Правила оформления документов
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра финансов и финансового менеджмента
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА
по курсу: «Делопроизводство»
Студент ФФБД
1-й курс, РФМ-2 ____________ Т.И. Коменда
Проверил канд. экон.
наук, доцент ____________ В.В. Паневчик
МИНСК 2015
СОДЕРЖАНИЕ
|
3-4 |
|
4-9 |
|
9-10 |
|
11 |
|
12 |
|
13-15 |
|
16 |
|
17-19 |
|
20 |
|
21 |
|
22 |
Список использованных источников……………………………………….. |
23 |
Вопрос 1.
Информативность и убедительность делового письма. Служебный речевой этикет. Заимствованные слова.
Документ - это память учреждения. И совсем не безразлично, в какой языковой оболочке хранится информация. К документу могут обращаться неоднократно, поэтому текст должен быть составлен так, чтобы каждый раз требовался минимум времени на ознакомление с ним.
Необходимо, чтобы текст документа, в частности делового письма, был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в деловом письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.
Использование сложившихся, стандартных формулировок ("освободить от занимаемой должности"; "контроль за исполнением возложить на..."; "оплата гарантируется"; "ввиду срочности заказа"; "в соответствии с предварительной договоренностью и решением"; "в целях дальнейшей кооперации" и т.д.) облегчает процесс составления делового письма, наполняя его нужной информативностью, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона.
Информативность деловой корреспонденции достигается применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции в большей степени зависит от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.
Такое качество, как убедительность достигается выполнением следующих условий:
· доказательность письма, т.е. аргументация решений, (Согласно договору №…);
· использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения:
· адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас ). Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах.
Каждое из представленных деловых писем является многоаспектным. Для повышения убедительности в них использованы стандартные синтаксические конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция удовлетворяет условиям убедительности.
В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.
Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии.
Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.
В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу…» нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».
Вопрос 2.
Какие виды печатей применяют при удостоверении документов? Каковы требования, предъявляемые к их изготовлению? Какие существуют варианты проставления оттиска печати на документах? На каких документах ставится гербовая печать? Охарактеризовать лексические ошибки (плеоназмы, тавтология и др.)
В зависимости от ряда признаков печати различают:
1) По форме: круглые, овальные, квадратные, прямоугольные и треугольные.
2) По формату клише: простые и наборные. Простые печати - это печати с неизменным клише. К наборным относятся печати, клише которых собрано из отдельных элементов (знаков и рисунков), их можно заменить или перегруппировать.
3) По типу оснастки: ручные и автоматические. Ручными печатями считаются те, которые отделены от штемпельной подушки и работают только после промакивания ими штемпельной подушки; автоматическими - печати, совмещенные со штемпельной подушкой и оставляющие оттиск на бумаге после нажатия на подвижную часть печати.
4) По способу изготовления: изготовленные
фотополимерным способом или
методом лазерной гравировки. Отметим,
что существуют и иные способы
изготовления печатей
5) По типу защиты:
обычная печать. Не защищена специальными средствами защиты;
печать со скрытым изображением. Содержит сложный графический узор, выполненный с помощью лазерной техники и неразличимый невооруженным глазом. В таких печатях изображение становится видимым только при наложении на оттиск специальной изготовленной вместе с печатью интерференционной сетки;
печать с контрольными метками. Это печать с "брызгами", "кляксами", "непропечатками", деформациями рисунка, растровыми точками, специально размещенными на клише печати в местах, известных владельцу печати;
печать с невидимым изображением. Имеет на клише элемент, который при печати оставляет невидимый отпечаток специальной краской. Такой отпечаток становится видимым только в свете специальной лампы, чаще всего - ультрафиолетовой лампы детектора валют.
- По присутствию изображения государственного герба: гербовые и простые.
Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное наименование организации. Оттиск такой печати проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Ее проставление часто оговаривается в специальных нормативных правовых актах.
Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.
Простые печати в свою очередь делятся на:
печати организаций (негосударственных организаций и общественных объединений, которые не имеют права помещать на печати изображение Государственного герба);
печати структурных подразделений (например, кадровой службы, канцелярии, общего отдела организации или предприятия и т. п.).
Требования, предъявляемые к изготовлению печатей:
Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь представляет собой металлическое, каучуковое, полимерное изделие круглой формы, диаметром 43 — 45 миллиметров (для центральных органов власти и управления) или 40 — 42 миллиметра (для юридических лиц), печать круглой формы с текстом на одном языке 38 — 40 миллиметров, печать круглой формы с текстом на двух языках 40 — 45 миллиметров. Печать изготавливается в одном экземпляре. В некоторых случаях с разрешения вышестоящего органа допускается изготовление дополнительной печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь с цифрой 2, а учреждениям Национального банка Республики Беларусь, государственным нотариальным конторам более двух печатей с соответствующими цифрами.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на угловых штампах государственных предприятий, организаций и учреждений республиканского и местного подчинения, под ним наименование министерства, главного управления (управления) и наименование юридического лица. Текст, изображаемый на угловом штампе министерства, другого республиканского органа государственного управления, иного юридического лица, должен соответствовать тексту, изображенному на печати субъекта хозяйствования. Если угловой штамп изготавливается на двух языках, то слева пишется текст на белорусском языке, а справа на русском. Юридический адрес и другие реквизиты на штампе указываются на одном языке. Угловые штампы должны изготавливаться по установленным стандартам в соответствии с технологией предприятия и не должны превышать размера 45–75 миллиметров. Не допускаются в тексте угловых штампов такие сокращения организационно-правовых форм юридического лица или индивидуального предпринимателя, как ООО, ОДО, ЗАО, УП, ИП, СП и так далее.
Простая печать представляет собой металлическое, каучуковое, полимерное изделие круглой формы без изображения Государственного герба Республики Беларусь. По окружности указывается: Республика Беларусь, юридический адрес (город или район), а в центре — полное наименование юридического лица либо эмблема. Печати с эмблемами (символическими или графическими изображениями) могут быть изготовлены только в том случае, если эмблема зарегистрирована в установленном порядке и имеется ее описание в уставе юридического лица или положении о нем. Описание текста печатей и угловых штампов должно строго соответствовать официальному наименованию юридического лица или индивидуального предпринимателя, определенному в таких документах, как свидетельстве о регистрации юридического лица, уставе, положении, постановлении, распоряжении, приказе и прочее, свидетельстве о государственной регистрации индивидуального предпринимателя. Не допускаются в тексте печатей и угловых штампов такие сокращения организационно-правовых форм юридического лица или индивидуального предпринимателя, как ООО, ОДО, ЗАО, УП, ИП, СП и так далее.
Официальные названия государственных органов, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей в тексте печатей и штампов выполняются на белорусском и (или) русском языках. В наименования юридических лиц, индивидуальных предпринимателей не могут включаться слова и символы иных алфавитов. Разрешается изготовление печатей на белорусском и русском языках. При этом все реквизиты указываются на двух языках.
Организация самостоятельно (на основании законодательства) определяет перечень документов, на которых проставляется главная печать. Так установлено ч. 5 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее ― Инструкция по делопроизводству).
Оттиском главной печати заверяется подпись должностного (ответственного) лица организации, имеющего полномочия на подписание документов. При отсутствии у должностного лица права подписи проставление главной печати не придает этому документу юридической силы.
Согласно требованиям законодательства оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ, и его личной подписи.
Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать. К ним относятся:
- свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
- паспорта и другие документы, удостоверяющие личность;
- трудовые книжки;
- документы об образовании;
- уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;
- договоры;
- доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;
- образцы оттисков печати и
подписей работников, имеющих право
совершения финансово-
- акты (приема законченных
- командировочные удостоверения.
Предусматривается также проставление гербовой печати на иных документах в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь. Например, согласно требованиям инструкции по делопроизводству проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.
Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации (ведомственном архиве).
Также печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.
В соответствии с Положением о порядке изготовления бланков печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии для рассылки. Копии таких документов могут заверяться как гербовой печатью, так и печатью структурного подразделения (общий отдел, канцелярия, секретариат и т. п.), ответственного за размножение и рассылку документа.
Однако, указанное выше не исчерпывают перечень документов, на которых проставляется гербовая печать.
В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки:
1. Неправильное использование слов и терминов.
Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьезной бессмыслице, но и абсурду.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.
Например: Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению. Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.
2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.
Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен). Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.
3. Употребление архаизмов.
К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.
4. Плеоназмы.
Одной из причин Плеоназмов (от греч. pleonasmos – излишество) является неправильное употребление иностранных слов, например: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами(«форсировать» означает «вести ускоренными темпами»). Плеоназмы засоряют язык.
5. Тавтология.
Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.
6. Неразличение слов-паронимов.
Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить и т. д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.
7. Ошибки в употреблении слов-синонимов.
Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести – построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки воз– может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены.
Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения – норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.
Например: Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001.
В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.
Вопрос 3.
Когда возникает необходимость в составлении протокола? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и основной частям текста.
Допускается ли заканчивать текст приказа по основной деятельности формулировкой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»?
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.
Необходимость протокола возникает при принятии в ходе обсуждения решения или поручения, требующие исполнения.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
После заголовка, который должен быть согласован с названием вида документа (ПРОТОКОЛ), указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Затем в алфавитном порядке отмечают фамилии, инициалы присутствующих. Если последних более 15, то указывается их количество.
Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций приводятся отдельно в строке «Приглашенные».
Вводная часть заканчивается повесткой дня, в которой перечисляют вопросы, подлежащие рассмотрению, и инициалы и фамилии докладчиков.
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) – отдельно по каждому вопросу. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ и РЕШИЛИ, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца указываются фамилии и инициалы докладчика. Затем через тире с прописной буквы приводится краткая запись текста доклада, изложенная от первого лица.
Текст констатирующей части должен быть лаконичным, излагаться с употреблением неопределенной формы глагола (поручить, организовать, возложить и т.д.) и строиться по схеме «действие-исполнитель-срок».
Для некоторых разновидностей протокола вводятся такие реквизиты, как грифы утверждения и согласования. Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь. Решение, принятое на заседании, доводят до сотрудников организации в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него. Протокол помещают в дело после того, как секретарь ознакомит выступивших (под расписку) с содержанием их выступления.
Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа. Для этого используется устойчивое выражение «Контроль за исполнением приказа возложить на … ». Структурное подразделение или лицо, на которые возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, то это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой »не допускаются.
эканамiчны унiверсiтэт |
Белорусский государственный экономический университет | |
|
ПРАТАКОЛ |
ПРОТОКОЛ | |
15.12.2014 №1 |
||
г.Мiнск |
г.Минск |
заседания профбюро
Председатель – А.П.Добродубов
Секретарь – С.В.Никитина
Присутствовали – Г.В.Кухтина, Н.С.Трубчик, О.Н.Морозов, П.К.Овчинников
Повестка дня:
- О предоставлении путевок на оздоровление в санаторий «Спутник».
Докладчик Н.С.Трубчик.
СЛУШАЛИ:
Трубчик Н.С. – путевки на оздоровление на период летних каникул (13.07.2014-01.08.2014) в санаторий «Спутник» необходимо выделять студентам, закончившим учебный год со средним баллом не ниже 8.
ВЫСТУПИЛИ:
Морозов О.Н. – указал на целесообразность предложения.
ПОСТАНОВИЛИ:
- Одобрить предложение Н.С.Трубчик.
- Подготовить список студентов, закончивших сессию со средним баллом не ниже 8 (отв. Г.В.Кухтина).
Срок предоставления – 20.06.2015.
Председатель Подпись А.П.Добродубов
Секретарь Подпись С.В.Никитина
Таварыства з абмежаванай адказнасцю (ТАА «Рост») |
Общество с ограниченной ответственностью (ООО «Рост») | |
|
ЗАГАД |
ПРИКАЗ | |
22.09.2014 № 34 |
||
г.Мiнск |
г.Минск |
О введении в действие Инструкции
по документационному обеспечению
управления
В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению управления в ООО «Рост» и ввести ее в действие с 05.10.2015 г.
2. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО «Рост» руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными настоящей Инструкцией.
3. Начальнику отдела копирования В.Г.Островец обеспечить тиражирование Инструкции и передачу в структурные подразделения до 05.10.2015 г.
4. Считать утратившим силу приказ от 05.04.2008 №12 «О введении в действие Инструкции по документационному обеспечению управления».
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на секретаря-референта А.В.Скорину.
Директор ООО Подпись В.П.Коршук
Юрисконсульт
(подпись) В.С.Резько
22.09.2014
Акционерное общество «Сервис»
(АО «Сервис»)
ПРИКАЗ
04.08.2014 № 56-л
г.Минск
По личному составу
- НАГРАДИТЬ ЦЕННЫМ ПОДАРКОМ:
КУРАГИНА Алексея Ивановича, специалиста первой категории отдела маркетинга, за длительную добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения.
Основание: представление начальника отдела маркетинга И.В.Петрова, в соответствии со статьей 193 Трудового кодекса Республики Беларусь.
- УВОЛИТЬ:
ГОЛУБЕВА Юрия Равильевича, заместителя директора по охране труда, 07.08.2014 за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, выразившееся в отсутствии надлежащего контроля за соблюдением правил техники безопасности, повлекшее физический ущерб работников.