Приказная система делопроизводства
Содержание
Введение
Делопроизводство государственн
Приказное делопроизводство описано
(с большей или меньшей степень
Отдельные виды, разновидности и
комплексы документов, типичные для
приказного делопроизводства, приемы
их изучения и использования охарактеризова
Отдельные аспекты этой темы нашли отражение в исследованиях И.Ф. Демидовой, М.П. Илюшенко, А.К. Леонтьева, Н.В. Устюгова и др.
Целью исследования является изучение процесса формирования состава документов, истории описания и характеристика хранения документов в приказной системе делопроизводства.
Для достижения намеченной цели было решено поставить следующие задачи:
- проанализировать историю развития делопроизводства в России в XVI – XVII вв.
- Дать характеристику приказному делопроизводству.
- Охарактеризовать систему хранения документов.
- Понять при изучении как менялось оформление реквизитов, состав документов и их хранение с XVI в. по XVII в.
1 Изменения в организации государственного аппарата во второй половине XV – во второй половине XVI вв. в связи с укреплением абсолютной монархии
В процессе становления и укрепления Российского централизованного государства складывается постепенно и единая система центральных и местных правительственных учреждений, выполняющих административные, военные, судебные, финансовые и другие функции. В 1547 г. московский великий князь – «государь всея Руси» венчается царским венцом. В середине же XVI в. оформляются основные органы центрального и местного управления, просуществовавшие, - конечно, с изменениями – вплоть до рубежа XVII -XVIII вв.
Проблема оформления централизованного государства в России смыкается с проблемой абсолютизма (особенно его возникновения). Более того, хронологическая грань, разделяющая эти процессы, не представляется достаточно четкой. В то же время проблема абсолютизма отнюдь не может сводиться только к сфере государственно-политической истории. Характеризуя "эпоху абсолютизма", советские ученые особое внимание обращают на социально-экономический аспект проблемы. Централизация управления в России была проведена успешно и совершенно в феодальном духе. По сути дела это была концентрация власти силами приказной (и боярской) и военной бюрократии на всей территории единого государства. Экономического единства страны тогда еще не было.
С середины XVI в. известна практика созыва земских соборов - эпизодических совещаний для обсуждения, а часто и разрешения важнейших вопросов внутренней и внешней политики. Земские соборы собирались нерегулярно; наиболее интенсивное время их деятельности 1610 – 1650-е гг. Документация земских соборов рассматривалась тогда, как часть документации Боярской думы. К концу XV – началу XVI в. относится зарождение приказной системы управления. В середине XVI в. особые центральные учреждения «дьячьи избы» получили наименование «приказов» (от слова «приказывать» - поручать). В них постепенно сосредоточивалось управление определенными отраслями правительственной деятельности или отдельными территориями. Непосредственно ведали деятельностью приказов царь и Боярская дума.
В России XVI – XVII вв. высшим государственным органом признавали регулярно заседавшую Боярскую думу. Она не имела самостоятельной, раздельной от государя компетенции и была высшим законодательным органом и высшим органом управления страной. Боярская дума наряду с вопросами общегосударственной важности (проекты государственных преобразований и новых законов, опросы внешних сношений) рассматривала дела о земельных пожалованиях и служебных назначениях, о деятельности различных «чиноначалышков», о преступлениях по должности и об уголовных преступлениях (в том числе мелкие «дела» частного характера, особенно по Москве) и др. На рассмотрение Боярской думы могли вноситься («всходить на Верх перед бояры») все дела, которые руководители центральных и местных учреждений не имели права или не решались рассматривать самостоятельно. Таким образом, сферой деятельности Боярской думы были вопросы внутренней и внешней политики государства во всем их многообразии.
Исполнительную власть осуществляли центральные органы управления приказы. Важнейшими приказами признавались Разрядный, Посольский и Поместный. Разрядный приказ ведал обороной государства, учетом служилых людей, назначениями на военные и гражданские должности, позднее и управлением пограничными городами с уездами. Посольский - сношениями с иностранными государствами. Поместный приказ - вопросами феодального землевладения, судом по земельным спорам, описанием земель. Управление Москвы и Московского уезда находилось в ведении Земского приказа; управление территорий, присоединенных в результате завоевания Казанского и Астраханского ханств, - в ведении Приказа Казанского дворца, в 1637 г. из него выделился Сибирский приказ, ведавший управлением Сибири; дворцовое хозяйство - в ведении Большого дворца; сбор налогов - в ведении Большого прихода, Большой казны, Четвертей и других приказов; судебные дела служилых людей - в ведении судных приказов Владимирского, Московского и др. и т.п. В Печатном приказе хранили государственные печати, удостоверяли ими документы, взимали печатные пошлины, фиксировали эти сведения в особых книгах. Были и вовсе карликовые приказы - такие как Строения богаделен или Панихидный ("Приказу вечного поминка"), ведавший поминанием лиц царской фамилии.
Число приказов постепенно увеличивалось, а функции их на протяжении десятилетий, или даже столетий, могли изменяться. В приказах (прежде всего в крупных) постепенно выделяются структурные части - столы и повытья по функциональному или территориальному признакам. Для сравнительно небольших приказов характерны два стола: денежный и судный. Термин "приказ" применялся затем не только по отношению к центральным, но и к некоторым местным учреждениям.
Создание большинства государственных учреждений не было оформлено законодательными актами. Однако их деятельность санкционировалась определенными нормами, закреплявшимися документами. Так, в период образования Русского государства издаются документы, проводящие централизацию власти и управления. Указные грамоты XIV – XV вв. характеризуют великокняжеское правительство как главную судебную инстанцию, Уставными грамотами вводятся строгая регламентация, а затем и сокращение привилегий кормленщиков. В первой половине XVI в. в Москве учреждается специальный институт «кормленных дьяков», т.е. чиновников, контролировавших деятельность кормленщиков. В кодексе русского права - Судебнике 1497 г, - сформулированы принципы управления, характерные для развивающегося централизованного государства. Установлены различия между судебной деятельностью великого князя и бояр, определены порядок деятельности боярскою суда, обязанности наместников в области местного управления и судопроизводства. Согласно Судебнику 1550 г. процесс управления должен основываться на законодательных установлениях. Должностные лица в управлении государством руководствовались единым законом, включавшим в себя нормы уголовного, гражданского и административного права: «Вперед всякие дела судити по сему судебнику» (ст. 97).
В первой половине XVII в. создание приказов оформляется законодательным актом, который определил его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII в. устанавливается "указное число" подьячих для каждого приказа. Однако ни в организации, ни в компетенции приказов не было единообразия.
Судебник 1550 г. возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина, казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела "жалобщиков своего приказу", докладывая о наиболее важных челобитных царю.
Служилыми чинами, выполнявшими управленческие и делопроизводственные функции, были дьяки и подьячие. Уже в штате князя появился специальный чин - дьяк, который оформлял духовные грамоты.
С XV в дьяк включается в состав судей: бояре и окольничий осуществляли суд в присутствии государственного чиновника - дьяка. С XVI в. появляется деление дьяков на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской думы и исполняли обязанности судей в главных приказах государства - Разрядном, Посольском, Поместном и Казанского дворца.
Приказные дьяки были помощниками ("товарищами") судей в приказах и воевод (на местах), возглавляли небольшие приказы, руководили деятельностью структурных подразделений приказов - столов. Младшим чином приказной администрации были подьячие, которые делились на три разряда: "старые" (старшие), заведовавшие в некоторых приказах повытьями - структурными подразделениями столов, "средние" и "молодые" (младшие). Среди "старых" была особая должность подьячего "с приписью".
Установившимся обычаем, а затем и законом были определены функции служилых людей. Присяги (крестоприводные записи), которые давались должностными лицами при вступлении в должность, наказные памяти воеводам и особые грамоты являлись своего рода прототипом должностных инструкций, в которых перечислялись обязанности служилого человека, в том числе в области делопроизводства. И хотя они были разными в различных учреждениях, по ним можно установить круг обязанностей служилых людей, которые вследствие нечеткого разделения функций управления были многообразны. Служилый человек решал судебные, административные и финансовые вопросы.
Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячими «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью - правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.
«Средние» подьячие (подьячие «со справой») «справляли», т.е. заверяли своею подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (запасные и др.). В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.
Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей - чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно упоминает законодательство.
2 Разновидности и формуляры документов в приказном
делопроизводстве
Система документирования, называемая приказным делопроизводством, создавалась постепенно. Сама техника документирования претерпевает изменения в сторону ее удешевления (бумага окончательно приходит на смену дорогому пергамену) и ускорения (распространение и утверждение скорописи).
Основополагающими документами для работы аппарата управления были общегосударственные правовые акты (судебники, уложения), указы царя и приговоры Боярской думы, решения земских соборов, царские жалованные и указные грамоты. Органы местного управления руководствовались уставными наместническими и губными грамотами и наказами, земскими уставными грамотами, крестоприводными записями.
Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние, входящие ("присыльные") и исходящие ("посыльные").
К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.
Виды входящих и исходящих документов определялись сложившейся иерархией учреждений. Приказы и приказные избы получали указы царя и приговоры Бояркой думы, наказные памяти. В центр приказные избы посылали отписки. Землевладельцы-вотчинники и помещики получали из правительственных учреждений ввозные и послушные грамоты, устанавливавшие их право на владение крестьянами и взимание с них повинностей. Отслужилых посадских людей и крестьян поступали челобитные. Переписка разных учреждений оформлялась памятями.
К XVI в. возросло значение письменного делопроизводства. Так, губная Белозерская грамота 1539 г. обязывала губные головы при проведении розыскных действий руководствоваться специальным документом - губной грамотой, списки которой должны были находиться в каждой волости, и требовала от лиц губного управления представлять в письменном виде отчетность о своей деятельности ("...вы б то все велели себе писати на список подлинно; ,..да о том бы естя отписывали на Москву, бояром, которым розбойные дела приказаны"). Выборы земского старосты оформлялись записью подьячего, к которой "все избиратели прикладывали руки". Земским староста расход мирских денег записывал в расходную книгу. Статья 72 Судебника 1550 г. предписывала канцеляриям местного, управления ежегодно присылать в Москву копии разметных книг (с раскладкой податей).
Необходимость документирования, в частности, судебного процесса подчеркивалась в Судебнике, актах местного управления: «...дьяку исцовы и ответчиковы речи велети записати перед собою», «...те речи велети писати на список подлинно земскому дьячку».
Составлению документов, правилам их оформления уделялось особое внимание в законах. Так, устанавливалась процедура изготовления в боярском суде судного списка (протокола): составленный дьяком в ходе рассмотрения дела судный список переписывался подьячим «с черна начисто» в присутствии судей-бояр, чтобы воспрепятствовать искажению смысла записи в пользу той или иной стороны, сверялся дьяком («дьяку же дела все справити самому») и удостоверялся («к тем делам дьяку рука своя приложити»). Окончательный текст протокола читался судьями.
Приставную грамоту (на право взимания дохода за исполнение своих обязанностей) согласно Судебнику должен был составлять недельщик или дьяк, подписывать же грамоту мог только дьяк. Статья 191 Судебника 1589 г. определяла порядок составления духовной грамоты (завещания), текст которой писался со слов умиравшего («что больной говорит, то писати») при обязательном присутствии попа».
На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV-XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст.
В XVI в. определяются уже характерные формы бумажного делопроизводства: грамоты, столбцы ("столпы"), тетради, книги. Материалы, разрозненные (или не подходящие под эти формы),объединялись в "связки", "свертки", иногда с надписями "рознь", "всякая рознь", "сверток розницы всякой" и т.п.
В виде грамот оформлялись отдельные законодательные акты и правительственные распоряжения, пожалования, сделки частных юридических лиц и др. Среди материалов "деловой" документации в тетради объединялись ("точнее переписывались) документы, близкие по содержанию или по месту и времени составления. Несколько тетрадей иногда связывались или даже подшивались друг к другу - так образовывалась книга. Обычно книги оставались без переплета - наличие переплета оговаривалось в названии ("книга в коже", "книга в досках").
Книги различали по формату, который по понятиям того времени обозначали так: в полный (или дестный - от слова десть) лист, в лист, в четвертку (т.е. в четверть листа), в восьмушку (половина такого четвертного листа). В приказной практике наиболее распространены были книги в четвертку. Известны многообразные книги (в подлинниках и копиях). Копии составлялись и сразу (в центральных учреждениях для других центральных и местных учреждений, для отдельных лиц и корпораций; в местных учреждениях - для центральных учреждений и т.д.) и тогда, когда старая книга «ветшала», оказывалась перегруженной пометами и неудобной для делопроизводства. Книги некоторых разновидностей (в частности, финансово-учетные книги) периодически заменялись новыми.
Первоначально наиболее распространенной формой деловой документации было столбцовое делопроизводство. В XVII в. все более увеличивается значение в правительственном делопроизводстве книг, особенно в 1660-х гг., Внешний признак столбца - соединение, склейка отдельных документов в единое «дело» в виде свитка. Документы писали на листах бумаги, разрезанных пополам; при этом ширина полос была значительно меньше, чем их длина. Эти полосы подклеивались одна к другой. Места склеек, а также составные части такой бумажной ленты называли «ставы» (т.е. составы, связи).
Порядок составления деловых бумаг (делопроизводственной документации) обычно был таким. После "пометы" (т.е. резолюции) старшего по чину (в приказах и больших городах дьяка) "старый" подьячий составлял черновик ("черный список", "черное письмо") документа. Обычно перед этим он (а чаще средний подьячий) выявлял документацию, необходимую для составления "выписи". Выпись, это - выписка из документа, или документов, составленная в учреждении и удостоверенная соответствующим образом ("за дьячьею приписью"). Выписи в делопроизводстве придавали большое значение; частая помета о выписке: «Выписано на пример», «Выпись (выписка) в доклад» - справка по какому-либо делу для доклада руководителю учреждения, Боярской думе или даже самому государю.
Устанавливаются обычаи организации делопроизводства и взаимодействия функций отдельных приказных людей (следует учитывать, что в правительственных учреждениях кроме дьяков и подьячих служили еще приставы, сторожа и др.); определяются объем и характер канцелярской работы. И в то же время выявляются особенности, показательные для функционирования (а, соответственно, и истории) того или иного из таких учреждений. Все более заметной становится специализация подьячих, имеющих отношение преимущественно к определенным разновидностям дел и к соответствующей документации: так, в Поместном приказе были подьячие в "столах", которые были "ведомы" только определенные города; в Разрядном приказе подьячие "у боярских книг", "у жилецких книг" и т.п. Принятие челобитной для ведения дела не по тому ведомству, которое входило в предопределенную сферу деятельности подьячего, закон признавал служебным злоупотреблением, и подьячего надлежало жестоко наказать. (На самом деле нарушения такого рода, видимо, не были особой редкостью).
В деятельности приказов отлагались также постепенно документы, совокупность которых называют иногда просто «приказные дела». Это документы, характеризующие внутреннюю жизнь самого приказа (столбцы, книги, отдельные листы – «грамоты»): списки подьячих, переписка между столами приказа, распоряжения судей приказа, черновики отписок в другие приказы, расходные книги приказа, описи дел, хранившихся в архиве приказа и др.
Обычно в учреждениях, где составляли документы, оставались их черновики; беловики же отсылали к адресатам. Поэтому царские грамоты, документы, составленные в центральных учреждениях, дошли до нас в виде беловиков чаще всего в фондах тех учреждений, духовных корпораций (монастырей) или лиц, которым они были адресованы. В самих же центральных учреждениях хранились черновики –«отпуски» таких документов. Отписки с мест в центральные учреждения, напротив, в виде беловиков сохранялись в архиве адресата, а в самих местных учреждениях оставались только черновики таких документов или копии отосланных документов.
Отличительной чертой подлинного документа, имевшего, так сказать, юридическую силу, являются дьячья помета; на памятях и грамотах – адрес и отметка о получении; на актах допроса-рукоприкладства допрашиваемых (или лиц, расписывавшихся в случае их неграмотности за них). Некоторые документы - прежде всего договорные записи - составлялись в двух или нескольких экземплярах с соответствующими аутентичными подписями.
3 Организация архивов приказов и видовой состав их документов
(на примере Поместного, Разрядного и Посольского приказов)
Особое внимание уделялось хранению документов. Устанавливаются определенные нормы хранения, систематизации и описания документов правительственных учреждений. Документы находились либо в помещении этого учреждения (в «палатах» его, в особой «казенке», в подвале), либо в каменных церквях. Хранили документы в «ларях» или «сундуках», а внутри них в «ящиках», «коробьях», «мешочках», текущую документацию на полках. Группы дел, связанных с деятельностью определенных приказных людей, обычно сосредоточивались вместе. Такие ящики (также как и рукописные описи дел) часто и назывались по имени дьяка. Описание документов думных дьяков обычно проводили во время смены руководства в приказе или в случае выдачи дел из архива.
В архивах учреждений вместилища документальных материалов (ящики, коробья и др.) обычно нумеровали. Иногда, и со временем все чаще, нумеровали (славянскими цифрами) и сами документы. В столбцах писали номера на обертках и на обороте первого сстава столбца. В книгах, тетрадях номер писали на заглавном листе на середине его правого края и в правом верхнем углу первого листа текста. Затем такие номера переносили в архивные описи при соответствующих описательных статьях.
В XVI в. составлялись и элементарные переписи хранившихся "дел" с указаниями названий их, а зачастую и со сведениями о том: "вершено" оно или "не вершено", о пометах, степени сохранности. От ХУП в. дошли сведения о регулярном составлении описей дел и в центральных и в местных учреждениях. Некоторые такие описи сохранились. Степень подробности описания "дел" в "книгах переписях" ("росписях") архивов учреждений (даже архива Посольского приказа) зависела от того, какое значение придавали этим документам в государственной жизни. Некоторые "дела" описывали суммарно, прежде всего утратившие государственно-политическую - или экономическую - актуальность.
Кроме описей, в архивах некоторых приказов (Разрядного, Поместного) составляли в ХУП в. и другие виды справочного аппарата - "азбуки", "главы". Для того, чтобы облегчить наведение справок в описях архивных документов делали ориентирующие знаки на полях. Поскольку чаще всего возникала надобность в справках о лицах, на полях описей рядом с упоминанием фамилии какого-либо лица проставляли его инициалы. Таких инициалов (естественно, без алфавитного порядка) оказывалось немало, и описи эти называли "азбуки". Позднее и сами фамилии переписывали в отдельные книги уже в алфавитном порядке - так возникали «азбуки по алфавиту». В указателях при каждой фамилии отмечали номер и год того документа (или справочной книги), где имеются данные об этом лице. "Главами" называли перечни дел, соединенных в сборники-книги, т.е., внутренние описи сборников. Справочное значение "глав" так охарактеризовано в одной из книг Поместного приказа: "Указ главам: з книзе сей аще хощеши вскоре изыскати, то по сем главам без труда обрящеши". Подьячие повытий Поместного приказа, например, должны были периодически сообщать о количестве документов в повытье, и за какие годы "и все ль в целости и на росписи и в азбуки прописаны ль и в книгах главы сделаны ль".
Дьяков и подьячих местных учреждений обязывали составлять "описанные" (или "переписные", "росписные") книги, в которых все документы следовало описывать «в перечень имянно». Такие книги велено было готовить в двух экземплярах: один оставляли в местной приказной избе («съезжей»), а другой отсылали в столицу, в тот приказ, в ведении которого находилось это учреждение эта территория. При назначении на воеводство нового воеводу обязывали составить для представления в приказ своего ведомства «росписной список», а затем посылать туда ежегодно «сметные книги». И в росписных списках и в сметных книгах, наряду со ведениями о состоянии управляемого города, непременно и иногда даже на первом месте - помещались и также данные о содержании дел, хранившихся в подчиненных отделах учреждений, состоянии их описай, способах хранения документов .
Первоначально архивы в приказах располагались в тесных, неприспособленных помещениях - «казенках». Однако после сильнейшего пожара в Москве в 1626 г., уничтожившего большое количество деревянных построек, в том числе и тех, где располагались приказы, в Кремле было построено специальное каменное здание, в котором и разместились уцелевшие архивы приказов. В дальнейшем именно сюда стали поступать на хранение документы от московских приказов. Документы размещались в сундуках, ящиках, коробках, шкафах по отдельным приказам. Отдельно хранили документы руководящего и справочного характера общеприказного значения. На особо ценные заводились копийные книги. Оригиналы документов хранились в архиве. Копии использовались в текущей работе. На архивные дела составлялись описи. В них указывались место хранения документа, его род, содержание, в ряде случаев помещались его аннотация, дата, физическое состояние. Научно-справочный аппарат был представлен азбуками, азбуками по алфавиту, главами - внутренними описями дел.
Наиболее ценные документы
хранились в архивах
После того, как был создан приказ Тайных дел, в задачи которого входило осуществлять контроль за всеми приказами, в 1654 году был создан и архив приказа Тайных дел с материалами следствий по важным политическим делам, о контроле за деятельностью других приказов и должностных лиц, документы по управлению царским хозяйством и другие. Сюда были стянуты многие архивные дела 29 приказов. Они были возвращены приказам после ликвидации приказа Тайных дел и его архива в 1676 году.
В земских избах сохранялись
дела, связанные с местным
Хранение осуществлялось в рамках делопроизводства дьяками и подьячими:
- в специально защищенных помещениях;
- под контролем органов власти в центре и на местах;
- по принципу происхождения в соответствии со структурой фондообразователей;
- в пронумерованном виде - в ящиках, сундуках, коробках, на которых находились ярлыки с указанием находившихся в них документов. При этом на особо ценные дела заводились копии, которые использовались в делопроизводстве, подлинники лежали в архиве;
- запрещалось выносить подлинники дел из их хранилищ [8].
В Судебнике 1550 г., в Уложении 1649 г. московское правительство требовало от дьяков и подьячих хранить «государевы и челобитчиковы дела со всяким опасением и радением» не в частных дворах и подворьях, а в «городах-крепостях», в казенных помещениях приказных палат, дворцов, дворов и изб, за печатями, под угрозой потери права приказной службы и наказания кнутом за нарушение требований закона, направленных к хранению в целости и порядке «государевых дел». Статуты Западной Руси (1566 и 1588 гг.) требовали от воевод, старост и земских судей в случае отсутствия безопасных помещений постройки специальных «каменных» хранилищ для содержания в них актовых книг прежних лет.
