Правила оформления и структура деловых писем

Содержание:

Введение………………………………………………………………………………2

Классификация деловых и  коммерческих писем…………………………………3

Виды деловых и коммерческих  писем…………………………………………………………………………………8

Стандартные фразы и выражения  деловых и коммерческих писем…………….11

Правила оформления и структура  деловых писем……………………………….12

Типичные ошибки в языке  и стиле деловых писем………………………………13

Заключение………………………………………………………………………….15

Список использованной литературы………………………………………………16

Введение.

С древнейших времен человек  ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению  официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности  официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с  ней создавались и шлифовались  веками. Многие виды писем имеют  тысячелетнюю историю.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи  предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют  организацию-автора с другими учреждениями.

Служебное письмо – это  обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно  сказать, что это один из самых  распространенных видов служебных  документов, поэтому, от того насколько  текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения  конкретных вопросов, а значит и  всего предприятия в целом.

Классификация деловых  и коммерческих писем

 Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько  видов классификации деловых  писем, в основе их лежат различные  классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две  группы:

-письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс  того письма, которое явилось  причиной для переписки. 

-письма, не требующие  письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение  и др.).По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.¹

По тематическому признаку проводится условное различение между  деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая  оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы  деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка  по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые  письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

Виды деловых  и коммерческих писем.

Виды некоммерческих деловых  писем.

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Пример:

«Уважаемый Юрий Петрович!

В связи с расширением  производственных мощностей и вводом в эксплуатацию новых линий по производству горно-шахтного оборудования просим Вас выслать в наш адрес  номенклатуру производимой Вами продукции.

С уважением,

Генеральный директор    подпись     Ф.И.О»

Сопроводительное  письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Пример:

«В соответствии с распоряжением Федерального управления по делам о несостоятельности (банкротстве) от 02 февраля 2005 года №30–Р направляем Вам акты с комплектами документов по предприятиям:

ЗАО «Новосибирский комбикормовый  комбинат».

Фабрика деревянной игрушки  №5.

Приложение: на 8 л. в 2 экз.»

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Пример:

«Совместным решением коллегии Госстроя России и Президиума ЦК профсоюза работников местной промышленности и коммунально-бытовых предприятий Российской Федерации по итогам Всероссийского конкурса за 2004 год на лучшую организацию предприятие сферы жилищно-коммунального хозяйства по эффективности работы в новых экономических условиях признано победителем с присуждением диплома 1-й степени УЖКХ Октябрьского района г. Томска. Директору Гирееву A. B. объявлена благодарность» .

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Пример:

«Уважаемые господа!

Наша фирма в течение  многих лет специализируется на комплектации объектов строительства электротехническим оборудованием.

За время работы наша фирма  зарекомендовала себя надежным партнером, качественно и в установленные  сроки выполняющим заказы своих  клиентов.

Предлагаем Вам воспользоваться  услугами нашей фирмы по поставке качественной и недорогой электротехнической продукции, производимой лучшими предприятиями России.

С нами можно связаться  по телефаксу (095) 111-22-33»

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Пример:

«Уважаемый Петр Ильич!

В мае этого года в Вашем  институте проходил научно-практический семинар «Современные проблемы риторики».

Благодарим коллектив  Института русского языка имени  А. С. Пушкина за прекрасную организацию  и за огромный труд по пропаганде риторических знаний. Желаем Вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество. Директор института,профессор         А. И. Михайлов»

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Пример:

«Просим дать разрешение на аренду концертного зала 8 марта 2005 г. с 17.00 до 21.00 для организации концерта танцевального ансамбля «Экситон». Оплату аренды зала гарантируем.»

Виды коммерческих деловых  писем.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции  являются в письменной речи реализацией  двусторонней связи.

Запрос представляет собой  обращение лица, желающего заключить  сделку. В запросе обязательно  указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти  обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства  и требования возмещения убытков. Она  может быть предъявлена в отношении  качества, количества товаров, сроки  поставки и т.п.

Рекламация содержит:

1) основания для предъявления  претензий;

2) доказательства произошедшего  ущерба;

3) конкретные требования  стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Стандартные фразы  и выражения деловых и коммерческих писем 

Для большинства деловых  писем характерна повторяемость  одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может  иметь следующие варианты обращения:

• «Уважаемый Игорь Леонидович!»;
• «Господин Зорин!»;
• «Игорь Леонидович!»;
• «Уважаемый г-н Зорин!»;
• «Уважаемые господа» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Затем уместны были бы слова  благодарности:

• «Мы были рады получить Ваше письмо»;
• «Большое спасибо за факс от 03.11.2004»;
• «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».

Составитель деловых и  коммерческих писем должен знать  и использовать набор стандартных  фраз.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или  иной реакции используются следующие  выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…
• В связи со сложной сложившейся ситуацией…
• В порядке проведения совместной работы...
• В соответствии с Вашим письмом...
• В соответствии с протоколом...
• В ответ на Ваше обращение...
• В подтверждение нашей договоренности...
• В целях усиления ответственности...
• На Ваше обращение...

Если составляется письмо-просьба, используются такие выражения:

• Просим оказать содействие...
• Просим выслать в наш адрес...
• Просим принять участие...
• Прошу принять меры...
• Прошу принять к сведению...
• Прошу ликвидировать задолженность...

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию...
• Возвращаем справочные материалы...
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор...
• Посылаем справочную литературу...

Отправка груза, документа:

• Отправляем Вам…
• Направляем Вам…

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем...
• С благодарностью подтверждаем…
• Фирма «Круиз» подтверждает...

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что...
• Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях – такие:

• Сообщаем, что....
• Ставим Вас в известность, что...
• Извещаем Вас, что…

Письмо – предупреждение:

• Фирма оставляет за собой право обратиться …, если Вы …
• Задержка поставок может привести к …
• Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены …

Письмо-гарантия может содержать  следующие фразы:

• Оплату гарантируем...
• Качество изделий гарантируем...
• Сроки выполнения гарантируем...

Письма-приглашения могут  начинаться со слов:

• Приглашаем принять участие...
• Мы рады пригласить Вас...
• Приглашаем Вас…

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

Направленный в наш  адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...

Заключительными словами  текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим Вас выделить 10 млн р. на проведение благотворительного марафона. Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить за задержку с ответом.
• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
• Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.
• Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.
• С уважением…²

Правила оформления и структура деловых писем

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных  элементов:

1. Область заголовка. 

В этой части письма слева  размещается угловой штамп организации  с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер  и дата регистрации письма как  исходящего документа. Если служебное  письмо является письмом-ответом, то здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка  размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может  иметь вид:

- предлог о + сущ. в  предложном падеже: «О поставке  автомобилей»;

- по вопросу о + сущ.  в предложном падеже: «По вопросу  о поставке запчастей»;

- касательно + сущ. в родительном  падеже: «Касательно заказа на  поставку» и т. п. 

2. Собственно текст письма.

Основные особенности  оформления текста письма состоят в  следующем.

* Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

* Текст письма, как правило,  состоит из двух частей. В первой  части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на  документы, являющиеся основанием  подготовки письма. Во второй  части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения,  просьбы, решения и т. д. 

* Письма печатаются на  стандартных листах или бланках  формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

* Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:  «прошу...», «направляю...». В остальных  случаях текст письма излагается  от 3-го лица единственного числа. 

* Если к тексту письма  предусмотрено приложение, то оно  указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз.  Если приложений несколько, то  дается сокращенное наименование  каждого документа приложения  с обозначением количества экземпляров  и листов.

3. Область подписи. 

Эта область оформляется  обычным образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа  было другое лицо, то фамилия исполнителя  и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с  левой стороны.

Типичные ошибки в языке и стиле деловых писем.

К сожалению, составители  деловых писем зачастую допускают  массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных  ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение  его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место  в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет  к длинным введениям и сложным  системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

1) Ошибки, связанные с  неправильным порядком слов в  предложении.

2) Нарушение специфики  употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит  средством передачи действия, происходящего  одновременно или в связи с  другим действием. Ошибки при  употреблении деепричастных оборотов  нетрудно исправить, заменяя предложения  с деепричастными оборотами предложениями  с обстоятельствами, выраженными  сочетаниями слов.

3) Ошибки, возникающие в  результате незнания структуры  сложного предложения. Нередко  составители деловых писем неоправданно  усложняют текст. Хотя специфика  делового письма требует пристального  внимания к деталям изложения,  однако не всегда и не все  детали уместны в тексте. Поэтому  неоправданно усложненные синтаксические  построения должны упрощаться. Это  можно сделать и путем прямого  сокращения текста, и путем его  переработки, например разбивкой  сложного текста на отдельные,  простые по составу и построению  фразы.

Морфологические ошибки.

1) Ошибки при употреблении  полной и краткой форм имен  прилагательных. Следует учитывать,  что краткие формы имен прилагательных  более употребительны в официально-деловой  речи. Полные имена прилагательных  в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

1) Неправильное использование  слов и терминов.

2) Неуместное или неоправданное  использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов  – закономерный путь обогащения  всякого языка. Часто в деловой  язык попадают иностранные слова,  обозначающие понятия, за которыми  уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать  иностранное слово, если есть  русский термин, обозначающее данное  понятие. Употребление иностранной  лексики должно быть обусловлено  тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

3) Тавтология. Смысловые  повторы, возникающие в тех  случаях, когда в предложении  соседствуют однокоренные слова.  Тавтологические повторы делают  фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе  внимание.

4) Ошибки в употреблении  слов-синонимов. Ошибки в употреблении  слов-синонимов нередко происходят  от того, что многозначное слово  может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

5) Искусственное удлинение  речи. Специалисты советуют: «Не  излагайте в письме того, что  вы не сказали бы устно». Однако  в нашей современной официальной  переписке сплошь и рядом встречаются  примеры искусственного удлинения  речи. В языке деловой корреспонденции  недопустимы слишком длинные  обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся  описки, ошибки, механические повреждения  целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

Заключение

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий  уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь  и не обучаясь этому нелегкому  искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число  жанровых разновидностей деловой корреспонденции  и поводов для составления  и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке  сосуществует с экспрессией и  с элементами диалогизации речи.

Все это требует от менеджера  сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в  эпоху царствования типовых и  трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного  делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и  трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять  эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим  форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные  традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед  сегодняшним и будущими поколениями  деловых людей в России.

Список использованной литературы

1) Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990.

2) Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. 4) Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992.

3) Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982.

4) Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / 7) К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997.

5) Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит:ЮНИТИ, 1994.

¹ Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990.

² Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982.