Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами

1 Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами 
 

Не все  организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96

N 247)

Так, в  пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под  отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче-смазочные материалы для  служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано  отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;

3. контроль  за экономным и рациональным  использованием денежных средств  на хозяйственно- операционные цели. 

1.2 Аналитический  и синтетический учет 

В бухгалтерском  учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным  суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 (Приложение 1) — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные подотчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой:

 дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником).

Расходный кассовый ордер  регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму  с 1 января 2002 года должны применять  все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был  правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет .

Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы  оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.).. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток  в кассу предприятия. Бухгалтер  составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1.руководитель  предприятия признал, что перерасход  оправдан, работнику должны возместить  разницу;

2.руководитель  решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в  аналитическом учете он может  иметь сальдо сразу по дебету (когда  кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник  потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Данные  с журнала №7 берутся для составления  главной книги. На основании Главной  книги составляется оборотная ведомость  по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».  

1.3 Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных  ценностей, товаров 

Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной  расшифровки приобретенных товаров  представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

При покупке  товаров у частных лиц и  индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а  уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание  подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для  собственных нужд, а для организации  работнику следует оформить покупку  от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в  интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации  возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

При утверждении  авансового отчета по данной подотчетной  сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм (см. Таблица №1) 

Таблица 1

В том  случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой (Таблица №2) 

Таблица 2

Если  подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой (см. Таблица №3)

Таблица 3

Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу  организации, то остаток невозвращенного  аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (см. Таблица №4).

Таблица 4

         2 Амортизация нематериальных активов 

Нематериальные  активы учитываются в бухгалтерском балансе по остаточной стоимости. Стоимость объектов нематериальных активов погашается путем начисления амортизации в течение установленного срока их полезного использования. Амортизационные отчисления производятся одним из следующих способов: линейным способом исходя из норм, исчисленных организацией на основе срока их полезного использования;       способом уменьшаемого остатка;       способом списания стоимости пропорционально объему продукции  (работ, услуг). Применение одного из способов по группе однородных нематериальных активов производится в течение всего их срока полезного использования. В течение срока полезного использования нематериальных активов начисление амортизационных отчислений не приостанавливается, кроме случаев консервации организации. Годовая сумма начисления амортизационных отчислений при линейном способе определяется на основе первоначальной стоимости нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта. При способе уменьшаемого остатка сумма амортизационных

отчислений  за год рассчитывается на основе остаточной стоимости нематериальных активов  на начало отчетного года и нормы  амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования  этого объекта.

В течение  отчетного года амортизационные отчисления по нематериальных активам начисляются ежемесячно независимо от применяемого способа начисления в размере 1/12 годовой суммы. При способе списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) начисление амортизационных отчислений производится в зависимости от натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости нематериального актива и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок полезного использования данного объекта. Срок полезного использования нематериальных активов определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету. Сроком полезного использования считается период, в течение которого использование объекта приносит прибыль, выгоду предприятию. Сроком полезного использования для патентов, лицензий, прав использования и так далее является срок, оговоренный договором.

По нематериальным активам, для которых трудно или  невозможно определить срок полезного  использования, нормы амортизационных отчислений устанавливаются в расчете на условный период (но не более срока деятельности организации).В России такой период составляет 20 лет беспрерывной эксплуатации. В Китае срок полезного использования в аналогичных  случаях  составляет 10 лет. В США в подобных ситуациях принято ориентироваться на так называемый разумный период, не превышающий 40 лет.

По нематериальным активам, полученным по договору дарения  и безвозмездно в процессе приватизации, приобретенным с использованием бюджетных ассигнований, и нематериальным активам бюджетных организаций амортизация не начисляется. Имеется возможность не начислять амортизационные отчисления по некоторым видам нематериальных активов, перечень которых предприятие устанавливает самостоятельно. Обычно к ним относятся активы, стоимость которых не уменьшается с годами (например, товарные знаки).

Амортизационные отчисления по нематериальным активам  начинаются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого  объекта к бухгалтерскому учету, и начисляются до полного погашения стоимости этого объекта либо выбытия этого объекта с бухгалтерского учета. Амортизационные отчисления по нематериальным активам прекращаются с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта или списания этого объекта с бухгалтерского учета.

Задача 4 

В сентябре месяце отчетного года предприятие  оплатило расходы по подписке на газеты  на I полугодие   текущего года в сумме 12000 рублей .На данном предприятии на эту цель были выданы денежные средства подотчетному лицу в бухгалтерии вся сумма отнесена в этом же месяце на издержки производства. Необходимо составить проводки и выявить нарушения если такие имеются.

          3  Бухгалтерский баланс и балансовое содержание 

Баланс  состоит из пяти разделов. Все активы компании поделены на внеоборотные и оборотные. В пассиве баланса нужно показать капитал и резервы организации, ее долгосрочные и краткосрочные обязательства, статьи баланса заполняются на основании данных Главной книги о сальдовых значениях счетов бухгалтерского учета. Впрочем, что может быть любой другой аналогичный регистр, например тот, который предусмотрен в используемой в организации компьютерной программе. Кроме того, отмечу, что баланс должен быть составлен в тысячах (миллионах) рублей без десятичных знаков после запятой, а имеющаяся иностранная валюта пересчитана в рубли по курсу Банка России на 31 декабря отчетного года. Это следует из п. 13 ПБУ4/99.

Раздел  I Внеоборотные активы

Нематериальные активы (строка 110)

В этой строке указывается остаточная стоимость нематериальных активов.

Основные средства (строка 120)

Эта строка предназначена для основных средств  организации. Основным средством считается  актив, который служит больше 12 месяцев, не предназначен для перепродажи, приносит доход и используется для производства продукции либо для управленческих нужд. Это определение из ПБУ 6/01.

Незавершенное строительство (строка 130)

По этой строке баланса отражаются затраты  на приобретение или строительство  основных средств и нематериальных активов, еще не введенных в эксплуатацию (счет 08). Сюда же входит стоимость имущества, полученного безвозмездно или по бартеру, но еще не учтенного в составе основных средств. Затраты формируются исходя из всех фактических расходов на приобретение основных средств, включая проценты по кредитам, начисленным до введения объекта в эксплуатацию, регистрационные сборы и пошлины, плату за консультационные услуги, за доставку объекта и доведение его до состояния, пригодного к эксплуатации.  Здесь же показывают стоимость оборудования, еще не переданного на монтаж или же пока не смонтированного.

Оно учитывается  на счете 07 «Оборудование к установке».Кроме  того, как уже было отмечено выше, по строке 130 приводят затраты на незаконченные  НИОКР.

Доходные вложения в материальные ценности (строка 135)

В данную строку вписывают стоимость только того имущества, которое изначально предполагалось использовать для сдачи  в лизинг или прокат. Таким образом, если имущество не предназначалось  для этих целей, но по тем или иным причинам сдается в аренду, то его все равно необходимо продолжать учитывать в составе основных средств. Стоимость такого имущества в балансе нужно показывать за минусом начисленной амортизации.

Долгосрочные финансовые вложения (строка 140)

Финансовые  вложения относятся к долгосрочным, если они сделаны на срок более года.

Отложенные налоговые активы (строка 145)

Эта строка предназначена для того, чтобы  показать величину отложенных налоговых  активов организации. Их величина рассчитывается путем умножения суммы вычитаемых временных разниц на ставку налога на прибыль. Вычитаемые временные разницы образуются, в частности, в том случае, когда:

           сумма амортизации, начисленная по правилам бухгалтерского учета, больше суммы амортизации, рассчитанной по правилам налогового учета;