Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»

1.Предмет  и задачи курса  «Документационное  обеспечение управления».

Управление предприятием можно представить как процесс  получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения  его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного  решения требуется полная оперативная  и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который  должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы  за время ее передачи и обработки  состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию  дел.

На рабочее место  руководителя предприятия или исполнителя  информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется  в документах. Документ является носителем  информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» документ- это текст или изображение, имеющее информационное значение. Каждый документ должен оцениваться, прежде всего, по информации, которую он содержит. Федеральный закон « Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…».

В управленческой деятельности используются самые разнообразные  документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу  и т. д.

Документы, функционирующие  в сфере управления, называют организационно-распорядительными  документами (ОРД).

Вне зависимости  от специфики предприятия можно  выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные  документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские  документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных  и муниципальных организаций  могут поступать на предприятие  документы, регулирующие различные  вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную  группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную  группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные  документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности  составления и обработки. 
 

Устав – свод положений  и правил, определяющих устройство, деятельность, права и обязанности  юридического лица, утвержденный и  зарегистрированный в установленном  законом порядке. Устав определяет правовое положение юридического лица.

Устав утверждается распорядительным документом вышестоящей  организации.

Подготовка и оформление текста устава должно производиться  в соответствии с установленным  порядком подготовки и оформления положения об учреждениях .

Положение правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию  работы объединения, предприятия, организации, учреждения или структурного подразделения.

Текст положения  должен стоять из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права, организация  работы, ответственность.

В разделе «Общие положения» должны быть указаны цели и основания образования учреждения и структурного подразделения, чем  руководствуется оно в своей  деятельности и кому подчиняется.

В разделе «Основные  задачи» должны перечисляться основные задачи, которые должны выполнять  учреждение или структурное подразделение  во всех областях своей деятельности.

В разделе «Функции»  указывается, что и как должно делать учреждение или структурное  подразделение для выполнения основных задач, какие связи в этих целях  оно обязано устанавливать с  другими учреждениями и структурными подразделениями.

В разделе «Права»  должны перечисляться права, которыми наделено учреждение и его руководитель или структурное подразделение  и его руководитель, в том числе  и право на издание определенных правовых актов и подготовку определенных документов.

В разделе «Организация работы» указывается, кто образует учреждение или структурное подразделение, назначает его руководящий состав, утверждает его структуру и штатную  численность; каков порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения или структурного подразделения формы и методы работы.

В разделе «Ответственность»  должны перечисляться вопросы деятельности учреждений или структурных подразделений, за своевременность и качество решения  которых несут ответственность  эти учреждения или структурные  подразделения или их руководители.

Положение о структурном  подразделении должно утверждаться распорядительным документом, издаваемым руководителем учреждения. Положение  об учреждении утверждается распорядительным документом, издаваемым вышестоящей  организацией.

 При подготовке  проекта положения допускается  употреблять типовые тексты.

Датой положения  является дата его утверждения.

Проект положения  должен быть подписан руководителем  учреждения (если положение об учреждении) или руководителем структурного подразделения (если положение о  структурном подразделении), а также  завизирован начальником Юридического отдела с арбитражем и должностными лицами, от координации действий которых  зависит введение положения в действие. 

Учредительный договор- договор между учредителями (участниками) о создании юридического лица. В  учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности, а  также условия и порядок распределения  между участниками прибыли и  убытков, управления деятельностью  юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Штатное расписание-перечень должностей постоянных сотрудников  с указанием соответствующих  каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях является основанием для образования фонда  оплаты труда организации.  
 

2.Нормативные  требования к формированию  дел.

Документы во время  их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные  папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания  работы с документом он передаётся для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или  лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего  года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные  документы должны иметь отметку  об исполнении и подшиваются в  дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается  множество, и чтобы в них легко  можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы  после их исполнения группируют в  дела, т.е. подшивают в отдельные  папки.

Распорядительные  документы, переписку руководства  и важнейшие внутренние документы  формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в  номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого  заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет  официально признанное сокращенное  наименование, то лучше употребить его.

В депо могут быть подшиты только те документы, которые  предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится  самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел  под резервным номером.

Изъятие документов организации, может производиться  только органами государственной налоговой  инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим  уголовно-процессуальным законодательством  Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных  лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие  и оформляется протоколом, копия  которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы  должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

В комплексе организационных  документов предприятий особое место  занимают должностные инструкции. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Должностная инструкция:состав содержательной части,реквизиты. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

На основании должностной  инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с  юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.

В разделе 1 (Общие  положения) устанавливаются: область  деятельности специалиста; порядок  его назначения и освобождения от должности замещения во время  его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста, должностные  лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные  документы, которыми должен руководствоваться  специалист в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления  деятельности специалиста.

В разделе 3 (Должностные  обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 (Права) устанавливаются  права, необходимые специалисту  для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет  ответственность данный специалист.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может  быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами этот раздел может устанавливать  круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные  инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.Документооборот:понятие,функции,составные части.

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления.

Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения " уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия " документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Организация  работы с документами - организация  документооборота, хранения и использования  документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;

- максимальное сокращение  инстанций прохождения документа  (каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов);

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе  должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления  информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот  является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения  документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован  инструкцией по делопроизводству в  организации (учреждении) и табелем  унифицированных форм документов. Разделяют  централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в  учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие  исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены  нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий  документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих  документов являются ответом организации  на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например, запросы  в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей  его организации. Данные документы  используются для организации работы учреждения (организации), так как  они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения. Следуя определению, регистрация  документа - это присвоение ему индекса  и проставление его на документе  с последующей записью данных о документе в журнале регистрации  или регистрационной карточке. Целью  регистрации является обеспечение  учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен  перечень документов, не подлежащих регистрации  службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем  организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем  того структурного подразделения, на документы  которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с  их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и необходимых условных обозначений  при регистрации, указывающих место  их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 - индекс структурного подразделения; 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение).

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. 
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). 
 
 

5.Нормативная  база документационного  управления: «Государственная  система документационного  обеспечения управления».

 Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет  секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник. Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации  – важнейшая обслуживающая функция  управления, от рациональной организации  которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность  работы организации в целом.

Выбор организационной  форма службы ДОУ зависит от решения  руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы  работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. В современных условиях, когда  работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса  задач:

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед  службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения  документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций: 

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования; контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры  согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации  работы с документами в учреждении  решаются выполнением следующих  функций: 

Установление единого  порядка прохождения документов (документооборота учреждения);