Правила оформления реквизитов документов. 2
Введение…………………………………………………………
- Требования к оформлению документов……………………...….3-4стр
- Текст и язык документа……………………………………………5-7с
тр - Правила оформления реквизитов документов………………..7-18стр
Заключение……………………………………………………
Список
используемой литературы…………………………………….…
Введение
Документоведение – это наука, изучающая документ и системы документации, теоретические и практические проблемы создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать1.
Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.
Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами. Они обеспечивают: юридическую силу документов; их оперативное составление и использование;
быстрый поиск;
возможность автоматизации
- Требования к оформлению документов.
Для обеспечения придания документам таких свойств, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования, необходимо придерживаться определенных правил и процедур оформления документов.
Управленческий документ представляет собой сложную
информационную совокупность, характеризующуюся
множеством различных параметров: тип
носителя, формат, правила расположения
информации по полю документа, состав
информационных элементов, которые называются реквизитами
(подпись, оттиск печати,
текст, название документа и т.д.).
Реквизиты могут быть графическими (герб, эмблема, оттиск печати), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты бывают простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включают несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).
Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.
Совокупность
реквизитов для конкретного документа
с определением их взаимного расположения
составляет его формуляр. При создании унифицированной
системы документации или группы документов
разрабатывается, как правило, формуляр-образец. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-
Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.
Требования к построению формуляра-образца установлены:
- форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от A3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;
- служебные поля, ограничивающие рабочее поле для внесения собственно документной информации: поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поле не менее 10 мм;
- конструкционная сетка, определяющая размеры применяемых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6 х 4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman 14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах).
- Текст и язык документа.
Текст – основной
реквизит документа, который должен
содержать достоверную и
Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ о государственных языках.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Текст официального документа включает, как правило, несколько элементов, главным из которых является тот, что содержит основную информацию. В свою очередь, основной элемент текста может состоять из одной, двух или трёх частей:
— введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или даётся ссыпка на какой-либо другой документ;
— изложение, где приводятся цифры, факты и доводы;
— заключение, содержащее суть вопроса, т. е. предложение, распоряжение или просьбу.
Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение — обязательная часть любого текста официального документа. В отличие от научных текстов, текст служебного документа в ряде случаев может состоять из одной лишь заключительной части.
Помимо этого, в число элементов текста входят также заголовок и приложения. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
– о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
– чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
При составлении документов используется официально-деловой стиль. Основные коммуникативные свойства официально-делового стиля2:
- формализованность, стандартизация текста (форма и язык документов выступают как стандартизованные, т. е. соответствующие единому образцу. стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие3.)
- нейтральный тон изложения (является нормой делового стиля. Следует иметь в виду, что документ здесь исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте сводится к минимуму, а используются прежде всего средства логической оценки фактов. На этом основании язык официальных документов не должен содержать слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью— с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия, разговорную лексику, слова, употребляемые в переносном смысле, и др);
- точность и ясность (необходима для того, чтобы добиться однозначности понимания документа, не допускающей иных толкований текста. С этой целью используется терминологическая лексика, устойчивые обороты— языковые формулы и, напротив, исключаются образные слова и выражения. Если слово выбрано неправильно, то возможны искажение смысла сообщения, неоднозначное толкование, придание тексту нежелательной тональности. Широко используются также уточнения, дополнения, вводные слова и обороты.);
- лаконичность (Требование лаконичности, краткости текста официального документа непосредственно связано с уменьшением физических размеров текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документированной информации. К примеру, не рекомендуется составлять деловое письмо объёмом свыше полутора — двух страниц. Лаконичность изложения достигается экономным использованием языковых средств, устранением повторяющейся, дублирующей, т. е. избыточной информации.);
- логичность, аргументированность изложения(официально-деловых документов подчинены оптимальному решению управленческих задач и тесно связана с использованием в деловой речи большого числа сложных синтаксических конструкций.).
- Правила оформления реквизитов документов.
ГОСТ Р6.30-2003
устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительны
- Государственный герб. В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:
Президента РФ; палат Федерального Собрания; Правительства РФ; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ; Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств); Федеральных судов; Прокуратуры РФ; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей.
2. Герб субъекта Российской Федерации. Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
- Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа.
- Код организации. Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.
- Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
- Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
- Код формы документа. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
- Наименование организации. Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации.
Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках или за ним: Всероссийский научно-исследовательский институт
сельскохозяйственного машиностроения
(ВНИИ сельхозмаш)
- Справочные данные об организации. Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.
- Наименование вида документа. Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п.
- Дата документа. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.
Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).
12. Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему.
Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:______ № ______ .
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим способом: На № 02-13/36 от 04.03.2000.
Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и номером документа.
14. Место составления
или издания документа. Реквизит используется только
в общих бланках и бланках конкретных
видов документа (кроме письма). При оформлении
этого реквизита учитывается административно-
15. Адресат. Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес: наименование адресата (Ф.И.О. для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.
ЗАО «ЭОНТ»
ул. Маросейка, 15, стр.2
Москва, 101000
Документ может быть адресован руководителю организации.
Генеральному директору
ММПП «Салют»
Н.Т.Вершинину
Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно.
На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
16. Гриф утверждения документа. Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.
Документ может утверждаться: должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
Подпись А.Б. Сидоров
12.07.2003
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении: УТВЕРЖДЕНО
приказом генерального
Советом директоров директора НПО «Прогресс»
ОАО «Сиданко» от 05.02.2000 № 15
(протокол от 20.03.2000 №6)
17. Резолюция. В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется на любом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6.
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.05.2000
Подпись 22.05.2000
18. Заголовок к тексту. Реквизит необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров.
Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В строке должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти.
19. Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства.
20. Текст документа. Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:
21. Отметка о наличии приложений. Реквизит оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение:
Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение:
Договор аренды от 03.04.2000 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
22. Подпись. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу. Подпись на документе проставляет лицо, наделенной соответствующей компетенцией.
Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок:
Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин
В вузах, научных учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:
Зав. кафедрой истории д.и.н., проф. подпись В.В. Иванов
На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор ЗАО «Лана»
подпись К.Ю. Смирнов
Несколько лиц
подписывают документы
Председатель подпись А.В. Калинин
Члены подпись Н.Ф. Васильев
подпись Б.М. Горохов
Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог «за» или косую черту.
23. Гриф согласования. Согласование это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:
СОГЛАСОВАНО Председатель Подпись Г.П. Воронин 21.01.2000 |
СОГЛАСОВАНО Письмо Президиума РАН Госстандарта России от 14.05.2000 № 08-256 Подпись Г.П. Воронин 21.01.2000 |
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования: Лист согласования прилагается.
24. Визы согласования документа.
Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:
Главный бухгалтер подпись И.Д. Луконина
12.07.2000
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечание, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:
Замечания прилагаются.
Юрисконсульт подпись М.М. Зак
10. 03. 2000
На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих – на последнем листе копии, остающейся в деле организации.
25. Печать. Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».
Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений – отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.
26. Отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).
Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:
Верно
Инспектор подпись О.В. Белова
01. 06. 2000
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.
27. Отметка об исполнителе. Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу:
Соколов Антон Романович
341 12 56
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя документа или руководителя подразделения, дату проставления отметки. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.
В дело № 12-25 за 2000 г.
Подпись 24.05.2000
29. Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации.
30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости – дату и другие поисковые данные.
