План.

1. Специфика, цели, задачи пресс-конференции.

       Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном информационном поводе. По форме это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный повод должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.

       Цель  пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений, при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

       Комментированность  предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области (лидеров мнений), лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

       Пресс-конференции  целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

       • проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;

       • продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

       • представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

       • решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;

       • наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

       Инициаторами  проведения пресс-конференции в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

       При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

       1. какой будет информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)

       2. выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)

       3. как собрать журналистов;

       4. когда проводить пресс-конференцию.

       Главная задача при подготовке пресс-конференции — это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

       Информационный  повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя.

       Грамотно  составленный информационный повод  — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного  повода необходимо:

       • владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;

       • иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;

       • правильно определить целевую группу СМИ;

       • определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;

       • определить возможные риски и критические моменты;

       • определить тему мероприятия.

       Существуют  несколько факторов, которые помогут  выделить информационный повод среди  других:

       • повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;

       • его формулировка должна быть краткой и емкой;

       • повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;

       • он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;

       • чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

       • чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

       • лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

      В практике медиарилейшнз сегодня существуют следующие типы информационных поводов.

      Новости. Сюда относятся все те события, к которым применимо понятие «новость»: открытие новых учреждений, организаций, предприятий, их филиалов (или наоборот, закрытие); кадровые изменения; новые законы или иные распорядительные документы исполнительной и законодательной власти; появление новых товаров и услуг; начало распространения нового вида аудиовизуальной, печатной или иной продукции в социокультурной сфере; начало функционирования новых методов организации в различных сферах производства и т. д.

      Основной  характеристикой новости для представителей СМИ должен являться ее исключительный характер, оригинальность события. Информация об этом должна «придерживаться» субъектом PR до момента официального начала пресс-конференции. Такое вынужденное сокрытие новостных фактов позволит избежать их девальвации в глазах журналистов, для которых момент эксклюзивности новости является одним из наиболее сильных побудительных мотивов для посещения пресс-мероприятий, в том числе и пресс-конференций.

      Знаменательная  дата. Могут также использоваться персональные биографические даты. Пресс-конференции могут организовываться и в связи с датами общегосударственного характера (годовщины политических и исторических событий, профессиональные праздники и под.) Поводом для пресс-конференции может быть и юбилейная дата в связи с трагическими событиями.

      Проблема. В центре внимания оказывается определенная проблема, носящая общественно значимый характер. Она может быть связана с той сферой профессиональной деятельности субъекта PR, которая влияет на жизнь большинства граждан, затрагивает интересы различных слоев населения, причем обозначенная в теме пресс-конференции проблема должна быть сориентирована и в формулировке, и в ходе подготовки общения с журналистами на конкретные особенности того региона, где проводится встреча с журналистами. Учет социодемографических факторов обязателен.

      Специальные мероприятия. Такие пресс-конференции проводятся, как правило, в связи с началом проведения специальных мероприятий — выставок, ярмарок, презентаций, чемпионатов, конкурсов, симпозиумов, конференций, обучающих семинаров.

      Чрезвычайное  событие. Подобные информационные поводы в практике российских журналистов используются в последнее время все чаще: это связано с кризисными ситуациями в различных сферах общественной жизни или профессиональной деятельности. Отрицательные события экстремального характера с точки зрения новостного подхода более предпочтительны для представителей СМИ как информационный повод.

       Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий. Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие отношения с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

       Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

       В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

       Для достижения поставленной цели, специалистам по связям с общественностью необходимо грамотно подходить не только к подбору  нужной целевой аудитории данного  мероприятия, но и правильно организовать само проведение пресс-конференции, которая представляет собой адресное распространение информации, что является сложной задачей для решения которой необходима тщательная подготовка.

2. Анализ этапов проведения пресс-конференции.

       Анализ  Российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как «разогревающая» информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал).

       Необходимо  знать, что каждая пресс-конференция  имеет свой план, структуру, включающую последовательность ряда событий.

       Этапы планирования и подготовки пресс-конференции включают в себя следующие действия: создание новостного повода, определение тематики и состава участников пресс-конференции, определение доступного для журналистов места и нужного времени для проведения пресс-конференции, подбор модератора, отбор необходимого компании круга СМИ, заинтересованного в освещении конкретного новостного повода, приглашение журналистов: рассылка пресс-релизов, приглашений, обзвон и аккредитация приглашенных журналистов, подготовка зала для пресс-конференции, встреча журналистов, вручение пресс-пакетов, организация кофе-брейка, оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которым не удалась попасть на пресс-конференцию, мониторинг вышедших публикаций в СМИ.

       Основными участниками пресс-конференции выступают: модератор (в его функции входит проведение мероприятия, представление основных действующих лиц, определение значимости вопроса); утверждающая команда или компания, подающая информационный повод. В состав команды входят: спикеры (представляет теоретический материал, отвечает на вопросы), технический персонал (в данную категорию участников входят обучающиеся, отвечающие за создание и показ презентационных материалов, звуковое сопровождение пресс-конференции), ньюс-мейкеры (в функцию ньюсмейкеров входит подготовка пресс-материалов); журналисты. К подготовке журналистов необходимо подойти особенно ответственно, т.к. они должны не только присутствовать на пресс-конференции, но и задавать вопросы провокационного, уточняющего, анализирующего характера.

       Подбор  времени пресс-конференции зависит  от нескольких факторов. При выборе дня проведения пресс-конференции  необходимо стремится к тому, чтобы  он не совпадал с днем проведения в  этом же городе какого-либо другого  крупного события, представляющего  широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00.  Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов. Третью часть общего времени отводится для ответа на вопросы журналистов. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

       Очень важно выбрать также подходящий день. Лучшими днями проведения пресс-конференции считаются вторник, среда и четверг. Понедельник — день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день потому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет. Состав журналистов определяется путем отбора наиболее подходящей для организаторов пресс-конференции целевой аудитории данного СМИ. Дабы привлечь внимание новой аудитории можно пригласить и менее значимые СМИ.

       Важное  значение при проведении пресс-конференций  имеет личность выступающего (модератора), его ораторские способности и  знания обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке, поэтому организаторы пресс-конференций вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет. Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференций, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.

       Как правило, пресс-конференцию ведет  пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т. д.

       Примерно  за неделю до ожидаемой пресс-конференции  необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

       Пресс-конференцию  рекомендуется проводить в специальном  помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. В небольшом помещение ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех компактно сидящих присутствующих. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними.  Помещение для пресс-конференции должно иметь стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы; телефонная связь; технические службы (машбюро, фотолаборатории); система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

       На  входе в здание должно быть объявление, а на пути между входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить указатели «пресс-конференция», «гардероб», что позволит приглашенным без труда ориентироваться в здании. На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные. Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников должен висеть логотип организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 х 80 см.

3. Пути оптимизации проведения пресс-конференции

       PR на настоящее время находится  на стадии взаимовлияния, для которой характерен ускоренный рост высоких технологий и увеличение числа коммуникационных каналов. Одним из важнейших коммуникационных каналов является Интернет.

       Наиболее  перспективное развитие технологий в структуре PR деятельности представляет собой проведение пресс-конференции в Интернете. Такие пресс-конференции принято называть веб-конференциями.

       Следует отметить, что веб-конференции (англ. Web conferencing) — это технологии и инструменты для онлайн-встреч и совместной работы в режиме реального времени через Интернет. Веб-конференции позволяют проводить онлайн-презентации, совместно работать с документами и приложениями, синхронно просматривать сайты, видеофайлы и изображения.

       Веб-конференция  позволяет расширить круг активно  участвующих в пресс-конференции  журналистов путем привлечения  региональных СМИ и пользователей  сети интернет со всего мира. Кроме того, она имеет двустороннюю форму коммуникации, все желающие могут задавать свои вопросы участникам через Интернет и тут же, в режиме «он-лайн» получать на них ответы.

       Онлайн  пресс-конференция может дополнять  живую пресс-конференцию, что позволит существенно увеличить аудиторию активно участвующих в пресс-конференции журналистов, а также позволит всем заинтересованным получить информацию «из первых рук» в полном объеме. В таком случае вопросы, задаваемые участникам пресс-конференции могут поступать как от журналистов в пресс-центре, так и через интернет. Кроме того все происходящее в пресс-центре может транслироваться в интернет в режиме adaptive himotion video со стерео-звуком. Для проведения такой конференции требуется оснастить пресс-центр специальным оборудованием и высокоскоростным доступом в интернет.

       Веб-конференции  могут проходить в различных  формах: текстовых, визуальных, аудиальных (аудио подкаст).

       Под текстовыми конференциями подразумевается  общение между представителем организации и общественностью посредствам интерактивных сайтов, предоставляющих пользователю услугу FAQ -«быстрых вопросов и ответов». На таких конференциях обсуждаются актуальные на данное время темы, задаются вопросы, высказываются предложения.

       К визуальным веб-конференциям относится пресс-конференция транслируемая в онлайн режиме посредством выделенного каналом для доступа в интернет со скоростью не менее 512k.

       Для проведения он-лайн конференции создается  специальный сайт, оснащенный следующим  механизмом: посетитель сайта может ознакомится с темой происходящей пресс-конференции и информацией о ее участниках, получить необходимые пресс-релизы; может видеть те вопросы, на которые уже дан ответ участниками конференции, при этом при поступлении новых отвеченных вопросов страница обновляется автоматически; есть возможность задать свой вопрос кому-либо из участников конференции, либо всем участникам, при этом вопрос не виден посетителям сайта до тех пор, пока на него не будет дан ответ; при поступлении нового вопроса от посетителя сайта, он попадает к оператору (операторам) в пресс-центре; операторы в пресс-центре совместно с консультирующим лицом проводят отсев нежелательных вопросов и при необходимости вносят коррективы. После того, как вопрос прошел проверку, он выводится на печать и передается ведущему пресс-конференции, либо выводится на монитор отвечающего участника конференции, если он в данный момент не занят ответами на вопросы гостей пресс-центра; ведущий пресс-конференции распределяет полученные вопросы по участникам конференции и при необходимости озвучивает их для гостей пресс-центра; ответ на вопрос, даваемый участником пресс-конференции стенографируется, после чего и вопрос и ответ становятся видны посетителям сайта; все вопросы, заданные непосредственно в пресс-центре стенографируются и также доступны для просмотра посетителям сайта; посетители сайта могут наблюдать за происходящим в пресс-центре, просматривая прямую видео-трансляцию в режиме adaptive hi-motion video. При этом качество изображения и звука будет зависеть только от качества связи конкретного посетителя сайта.

       Данного рода конференции часто проводятся на сайтах различных организаций, представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных  структур.

       Аудио подкаст — процесс распространения звуковых или видео-передач (то есть подкастов) в интернете (обычно в формате MP3 или Ogg/Vorbis для звуковых и Flash Video и других для видео-передач). Пресс-конференция созданная в звуковом формате, который распространяется бесплатно через интернет для массового прослушивания.

Список литературы.

1. Антипов К. В., Баженов Ю. К. Паблик рилейшнз: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский Дом «Дашков и К°», 2002.
2. Галумов Э. Основы PR — М., Летопись XXI в., 2004.
3. Ильченко С.Н., Кривоносов А.Д. Современная пресс-служба: Учебное пособие — СПб.: С.-Петерб. гос. ун-т, 2005. — 105 с.
4. Королько В. Основы Паблик Рилейшнз — М., Валкер, 2000
5. Кочеткова А.В. Современная пресс-служба – М.: Эксмо, 2009 – 272 с.