Правила оформления деловой переписки
Тема : Правила оформления деловой переписки
План
Введение…………………………………………………………
1. Деловая переписка и её виды………………………………………………………….…….
1.1. Деловое письмо в условиях унификации……………………………………………..…
2. Пправила и требования к оформлению бланка делового письма…………......6
3.Требования к тексту
4. Язык и стиль делового
письма ……………………..……….……………….....………….
5.Этикет и виды деловых
писем……………………………..………………………………
Заключение……………………………………………………
Список используемой
литературы…………………….……………………………
Введение
Одним из главных каналов связи предприятий,
организаций, учреждений с внешним миром
является деловое письмо. С помощью писем
ведутся преддоговорные переговоры, выясняются
отношения между предприятиями, в письмах
излагаются претензии, выражаются просьбы,
оформляются приглашения принять участие
в тех или иных мероприятиях.
Письма сопровождают материальные ценности, важные
документы.
Несмотря на наличие современных форм
связи: электронной почты, спутниковой
связи, сотовой и пейджинговой связи, которые,
несомненно, увеличивают скорость передачи
информации, ее обработки и интерпретации,
- роль делового письма, отправляемого
по почте, не снижается. Ведь деловое письмо
является документом, а более надежного
и доступного носителя информации, чем
бумага с текстом на ней, нет. Как известно,
каждые 10 лет происходит революционный
скачок в методах обработки и хранения
информации. Граммофонные пластинки сменила
магнитная лента, магнитную ленту - бумажные
перфокарты, перфокарты - гибкие диски,
затем наступила эпоха компакт-дисков,
сегодня применяются оптические диски.
Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель
компакт-дисков, а письмо, составленное
на бумаге, будет храниться в архиве несколько
столетий. Важен и психологический фактор:
гораздо приятнее получить хорошо оформленное
письмо на бланке, чем безликое пейджинговое
послание.
Таким образом,
деловое письмо - перспективная часть документооборота.
Цель контрольной работы – рассмотреть
виды деловых писем и правила их оформления.
Исходя из цели, в контрольной работе были поставлены следующие задачи:
- рассмотрет правила и виды деловых писем ;
- требования к оформлению бланка и текста делового письма.
1. Деловая переписка и её виды
Деловая переписка — это важная составляющая всего процесса письменной деловой коммуникации компании, и поэтому данному вопросу следует уделять большое внимание. В понятие деловая переписка входит не просто грамотное составление письма, но и вопросы о соблюдениии этики и культуры написания, использования отработанных структурных схем документа, применения установленных правил ведения деловой переписки, стиля и оформления документа.
Основной признак, по которому переписку выделяются в особую группу документов, пересылка их по почте, с использованием телеграфа, радио, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.Переписку отличает широкое видовое разнообразие от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.
Обмен информацией в процессе делового сотрудничества осуществляется в различных формах в зависимости от используемых средств связи. Использование этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.
В качестве объектов средств связи, содержащих деловую информацию, обычно используются:
- письменная корреспонденция (письма);
- телеграммы;
- телефонограммы;
- факсограммы;
- сообщения электронной почты.
- Деловое письмо в условиях унификации
Деловое письмо - один из
важнейших каналов связи предпр
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модем-ной связи и т.п., объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Деловое письмо должно занимать не более страницы. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма.
- Пправила и требования к оформлению бланка делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма - это визитная карточка организации, которая при правильном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информа-ии, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.
Современный бланк должен соответствовать правилам, установленными ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются:
- ГОСТ 9327-60 на формат бумаги;
- ГОСТ 6861-73 на ее качество;
- ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т. е. размер букв и пробелов между ними.
Классификация бланков писем возможна по следующим признакам:
- расположению реквизитов;
- по автору документа;
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем:
- угловой;
- продольный.
В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:
- бланк письма организации;
- бланк письма структурного подразделения;
- бланк письма должностного лица.
Наиболее удобным для
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia kniga», а не «International book».
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
- 01 - Государственный герб Российской Федерации;
- 02 - герб субъекта Российской Федерации;
- 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- 04 - код организации;
- 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- 08 - наименование организации»;
- 09 - справочные данные об организации,
а также ограничительные отметки для реквизитов:
- 11 - дата документа;
- 12 - регистрационный номер документа;
- 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
- 15 – адресат;
- 18 - заголовок к тексту;
- 19 - отметка о контроле;
- 20 - текст документа.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами.
Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000.
Если число или месяц
Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000.
После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).
Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например N 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется.
Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике. Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией: «акад. А.Г. Иванову» или « проф. Н.Г. Кирсанову».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац. Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике.
Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
- Требования к тексту делового письма
Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета. Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если нужно в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то пишиться несколько писем в один адрес.
Согласно правилам ведения
деловой переписки принято
Текст делового письма должен быть написан простыми фразами в нейтральном тоне , без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Без орфографических и пунктуационных ошибок.
Надо четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей: сначала объясняют причины, основания, цели написания письма, затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
Деловая переписка - это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитываться следующее:
При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста.
Композиция текста делового письма
Композиция письма - это последовательность логически связанных в соответствии с темой смысловых частей.
Деловое письмо может состоять только из одной смысловой части, когда оно составлено в ситуации, не требующей обоснования или разъяснения, когда и автору и адресату без каких-либо пояснений понятно, с какой целью направлено письмо.
В большинстве случаев деловые письма включают в себя две и более смысловых части. Так, гарантийное письмо состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии. Сопроводительное письмо может состоять как из одной части (сообщение о направлении какихлибо материалов), так и из двух частей (сообщение о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать ответ до определенного срока).Не менее чем из двух композиционных частей состоят письма-отказы: собственно отказа и, независимо от ситуации, послужившей темой письма, его обоснования. Наряду с этим, желательно сообщить корреспонденту о том, кем или каким образом может разрешена возникшая в связи с отказом ситуация.
Письма, состоящие более чем из двух смысловых частей, составляются в тех случаях, когда необходимо детально описать сложившуюся ситуацию, дать ее анализ, различные подходы к решению возникших проблем, обосновать свои выводы, просьбы, предложения, мнения.
Изложение текста письма может осуществляться одним из следующих способов:
- хронологическим способом;
- фактологическим способом.
При хронологическом способе содержание излагается в соответствии с последовательностью происходящих событий, то есть сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) направления письма, после этого приводятся аргументы и в заключение следуют выводы.
При фактологическом (систематическом) способе изложения все основные факты или положения кратко излагаются в начале письма, а далее все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация.
В деловых письмах, связанных с основной (производственной) деятельностью организации, когда описываются управленческие ситуации или обосновывается необходимость осуществлять какиелибо действия, следует использовать хронологический способ.
В целом текст письма может состоять из следующих частей:
- Обращение.
- Вступление.
- Основное содержание текста (изложение, описание ситуации).
- Заключение.
- Предупреждение.
- Заключительные этикетные формулы.
Обращение.
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой. Обращение по имени широко используется в сообщениях электронной почты при общении между работниками, имеющими постоянные деловые связи. При печатании обращение выравнивается по центру.
Вступление.
Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.
В соответствии с этим во вступлении может содержаться: ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.), где документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.
Основное содержание текста.
В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части - просьбы, предложения, требования, напоминания и др.
Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.
Заключение.
Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.
Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:
- «напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости срочного завершения работ ... и т.д.);
- «поздравляем» - в письмах-поздравлениях (поздравляем с назначением на должность …, поздравляем с 50-летием …, поздравляем с избранием … и т.д.);
- «предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие …, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства … и т.д.);
- «приглашаем» - в письмах-приглашениях (приглашаем на торжественное заседание, посвященное …, приглашаем принять участие в... и т.д.);
- «просим» - в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать встречу … и т.д.);
- «сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке … т.д.).
Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьбы: «не располагаем ...», «не нуждаемся ...», «не считаем целесообразным ...», «не можем обеспечить ...», «не имеем возможности...» и т.д.
- Язык и стиль делового письма
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль. Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля определяются условиями, в которых реализуется письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
- в деловом общении участвуют организации в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;
- характер и содержание информационных отношений между организациями имеют значительную степень регламентации;
- предметом деловой переписки всегда является деятельность организации в той или иной области: управленческой, производственной, экономической, научной, тех-нологической и др.;
- в основном ситуации, возникающие в деятельности организации и нуждающиеся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Орфография.
К числу основных орфографических трудностей, связанных с написанием текстов деловых писем, следует отнести трудности правописания имен собственных. И это вполне естественно: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.
- Этикет и виды деловых писем.
Этикет делового письма
Правила этикета делового письма основаны на следующих нормах делового общения:
- проявление вежливости и уважения к деловому партнеру;
- соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;
