Правила оформления реквизитов документов

Содержание. 
 

1. Правила оформления реквизитов документов ………………………... 3
2. Речевой этикет в документе…………………………………………….14
3. Литература……………………………………………………………….17

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

   С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005

     Вводимый стандарт устанавливает  единые требования и правила  оформления документов управления  независимо от того:

· государственное  это или негосударственное предприятие;

· каким  видом деятельности занимается предприятие;

    Число реквизитов документов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены  два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный  номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

    Отметка о контроле , ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

    Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные - не менее 20 мм.

    В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж - утверждено приказ).

    Косметическим изменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.  

    Изменилось  расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

    Выполнение  единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление  и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия. 

При подготовке документов используются следующие  реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 

02 - герб  субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код  организации; 

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа; 

08 - наименование  организации; 

09 - справочные  данные об организации; 

10 - наименование  вида документа; 

11 - дата  документа; 

12 - регистрационный  номер документа; 

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

14 - место  составления или издания документа; 

15 - адресат; 

16 - гриф  утверждения документа; 

17 - резолюция; 

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка  о контроле;

20 - текст  документа; 

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись; 

23 - гриф  согласования документа;

24 - визы  согласования документа; 

25 - оттиск  печати;

26 - отметка  о заверке копии; 

27 - отметка  об исполнителе; 

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа. 
 

Документ  состоит из отдельных информационных элементов, которые называются  реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. 

          ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы  документации. Унифицированные системы  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец  устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. 

ГОСТ  Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

          Всего государственным стандартом  установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый  реквизит – текст документа.

          Текст – основной реквизит  документа, который должен содержать  достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным  тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть  безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

          Документы составляются на русском  или национальном языке в соответствии  с законодательством Российской  Федерации о государственных  языках.

          Текст документа может быть  представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. 

          Тексты документов большого объема  подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими  цифрами: 

1.   Раздел; 

1.1.     Подраздел; 

1.1.1.  Пункт; 

1.1.1.1.Подпункт. 

3.   Правила оформления реквизитов документов. 

1.   Государственный герб. 

В соответствии с Положением о Государственном  гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный  герб изображается на бланках: 

-     Президента РФ; 

-     палат Федерального Собрания; 

-     Правительства РФ; 

-     Конституционного Суда РФ; 

-     Верховного Суда РФ; 

-     Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных  официальных представительств РФ  за границей. 

2. Герб  субъекта РФ.

Герб  субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как  правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). 

Эмблема предприятия – это символическое  графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы  облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба. 

4.   Код организации.

Согласно  Общероссийскому классификатору предприятий  и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. 

5. Код  формы документа.

Согласно  Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа. 

6. Наименование  организации.

Реквизит  называет автора документа, которым  может быть организация, структурное  подразделение, должностное или  физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже, например: 

Министерство  образования Российской федерации

Государственный университет управления

Институт  информационных систем управления

          В бланках организаций двойного  подчинения (федеральному органу  исполнительной власти и местному  органу власти) указывается только  наименование местного органа власти.

          Наименование организации, указанное  в бланке, должно точно соответствовать  наименованию, закрепленному в учредительных  документах (уставе или положении  об организации).

          Если организация имеет официально  закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:

            Всероссийский научно-исследовательский  институт

            сельскохозяйственного машиностроения

            (ВНИИ сельхозмаш)

          7. Справочные данные об организации.

          Реквизит присутствует только  в бланках писем и включает  в себя индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адреса, номера телефона, факса, адрес  электронной почты. В составе  этого реквизита могут указываться  банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий. 

          8. Наименование вида документа.

          Данный реквизит является одним  из важнейших, поскольку позволяет  судить о назначении документа,  определяет состав реквизитов  и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п. 

          9. Дата документа.

          Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.09.2000. Допускается оформление даты словесно- цифровым способом : 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

          Кроме даты документа, датируются  также все служебные отметки  на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа  и др.).

          10. Регистрационный номер документа.

           Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами. 

          На документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные  номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

          Регистрационный номер документа  проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов  место для написания даты и  регистрационного номера обозначается  следующим образом: 

          __________ № _________ . 

          11. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа. 

          Этот реквизит проставляется  только на ответных письмах.  Дата и регистрационный номер  переносятся из инициативного  письма. Оформляется реквизит следующим способом:

          На № 02-13/36 от 04.03.2000. 

12. Место  составления или издания документа.

Реквизит  используется только в общих бланках  и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При  оформлении этого  реквизита учитывается административно-территориальное деление страны. Например:

с.Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа  может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Воронежский государственный университет. 

Сокращение  «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также  при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург». 

13. Гриф  ограничения доступа к документу.

Реквизит  проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну); «ДСП» (для служебного пользования), «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки. 

14. Адресат.

Реквизит  используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для  рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки  и др.). Адресатом документа может  быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить почтовый адрес: 

-     наименование адресата (Ф.И.О. для  физических лиц); 

-     название улицы, номер дома, номер  квартиры; 

-     название населенного пункта (города, поселка и т.п.); 

-     название области, края, автономного округа (области), республики; 

-     страна (для международных почтовых  отправлений); 

-     почтовый индекс. 

Почтовый  адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной  власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. 

        Адресат проставляется на бланке  документа справа.

       При направлении документа в  организацию или структурное  подразделение их наименования  указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом: 

ЗАО «ЭОНТ» 

ул. Маросейка, 15, стр.2 

Москва, 101000

Документ  может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают  в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляют перед фамилией: 

Генеральному  директору 

ММПП  «Салют» 

Н.Т.Вершинину 

Если  документ направляется в несколько  однородных организаций, его адресуют обобщенно:                                        

 Генеральным  директорам предприятий

нефтеперерабатывающего  комплекса 

               При адресовании документа физическому  лицу указывают сначала почтовый  адрес, затем инициалы и фамилию  получателя:         Ул. Российская, 8, кв. 22 

пос. Белоозерский, 

Воскресенский р-он, 

Московская  обл., 140250 

И.И. Иванову 

          На документе может быть указано  несколько адресатов, но не  более четырех. При направлении  документа более чем в четыре  адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. 

          15. Гриф утверждения документа.

  Утверждение  – способ удостоверения документа  и придания ему юридической  силы. Утверждаются, как правило,  организационно правовые документы  (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др. 

Документ  может утверждаться: 

- должностным  лицом (руководителем), в компетенцию  которого входит принятие решения  по вопросам, изложенным в утверждаемом документе; 

-     изданием соответствующего распорядительного  документа; 

-     коллегиальным органом. 

В случае утверждения документа должностным  лицом гриф утверждения состоит  из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения: 

УТВЕРЖДАЮ 

Директор  предприятия 

Подпись А.Б. Сидоров 

12. 07.2000 

Если  документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении: 

    УТВЕРЖДЕНО                                                                   УТВЕРЖДЕНО 

приказом  генерального                                                        Советом директоров 

        директора НПО «Прогресс»                                                         ОАО «Сиданко» 

 от 05.02.2000  № 15                                                      (протокол от 20.03.2000 №6)          

16. Резолюция.

В резолюции  фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется  от руки в заголовочной части документа  на любом свободном месте или  оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе  не должно быть больше четырех резолюций. Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции: 

Васильеву К.А. 

Подготовить проект контракта к 26.05.2000 

Подпись 22.05.2000 

Если  исполнителей несколько, ответственным  за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. 

17. Заголовок  к тексту. 

Реквизит  является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: 

приказ (о чем?) о приеме на работу; 

протокол (чего?) собрания акционеров.  

Заголовок к тексту печатают под реквизитами  бланка слева без кавычек и  не подчеркивают. Точка в конце  заголовка не ставится. В одной  строке заголовка должно быть не более 28 – 30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатаются через один интервал. 

18. Отметка  о контроле.

Реквизит  проставляется на документах, исполнение которых контролируется службой  делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом - «К» или «Контроль». Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа. 

19. Текст  документа (см.  в главе 2, с. 4). 

          20. Отметка о наличии приложений.

          Реквизит оформляется в сопроводительных  письмах и приложениях к распорядительным  документам.  

Если  документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно: 

Приложение: на 2 л. в 3 экз. 

Если  документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение: 

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству 

                           На 40 л. в 1 экз. 

                        2. Отзыв на проект инструкции на 2 л. в 2 экз.