Пресс–конференция. Пресс-релиз

Контрольная работа по курсу: «Теория и практика связей с общественностью». 

Тема: «Пресс–конференция. Пресс-релиз».

План:

Введение.   …………………………………………………………………..  2

1.  Этапы подготовки и проведения пресс – конференции.  …………….  4

2. Пресс – релиз как разновидность письменной коммуникации

в связях с общественностью.  …………………………………………….  10

3. Особенности написания  успешного пресс – релиза.  ………………...  16

Заключение.  ……………………………………………………………….  18

Список используемой литературы.  ……………………………………… 19

Введение.

Связи с общественностью, используя различные коммуникативные  средства, представляют собой динамическую и гибкую систему управления общественностью  в самых разнообразных областях человеческой деятельности — в бизнесе, политике, образовании, медицине, благотворительности, развлечениях, спорте и др.

Встреча журналистов  с представителями государственных  учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно  называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит  в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди  редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Также связи с общественностью в реализации своей деятельности используют широкий набор коммуникативных средств, и письменная коммуникация (пресс-релиз) занимает одно из важнейших мест среди них. Специалист по связям с общественностью должен уметь не только точно, правильно и лаконично выражать на письме мысли и идеи (свои или своего руководства), но и облекать их в соответствующую форму, которая диктуется видом письменной коммуникации и ситуацией.

1. Этапы подготовки и проведения пресс-конференции.

Подготовка пресс-конференции  предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию  рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения  высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении  будет обозначена просьба сразу  подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько  журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты  отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также  необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция  представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые  бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними  газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать  также подходящий день. В некоторых  случаях выбора нет, поскольку заявление  должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность  выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени ( вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; вытупления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить  готовность всех подразделений, для  этого необходимо провести репетицию  всех учаcтников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции  готовятся заранее. Они могут  быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной  форме. Характер этих выступлений, их структура  зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций  заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении ( хотя и  необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет  пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или  ответственный за проведение пресс-конференции  обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном  слове пресс-секретаря объявляется  тема пресс-конференции и представление  каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.

Что касается выступлений  представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.

Оперативные пресс-конференции  проводят в спешном порядке, на месте  событий или происшествий, вслед  за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции  организуются в предварительно объявленное  время в специально приспособленных  для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

• микрофоны на столе и в зале;
• ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
• телефонную связь;
• технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
• система синхронного перевода;
• службы аккредитации;

служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Если пресс-конференция  назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.

Вопросы журналистов, касаясь  существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

Ответы выступающих  на вопросы журналистов согласуются  с их компетенций. По ходу встречи  ведется определение кому из ораторов более всего “подходит” вопрос.

Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что  на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для  печати” и т.д. Если затронут вопрос не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается  демонстрация видеоматериалов, то лучше  всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информации, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании официальной  части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

2. Пресс-релиз как разновидность  письменной коммуникации в связях  с общественностью.

Существует множество  разновидностей письменной коммуникации в профессиональной деятельности специалиста по связям с общественностью. Среди них одним из самых важных является пресс-релиз. Эта информация предназначена для СМИ и служит своего рода средством поддержания контакта с журналистами или редакцией. Выделяют определенные правила составления, написания и рассылки пресс-релиза. Для того чтобы пресс-релиз был успешным, то есть реализовал ожидания его пославшего, важно не забыть об одной его существенной составляющей. Это информационный повод. Пресс-релиз будет обречен на неудачу в случае, если информационный повод будет “незначительным”.

Пресс-релиз является простым и эффективным средством  передачи точной и оперативной информации о базисном ПР-субъекте, а также  установления контактов с журналистами. Существует множество определений  пресс-релиза.

А.Д. Кривоносов предлагает следующие трактовки понятия пресс-релиз:

• «официальное сообщение, выпускаемое для публикации в печати или распространения по каналам вещательных средств связи… пресс-бюро, штаб квартирами различных организаций»;
• «небольшой, предназначенный для прессы организационный документ, содержащий актуальное сообщение»;
• «основной жанр ПР-текстов, несущий предназначенную для прессы актуальную оперативную информацию о событии, касающуюся базисного субъекта ПР».

Таким образом, в первом случае пресс-релиз определяется как сообщение, во втором – как документ, а в третьем – как жанр.

Развернутый вариант  определения пресс-релиза, по мнению Ю.М. Демина, может звучать следующим  образом: «Пресс-релиз – оперативно-новостной  документ связей с общественностью, содержащий краткое, социально значимое сообщение об актуальных фактах или событиях, так или иначе соотносимых с паблицидным капиталом предприятия, адресованное представителям СМИ для информирования общественности и отражающее официальную точку зрения руководства предприятия».

А.Н. Чумиков выделяет две разновидности пресс-релиза – пресс-релиз анонс и новостной  пресс-релиз. В основе этого деления  лежит характер передаваемой информации.

Релиз-анонс представляет собой сообщение о будущем  событии, его цель – дать объективную информацию о предстоящем новостном событии (времени, месте, особенностях его проведения). Функция анонса в этом случае – привлечение внимания СМИ.

В новостном релизе (ньюс-релизе) ставится задача донести до широкой  аудитории важную новость или информационное сообщение. Новостные пресс-релизы могут распространяться в ходе пресс-конференции и после новостного события.

Кривоносов в своей  работе «PR-текст в системе публичных коммуникаций» выделяет также два типа пресс-релиза по признаку оперативности информирования: анонс и ньюс-релиз. В жанре ньюс-релиза он выделяет разновидность «новостной лист». Не мало важно замечание автора по поводу деления пресс-релизов на виды: «Композиция, речевой облик этих двух основных релизов, - пишет Кривоносов, - не имеют строгих различий».

Популярность пресс-релиза – по мнению и самих специалистов по связям с общественностью и  представителей СМИ – объясняется  его высокой эффективностью, базирующейся на нескольких очевидных достоинствах. К ним относятся:

• информативность, поскольку содержание (основной текст) пресс-релиза представляет собой изложение фактов без какого-либо комментария;
• актуальность, обусловленную новизной содержащейся в нем информации;
• достоверность (точность), основанную на официальном характере источника информации;
• конкретность, вытекающую из «привязки» содержания пресс-релиза к строго определенному информационному поводу (событию, факту);
• краткость, ибо пресс-релиз – это, прежде всего, оперативно-новостной ПР-документ;
• простота и скорость подготовки – так как пресс-релиз характеризуют строго ограниченный объем текста и однотемность содержания;
• универсальность, означающую на практике пригодность пресс-релиза для создания широкого спектра вторичных (журналистских) материалов;
• технологичность, которой способствует, наряду с перечисленными преимуществами, все более распространенная практика общения с электронной версией (файла) пресс-релиза, переданной в редакцию СМИ на автономном носителе (дискете, компакт-диске) или по E-mail;
• адресность, предопределенная предназначенностью пресс-релиза и содержащейся в нем информации конкретному СМИ, редакции или их сотруднику (редактору, журналисту и т.п.);
• гибкость, достигаемая благодаря тому, что содержащаяся в пресс-релизе информация может дополняться путем использования приложенных к нему материалов и общения с так называемыми контактными лицами (располагающими дополнительными сведениями и уполномоченными сообщить их по просьбе сотрудников СМИ).

Предметом пресс-релиза, по мнению И. Алешиной, является новое событие, продукт, услуга; управленческие изменения в организации (структурные изменения в компаниях, связанные с банкротством, нарушениями, образованием новых филиалов, представительств, сменой руководящего состава и т.п.); публичные выступления в СМИ ведущих специалистов компании, ее руководства, сюда можно отнести и торжественные события в жизни базисного субъекта (например, юбилеи).

Фактически цель любого пресс-релиза заключается в формировании (укреплении, преумножении) имиджа организации.

Достижение указанной цели становится реальным в том случае, если пресс-релиз привлек внимание СМИ и одновременно побудил их к поиску (получению) дополнительной информации; послужил основой для подготовки и распространения (публикации, вещания и т.п.) вторичных информационных материалов, которые в свою очередь, нашли свою аудиторию и способствовали росту осведомленности и формированию позитивного отношения аудитории (или ее значимой части) по отношению к предприятию.

Одновременно пресс-релиз  служит достижению и еще одной, специфической цели: он способствует установлению, последующему развитию и укреплению контактов между ПР-структурой и СМИ (редакцией или конкретным журналистом).

Именно целевым предназначением  данного документа обусловлена  в первую очередь специфика содержания, композиции и стиля изложения пресс-релиза.

Своеобразие пресс-релиза заключается в том, чтобы определить его стилевую принадлежность в соответствии с существующей официальной градацией  стилей представляется затруднительным, поскольку при создании его содержания авторам приходится учитывать требования, по сути, различных стилей.

В настоящее время  типичный пресс-релиз несет на себе характерные черты, по меньшей мере, трех функциональных книжных стилей: научного, официально-делового и, в  несколько меньшей степени, публицистического .

Говоря о наиболее характерных стилевых особенностях пресс-релиза, необходимо назвать следующие:

а) экономия языковых средств, тщательный их отбор с установкой на доходчивость;

б) точность, однозначность  и сжатость (лаконичность) изложения;

в) высокая, но не избыточная информативность (насыщенность) содержания;

г) использование слов почти исключительно в их номинативном значении.

Функциональное назначение пресс-релиза – передача актуальной новости; этому подчинена и его  структура.

В работе Г.Н. Татариновой  «Управление общественными отношениями» автор предлагает следующую схему  построения текста пресс-релиза:

Первый необходимый  элемент структуры - указание на жанровую принадлежность: «пресс-релиз» и дату составления документа.

Кроме того, пресс-релиз  должен иметь заголовок, и его  цель – отражение сути новостного события, резюмирование наиболее важной информации.

Текст пресс-релиза строится по известному принципу «перевернутой  пирамиды»: каждый следующий абзац  содержит менее важную информацию и может, в принципе, состоять из одного предложения. Текстовая структура пресс-релиза открытая; пресс-релиз построенный по выше указанному принципу при подготовке к печати может быть механически «укорочен» на практически любое количество абзацев – в зависимости от формата издания, характера новостного события.

«Пирамида» должна состоять из четырех блоков.

Лид-абзац содержит основную (актуальную) информацию, новостной  повод: это ответы на вопросы «кто?», «что?», «когда?», «где?» и, возможно, «почему?», «для кого?», однако он не должен быть перенасыщен цифрами, вспомогательным справочным материалом. Лид должен содержать одну основную мысль, «определяющую» данное новостное событие, и его можно считать своего рода расширенным вариантом заголовка.

Во втором абзаце излагаются некие детали и подробности, которые  могут быть интересны.

Третий «кирпичик» - место  для комментариев и оценок события  экспертами или известными авторитетными  личностями.

Последний абзац –  выводы и обобщения. Причем комментарии экспертов и выводы могут дополнять друг друга, подчеркивая в целом значимость проведенного мероприятия и роль организаторов.

В конце пресс-релиза обозначаются имя и координаты контактного  лица (телефон, факс, электронная почта). Еще несколько требований к тексту пресс-релиза, которые предлагает Г.Н. Татаринова:

• все имена собственные должны даваться в полном виде, то есть фамилия, имя и отчество не должны сокращаться;
• желательно приводить цифры, но не очень много;
• лучше использовать простые предложения;
• желательно избегать эпитетов превосходной степени, использовать с осторожностью образные выражения.

3. Особенности написания  успешного пресс – релиза.

Собственно, именно таким  и должен выглядеть пресс-релиз  в идеале. Будет он опубликован  или нет – дело редакции, но все же успех во многом зависит от профессионализма специалиста по связям с общественностью и его взаимоотношений со СМИ. Почему многие из пресс-релизов остаются без внимания журналистов, а некоторые, и вовсе, попадают в корзину? Почему не все пресс-релизы успешны, если модель написания, в сущности своей, не является сложной. Прежде всего, необходим информационный повод. Это какое-либо событие: мероприятие, заседание, презентация, пресс-конференция, открытие нового магазина, начало нового проекта, заключение контракта или комментарии по поводу конфликта. Перечисленные варианты считаются традиционными. А если ничего подобного не происходит? Найти информационные поводы можно в жизни каждой организации. Главное подойти к делу творчески, проявив при этом искренний интерес к разным сторонам жизни организации. Это в теории. Как обстоит дело на практике?

Специфика жанра диктует  его объем. Вопрос же об объеме пресс-релиза получил в литературе неоднозначную  трактовку. Максимальным считается  объем пресс-релиза в 1,5 – 2 страницы, объем знаков не должен быть более 2500. По мнению А.Д. Кривоносова, пресс-релиз не должен превышать размеры одной страницы, поскольку этот жанр определяется именно как оперативный. Вся дополнительная информация должна подаваться в дополнение к пресс-релизу в текстах других жанровых разновидностей. Итак, пресс-релиз желательно умещать на одну страницу ─ журналисту понадобится меньше времени на его прочтение и анализ, это увеличивает шанс на опубликование материала (может даже на частичное опубликование материала).

Поскольку любой текстовый  документ, исходящий из организации, должен способствовать формированию или  поддержанию ее имиджа, важную роль будет играть оформление этого текста. А.Д. Кривоносов пишет: «Оформляется пресс-релиз  на бланке с логотипом организации, помогающем журналисту отличать визуально поступающую к нему информацию. Оформление пресс-релиза на фирменном бланке с реквизитами организации нежелательно (кстати, Г.Г. Почепцов, ориентируясь, прежде всего на традиционные американские источники, пишет об оформлении релиза на фирменном бланке, однако фирменный бланк с полным набором реквизитов несет избыточный элемент «рекламности»)».

Заключение.

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим средствам массовой информации. Следует сказать и то, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Пресс-релиз – наиболее распространенный вид письменных коммуникаций в связях с общественностью на сегодняшний день. Его основная цель заключается в формировании положительного имиджа организации, фирмы. Этой цели подчинены и структура, и содержание, и стиль документа.

Таким образом, знание видов  коммуникаций, их роли в социальной сфере необходимо для организации  деятельности в сфере связей с  общественностью. Причем чрезвычайно  важно добиться успешности процесса коммуникации: найти верное соотношение  между полнотой информации, ее характером – с учетом адресата и конкретной цели коммуникации. Последняя заключается в формировании положительного имиджа в глазах общественности, формирования доверия к организации. Для достижения этой цели связи с общественностью располагают большим выбором средств, представленных различными видами устных и письменных разновидностей коммуникации. Одним из самым распространенных на сегодняшний день является вид письменной коммуникации пресс-релиз. Именно целевым предназначением документа обусловлена в первую очередь специфика его структуры и содержания.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Блажнов Е.А. Паблик Рилейшнз. М., 1994.
2. Блэк Сэм. Паблик Рилейшнз. Что это такое? М., 1990.
3. Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993.
4. Паблик Рилейшнз. Алматы, 1997.

5. Гандапас Р. Пресс-конференция – это серьезнее, чем вы думаете.