Порядок сдачи выручки в банк

6. Порядок сдачи выручки в банк. Порядок ведения Кассовой книги. Проверка, обработка кассовых отчетов и запись в учетные регистры.

Каждое  торговое предприятие должно сдавать  выручку в банк для зачисления денег на свой расчетный счет. Сдача  выручки может осуществляться:

1. Непосредственно в кассы банка;
2. Через инкассатора;
3. Через почтовые отделения связи.

Перед приездом инкассатора (чаще всего в вечернее время) кассир собирает деньги по купюрам, купюры формирует по 100 листов в пачку  и каждую пачку оборачивает в  бумагу. Подобранные деньги вкладываются в инкассаторскую сумку, и выписывается препроводительная ведомость в 3-х  экземплярах: 1-й  экземпляр называется препроводительная ведомость, он вкладывается в инкассаторскую сумку, и сумка  пломбируется; 2-й называется накладная. Она отдается на руки инкассатору  для сдачи денег в банк; 3-й  называется квитанция к препроводительной  ведомости, на ней расписывается  инкассатор и ставит штамп, что свидетельствует  о сдаче выручки через инкассатора. Этот экземпляр остается у кассира  для отражения этой операции в  кассовом отчете и документального  подтверждения расхода денег.

Приехавший  инкассатор должен предъявить следующие  документы:

1. Удостоверение личности с фотографией;
2. Доверенность банка;
3. Явочная карточка, где делается отметка о времени приезда инкассатора.

Между банком торговым предприятием заключается  договор на инкассацию. За инкассацию торговое предприятие уплачивает банку определенную сумму в соответствии с договором.

Банк  проверяет фактическое наличие  денег в инкассаторской сумке  и сравнивает с препроводительной  ведомостью.

Фактическое наличие денег зачисляется на счет магазина. Если при проверке выявлены отклонения, то на препроводительной  ведомости составляется акт, в котором  отражается недостача или излишек. О составленном акте банк сообщает торговому предприятию.

Синтетический учет кассовых операций ведется на счете 55 «Касса» - основной, денежный, активный. По дебету – поступление денег  в кассу, по кредиту – выбытие. Дебетовое сально показывает наличие  денежных средств в кассе на определенную дату.

Основные  бухгалтерские проводки:

1. Дт 50 Кт 51; Поступило в кассу с расчетного счета:

2. Дт 50 Кт 71; Поступило в кассу от подотчетного лица:

3. Дт 50Кт 73/2; Поступило в кассу недостача материального ущерба:

4. Дт 50 Кт 90; Поступила в кассу выручка за реализованные товары:

5. Дт 71 Кт 50; Выдано из кассы подотчетному лицу:

6. Дт 70 Кт 50; Выдана из кассы з/п:

7. Дт 60 Кт 50; Оплачено из кассы поставщику:

8. Дт 57 Кт 50; Сдана выручка в банк через инкассатора:

1. Дт 41/2 Кт 50; Оплачено из кассы принятая от населения стеклопосуда:

2. Дт 50 Кт 91; В кассе выявлены излишки:

3. Дт 86 Кт 50; Выдана из кассы компенсация:

4. Дт 44 Кт 50; Оплачены из кассы мелкие хозяйственные расходы:

5. Дт 94 Кт 50; В кассе выявлена недостача:

1. Дт 70 Кт 50; Выплачена материальная помощь:

2. Дт 50 Кт 50/3. Получено в кассу за путевки:

Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых  книжках и т.д.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.93 г. № 18.

В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и  сферы деятельности обязаны хранить  свободные денежные средства в учреждениях  банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как  правило, в безналичном порядке  через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые ЦБ РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления  расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу  и вести кассовую книгу по установленной  форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении  расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные  деньги, полученные организациями в  банках, расходуются на цели, указанные  в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. В кассе можно  хранить небольшие денежные суммы  в пределах усыновленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе  допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты  заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах  Крайнего Севера - 5 дней).

Для учета  кассовых операций применяются следующие  типовые межведомственные формы  первичных документов и учетных  регистров: приходный кассовый ордер (ф. № КО-1), расходный кассовый ордер (ф. KO-2), Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров (Ф- КО-3), Кассовая книга (ф. КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 по согласованию с Минфином РФ и введены в действие с 01.01.99 г.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер  или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный  бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, расходные кассовые ордера и  заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами  и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и  оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

Заработную  плату, пенсии, пособия по временной  нетрудоспособности, премии, стипендии  выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным  ведомостям, подписанным руководителем  организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие  и служащие расписываются в платежной  ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после  фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя  и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в  получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется  к расходному кассовому ордеру или  платежной ведомости.

Для учета  денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных Денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и  выданных кассиром денег. Выдача и возврат  денег и оплаченных Документов оформляются  подписями.

Кассовая книга – это  документ, в котором отражаются все  операции с наличными деньгами, проходящими  через кассу предприятия. 
 
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Использовать ее можно в течение одного календарного года, по окончании которого заводится новый документ.

Для расчетов наличными денежными средствами малые предприятии имеют кассу. Для этих целей имеется специально оборудованное, изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Директором предприятия обеспечивается сохранность денежных средств в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятии хранятся в несгораемом металлическом шкафу, который после окончания работы кассира закрывается ключом и опечатывается кассиром. Ключи от шкафа и печати хранятся у кассира.

Для ведения  кассовых операций в штате малого предприятия предусмотрена должность  кассира. После издания приказа  о назначении кассира на работу руководителем  организации под расписку кассир должен ознакомиться с "Положением ведения кассовых операций в Российской Федерации", затем с кассиром заключают  договор о полной материальной ответственности. Кассир в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения  к своим обязанностям.

Движение  наличных денежных средств в кассе оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. КО — 1, ф. КО — 2), согласно типовых межведомственных форм первичных документов для предприятий и организаций, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

Приходные, расходные кассовые ордера до передачи в кассу организации регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации  приходных и расходных документов, и документам присваивается порядковый номер. Журнал регистрации контролирует целевое назначение полученных и  израсходованных наличных денег  организации, присвоенные номера кассовым документам позволяют проверить  полноту произведенных кассиром операций.

Записи  в кассовой книге ведется в  двух экземплярах через копировальную  бумагу. Второй экземпляр отрывной и является отчетом кассира. Записи в кассовой книге производятся после  получения или выдачи денег. Кассир посчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе  и передает в бухгалтерию отчет  с приходными и расходными кассовыми  ордерами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга заполняется ежедневно  с расчетом остатка на конец каждого  месяца.

Для осуществления  расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу  и вести кассовую книгу по установленной  форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении  расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные  деньги, полученные организациями в  банках, расходуются на цели, указанные  в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность  принятых ценностей. В кассе можно  хранить небольшие денежные суммы  в пределах усыновленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных  расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе  допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты  заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах  Крайнего Севера - 5 дней).

Для учета  кассовых операций применяются следующие  типовые межведомственные формы  первичных документов и учетных  регистров: приходный кассовый ордер (ф. № КО-1), расходный кассовый ордер (ф. KO-2), Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров (Ф- КО-3), Кассовая книга (ф. КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 по согласованию с Минфином РФ и введены в действие с 01.01.99 г.

Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители  организации обязаны оборудовать  кассу и обеспечить сохранность  денег в помещении кассы, а  также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех  случаях, когда по вине руководителей  организации не были созданы необходимые  условия, обеспечивающие сохранность  денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы  лицам, не имеющим отношения к  ее работе, воспрещается.

На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией  составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость  продукции (работ, услуг), а расходы  по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как  капитальные вложения.

Кассы организаций  могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается  оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных  кассирами пакетах, шкатулках хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой  руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении  утраты ключа руководитель организации  сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его  замены исполнение обязанностей кассира  возлагается на другого работника  по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор  о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у  него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии  руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии  комиссии из лиц, назначенных руководителем  организации. О результатах пересчета  и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

Кассовая книга в компании необходима для того, чтобы вести  учет проводимых через кассу наличных денежных средств. Её обязаны вести  все организации, работающие с наличностью. Каждый индивидуальный предприниматель  в случае применения общей или  упрощенной систем налогообложения  также должен вести этот важный бухгалтерский  документ. Заполнению данных следует  уделять особое внимание, так как  кассовая книга представляет собой  отчетность, проверяемую различными  вышестоящими инстанциями.

Любой бухгалтер предприятия  должен знать, как правильно заполнять кассовую книгу. Предусмотренная законом форма № КО-4 не подлежит изменениям, но предполагает два варианта заполнения.

Первый способ –  это внесение записей вручную. Документ заводится на определенный промежуток времени. Все тщательно пронумерованные  листы книги прошиваются, документ должен быть скреплен мастичной либо сургучной печатью и заверен  подписями генерального директора  и главного бухгалтера. В соответствии с правилами заполнения кассовой книги, внесение записей осуществляется только шариковой ручкой. Контроль и проверка возлагается на главного бухгалтера.

Порядок заполнения кассовой книги предусматривает, что информация за сутки размещается на одной странице. Там отображаются приходные и расходные материалы. Итоги каждого дня подсчитываются и сводятся к остатку. Отчет кассира располагается на следующем листе. Первый и второй листы одинаково нумеруются, затем между ними кладется копировальная бумага. Один экземпляр листа отрывают, он служит отчетом. Второй оставляют в книге. По окончании рабочего дня записи сверяют. Приходные и расходные кассовые ордера хранятся отдельно.

Второй способ заполнить кассовую книгу ИП или ООО осуществляется в электронном виде. В начале рабочего дня составляются два документа - «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Оба содержат реквизиты фирмы и нумерацию. Отчет листов принято вести с начала года, но в конце каждого месяца и календарного года проставляется  их общее число. Листы проверяет, подписывает и сшивает кассир. Они хранятся до конца года, затем подсчитывается общее количество и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. 

 Бухгалтерская обработка  отчетов кассира заключается  в тщательности проверки правильности оформления приходных и расходных  кассовых документов, соответствия записей  в отчете данным приложенных к  ним документов подсчет итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня Должны быть также сверены суммы полученной и сданной наличности в учреждения банков с соответствующими выписками банков по текущим ними счетам После проверки кассового отчета в специальной графе проставляются корреспондирующие счетаки.

Счет 30 \"Касса\" предназначен для  обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в кассе предприятия

Счет 30 «Касса» имеет следующие  субсчета:

301 \"Касса в национальной валюте\";

302 \"Касса в иностранной валюте\"

По дебету счета 30 \"Касса\" отображается поступление денежных средств в кассу предприятия, по кредиту - выплата денежных средств из кассы предприятия

Порядок ведения кассовых операций могут  проверить уполномоченные лица:

– являющиеся работниками учреждения (внутренний контроль);

– органов  Росфиннадзора;

– налоговых  органов.

Кроме того, в целях проверки финансово-хозяйственной деятельности и ведения бухгалтерского учета, в том числе соблюдения порядка ведения кассовых операций, учреждения вправе прибегать к услугам аудиторских фирм или частных аудиторов. Стоит отметить, что согласно ранее действовавшему Порядку № 401 проверку соблюдения учреждениями требований кассовой дисциплины систематически могли осуществлять банки. В Порядке № 373-П такое положение отсутствует. То есть теперь кредитные организации не уполномочены осуществлять такие проверки. Далее рассмотрим особенности проведения проверки кассы указанными проверяющими органами.

Регистром бухгалтерского учета, отражающим кассовые операции является журнал — ордер № 1. В нем отражены кредитовые обороты по счету 50 "Касса". Во второй части журнала — ордера — ведомости № 1 отражаются дебетовые обороты по счету 50. Основанием записей в журнале — ордере являются проверенные отчеты кассира с приложением к ним первичных документов.

Записи  в журнал — ордер производятся итогами за день на основании расходной  части отчетов кассира с приложением  первичных документов. Первичные  документы группируются по корреспондирующим  счетам и однородным операциям общей  суммой. Во всех случаях каждый отчет  кассира занимает в журнале— ордере одну строку.

В разделе  дебетовых оборотов накапливаются  в разрезе корреспондирующих  счетов обороты по счету 50 "Касса". Одновременно эти суммы отражаются в соответствующих журналах —  ордерах по кредитовому признаку. Записи по дебету счета делаю аналогичный  путь, т.е. на основании кассира с  предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток  средств в кассе показывают на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.

Сальдо  на конец месяца по счету 50 "Касса" выводится следующим образом: к  сальдо на начало месяца прибавляются итог дебетового оборота за месяц  и итог кредитового оборота за месяц, отраженный в журнале —  ордере № 1. Полученное сальдо сверяют  с остатками в кассе, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов, как сальдо на конец месяца.

Журнал  — ордер № 1 и ведомость № 1 — регистр месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 "Касса" переносятся ежемесячно из журнала — ордера № 1 в Главную  книгу организации следующим  способом: общий кредитовый оборот из журнала — ордера записываются в Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетовым счетам переносятся в  дебет соответствующих корреспондирующих  счетов.

Необходимо  отметить, что прежде чем перенести  итоги журнала — ордера № 1 бухгалтерия  проводит взаимную сверку оборотов в  регистрах.

По кредитовым оборотам каждый корреспондирующий  счет сверяется с данными других регистров, например, по счету 51 — в  разделе дебетовых оборотов в  Журнале — ордере № 2, по счету 70 — с данными ведомости № 59 и т.д. Аналогично проверяются, сверяются  и дебетовые обороты по счету 50.

После сверки и разноски итогов в Главную книгу  в журнале — ордере № 1 делается соответствующая отметка, журнал —  ордер подписывается исполнителями, а также главным бухгалтером. При этом указывается дата составления журнала — ордера и отражения оборотов в Главной книге.

Для учета  наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 "Касса", по дебету которого отражаются остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.

Поступление и расходование денежных средств  и денежных документов в кассу  организации отражаются, как правило, в корреспонденцию следующих  счетов:

— 50 " Касса";

— 51 " Расчетный счет";

— 60 " Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

— 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками";

— 66 " Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";

— 71 " Расчеты с подотчетными лицами".

Корреспонденции по счету 50 "Касса" свидетельствует  о том, что в процессе хозяйственной  деятельности у каждой организации  возникает множество оснований, по которым фиксируются поступления  и расходование наличных денежных средств.

Рассмотрим  основные корреспонденции кассовых операций в таблице 1.

Таблица 1

Схема бухгалтерских  проводок по учету кассовых операций

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

При кажущейся  простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем  не менее, многие практические работники  допускают грубые нарушения действующих  правил учета и расчетов наличными  деньгами. Это порой оборачивается  для организации значительными  финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение организации платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов. Оплачивать товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги в безналичной форме расчетов организации могут чеками.

Для бухгалтерского учета денежных средств и расчетных  операций в организации применяется  система счетов бухгалтерского учета, объединенных в Плане счетов бухгалтерского учета в разделах "Денежные средства" и "Расчеты".

Изучив  постановку бухгалтерского учета в  организации, первичные документы  по учету кассы и расчетов с  подотчетными лицами, а также локальные  внутренние документы, в частности, учетную политику организации, можно  сделать вывод о том, что бухгалтерский  учет в организации в целом  поставлен в соответствии с принятыми  законодательными и нормативными актами по бухгалтерскому учету в РФ.

Используемая  литература

1. Бабаева  Ю. А. Бухгалтерский учет. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.

2. Галицкий  В.Ю. Все о кассовых операциях.  М.: ГроссМедиа, 2006.

3. Документальное  оформление кассовых операций.—  М.: Бератор, 2004 г.

4. Кондраков  Н.П. Бухгалтерский учет. М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Учет денежных, валютных и расчетных операций.: Учебно-практическое пособие / А.А. Белов-М.: КНОРУС, 2006 -352 стр.