Права и обязанности ревизоров и администрации ревизуемой организации ревизия акт ревизор предприятие

Препод  Бреславец И.Н.

1. Подготовка к ревизии. Программа ревизии

Проведению  ревизии предшествует подготовительный период, в ходе которого участники  ревизии обязаны изучить необходимые  законодательные и другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии организации.

Термин «обследование» известен многим наукам, в том числе  статистике, где обследование может проводиться как аналог «тестирования» на какой-либо предмет (например, обследование 20 строительных предприятий области на предмет соблюдения установленной величины оплаты труда не ниже прожиточного минимума).

Применительно к финансовому контролю задача обследования – определить саму возможность проведения контроля (наличие первичных документов, готовность учетных регистров и т.д.), а если само проведение проверки возможно – зоны наиболее вероятного возникновения искажений (ошибок или мошенничества) И т.д.

Например, в  соответствии с Инструкцией о  порядке проведения ревизий торговой и финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций системы  Министерства торговли СССР, утвержденной приказом Министерства торговли СССР от 13.05.83 г. №104 проведению комплексной ревизии предшествуют тщательная подготовка, изучение имеющихся в организации, назначившей ревизию, в финансовых, банковских и других органах плановых, отчетных и статистических данных, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок, поступивших сигналов и другой информации, характеризующей работу и финансовое состояние ревизуемого предприятия (организации).

В приказе Минфина  России, МВД России и ФСБ России от 07.12.99 г. №89н/1033/717 содержится определение термина «предварительное изучение документов», под которым понимается проверка изъятых или имеющихся в организации документов с целью решения вопроса о достаточности или документальной возможности проведения намечаемой ревизии (проверки). Такое определение в целом идентично понятию «обследование».

Закон Москвы «О контрольно-счетной палате Москвы» (ст. 27) гласит: «Обследование – оперативное выявление положения дел по определенному вопросу, входящему в компетенцию контрольно-счетной палаты, в целях определения целесообразности проработки данной проблемы и необходимости проведения проверки».

В процессе предварительного изучения документов и подготовки программы  проведения ревизии (проверки) проверяющие  определяют наличие и комплектность  представленных материалов ревизуемой организации (документов бухгалтерского учета и отчетности, учредительных, регистрационных, плановых и других документов). При этом к ревизии (проверке) принимаются подлинные документы, соответствующие нормам и стандартам, установленным законодательством Российской Федерации.

В случае неудовлетворительного  состояния бухгалтерского учета  в ревизуемой организации или  отсутствия необходимых документов руководство контрольно-ревизионного органа вправе принять и направить  в правоохранительный орган материалы  для принятия мер к должностным лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета, а также мотивированное решение о приостановлении проведения ревизии (проверки) до полного восстановления бухгалтерского учета.

На основе изучения указанных материалов разрабатывается программа ревизии (задание), предусматривающая перечень основных вопросов ревизии, на которых следует сосредоточить внимание, а также период, за который должна быть проведена ревизия. Наряду с программой разрабатывается план одновременного проведения ревизий касс и инвентаризаций материальных ценностей.

Планирование – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

Планирование  контрольного мероприятия должно проводиться  в соответствии с общими принципами организации контроля, а также  в соответствии со следующими частными принципами:

а) комплексности планирования;

б) непрерывности планирования;

в) оптимальности планирования;

г) действенности планирования;

д) конкретности плановых заданий;

е) реальности планирования;

ж) гибкости и мобильности планирования.

Принцип комплексности планирования контроля – обеспечение взаимоувязанности и согласованности всех этапов планирования – от предварительного исследования до заключительного акта ревизии.

Принцип непрерывности – установление сопряженных заданий группе контролеров и увязка этапов планирования по срокам и по смежным хозяйствующим субъектам (структурным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, филиалам, представительствам, дочерним организациям). При планировании проверки на длительный период времени, например в случае проверки крупных холдингов, контролирующему органу следует своевременно корректировать программы контрольных мероприятий с учетом изменений в финансово-хозяйственной деятельности проверяемого субъекта (создание или ликвидация дочерних компаний и т.п.), а также промежуточных результатов проверок (например, выявление аффилированных лиц, о которых не было известно на предварительной стадии контроля).

Принцип оптимальности – обеспечение вариантности планирования для возможности выбора оптимального варианта программы контроля на основании критериев, определенных законом или контролирующим органом.

Принцип действенности – содержание в плане точных указаний исполнителей и сроков. Такой план позволяет контролировать эффективность ревизионных мероприятий.

Принцип конкретности плановых заданий – конкретизация вопросов программы, подлежащих проверке, до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей. Например, раздел программы по проверке состояния хранения готовой продукции может быть отражен следующим образом:

проверить обеспеченность организации складскими помещениями  и их состояние;

выявить нарушения  в движении первичных документов и заполнении регистров бухгалтерского учета;

проверить соблюдение установленного порядка складирования готовой продукции;

выявить факты  порчи готовой продукции на складах;

выявить факты  хранения готовой продукции вне  складов;

выявить факты  хранения неучтенной продукции.

Принцип реальности – проверка плана с точки зрения реальных

возможностей  выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов для привлечения к ревизии дополнительных ресурсов. Например, нельзя провести инвентаризацию крупного склада без привлечения рабочих, участвующих в перемещении ценностей в процессе проверки.

Принцип гибкости и мобильности – совершенствование, дополнение и уточнение плана в ходе ревизии. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений, ревизия не могла бы быть успешной. Иногда план, даже тщательно продуманный, приходится перестраивать после проверки отдельных фактов. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами. Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни программой, ни рабочим планом, более углубленного рассмотрения ранее изученных вопросов. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие правильное представление об изучаемых явлениях.

Конкретные  вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии (далее – программа ревизии).

Программа ревизии включает ее тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа.

Программа ревизии  может содержать следующие разделы:

цель ревизии;

вопросы, подлежащие проверке;

средства и  условия, необходимые для проведения ревизии;

сроки и место исполнения;

состав участников ревизии;

формы документального  оформления ревизии. Программа разрабатывается  на основе действующего инструктивного материала, и опыта, накопленного ревизующим органом и утверждается руководителем  ревизующего органа или заказчиком.

В разделе «Цель ревизии» формулируются главные задачи ревизии, например анализ финансового состояния АО. Влияние дебиторской и кредиторской задолженности на финансово-хозяйственную деятельность предприятия и расчеты с бюджетом; проверка эффективности использования внеоборотных активов. Перечисляются объекты ревизии, например АО, его дочерние предприятия и филиалы. Часто в данном разделе приводится перечень структурных подразделений организации.

В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления финансово-хозяйственной деятельности организации, например проверка внеоборотных активов: основные средства, капитальные вложения, ценные бумаги, вложения в уставный капитал, оборудование к установке.

В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержатся перечень оргтехники, средств связи, доставки, условия проживания, время работы и др.

В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющих допуск к конфиденциальной информации.

Комплексная ревизия  предусматривает участие в ней  специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях.

Состав участников ревизии оформляется постановлением государственного органа или приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии.

Участники ревизионной  группы (контролер-ревизор), исходя из программы ревизии определяют необходимость  и возможность применения тех  или иных ревизионных действий, приемов  и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых сведений и доказательств.

Подготовка  ревизоров к ревизии завершается  инструктивным совещанием, которое  проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии на основные задачи, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и разъяснить ему какие-либо вопросы.

На совещании  проверяется готовность ревизоров  к ревизии. Если выяснится, что участники  ревизии плохо знают необходимые  нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую  деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, но более тщательно подготовиться.

В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.

Полная, правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации; при больших затратах времени ревизия может не дать должных результатов.

При согласовании программы проведения ревизии (проверки) уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольно – ревизионного органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии (проверки), а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольно-ревизионных органов.

Привлечение этих специалистов и получение материалов их проверок осуществляется правоохранительным органом, назначившим ревизию (проверку), с последующей передачей проверяющему (руководителю ревизионной группы).

Программа комплексной ревизии  утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей  ревизию.

Руководитель ревизионной  группы до начала ревизии знакомит участников ревизии с содержанием  программы (задания) и распределяет ее между исполнителями.

На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы проведения ревизии порученного им участка деятельности ревизуемого предприятия (организации), которые утверждаются руководителем ревизионной группы. В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии, способ проверки (сплошной или выборочный) и сроки выполнения.

В программе комплексной  ревизии предусматривается перечень вопросов по проверке специалистами  деятельности отделов и служб  аппарата управления ревизуемого предприятия (организации).

Начальник контрольно-ревизионного управления (отдела) совместно с руководителем ревизионной группы до начала ревизии проводит инструктаж участников комплексной ревизии о порядке проведения ревизии, акцентирует внимание ревизоров на те участки хозяйственной деятельности, которые нуждаются в более тщательной проверке.

Аналогичная программа действий предусмотрена и в действующих  инструкциях органов государственного финансового контроля.

Руководитель ревизионной  группы до начала ревизии знакомит ее участников с содержанием программы  ревизии и распределяет вопросы и участки работы между его исполнителями.

На проведение каждой ревизии  участвующим в ней работникам выдается специальное удостоверение, которое подписывается руководителем  контрольно-ревизионного органа, назначившего ревизию, или лицом, им уполномоченным (далее – руководителем контрольно-ревизионного органа), и заверяется печатью указанного органа.

Работники контрольно-ревизионного органа должны также иметь постоянные служебные удостоверения установленного образца.

Сроки проведения ревизии, состав ревизионной группы и ее руководитель (контролер-ревизор) определяются руководителем контрольно-ревизионного органа с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач ревизии и особенностей ревизуемой организации, и, как правило, не могут превышать 45 календарных дней.

Продление первоначально установленного срока ревизии осуществляется руководителем контрольно-ревизионного органа по мотивированному представлению руководителя ревизионной группы (контролера-ревизора).

Программа ревизии  в ходе ее проведения с учетом изучения необходимых документов, отчетных и статистических данных, других материалов, характеризующих ревизуемую организацию, может быть изменена и дополнена в ходе ревизии.

2. Акт ревизии. Оформление и реализация результатов ревизии

Результаты  ревизии оформляются актом, который составляется на бумажном носителе на государственном языке и должен иметь сквозную нумерацию страниц. На первом титульном листе акта ревизии, оформляемом на бланке органа службы, указывается название документа (акт), дата и номер, место составления (название города, села или поселка) и номер экземпляра.

Акт ревизии  содержит:

вступительную часть, в которой указываются  основание для проведения ревизии, тема ревизии, полное название объекта  контроля, его местонахождение, сведения об организационно-правовой форме и форме собственности, даты начала и окончания ревизии, период, который подлежал ревизии, перечень должностных лиц службы и привлеченных специалистов, проводивших ревизию, перечень должностных лиц, которые отвечали за финансово-хозяйственную деятельность объекта контроля в период, подлежавший ревизии;

констатирующую  часть, в которой приведена информация о результатах ревизии в разрезе  каждого вопроса программы с  указанием, за какой период, каким  способом (выборочным, сплошным) и по каким документам проверены эти вопросы, а также заключение о наличии или отсутствии нарушений законодательства.

Выявленные  допущенные объектом контроля нарушения  законодательства, контроль за соблюдением  которого отнесен к компетенции  службы, фиксируются в констатирующей части акта ревизии с обязательной ссылкой на нарушенные нормы законов или других нормативно-правовых актов и указанием виновных в их допущении лиц.

По результатам  проведения ревизии по отдельным  вопросам программы должностными лицами службы и привлеченными специалистами, проводившими ревизию в составе группы, могут по решению руководителя группы составляться справки, которые подписываются соответствующим должностным лицом службы или специалистом и работниками объекта контроля, которые являются ответственными по этим вопросам. Справки составляются в одном экземпляре, выдаются руководителю группы для принятия решения о включении в акт ревизии изложенных в них фактов и приобщаются к материалам ревизии. По требованию объекта контроля ему могут быть выданы копии справок.

Акт ревизии  подписывается должностным лицом  службы, руководителем и главным  бухгалтером объекта контроля или  лицом, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета (далее – главный бухгалтер), а также при необходимости другими работниками объекта.

В случае проведения должностными лицами службы и привлеченными  специалистами ревизии в составе  группы акт ревизии подписывается  руководителем группы.

Необходимость в ознакомлении с актом ревизии  и его подписании другими работниками  объекта контроля, в частности бывшими руководителем и главным бухгалтером, которые являются ответственными за финансово-хозяйственную деятельность объекта контроля в период, подлежащий ревизии, определяется должностным лицом службы самостоятельно.

Особенности подписания актов, составленных по результатам отдельных ревизий:

сводный акт  ревизии исполнения местного бюджета  подписывается должностным лицом  службы и руководителем финансового  органа и органа Государственного казначейства. При этом с актом ревизии ознакамливаются  под расписку председатель соответствующей местной госадминистрации (Совета министров Автономной Республики Крым) и председатель соответствующего органа местного самоуправления;

акт ревизии  централизованной бухгалтерии, которая  обслуживает несколько бюджетных  учреждений, подписывается должностным лицом службы, руководителем органа, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером. С содержанием акта ревизии перед подписанием ознакамливают руководителей указанных учреждений, в финансово-хозяйственной деятельности которых выявлены недостатки и нарушения, о чем они должны поставить свои подписи.

Акт ревизии  составляется в трех экземплярах: первый – для органа службы, второй – для объекта контроля, третий – для передачи правоохранительным органам в случаях, предусмотренных настоящим Порядком и законодательством.

Для невозможности  подделки экземпляры акта визируются должностным лицом службы на каждой странице с указанием на последней  странице общего количества страниц.

Третий экземпляр  акта ревизии до передачи правоохранительному органу хранится в материалах ревизии. На обращение правоохранительного органа о выдаче акта ревизии в случае, если третий экземпляр уже направлен другому правоохранительному органу, орган службы уведомляет о его названии, реквизитах сопроводительного письма и выдает заверенную копию акта ревизии.

После составления  акта ревизии должностное лицо службы подписывает все его экземпляры и обеспечивает регистрацию в  журнале регистрации актов ревизий, форма которого определяется ГлавКРУ.

Первый и  третий экземпляры акта ревизии предоставляются  для ознакомления и подписания объекта  контроля в срок не позднее 5 рабочих  дней после окончания ревизии  одним из следующих способов:

а) лично под  расписку руководителю или главному бухгалтеру объекта контроля;

б) через канцелярию (делопроизводственную службу) с отметкой на экземпляре акта органа службы о  дате регистрации в журнале входящей корреспонденции объекта контроля и подписью работника канцелярии (общего отдела), осуществившего регистрацию;

в) заказным почтовым отправлением с уведомлением. При  этом на экземпляре акта, который остается в органе службы, указываются реквизиты  почтового уведомления, приобщаемого к материалам ревизии.

Руководитель, главный бухгалтер и другие определенные работники объекта контроля обязаны ознакомиться с актом ревизии и в случае согласия с изложенными в нем фактами подписать полученные экземпляры акта. В случае наличия возражений (замечаний) по содержанию акта ревизии руководитель, главный бухгалтер или другие лица подписывают его с оговоркой.

Подписанные экземпляры акта ревизии объект контроля обязан вернуть органу службы в срок не позднее 3 рабочих дней после получения. В случае непоступления в орган  службы подписанных экземпляров  акта ревизии в течение указанного срока должностные лица службы подтверждают это актом об отказе от подписи, составляемом в трех экземплярах, один из которых выдается объекту контроля способом, определенным в пункте 39 настоящего Порядка.

После составления  акта об отказе от подписи орган службы имеет право осуществить надлежащие мероприятия по реализации результатов ревизии с обязательным информированием о факте отказа от подписания акта ревизии органа управления объекта контроля и при необходимости соответствующих органов государственной власти и органов местного самоуправления.

В случае невозврата объектом контроля первого и третьего экземпляров акта ревизии орган  службы в предусмотренных настоящим  Порядком и законодательством случаях  представляет правоохранительным органам  акт об отказе от подписи, надлежащим образом заверенную копию второго экземпляра акта ревизии и приобщает оригинал этого экземпляра к материалам ревизии.

После поступления  подписанных руководителем и  главным бухгалтером объекта  контроля первого и третьего экземпляров  акта ревизии орган службы не позднее следующего рабочего дня с момента получения выдает объекту контроля второй экземпляр акта ревизии.

В случае подписания акта ревизии с возражениями (замечаниями) руководитель объекта контроля в  срок не позднее 5 рабочих дней после возврата органу службы акта ревизии должен представить ему письменные возражения (замечания). Если в течение этого срока возражения (замечания) по акту не поступят, то орган службы имеет право принять соответствующие меры для реализации результатов ревизии. Решение о рассмотрении возражений (замечаний), поступивших с нарушением установленного срока, принимает руководитель органа службы.

Орган службы анализирует  правильность обоснований, изложенных в возражениях (замечаниях), и в  срок не позднее 15 рабочих дней после получения возражений (замечаний) дает на них письменное заключение, которое утверждается руководителем органа службы или его заместителем.

В целях уточнения  изложенных в возражениях (замечаниях) фактов должностные лица службы имеют  право требовать от объекта контроля необходимые для проверки документы и дополнительные пояснения.

3. Права и обязанности ревизоров и администрации ревизуемой организации

ревизия акт ревизор предприятие

В начале ревизии  руководитель ревизионной группы (контролер-ревизор) должен предъявить руководителю ревизуемой организации удостоверение на право проведения ревизии, ознакомить его с основными задачами, представить участвующих в ревизии работников, решить организационно-технические вопросы проведения ревизии и составить рабочий план.

По требованию руководителя ревизионной группы (контролера-ревизора) при выявлении фактов злоупотребления или порчи имущества руководитель ревизуемой организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации обязан организовать проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей. Дата проведения и участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором) по согласованию с руководителем ревизуемой организации.

Ревизия финансово-хозяйственной  деятельности организации проводится путем осуществления:

проверки учредительных, регистрационных, плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов по форме и содержанию в целях  установления законности и правильности произведенных операций;

проверки фактического соответствия совершенных операций данным первичных документов, в том  числе по фактам получения и выдачи указанных в них денежных средств  и материальных ценностей, фактически выполненных работ (оказанных услуг) и т.п.;

организации в  соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации встречных  проверок поступления и расходования средств федерального бюджета, использования  внебюджетных средств, доходов от имущества, находящегося в федеральной собственности, – сличения имеющихся в ревизуемой организации записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которыми выданы денежные средства, материальные ценности и документы. Контрольно-ревизионный орган при необходимости проведения встречных проверок в организациях, расположенных на территории других субъектов Российской Федерации, обращается по этому вопросу в контрольно-ревизионные управления Минфина России в соответствующих субъектах Федерации, которые обязаны обеспечить в кратчайшие сроки проведение встречных проверок и направление материалов проверок контрольно-ревизионному органу, по просьбе которого произведены проверки. При этом в обращениях должны быть указаны полные наименования организаций и идентификационные номера налогоплательщиков (ИНН), в которых необходимо провести встречные проверки, их юридические адреса, телефоны, счета в учреждениях банка организаций, а также перечень вопросов, подлежащих проверке;