Причины дефецита времени

Содержание

Введение ……………………………………………………стр.1

2. Причины дефицита  времени

2.1 Инвентаризация времени……………………………..стр.2

2.2 «Поглотители» времени………………………………..стр.3

3. Постановка цели…………………………………………..стр.7

Заключение……………………………………………………стр.8

Список литературы…………………………………………..стр.9

Введение

У современного человека, загруженного делами, вечно спешащего  то на работу,то с работы, часто возникают  проблемы со временем.Для эффективной  организации рабочего времени была создана особая область науки - тайм-менеджмент (управление временем).Тайм-менеджмент помогает человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей.Успевать больше, уставая меньше.Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Простая и неприятная истина в том, что сегодня мы загружены  делами больше, чем когда бы то ни было. Хотя наука этот очевидный  факт никак не подтверждает, доказательств  тому не придется долго искать. «Доказательства невероятной занятости повсюду, - считает Jana Jasper, эксперт по вопросам производительности труда из Нью-Йорка. Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их, не доведя до конца. Нас преследует мысль о том, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо. Но так ли это на самом деле?»

Царящая последнее время мода на всевозможные устройства и гэджеты, помогающие сэкономить время и увеличить  эффективность работы насколько  разорительна, что иногда не оправдывает своего предназначения. Но прогресс лишает нас некоторых преимуществ так же легко, как и дает их.Чем больше гэджетов, позволяющих сэкономить время и облегчить нашу жизнь, мы приобретаем, тем больше занятий мы находим, чтобы заполнить освободившееся время. А хроническая нехватка времени неминуемо приводит к стрессу. Тем не менее, эксперты по тайм-менеджменту уверены: стресса можно избежать. Подумайте, как хорошо с помощью техник тайм-менеджмента увеличить свой день на целый час, т.е. освободить час полезного времени!

Сейчас эта проблема необычайно остро воспринимается и  российскими управляющими. Как показывает жизненный опыт, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные не всегда удается. Кроме того, это не лучшим образом сказывается на качестве жизни, отнимая время, предназначенное для общения с семьей, отдыха и спорта. Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела.

2. Причины дефицита времени

2.1 Инвентаризация времени

Хронометраж личного времени следует  проводить за несколько рабочих  дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

1. Отсутствие приоритетов при  выполнении дел (решение второстепенных  задач при регулярном переносе  главных);

2. Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

3. Большой поток всевозможных  рутинных дел (риск утонуть  в мелочах);

4. Несвоевременное изучение деловой  переписки (текущей документации);

5. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

6. Постоянное выполнение работы  за своих коллег или подчиненных  (кажется, что так будет быстрее  или надежнее);

7. Работа не по своему профилю  (неэффективное использование возможностей);

8. Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

9. Уточнение сведений, постоянное  переспрашивание (трудное восприятие  информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.

Дальнейший анализ можно вести  с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

2.2 «Поглотители» времени

Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше  контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими нас тратить время зря, признаны:

1. Телефонные звонки по праву  занимают почетное первое место,  срывая рабочий настрой и не  давая сосредоточиться на делах.  С широким распространением сотовых телефонов проблема приобрела глобальные масштабы. Наладьте распределение звонков, отсеивающее не предназначенные вам, и переносите менее важные на более свободное время.

2. Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому  что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу. При четкой, правильно разработанной структуре организации с посетителями, как правило, взаимодействует специальный отдел, что не мешает работе остальных отделов.

3. Плохо организованный обмен  информацией между подразделениями. Рекомендуется отладить своевременность передачи данных, их точность и конкретность. Это же правило должно соблюдаться в деловом, особенно телефонном, общении сотрудников.

4. Проблемы с компьютерным  оборудованием и офисной техникой. Соблюдайте правила по работе  с техникой, держите под рукой  специалиста, своевременно и квалифицированно  обслуживающего ваше оборудование.

5. Изменение очередности  работ, навязываемое коллегами.  Избегайте советчиков, знающих лучше вас, что и в какое время вам нужно делать. Не поддавайтесь на провокации!

6. Недостаток организационного  планирования. Расстановка приоритетов  при работе с большим объемом  дел позволят определить очередность  их выполнения.

7. Неумение слушать  других людей. Из передаваемой  информации извлекайте только  нужное, не загружайте голову  лишним, забывая и переспрашивая  впоследствии о главном.

8. Неудовлетворительная  организационная структура. Должностные  обязанности каждого сотрудника должны быть прописаны максимально четко.

9. Неразбериха в почте.  Особенно актуальна для руководителей,  корреспонденция которых несвоевременно  или вовсе не проходит через  секретарский фильтр определения  важности писем. Стандартные ответы  сократят время на ответные послания.

10. Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Ошибки порождают все те же  спешка, невнимательность, нежелание  работать и пр. Но переделывать  иногда приходится дольше, и, в  любом случае, вновь отвлекаясь  от текущих дел.

11. Нерешительность в деловых вопросах. Раскачивание на преодоление сомнений может стоить потери клиента, сотрудника и других недоразумений.

12. Плохо организованные  и скоординированные собрания, планерки. Конкретные вопросы подготавливаются  заранее, определяются расходы времени на обсуждение каждого пункта, нужные лица заблаговременно извещаются, а исполнение вынесенных решений контролируются.

13. Отвлекающие факторы  на рабочем месте. Гигантский  список мелочей по специфике  личности каждого.

14. Чрезмерная офисная бюрократия. Беготня с бумажкой по нескольким отделам ради визы.

15. Бесполезные дискуссии  о своей работе и работе  других. И просто пустая болтовня.

3. Постановка  цели

Постановка цели подразумевает  анализ и формирование ваших личных целей. Цель описывает конечный результат, дает ясность о том, в каком направлении будем двигаться. Постановка целей - процесс временный, т.к. при смене определенных параметров происходит необходимая корректировка. Но главное - придти туда, куда мы хотим, а не куда получится.

«Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006 - с.56».

Цель должна быть ясной, четкой и понятной вам. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. При установке долгосрочных целей не берите на себя слишком много, помните о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении.

Еще один важный момент. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты. Это позволяет:

Не только правильно  делать дела, но и делать правильные дела;

Не просто решать дела, но и создавать творческие перспективы;

Не столько сохранять  средства, сколько оптимизировать их использование;

Не просто выполнять  задолженности, но и добиваться результатов;

Не только уменьшать  затраты, но и повышать прибыль.

Заключение

Что мы вообще знаем о  времени? Что это такое? Мы можем  потрогать стол и стул, ощутить на себе жару и холод, но не можем ни потрогать, ни ощутить на себе времени. Его невозможно измерить, увидеть, почувствовать. И исходя из этого мы должны сделать вывод, что такая категория как «время» не является объективной реальностью.

Но при этом каждый человек обладает времявосприятием, у человека в обыденной жизни оно целиком связано с периодическим контролем его по отношению к показаниям часов или к смене фаз дня (утро, день, вечер, ночь). Данное контролирование и подстраивание под земные сутки ведется человеком с помощью визуального или слухового восприятия информации, с помощью которых можно отследить и осознать текущее время. Но что будет, если оградить человека от всех часовых ориентиров? На что тогда будут ориентироваться наши внутренние часы?

Мы не можем гнаться за временем, а тем более управлять им. Время это своего рода константа, на которую мы пока не в состоянии повлиять. Стоит повышать свою личную эффективность, то есть не управлять временем, а управлять собой. Таким образом, мы можем увеличить количество полезных действий в единицу времени.

Используемая  литература

1. Архангельский Г.А.  Формула времени. Тайм-менеджмент  на Outlook 2007. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006 - 224с.

2. Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени. - Пер. с англ. К. Ткаченко. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. - 288 с.

3. Вронский А.И. Как  управлять своим временем. - Ростов - н/Д: Феникс, 2007. - 224с. - (Психологический  практикум)

4. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. - СПб.: Питер, 2004. - 128с.

5. Дод П., Сандхайм П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. - СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. - 128с.