Пресс-конференция

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………стр. 3

1. Специфика, цели и задачи пресс-конференции………………….....стр. 5

1.2. Анализ этапов подготовки  пресс-конференции…………………стр. 9

2.Исследование основных  форм проведения пресс-конференции………………………………………………….…………..стр. 14

Заключение ………………………………………………………….….стр. 17

Список литературы…………………………………………………….стр.18

                                             ВВЕДЕНИЕ

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.

Отношения с прессой и  другими средствами массовой информации носят двусторонний характер. Они  взаимовыгодны и постоянно возобновляются как журналистами, так и представителями  деловых кругов, отдельных коммерческих организаций, общественных и государственных структур. Взаимное доверие сторон в этом общении, в обмене информацией и услугами - основа равноправных отношений между СМИ, PR-агентствами, пресс-центрами, представляющими интересы своих организаций. Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, традиционно называется пресс-конференцией. Этим термином пользуются и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет исключительно телевидение и радио.

Актуальность работы: обусловлена возрастающим количеством коммуникации в общественной и деловой жизни и необходимостью их детального рассмотрения для правильного построения менеджмента организаций. В частности в современном мире получила распространение такая форма коммуникации, как пресс-конференция, которая практикуется органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

Целью работы является подготовка и проведение пресс-конференции.

Для реализации цели поставлены следующие задачи:

• Раскрыть смысл, назначение пресс-конференции.
• Исследовать методические основы подготовки и проведения пресс-конференций.
• Выявить основные этапы подготовки пресс-конференции и важные моменты ее проведения.
• Провести анализ эффективности пресс-конференции.

Объектом исследования выступает  пресс-конференция, как PR-мероприятие.

Предмет исследования –  сущность, подготовка, организация и проведения пресс-конференции.

1. Специфика, цели и задачи пресс-конференции.

Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном информационном поводе. По форме это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный материал должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.

Цель пресс-конференции  — способствовать адресному распространению информации, новостей, документов, фотографий среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений, при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

Комментированность предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей  области, лично заинтересованных в  сообщении максимально полных сведений, во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы  журналистов, обеспечение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

Пресс-конференции целесообразны  в тех случаях, когда организации  необходимо:

• проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
• продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
• представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
• решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;
• наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции в большинстве  случаев являются руководители и  специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности хотят получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

1. какой будет  информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод-сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении.
2. выбор человека либо организации, имеющих возможность и право сообщать новость.
3. как собрать журналистов;

4. когда проводить пресс-конференцию.

Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс  является самым сложным и длительным процессом подготовки любого новостного мероприятия.

Информационный повод  — это то, что делает событие  интересным, неординарным, значимым и  привлекательным прежде всего для  читателя, зрителя, слушателя.

Грамотно составленный информационный повод — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

• владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;
• иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
• правильно определить целевую группу СМИ;
• определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
• определить возможные риски и критические моменты;
• определить тему мероприятия.

Существуют несколько факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди других:

• повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
• его формулировка должна быть краткой и емкой;
• повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
• он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
• чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

Для привлечения журналистов  используют несколько приемов и стратегий:

 Во-первых, большое значение  имеют личные связи и хорошие  отношения с журналистами: гораздо  легче журналисту отказать малознакомому  человеку, которому он ничем не  обязан, чем хорошо знакомому, с которым его связывают давние отношения.

Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция  не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшой фуршет. Цель данного мероприятия заключается в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

Подводя итог можно сказать, что для достижения поставленной цели,  специалистам по связям с общественностью  необходимо грамотно подходить не только к подбору нужной целевой аудитории  данного мероприятия, но и правильно  организовать само проведение пресс-конференции, которая представляет собой адресное распространение информации, что  является сложной задачей для  решения которой необходима тщательная подготовка.

1.2 Анализ этапов подготовки пресс-конференции.

Анализ Российского рынка  PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции, при его прохождении и после завершения акции.

Необходимо знать, что  каждая пресс-конференция имеет свой план, структуру, включающую последовательность ряда событий.

Этапы планирования и подготовки пресс-конференции включают в себя следующие действия:

-создание новостного  повода,

-определение тематики и состава участников пресс-конференции,

-определение доступного для журналистов места и нужного времени для проведения пресс-конференции,

- отбор необходимого компании круга СМИ, заинтересованного в освещении конкретного новостного повода, приглашение журналистов;

- рассылка пресс-релизов, приглашений, обзвон и аккредитация приглашенных журналистов,

-подготовка зала для пресс-конференции,

-встреча журналистов, вручение пресс-пакетов, организация кофе-брейка,

-оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которым не удалась попасть на пресс-конференцию,

- мониторинг вышедших публикаций в СМИ.

Следует отметить, что пресс-конференция является отличной возможностью рассказать о новостях компании, подвести итоги или, наоборот, сообщить о начале мероприятия.

В наиболее общем виде новость  представляет собой творчески преобразованные факты с расчетом на их восприятие аудиторией, чтобы неожиданное, сенсационное сочеталось со значимым, помогающим в социальной ориентации.

Основными участниками пресс-конференции  выступают: модератор в его функции входит проведение мероприятия, представление основных действующих лиц, определение значимости вопроса; утверждающая команда или компания, подающая информационный повод. В состав команды входят: спикеры, представляющие теоретический материал, отвечающие на вопросы, технический персонал, в данную категорию участников входят обучающиеся, отвечающие за создание и показ презентационных материалов, звуковое сопровождение пресс-конференции, ньюс-мейкеры, в их функцию входит подготовка пресс-материалов; журналисты. К подготовке журналистов необходимо подойти особенно ответственно, т.к. они должны не только присутствовать на пресс-конференции, но и задавать вопросы провокационного, уточняющего, анализирующего характера.

Подбор времени пресс-конференции зависит от нескольких факторов. При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремится к тому, чтобы он не совпадал с днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов. Третью часть общего времени отводится для ответа на вопросы журналистов. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также  подходящий день. Лучшими днями проведения пресс-конференции считаются вторник, среда и четверг. Понедельник — день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день потому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет. Состав журналистов определяется путем отбора наиболее подходящей для организаторов пресс-конференции целевой аудитории данного СМИ. Что бы привлечь внимание новой аудитории можно пригласить и менее значимые СМИ.

Важное значение при проведении пресс-конференций имеет личность выступающего, его ораторские способности и знания обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке, поэтому организаторы пресс-конференций вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет. Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференций, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.

Как правило, пресс-конференцию  ведет пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник  пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль не сводится только к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; контролировать авторов провокационных недоброжелательных вопросов.

Примерно за неделю до ожидаемой  пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости  от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов- по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

Пресс-конференцию рекомендуется  проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в офисе или в  большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. В небольшом помещение ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех присутствующих. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Помещение для пресс-конференции должно иметь стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы; телефонная связь; технические службы; система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт.

На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные. Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный.

Подводя итоги первой главы, где были проанализированы и рассмотрены  назначение, этапы подготовки можно  сказать, что пресс-конференция представляет собой одну из форм коммуникации между  организаторами и представителями  средств массовой информации, которая  в свою очередь сама является коммуникационным процессом между целевой аудиторией и организацией. Посредствам пресс-конференции  зачастую принято предоставлять  какие-либо инновационные свершения.

2.ИССЛЕДОВАНИЕ ОСНОВНЫХ ФОРМ ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ.

Широко известен факт, что  выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Чтобы провести пресс-конференцию  ее делят на части, такими составными частями выступают: встреча и регистрация прибывших журналистов; открытие, представление устроителей пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления, информационные сообщения основных участников; вопросы журналистов и ответы на них; краткое заключительное слово ведущего и закрытие.

Самая первая и важнейшая  часть заключается во встрече  прибывших на пресс-конференцию. В группу по приему и регистрации журналистов и гостей назначаются самые опытные и коммуникабельные сотрудники. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация» у входа. К функциям таких групп следует относить: приветствие пришедшего; попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных; выдача комплекта информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы, рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а также полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка; представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации; указать дорогу в гардероб и конференц-зал.

К обязанностям ведущего причисляется вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.

Перед началом пресс-конференций  иногда целесообразно провести краткую  репетицию той ее части, на которой  докладчик выступает с основной речью, дополнительно проинструктировать персонал на случай непредвиденных вопросов и ситуаций.

В президиуме пресс-конференции, включая ведущего, должно сидеть от трех до пяти человек. Большое количество участников в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации.

Некоторые не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем  не менее, значение вступительной речи считается очень важным. Вступлением вы задаете свои правила информационного взаимодействия  с журналистами. Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, оглашение темы и правил ведения пресс-конференции.

Организаторы пресс-конференции  вправе объявить любой регламент  ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаруживаются попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

Начинать пресс-конференцию  ровно в назначенное время  нецелесообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение. Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют потратить 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать действительности. После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15 минут, а лучше — 10. Недопустимо читать выступления по бумажке.

 Вопросная часть пресс-конференции должна быть по мере возможности подготовлена заранее. Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале образуется неловкое молчание. Полезно заранее распределять некоторые вопросы, из числа предполагаемых, среди своих сотрудников, с тем, чтобы они могли задать их выступающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Этот прием нередко используется в практике проведения пресс-конференций, однако злоупотреблять им не стоит. Часто используется следующий прием: «Перед пресс-конференцией или во время выступления нам было передано несколько записок с вопросами...». Вопросы могут быть и неожиданными, и неудобными, поэтому подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов на них. Отвечающий должен владеть рядом приемов, позволяющих ответить на любой нежелательный вопрос. Молчание при ответе на нежелательный вопрос – совсем не худший вариант.

После завершения пресс-конференции  основные выступающие должны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования определено, что пресс-конференция  – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации  связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через  посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.

Важное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности  и значения обсуждаемого предмета.  После завершения выступления основных докладчиков организаторы пресс-конференции  объявляют, что для вопросов журналистов  и ответов на них отводится  строго определенное время.

Для повышения результативности пресс-конференции каждому из присутствующих на ней представителей СМИ вручаются  необходимые информационные материалы. Организаторы пресс-конференции тщательно  продумывают многочисленные технические  аспекты ее обеспечения.

По завершению пресс-конференции  организаторы обычно устраивают для  приглашенных журналистов и репортеров кофе-брейк. Целью данного мероприятия - вовсе не налаживание дружеских  контактов с представителями  СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения  руководства и специалистов компании с представителями СМИ и других кругов.

А благодаря технологиям  Интернета в настоящее время  развивается один из самых эффективных  средств коммуникации посредствам  веб-конференции между представителями  государственных структур и обществом. 

Список литературы

1. Кочеткова А. В., Филиппов В. Н., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С.     Теория и практика связей с общественностью. — СПб.: Питер, 2009.
2. Ляйнеманн Р., Байкальцева Е., М.: Гревцов  Паблишер Пресс-конференция: Игра по собственному сценарию: Перевод с английского.:, 2009
3. Варакута С.А. «Связи с общественностью»– М.: ИНФАРА-М, 2009.
4. Борисов Б.Л. Технологии рекламы и PR: Учеб. пособ. — М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009.
5. Почепцов Г.Г. Имидж-мейкер. Паблик рилейшнз для политиков и бизнесменов. М.: 2009
6. . Е. Цеплик, И. Шабшин, К. Ладыгин. PR в сети: несколько простых советов. // Советник, 2010.