МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

      ИВАНОВСКИЙ  ФИЛИАЛ (ИФ «РГТЭУ»)

      Кафедра _бухгалтерского учёта, анализа и аудита____________

      Учебная дисциплина: «Бухгалтерский управленческий учет»____________ 

                                         Контрольная работа

                 Тема: «Порядок проведения инвентаризации в организации.» 
 

Выполнена студентом 5 курса

заочной формы  обучения

специальности  «БУ»

Руководитель:  

Отметка о допуске (не допуске) к экзамену_______________ 

«___»_____________2011г.

 Иваново 2011 
 

1.СУЩЬНОСТЬ,ВИДЫ  И ЗАДАЧИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

     Инвентаризация - это документы, оформленные в  соответствии с предъявленными к  ним требованиями, обеспечивают систематический  контроль над состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования.

     Инвентаризация - установление на определенную дату фактических  средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования  путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

     Инвентаризация - прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества  экономического субъекта и получить ориентировочную информацию о состоянии  и стоимости такого имущества.

     Инвентаризации  подлежит имущество клиента и  его финансовые обязательства. В  ходе аудиторской проверки аудиторы могут наблюдать за процессом  проведения инвентаризации. Такое наблюдение может помочь аудиторской организации  правильно оценить надежность системы бухгалтерского учета и действенность системы внутреннего контроля.

     Инвентаризация  имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия  имущества и финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета

     С помощью инвентаризации проверяется  правильность данных текущего учета  материальных и денежных средств, выявляются ошибки, допущенные в учете, принимаются  на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что в отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности. Инвентаризация преследует следующие цели, т.е. выявление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

     ЗАДАЧИ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ:

     1. установление фактического наличия  хозяйственных ресурсов;

     2. контроль над сохранностью основных  средств, материальных ценностей  и денежных средств путем сопоставления  их фактического наличия с  данными бухгалтерского учета;

     3. выявление сверхнормативных и  неиспользуемых материальных ценностей  с целью их реализации, а также материальных ценностей, полностью или частично потерявшие свои качества;

     4. поверка состояния складского  хозяйства, условий хранения материальных  ценностей и эксплуатации машин,  оборудования, зданий и других  основных средств;

     5. проверка реальности дебиторской и кредиторских задолженностей, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и других статей баланса.

     Инвентаризация проводится в обязательном порядке в случаях:

     1. При смене собственника или  реорганизации предприятия (учреждения);

     2. При ликвидации предприятия (учреждения);

     3. Перед составлением годовой отчетности;

     4. При смене руководителя предприятия  (учреждения) или другого материально  ответственного лица;

     5. При смене материально ответственных  лиц (на день приема-передачи дел);

     6. При установлении фактов хищения,  ограбления или злоупотребления,  а также порчи ценностей;

     7. После пожара или стихийных  бедствий;

     8. По решению контролирующих, судебных  и других уполномоченных на  то органов.

     Выборочные  инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.

     В деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств  важное значение имеют подбор, расстановка и воспитание работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью. В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим) [].

     ВИДЫ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

     Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков. []

     В зависимости от полноты охвата имущества  инвентаризации бывают полные и частичные.

     Полная  инвентаризация охватывает все имущество  и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.

     Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов, хищений сводится к минимуму [].

     Сплошная  инвентаризация охватывает проверку всего  без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

     Выборочная - это инвентаризация, при которой  проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица [].

     В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным  лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся: продовольственных товаров на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год [].

     Необходимая - проводится при смене материально  ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

2.ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

     Количество  инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества  и финансовых обязательств, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются  руководителем предприятия (учреждения).

     Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

     При большом объеме работы и наличии  на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается  возлагать на нее.

     Постоянный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля над выполнением приказов о поведении инвентаризации.

     В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры экономисты, техники и т.д.). В инвентаризационную комиссию можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Необходимо отметить, что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях снижает качество инвентаризации [].

     На  предприятии с большими объемами производства для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно создавать рабочие инвентаризационные комиссии [].

     В состав рабочий инвентаризационной комиссии входят:

     руководитель  предприятия и его заместитель (председатель комиссии),

     главный бухгалтер,

     руководители  структурных подразделений,

     главные специалисты,

     начальники  отделов,

     руководитель  юридической службы.

     Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей на отдельном объекте  назначается рабочая инвентаризационная комиссия. Запрещается назначать  председателем комиссии одного и того же работника два раза подряд при инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц. []

     Перед началом проведения инвентаризаций членам инвентаризационных комиссий вручается  приказ, а председателям - контрольный  пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания проведения работ. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. []

     До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент

     инвентаризации  приходные и расходные документы  или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием " до

     инвентаризации  на "__" (дата)", что должно служить  бухгалтерии основанием для определения  остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     Одновременно  материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

     Сведения  о фактическом наличии имущества  и реально учтенных финансовых обязательств записываются инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее чем в двух экземплярах.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

     Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного  подсчета, взвешивания, обмера.

     Руководитель  предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение  веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

     При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут  раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

     Наименование  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки подчеркиваются.

     На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

     Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии членам комиссии каких-либо и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявших имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

     На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные  описи

     Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

     В тех случаях, когда материально  ответственные обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

     По  окончании инвентаризации могут  проводится контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где поводилась инвентаризация.

     Результаты  контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учёта контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

     В межинвентаризационный периода  предприятиях (учреждениях) с большой  номенклатурой ценностей могут  производится выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

     Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляется инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя предприятий (учреждений). 

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.  
ПЕРВЫЙ ЭТАП– подготовительный.  
• – подготовка товаров к проведению инвентаризации;  
• – подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;  
• – формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;  
• – определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;  
В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. Для сканирования ТСД товары должны иметь этикетки со штрих-кодом. В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный. (ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ по форме ИНВ-3 от 18 августа 1998г) За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.  
ВТОРОЙ ЭТАП –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.  
Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.  
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.  
Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина.  
В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе – наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.  
ТРЕТИЙ ЭТАП – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:  
Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками . Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.  
ЧЕТВЁРТЫЙ ЭТАП– оформление результатов инвентаризации.  
На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.  
Результат инвентаризации:  
• 2 экз. – «Сверка наличия», с подсчетом количества товаров продавцами. При подсчёте с помощью ТСД (терминала сбора данных) документ не оформляется. Заверяется подписями сотрудников проводивших инвентаризацию. Оригинал – в бухгалтерию. Ксерокопия в магазин.  
• 2 экз. – Итоговый документ «Инвентаризационная опись» с подписями материально ответственных лиц. Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.  
• 2 экз. – Документ «Списание ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» . Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.  
• 2 экз. – Документ «Оприходование ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.  
• 2 экз. – Приложение: Реестр документов «Инвентаризационная опись», «Оприходование ТМЦ», «Списание ТМЦ». Составляется в случае полной инвентаризации.  
ПОСЛЕДНИЙ ЭТАП – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета  
Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.  
ПРИМЕЧАНИЯ:  
Время проведения и продолжительность инвентаризации. Определяется исходя из объёмов товарных групп, количества сотрудников участвующих в инвентаризации, возможности проведения инвентаризации в рабочее магазина.  
Ассортимент для проверки. Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, — зависит от количества наименований товара, количества персонала, участвующего в инвентаризации и степени автоматизации данного процесса.  
Подготовка к инвентаризации. Ассортимент изолируется от покупателей. По возможности склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента. При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, местах возможного хранения брака. Должны быть учтены возможные «недовозы» товара со склада Компании. Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.  
Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой). Категорически запрещается производить подсчёт по наименованиям в поиске недостающих единиц. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.  
В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар может сразу поступать в продажу.  
Распределение работы между проверяющими. Определить количество товарных групп для каждого сотрудника. Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.  
Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует проверенному количеству. Т.е. убедитесь, что весь товар вошел в инвентаризацию. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно — все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.  
Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством. Несоответствия по возможности устраняются.  
Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет проверен весь ассортимент.Затем составляется полная «Инвентаризационная опись». Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.  
 
Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, т. к. отдельные ошибки могут остаться неучтенными.  
 
 
 
 
 
 
 

Список используемой литературы

1. Волчкова М.А., Загрядский Н.И. "Контроль и ревизия". Учебное пособие. Нижний Новгород 2005г.
2. Проданова Н.А. "Внутренний аудит, контроль и ревизия". Москва 2006г.

3 . Рысина Д.Ф. «Банкротство предприятия» изд. Приор ,2001г. 356с.

4. Чернова М. В., «Банкротство. Учет, анализ и аудит в конкурсном производстве.»изд, Дело и сервис 2008г. -256с

5. Информационно правовая система Консультант Плюс.