комиссии

   Если  же они не могут принять участия  в инвентаризации или уклонились от не, то в состав инвентаризационной комиссии следует ввести представителя органов власти. При совместной материальной ответственности нескольких лиц достаточно присутствия при инвентаризации лишь одного из них (если остальные не настаивают на присутствии).

   Если  материально ответственное лицо сначала присутствовало при инвентаризации, а затем до окончания ее вследствие тех или иных причин перестало  участвовать в ней, в состав инвентаризационной комиссии вводится представитель органов  власти и инвентаризация проводится заново (об этом обязательно указывается  в акте инвентаризации).

   Перед подсчетом остатков материальных ценностей  рабочая комиссия должна проверить  измерительные приборы, опломбировать  помещения, в которых находятся  материальные ценности. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, опечатывание мест хранения ценностей  производится до того, как о предстоящем  мероприятии поставлены в известность материально ответственные лица. В этом случае в установленном порядке составляется акт опечатывания помещений.

   В подготовительный период необходимо получить от материально ответственного лица последние на момент инвентаризации первичные документы, а также  отчеты о движении материальных ценностей  либо денежных средств с тем, чтобы на руках у него не осталось ни одного приходного или расходного документа, что подтверждается специальной распиской. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

   Во  избежание последующей фальсификации  материальные отчеты и приложенные  к ним первичные документы  за несколько дней, предшествующих инвентаризации, визируются председателем  комиссии также до снятия остатков с указанием "до инвентаризации на…", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

   Когда инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, имеет  смысл визировать указанные документы  следователем либо оперативным работником, по чьей инициативе проводится инвентаризация.

   Если  проверяемые ценности находятся  в различных хранилищах, то все  они, за исключением того, в котором  в данный момент производится инвентаризация, должны быть заперты, опечатаны и  опломбированы. Ключи от места хранения ценностей и во время перерывов  в работе инвентаризационной комиссии должны находиться у материально  ответственного лица, а печать или  пломбир – у председателя инвентаризационной комиссии или ревизора, если он участвует  в проведении инвентаризации. Это  исключает возможность проникновения  в хранилище ценностей материально  ответственного лица без контролирующего  его председателя инвентаризационной комиссии или ревизора и вместе с  тем гарантирует права материально  ответственного лица.

   2 этап. Собственно установление в  натуре фактического наличия  материальных ценностей (снятие  остатков). Проводится путем взвешивания,  обмера, таксировки, подсчета. Проверка  производится сплошным методом, 

   упрощенные  способы инвентаризации разрешено  применять лишь в немногих случаях. В частности, если товары хранятся в  неповрежденной упаковке поставщика, их количество может определяться на основании данных об этих ценностях  по спецификации или маркировке, имеющейся  на упаковке, а также на основании  накладных и счетов-фактур. При  этом обязательно на выбор проверяется  часть таких товарно-материальных ценностей. Если выборочной проверкой  будут установлены расхождения  между фактическим наличием и  данными, указанными в спецификациях, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких материальных ценностей.

   Данные  заносятся в инвентаризационные описи. Этот документ составляется не менее чем в 2 экземплярах. В случае передачи ценностей от одного материально  ответственного лица другому, а также  при проведении инвентаризаций по инициативе правоохранительных органов число  экземпляров может быть увеличено. Все экземпляры описи считаются  подлинниками. Каждая страница всех экземпляров  описи сверяется и затем подписывается  всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально  ответственным лицом. Исправление  ошибок производится во всех экземплярах  корректурным способом. Исправления  должны быть оговорены и подписаны  всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

   Нельзя  заполнять инвентаризационные описи  cо слов материально ответственных лиц.

   Чтобы исключить возможность подлогов в описи в конце каждой ее страницы подсчитывается и проставляется  прописью количество заполненных строк (порядковых номеров), а также общий  итог количества натуральных показателей  в графе "фактически оказалось". Натуральные показатели суммируются независимо от того, в каких единицах изменения показаны ценности (здесь можно складывать килограммы со штуками и т.п.)

   В описях не допускается оставлять  незаполненные строки: эти строки должны быть прочеркнуты.

   После окончания проверки фактического наличия  ценностей инвентаризационная комиссия проставляет в описи цены согласно действующим прейскурантам, подсчитывает стоимость каждого конкретного  наименования, а также по описи  в целом.

   Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, свидетельствующую  об отсутствии претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение.

   При проверке фактического наличия имущества  в случае смены материально ответственных  лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

   На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи.

   Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

   Во  время проведения инвентаризации все  операции по приему и отпуску ценностей  прекращаются.

   Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

   Эти товарно-материальные ценности заносятся  в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации". В описи  указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном  документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую  записаны эти ценности.

   При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации  в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации", которая оформляется по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации.

   В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в  установленном порядке.

   3 этап. Сопоставление и проверка  полученных данных с данными  учета, т.е. установление результата  инвентаризации. На этом этапе  выявляются расхождения между  данными инвентаризационных описей, в которых зафиксированы фактические  остатки, с данными бухгалтерского  учета (так называемыми книжными  остатками).

   Оформление  результатов инвентаризации зависит  от применяемого вида учета материальных ценностей.  

   При количественно-суммовом учете данные бухгалтерского учета позволяют  вывести остаток на дату проведения инвентаризации по каждому конкретному  наименованию. Этот остаток и сопоставляется с фактическим, установленным при инвентаризации и зафиксированным в описи.

   Расхождения между указанными показателями отражают в сличительных ведомостях. Иногда применяются бланки, в которых  показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей объединены.

   В условиях суммового учета, когда  в бухгалтерии есть сведения только о денежной оценке всех ценностей, но не об их конкретном количестве и сумме  по наименованиям, (что характерно, в частности для сферы розничной  торговли и общественного питания), результат инвентаризации оформляется  актом, в котором находит отражение  общая сумма выявленных отклонений.