Порядок списання простроченої дебіторсько-кредиторської заборгованості та відображення в обліку

ДОМАШНЯ РОБОТА

З дисципліни «ОБЛІК У БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВАХ»

На тему «Порядок списання простроченої дебіторсько-кредиторської заборгованості та відображення в обліку»

Склала студентка ІПН, ОЗФ

2  – го курсу групи «Облік і аудит»

Прийняв роботу: ________________

2012 р.   

(дата)                                      (підпис)

Київ – 2012

Поняття та виникнення дебіторської заборгованості

Дебіторська заборгованість - це фінансовий актив  установи, що виникає внаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, серед яких одна особа, яка є власником  активу, після настання відповідних  умов угоди має право на отримання  платежів, товарів, робіт та послуг.

Як правило, головною причиною виникнення дебіторської заборгованості є здійснення попередньої плати  за товари, роботи і послуги. Відомо, що для бюджетних установ передбачена  заборона на здійснення попередньої  оплати. Так, згідно з вимогами ст. 49 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VІ розпорядник бюджетних  коштів приймає рішення про оплату товарів, робіт і послуг та дає  доручення на здійснення платежу  органу Державної казначейської  служби тільки після їх отримання, якщо інше не передбачено бюджетним законодавством, визначеним п. 5 ч. 1 ст. 4 цього Кодексу, зокрема нормативно-правовими актами Кабміну.

У свою чергу, постановою КМУ «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються  за бюджетні кошти» від 09.10.2006 р. № 1404 визначено  конкретний перелік товарів, робіт  і послуг, за якими може бути здійснено  попередню оплату, та строки авансування. Отже, щодо деяких товарів, робіт і  послуг бюджетним установам дозволено  здійснювати передоплату.

Проте додамо, що причиною виникнення дебіторської заборгованості є не лише здійснення попередньої плати за товари, роботи та послуги. Дебіторська заборгованість може також виникати за розрахунками з бюджетом, з орендарями, учнями, студентами, підзвітними особами, щодо відшкодування нанесених збитків, розрахунків за завданою установі шкодою у вигляді нестач та розкрадань грошових коштів, матеріальних цінностей, втрат  від псування матеріальних цінностей, а також за сумами, які згідно з чинним законодавством України  підлягають утриманню з посадових  осіб тощо.

Отже, якщо постачальниками товарів, робіт  та послуг, замовниками чи іншими дебіторами пропущені строки погашення взятих зобов'язань, то у бюджетної установи виникає дебіторська заборгованість.

Інструкція з  обліку коштів, розрахунків та інших  активів бюджетних установ, затверджена  наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242, виділяє такі види дебіторської заборгованості:

1) прострочена  дебіторська заборгованість - це  заборгованість, що виникає на 30-й  день після закінчення строку  обов'язкового платежу згідно  з укладеними договорами, або  якщо дата платежу не визначена  після виписування рахунка на  оплату;

2) дебіторська  заборгованість, строк позовної  давності якої минув, - дебіторська заборгованість, що обліковується після закінчення строку позовної давності;

3) безнадійна  дебіторська заборгованість - поточна  дебіторська заборгованість, щодо  якої є впевненість про її  неповернення боржником або за  якою минув строк позовної  давності.

Наявність на балансі бюджетної організації  поточної заборгованості - цілком нормальне  явище. Проте часто трапляються  ситуації, коли дебіторська заборгованість перебуває на балансі установи не один рік. У цьому випадку другою стороною (боржником) порушуються зобов'язання перед бюджетною організацією, що спричинює необхідність у захисті  такою організацією своїх прав та інтересів відповідно до норм цивільного законодавства.

Так, згідно зі ст. 509 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-ІV (далі - ЦКУ) зобов'язанням  є право відношення, в якому  одна сторона (боржник) зобов'язана  вчинити на користь другої сторони (кредитора) певну дію (передати майно, виконати роботу, надати послугу, сплатити гроші тощо) або утриматися від  певної дії, а кредитор має право  вимагати від боржника виконання  його обов'язків.

Щоб не допустити виникнення простроченої дебіторської заборгованості, потрібно в договорах чітко вказувати  строки виконання зобов'язань з  постачання товарів, робіт і послуг, контролювати дотримання таких строків, а також вживати відповідних  заходів щодо погашення (стягнення) дебіторської заборгованості.

Порушенням зобов'язання є його невиконання або виконання  з порушенням умов, визначених змістом  зобов'язання (неналежне виконання). У разі порушення зобов'язання настають правові наслідки, установлені договором  або законом (ч. 1 ст. 611 ЦКУ), зокрема:

1) припинення  зобов'язання внаслідок односторонньої  відмови від зобов'язання, якщо  це встановлено договором або  законом, або розірвання договору;

2) зміна  умов зобов'язання;

3) сплата  неустойки;

4) відшкодування  збитків та моральної шкоди.

Виникнення, здійснення та захист цивільних прав ЦКУ пов'язує з перебігом певних періодів часу (строків), настанням зазначених у  договорі або законі дат (термінів), певних подій тощо. Отже, строки є юридичними фактами (подіями) або одним із елементів юридичної сукупності.

При вирішенні питань з простроченою та безнадійною дебіторською заборгованістю потрібно точно визначити, чи діє  щодо того або іншого зобов'язання строк  позовної давності. Можливість захисту  цивільних прав залежить від дотримання строків, установлених для цього  випадку законом. Тому далі докладно зупинимося на питанні, пов'язаному  з обчисленням строку позовної давності.

Списання дебіторської заборгованості з балансу установи.

ПИТАННЯ: На балансі  установи значиться дебіторська  заборгованість, за якою закінчився строк  позовної давності. Установа має рішення  суду про стягнення цієї заборгованості з постачальника.

Чи  можна за наявності цього документа  списати дебіторську заборгованість з балансу? Яких передбачених законодавством заходів щодо погашення дебіторської заборгованості слід вживати установі в подібних випадках?

ВІДПОВІДЬ: У процесі провадження своєї  діяльності бюджетні установи не застраховані від взаємовідносин з несумлінними контрагентами, що в результаті призводить до несвоєчасних розрахунків за поставлені товари, виконані роботи, надані послуги. Як наслідок, подібні порушення виконання  договірних зобов'язань спричинюють  виникнення дебіторської заборгованості у бюджетної установи. Крім того, слід мати на увазі, що наявність простроченої дебіторської заборгованості на балансі  бюджетної установи завжди викликає певні питання у контролюючих органів.

Як  уникнути таких ситуацій? Що потрібно робити для того, щоб не допустити  виникнення простроченої дебіторської заборгованості? Яких заходів щодо скорочення такої заборгованості слід вживати в разі її виникнення та як прискорити процес її погашення? Протягом якого часу установа повинна обліковувати таку заборгованість на балансі і  коли з'являються підстави для її списання? Далі відповімо на ці запитання.

Порядок списання дебіторської заборгованості.

Вимоги щодо списання дебіторської заборгованості бюджетних  установ, строк позовної давності якої закінчився, визначено Інструкцією  з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу  бюджетних установ, затвердженою спільним наказом Головного управління Держказначейства і Мінфіну від 30.10.98 р. № 90 (далі - Інструкція № 90).

Виділимо  основні моменти, що стосуються порядку  списання дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої закінчився:

1. З метою контролю  за наявністю та станом дебіторської  заборгованості, строками її виникнення, перебігом строку позовної давності  та виявленням заборгованості, строк  позовної давності якої закінчився, необхідне проведення інвентаризації. Згідно з Інструкцією № 90 інвентаризувати  стан розрахунків з дебіторами  і кредиторами слід не рідше  двох разів на рік, а розрахунків  у порядку планових платежів  та з депонентами - не рідше  ніж один раз на місяць.

Під час інвентаризації розрахунків  здійснюється звіряння документів та записів у регістрах обліку, а  також перевірка обґрунтованості  сум, відображених на відповідних рахунках. При цьому зверніть увагу на те, що після інвентаризації на рахунках розрахунків з дебіторами повинні  залишитися тільки узгоджені суми, тобто підтверджені актами звірки. Отже, для виконання цього правила  установи-кредитори всім дебіторам  повинні передати акти звіряння розрахунків, складені за даними свого обліку. Дебітори повинні протягом 10 днів із дня отримання  акта підтвердити свою заборгованість або заявити про свої заперечення. Підписання актів звіряння розрахунків  є підтвердженням проведення інвентаризації розрахунків.

При цьому якщо до кінця року не вдалося  усунути виниклі або невстановлені  розбіжності, то розрахунки з дебіторами і кредиторами показуються кожною стороною у своєму балансі в сумах, які значаться за даними бухгалтерського  обліку та визнані ними правильними.

Для відображення результатів інвентаризації дебіторської і кредиторської заборгованості, що перебуває на обліку установи на момент проведення інвентаризації, складається  Акт інвентаризації розрахунків  з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструкції № 90). Акт складається  інвентаризаційною комісією на підставі виявлених залишків сум за документами, що відображаються на відповідних субрахунках, підписується та передається до бухгалтерії. До акта потрібно додати Довідку (додаток 10 до Інструкції № 90), в якій розшифровується інформація про виявлену непогашену заборгованість.

Довідку складає та підписує бухгалтер, відповідальний за стан розрахунків. Вона складається  в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку.

Зауважимо, що інвентаризаційна комісія повинна  не лише зафіксувати факт наявності  простроченої дебіторської і кредиторської  заборгованості, а й вказати проведені  заходи щодо погашення цієї заборгованості. Якщо були виявлені дебітори і кредитори, яких не існує на цей момент та в  яких немає правонаступників, то бажано підтвердити їх відсутність довідками  з податкової служби, органів статистики. У цьому випадку працівники бухгалтерії  повинні надати інвентаризаційній  комісії копії надісланих листів дебіторам з проханням повернути  заборгованість або погасити її шляхом постачання товарів (надання послуг, виконання робіт), копії листів вищій  за рівнем організації з проханням  виділити додаткові кошти для  погашення кредиторської заборгованості.

2. Якщо незважаючи  на вжиті заходи щодо стягнення  дебіторської заборгованості, таку  заборгованість протягом строку  позовної давності все-таки не  було погашено, то згідно з  п. 11.5 Інструкції № 90 дебіторська  заборгованість зі строком позовної  давності, що минув, підлягає списанню  з балансу бюджетної установи  на результат виконання кошторису  за рішенням керівника установи (за дебетом субрахунків 431, 432 та кредитом субрахунків 361, 362, 363, 364, 675). У цьому випадку дозвіл  вищої за рівнем організації  на списання не потрібний. Проте  необхідно довести до відома  вищої за рівнем організації,  що таке списання було проведено,  наприклад, у пояснювальній записці  до річного звіту.

Зверніть  увагу: перевіряючі при перевірці  законності списання дебіторської заборгованості з'ясовують, які заходи вживалися  керівництвом установи для стягнення  простроченої дебіторської заборгованості.

3. Списана  дебіторська заборгованість обліковується  на позабалансовому рахунку 07 «Списані активи та зобов'язання»  протягом не менше п'яти років  з моменту списання для спостереження  за можливістю її стягнення  в разі зміни майнового стану  неплатоспроможних дебіторів.

Однак майте на увазі, що списання боргу в результаті неплатоспроможності боржника не є  підставою для скасування заборгованості. У зв'язку з цим варто звернути увагу на лист Держказначейства від 31.03.2010 р. № 15-04/712-5704, в якому вказувалося  на те, що прострочена дебіторська  заборгованість підпадає під визначення безнадійної дебіторської заборгованості у випадках, коли:

- у  звітності розпорядників бюджетних  коштів відображено прострочену  дебіторську заборгованість щодо  суб'єктів господарювання, які ліквідовані  без правонаступників;

- установами  вжито всіх заходів щодо проведення  претензійно-позовної роботи, інших  заходів щодо стягнення заборгованості  відповідно до чинного законодавства.

Таким чином, до моменту скасування державної  реєстрації суб'єкта господарювання бюджетна установа - кредитор повинна вживати  заходів щодо повернення (стягнення) боргу згідно з чинним законодавством.

Сподіваємося, що цей матеріал допоможе бюджетним  установам організувати належним чином  ведення претензійно-позовної роботи та звести до мінімуму суми простроченої дебіторської заборгованості. Також  бажаємо нашим читачам більш  зважено ставитися до вибору контрагентів.

Облік списання простроченої дебіторської та кредиторської заборгованості

Дуже часто виникають  ситуації, коли, у зв'язку з відсутністю  коштів в бюджетних установах  виникають суми непогашеної кредиторської  заборгованості, яка може обліковуватись не один рік. Тому Наказом Держказначейства від 08.05.2001 року № 73 затверджений Порядок  списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, термін позовної давності яких минув.

Термін позовної давності встановлений три роки згідно з ст. 71 Цивільного кодексу.

Списання кредиторської  заборгованості, термін позовної давності якої минув проводиться установами щоквартально по спеціальному та загальному фонду (крім власних надходжень).

Для цього наказом керівника  створюється спеціальна комісія  або ж цю роботу проводить щорічна  інвентаризаційна комісія. До її складу обов'язково включаються головний бухгалтер  чи його заступник та працівник бухгалтерії, що веде облік розрахунків.

За результатами інвентаризації розрахунків комісія складає  Акт інвентаризації розрахунків  довільної форми, в якому вказується сума кредиторської заборгованості, (строк позовної давності якої минув  і яка є безнадійною для  погашення), дата її виникнення, причини, назва і адреса кредитора, а також  заходи, що були проведені по її погашенню (це можуть бути листи до установ вищого рівня про виділення коштів для її

погашення).

Акт затверджується керівником установи і передається вищому розпоряднику для розгляду та прийняття рішення  щодо її списання. У випадку прийняття  позитивного рішення вища установа видає наказ про її списання.

Така процедура здійснюється для кредиторської заборгованості, що виникла по загальному фонду та спеціальному фонду (крім власних надходжень).

По коштах спеціального фонду, що є власними надходженнями, списання такої кредиторської заборгованості здійснюється щоквартально в такому ж порядку, але рішення про  списання приймається керівником установи самостійно. Списання проводиться за наказом керівника установи. Інформація про списання такої заборгованості по спеціальних коштах (власних) надається  вищому розпоряднику.

За таким же порядком списується і депонентська заборгованість.

Списання кредиторської  заборгованості, строк позовної давності якої минув, в центральних органах  виконавчої влади, інших головних розпорядників  бюджетних коштів за загальним та спеціальним фондом здійснюється в  вищевказаному порядку на підставі наказу головного розпорядника коштів.

Відповідно до Інструкції № 242, прострочена дебіторська заборгованість - це заборгованість, що виникає на 30-й  день після закінчення терміну обов'язкового платежу згідно з укладеним договором, або якщо дата платежу не визначена  після виписування рахунку на оплату.

Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув - це дебіторська заборгованість, що обліковується після закінчення терміну позовної давності.

Безнадійна дебіторська  заборгованість - це поточна дебіторська  заборгованість, щодо якої є впевненість  про неповернення її боржником або  за якою строк позовної давності минув.

Списання безнадійної  дебіторської заборгованості здійснюється на підставі Акта інвентаризації, Довідки  до акта інвентаризації розрахунків  з дебіторами та кредиторами та рішення  керівника відповідно до Інструкції № 90.

Безнадійна дебіторська  заборгованість одночасно зі списанням  відноситься на за балансовий рахунок 07 "Списані активи та зобов'язання" і обліковується тут ще протягом 5 років. З метою нагляду за можливістю її стягнення, якщо стануться зміни фінансового стану неплатоспроможних дебіторів.

Таблиця 1

Інвентаризація розрахунків та порядок списання простроченої заборгованості.

Для контролю за своєчасністю погашення заборгованості та правильністю її відображення в обліку і звітності  бюджетні установи повинні періодично проводити інвентаризацію стану  розрахунків. Згідно з "Інструкцією  з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", затвердженою наказом ДКУ від 30.10.1998 р. № 90 (у редакції наказу ДКУ від 05.10.2005 р. № 184) бюджетні установи проводять  інвентаризацію розрахунків за платежами  в бюджет та з вищою організацією не менше одного разу на квартал, розрахунків  у порядку планових платежів і  з депонентами — не менше одного разу на місяць, з іншими дебіторами та кредиторами — не менше двох разів на рік.

Інвентаризація розрахунків  полягає у звіренні документів і  записів у регістрах обліку та перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. Комісія встановлює термін виникнення заборгованості, її реальність та винних осіб у випадках пропуску термінів позовної давності. Усім дебіторам  установа-кредитор повинна передати письмові дані про їхню заборгованість. Дебітори зобов'язані протягом 10 днів з часу отримання такого повідомлення підтвердити заборгованість або  заявити свої заперечення. Розбіжності, що виникають, мають бути врегульовані шляхом звіряння розрахунків, про що складається окремий акт. На рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами повинні залишатися тільки узгоджені суми.

Результати інвентаризації розрахунків оформлюються актом, в  якому окремо вказуються суми безнадійних  боргів та дебіторської і кредиторської  заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув. За цими видами заборгованості до акта слід додати довідку з найменуванням  та адресами дебіторів і кредиторів, сумою заборгованості, за що, з якого  часу та на підставі яких документів вона обліковується, а також із зазначенням  винних осіб у пропущенні термінів позовної давності.

Дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на результати виконання кошторису  доходів та видатків за звітний рік. Але списання боргу внаслідок  неплатоспроможності боржника не є  підставою для скасування заборгованості. Таку заборгованість слід відображати  поза балансом на рахунку 07 "Списані  активи та зобов'язання" не менше  п'яти років з часу списання для  відстежування можливості її стягнення у разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.

Списання кредиторської  заборгованості, щодо якої минув термін позовної давності, здійснюють відповідно до "Порядку списання кредиторської  заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув", затвердженого наказом ДКУ від 08.05.2001 р. № 73 (зі змінами і доповненнями). Згідно з цим Порядком, бюджетні установи здійснюють щоквартально списання кредиторської заборгованості, строк  позовної давності якої минув. Для цього  наказом керівника установи має  бути створена постійно діюча інвентаризаційна комісія, яка щоквартально проводить  інвентаризацію розрахунків з мстою  виявлення кредиторської заборгованості з пропущеним строком позовної давності, що є безнадійною для погашення. За результатами інвентаризації розрахунків  комісія складає акт у довільній  формі, який затверджує керівник установи.

Акт інвентаризації кредиторської  заборгованості, що виникла з розрахунків  за загальним або спеціальним  фондами бюджету (крім власних надходжень), щодо якої минув термін позовної давності і яка є безнадійною до погашення, передається вищому органові за відомчою підпорядкованістю для прийняття  рішення про доцільність списання. Установа вищого рівня розглядає  подані акти і у випадку прийняття  позитивного рішення видає наказ  про списання з обліку підвідомчої  бюджетної установи відповідної  заборгованості.

Списання кредиторської  заборгованості, що виникла з розрахунків  за власними надходженнями, оформляється аналогічно, але наказ про її списання видає сам керівник бюджетної  установи. Одночасно інформація про  списання такої заборгованості доводиться до відома установи вищого рівня.

У бухгалтерському обліку списання кредиторської заборгованості зараховується на результати виконання  кошторису доходів і видатків (табл.2).

Відображення в обліку операцій списання заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності

Таблиця 2

Списана прострочена заборгованість відображається у звіті ф. N9 7 "Звіт про заборгованість за бюджетними коштами".

Списання боргу внаслідок  неплатоспроможності боржника не є  підставою для скасування заборгованості.