Примеры разработки существующих систем

      СОДЕРЖАНИЕ 

       1 ВВЕДЕНИЕ 
 

      Интегрированная автоматизированная информационная система (АИС) управления вузом - это совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначенной для выполнения функций управления учебным процессом. АИС образовательного учреждения должна обеспечивать информационную поддержку управления учебным процессом и качеством образования с использованием современных информационных технологий. АИС  является информационной системой корпоративного типа, и должна отражать организационную структуру управления. АИС  образовательного учреждения обязательно  базируется  на основе internet/intranet технологий и баз данных (БД). АИС должна иметь возможность функционального развития, и быть независимой от роста объема обрабатываемой информации и количества одновременно работающих пользователей. Система должна иметь возможность обеспечивать высокую надежность и устойчивость к сбоям, непротиворечивость и полноту хранимой информации, её целостность. Основой АИС является интегрированная база данных под управлением СУБД.  АИС образовательного учреждения должна состоять из взаимосвязанных подсистем или модулей, каждый из которых отвечает за отдельный информационный процесс в учебном заведении. В каждом учебном заведении деление происходит по-своему в зависимости от внутренней специфики. Все модули объединяются в единую систему управления ВУЗ.

       2 ПРИМЕРЫ РАЗРАБОТКИ  СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ

      2.1 Информационная система “Студент”  
 

      Она является одной из первых разработок в области автоматизации управления  учебным заведением, и была создана  в начале 90х годов в Санкт-Петербургском  государственном  университете НИИ  информационных технологий.

      ИС "Студент" разработана с помощью оригинального технологического решения REAL-IT, основанного на использовании CASE-пакета REAL. Технологическое решение включает в себя генерацию базы данных, объектно-ориентированного интерфейса, а также полноценного пользовательского интерфейса системы по модели предметной области.

      Пользовательский  интерфейс системы "Студент" содержит около 200 экранных форм, сгенерированных  на основе более 100 классов модели предметной области, связанных между собой  различными видами отношений. Все подсистемы, включая "Картотеку", интегрированы со стандартными офисными приложениями MS Word, MS Excel.

      Основные  подсистемы программного комплекса:

1. Картотека – позволяет проводить сбор и хранение практически любой информации о студентах. Основные виды форм, используемых в картотеке, - это списки, предназначенные для отображения множества однородных объектов, и карточки - для просмотра полной информации об объекте с возможностью быстрого поиска.
2. Приказы – предназначена для автоматической подготовки приказов на основе заданных шаблонов и внесения соответствующих изменений в базу данных, в момент вступления приказов в силу.

      Сессия  и учебные планы – позволяет  осуществлять ввод, корректировку и  хранение всей информации, необходимой  работникам деканата в период проведения экзаменационной сессии. Подсистема включает в себя работу с учебными планами (с учетом специфики индивидуальных учебных планов), хранит полную историю всех сдаваемых студентами сессий и полученных оценок вместе с учебными планами, по которым эти сессии сдавались. Данная возможность позволяет в любой момент восстановить полную картину учебы студента за весь период обучения, включая возможные академические отпуска (и, соответственно, частично выполненные сессии), переводы на другую специальность и т.п.

      Выпуск  – эта подсистема позволила полностью автоматизировать процесс сбора информации о выпускниках текущего года, подготовку и печать основных выпускных документов.

      Статистика  – осуществляет сбор всех необходимых  статистических данных и их печать в формате документов MS Word, позволяет проводить детализированный анализ данных. Содержит полный набор типовых форм, требуемых министерством образования, например: распределение студентов по специальностям и курсам на заданный момент времени, изменение состояния контингента (с учетом причин) за указанный период времени, распределение студентов по льготным категориям, итоги сессии и многие другие.

        На основе данной технологии  в институте были созданы подсистемы: “Абитуриент”,  “Аспирант”, “Отдел  кадров”, “Планово-финансовое управление”.

      Основное  достоинство системы “Студент”  состоит в том, что она может  легко интегрироваться в другие институты с похожей спецификой путем простого изменения или  добавления рабочих форм и заполнения картотеки.

      Основной  недостаток системы в том, что  все обновления касались изменения наполнения и интерфейса системы, но функциональная составляющая осталась прежней, что в связи с увеличением объема обрабатываемых данных снижает скорость работы системы и управление системой на новой технике. 

      2.2 Информационно-аналитическая система  ОГУ 
 

      Основой ИАС является интегрированная база данных под управлением субд Oracle 8.i. В состав ИАС входит 5 функциональных подсистем “Организационно-кадровая структура вуза”, “Кадры”, “Приемная  комиссия”, “Деканат”, “Наука”, объединяющих более 40 задач. На основе единой интегрированной БД функционируют более 25 пользовательских приложений, которые можно адаптировать и расширять при изменении информационных потребностей пользователей.

      В настоящее время пользователями ИАС ОГУ являются свыше 50 подразделений университета. В 2004 году подсистема «приемная комиссия», основными задачами которой являются автоматизированная обработка результатов единого государственного экзамена (ЕГЭ) и взаимодействие с федеральной базой свидетельств (ФБС) ЕГЭ и региональным центром обработки информации (РЦОИ), была внедрена в четырех филиалах ОГУ и колледже электроники и бизнеса ОГУ. Планируется внедрение в филиалах и других подсистем ИАС. Элементы (подсистемы, задачи) разработанной информационно-аналитической системы могут быть успешно внедрены в других высших и средних специальных учебных заведениях. В настоящее время в единой интегрированной БД ИАС содержится полный  объем учетной и справочной информации о деятельности ОГУ.

      2.3 Комплексная  информационная система управления высшим учебным заведением РосНОУ 
 

      Созданная компанией “Крок” совместно с  Российским Новым Университетом (РосНОУ) она, базируется на решениях КРОК, Российского  нового Университета, а также на технологиях Microsoft.. Система дает возможность хранить и обрабатывать информацию по основным бизнес-процессам вуза в едином информационном пространстве. Благодаря ей руководители всех уровней смогут отслеживать основные параметры учебного процесса, формировать необходимые отчетные материалы для контролирующих ведомств. Упростился также документооборот: значительная его часть будет представляться в электронном виде.

      Комплексная информационная система управления высшим учебным заведением состоит  их нескольких модулей:

• автоматизированная информационная система (АИС) “Экзамен” — разработка компании КРОК, предназначенная для автоматизации проведения массового тестового контроля уровня знаний учащихся и студентов, исключающая влияние человеческого фактора на результаты приемных или аттестационных экзаменов;
• информационная система “Вектор” — разработка специалистов РосНОУ, предназначенная для организации и контроля процесса обучения вуза, предоставляющая возможность хранения и обработки информации по его основным бизнес-процессам в едином информационном пространстве.

      Объединить  решения КРОК и Университета в  единую полнофункциональную персонализированную  среду позволит Microsoft Learning Gateway —  безопасный Интернет-портал, реализующий  также функции дистанционной  подготовки и повышения эффективности учебного процесса.

      2.4 Программный продукт «1С Университет» 
 

      Программный продукт «1С:Университет» представляет собой решение для автоматизации  управленческой деятельности в учреждениях  высшего профессионального образования. «1С:Университет» охватывает  все уровни деятельности основных  подразделений вуза и интегрируется с типовыми решениями фирмы «1С» для бухгалтерии и отдела кадров.

      «1С:Университет» разработан на новой технологической  платформе "1С:Предприятие 8.2". Весь функционал продукта доступен как в тонком, так и в веб-клиенте.

      Решение позволяет автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах высшего учебного заведения: поступление в вуз, обучение, оплата за обучение, выпуск и трудоустройство  выпускников, управленческая деятельность учебно-методических отделов и деканатов, расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава.

      Продукт позволяет автоматизировать такие  процессы, как:

• поступление в вуз;
• управление учебным процессом;
• учет платы за обучение;
• расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава;
• выпуск и трудоустройство выпускников.

    Информационная  система «1С:Университет» состоит из нескольких модулей:

      1. Приемная комиссия

• планирование проведения приемной кампании;
• формирование личного дела абитуриента;
• формирование необходимого перечня документов: заявление, расписка, экзаменационные листы, экзаменационная ведомость;
• обработка информации о вступительных испытаниях и ЕГЭ;
• формирование рейтингов и списков абитуриентов, рекомендованных к зачислению;
• формирование приказов о зачислении;
• формирование и вывод на печать статистических, аналитических и списочных отчетных форм.

      2. Планирование учебного процесса

• формирование и учет рабочих учебных планов;
• создание графика учебного процесса;
• закрепление дисциплин учебного плана за кафедрами и подразделениями вуза;
• интеграция с программами учета учебных планов;
• вывод на печать форм согласования и учебных планов.

    3. Распределение учебных поручений

• формирование контингента обучаемых по учебному плану и дисциплинам;
• формирование правил расчета нагрузки преподавателей;
• формирование структуры обучаемого контингента;
• закрепление нагрузки за преподавателями.
• Управление образовательной деятельностью вуза
• управление студенческим составом: получение информации о студентах, формирование выписок и справок;
• учет успеваемости и посещаемости;
• формирование отчетов о ходе сессии;
• автоматизация процессов прохождения практик;
• формирование документов государственного образца об окончании учебного заведения;
• автоматизация процессов трудоустройства;
• обработка информации о воинском учете;
• формирование и вывод на печать статистических, аналитических и списочных отчетных форм.

    4. Работа с приказами

• формирование приказов и распоряжений;
• возможность самостоятельного определения новых типов приказов и изменения существующих;
• гибкая настройка выходных печатных форм распорядительных документов;
• учет корректности проведения документов.

    5. Учет платных услуг

• прием платежей в студенческий профсоюзный комитет;
• планирование поступлений за предоставленные образовательные услуги;
• ведение реестра заключенных договоров.
• "1С Университет"  - самостоятельная программа на платформе "1С:Предприятие 8.2" (не требует для работы наличия типового продукта 1С).

      2.5 Решения на базе АСУ ВУЗ «Universys WS 3.5» 
 

      АСУ ВУЗ «Universys WS 3.5^®» представляет собой клиент-серверную систему, выполненную на базе современных технологий от компании Microsoft; состоящий из сервера, базы данных (БД) и программного обеспечения (ПО) системы.

      АСУ ВУЗ «Universys WS 3.5^®» автоматизирует следующие основные деловые процессы образовательного учреждения:

• маркетинговое управление;
• управление заказами образовательных услуг;
• финансовый учет и планирование;
• учебное планирование;
• учебный процесс;
• документооборот;
• оперативную отчётность;
• управление персоналом.

  Некоторые основные функциональные возможности АСУ  ВУЗ «Universys WS 3.5^®»:

• формирование структуры образовательной деятельности и соответствующих учебных планов;
• формирование предложений образовательных услуг;
• формирование цен, объемов и особенностей образовательных услуг;
• оформление юридических взаимоотношений со студентами или их доверенными лицами (оформление заказов на образовательные услуги) с генерацией всех необходимых первичных документов заказа (договоры, акты, счета, счета-фактуры и т.п.);
• учет финансовых поступлений (оплат за обучение) (расчёты в любой валюте, поэтапная оплата), оформление и печать бухгалтерских документов об оплате;
• бюджетирование образовательного процесса;
• учет студентов, структурного распределения студентов в организационной, научной и других структурах образовательного учреждения;
• ввод учебных планов студентов по отдельным специальностям для всех уровней подготовки (бакалавры, магистры, специалисты и др.);
• ведение учета и планирование (составление расписаний) учебных мероприятий (лекций, семинаров, практических занятий и т.п.), их содержания и посещаемости;
• ведение контроля успеваемости студентов, допуск к зачётам и экзаменам;
• ведение дистанционного учебного процесса в режиме реального времени («on-line»);
• ведение контроля учебного процесса в режиме реального времени («on-line»);
• генерация и печать всех необходимых документов, сопровождающих учебный процесс: всевозможных приказов, ведомостей контроля знаний, вкладышей к дипломам, академических справок, учетных карточек студентов, учетных карточек персонала и т.п.;
• ведение учета документооборота, автоматизация процедур создания и согласования документов, архивирование документов, информирование студентов и персонала о действующих распорядительных и иных документах;
• учет персонала по категориям (сотрудники, руководители, профессорско-преподавательский состав и т.п.), структурного распределения персонала в организационной, научной и других структурах образовательного учреждения;
• ведение обучения, контроля знаний, консультирования студентов с помощью дистанционных технологий в удаленном режиме через виртуальный личный кабинет студента;
• распределение прав доступа к образовательному процессу и средствам управления системой и таким образом разграничение взаимодействия различных категорий пользователей;
• ведение руководством образовательного учреждения контроля за его деятельностью в различных ее аспектах с помощью встроенной системы аналитических и статистических отчетов и справок, генерируемых системой в режиме реального времени. 

    Главная особенность АСУ ВУЗ «Universys WS 3.5» состоит в том, что это система, состоящая из основной платформенной части, на которой выстраивается именно тот функционал, который характерен для каждого конкретного образовательного учреждения. Такая организация системы позволяет реализовать любые возможные варианты бизнес и учебных схем вуза. 

       2.6 Решение «Галактика Управление вузом» 

      Система позволяет формализовать и упорядочить  бизнес-процессы, повысить производительность труда управленческого персонала, обеспечить однократный ввод данных и исключить дублирование документов; оперативно формировать управленческую отчетность; повысить скорость сбора и обработки информации. Избавиться от бумажного документооборота, начиная с формирования пакета документов для работы приемной комиссии, пакета документов абитуриента, ведения картотеки личных дел, формирования типового набора документов (договоров, анкет, заявлений, справок, приказов и т.д.) и заканчивая электронными зачетными книжками.

      Важная  составляющая решения «Галактика Управление вузом» – информационная система  для руководителя класса BI – «Галактика Business Intelligence». Система позволяет  по ключевым для руководителя показателям  оценить реальное состояние дел  в учебном заведении и выявить тенденции, проанализировать возможные последствия принятия управленческих решений, грамотно моделировать стратегическую политику вуза.

      Основой контура «Управление учебным процессом».  является модуль «Учебный процесс», функциональность которого позволяет формировать учебные планы, планировать штатное расписание, нагрузку кафедр и профессорско-преподавательского состава, составлять расписание занятий, в том числе индивидуальных, получать необходимую отчетность, аналитические данные.

      Модуль  «Управление контингентом студентов» предназначен для ведения информации о студентах и выпускниках: формируемая электронная картотека личных дел студентов позволяет хранить данные о контингенте с учетом истории изменений и возможностью поиска информации о студенте по штрих-коду на любом из его документов (студенческий билет, зачетная книжка, личное дело), вести учет перемещений студентов в процессе обучения и дальнейшего трудоустройства, получать информацию о проживании в общежитиях, стипендиях и т.д.

      Модуль  «Учет успеваемости» предназначен для ведения контрольных мероприятий хранения результатов успеваемости студентов, хранения результатов успеваемости, формирования зачетных/экзаменационных ведомостей, электронных зачетных книжек, анализа и назначения стипендии по итогам успеваемости.

      В модуле «Управление приемной кампанией» возможно планирование набора на основе учебных планов по специальности, ведение  картотеки абитуриентов, учета Сертификатов ЕГЭ, формирование расписания вступительных  испытаний и консультаций. Его применение позволяет формировать рейтинги абитуриентов для принятия решений о зачислении, а также отчетность о ходе приемной кампании.

      В целом решение «Галактика Управление вузом» позволяет автоматизировать все сложные в организационном  плане процессы планирования, учета, контроля и анализа деятельности образовательного учреждения.  

    2.6.1. Планирование и управление учебным процессом.

    Функции:

• формирование базового учебного плана в полном соответствии с Государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования;
• формирование учебных планов по специальностям (включая индивидуальные) и планирование потоков учебных групп по видам (общих, специализированных, межфакультетских и проч.); формирование сводного линейного графика на год;
• планирование объемов педагогической нагрузки и руководства всеми видами практик, их анализ и учет выполнения;
• планирование штатов сотрудников по бюджетам (по кафедрам и учебному заведению) и штатного расписания преподавателей с учетом квалификации, формирование извещений кафедре о планируемой учебной нагрузке;
• формирование расписания учебного процесса и сетки занятий на период (семестр), в том числе индивидуальных, с учетом занятости преподавательского состава и ресурсов аудиторного и лабораторного фондов;
• планирование работы Государственной аттестационной комиссии, Государственной экзаменационной комиссии; формирование расписания экзаменационной комиссии;
• формирование отчетности и аналитических данных (анализ соответствия штатной расстановки штатному расписанию - по качественному составу и показателю штатности, анализ наличия вакансий по дисциплинам) и т.д.

    2.6.2. Управление контингентом студентов.

    Функции:

• получение всей необходимой информации о студентах и выпускниках;
• ведение картотеки личных дел студентов (с сохранением истории) с возможностью поиска информации о студенте по штрих-коду на любом из его документов (студенческий билет, зачетная книжка, личное дело);
• учет перемещений студентов в процессе обучения (с сохранением истории);
• ведение информации о проживании студентов в общежитиях;
• формирование типового набора документов (договоров, анкет, заявлений, справок, приказов и т.д.);
• формирование отчетности: о движении студентов, анализ контингента студентов (общий, по основам обучения, из числа коренных малочисленных народов, сироты, малоимущие), выделение студентов, находящихся в академическом отпуске и др.;
• ведение информации о стипендии студентов;
• ведение архива сведений о студентах, закончивших данный вуз;
• учет дальнейшего трудоустройства студентов.

    2.6.3. Контроль и анализ успеваемости студентов.

      Функции:

• формирование учебной карточки студента;
• учет контрольных мероприятий (зачетов, экзаменов, курсовых, тестирования, ВКР и т. д.) в соответствии с учебным планом;
• формирование и учет документов (ведомостей) к экзаменам, зачетам, защитам курсовых и дипломных проектов;
• ввод результатов контроля успеваемости студентов по его итогам (зачеты, экзамены, компьютерное тестирование, курсовые и дипломные проекты), идентификация ведомости по штрих-коду;
• формирование электронных зачетных книжек, назначение стипендий по итогам успеваемости;
• ведение экзаменационных листов и повторных экзаменационных ведомостей на пересдачу;
• ведение базы выпускных работ, курсовых проектов и т. д. (авторы, темы, руководители, рецензенты);
• оформление вкладыша для диплома, академической справки;
• анализ посещаемости и успеваемости студентов в различных разрезах, сводные ведомости успеваемости, построение рейтингов, формирование отчетности по результатам повторных испытаний.

    2.6.4. Планирование, проведение и анализ приемной кампании.

      Функции:

• планирование набора абитуриентов;
• регистрация абитуриентов, ведение картотеки личных дел, формирование пакета документов абитуриента;
• планирование расписания вступительных экзаменов и консультаций;
• формирование пакета документов для работы приемной комиссии (протоколов, ведомостей и т.д.);
• автоматизированный ввод результатов вступительных испытаний (идентификация по штрих-коду);
• подготовка академических групп, проведение предварительного зачисления абитуриентов, формирование приказов о зачислении, оформление документов;
• формирование различной отчетности (вычисление конкурса по специальностям, подсчет рейтингов, формирование статистических данных о ходе приемной кампании).

    2.6.5. Планирование и обеспечение занятости и трудоустройства выпускников образовательного учреждения.

      Функции:

• ведение базы данных вакансий по специальностям, по которым ведется подготовка в вузе; обновление информации путем импорта данных из внешних систем;
• формирование распределения выпускников текущего года;
• подготовка документов выпускника, необходимых для трудоустройства;
• ведение архива трудоустройства выпускников.

    2.6.6. Управление штатным расписанием.

      Функции:

• контроль и мониторинг персонала по различным ключевым показателям;
• ведение организационной и штатной структуры университета в режиме реального времени;
• ведение нормативно-справочной информации, необходимой для управления штатным расписанием;
• формирование и оперативный учет штатного расписания с учетом требуемых показателей;
• получение аналитической отчетности по штатному расписанию, расстановке, фонду оплаты труда, балансу рабочего времени;
• получение информации о наличии вакансий, автоматизированный контроль приема, перемещения, совместительства и увольнения сотрудников в соответствии со штатным расписанием;
• получение и анализ необходимой отчетности по штатному расписанию, штатной расстановке, фонду оплаты труда, балансу рабочего времени.

    2.6.7. Управление персоналом.

      Функции:

• выполнение процессов приема,перемещения, совместительства и увольнения сотрудников в coответствии cо штатным расписанием;
• ведение картотеки coтрудников и кандидатов по неограниченному числу показателей;
• ведение воинского учета сотрудников;
• учет и анализ отпусков, больничных листов, командировок, надбавок и доплат, формирование соответствующих приказов;
• планирование и учет аттестации, переподготовки и повышения квалификации персонала университета;
• контроль и мониторинг персонала университета по различным ключевым показателям.

    2.6.8. Табельный учет.

      Функции:

• формирование и ведение режимов и графиков работы на календарный год;
• формирование, печать и согласование по всем подразделениям университета табеля учета рабочего времени, содержащего достоверные сведения об отработанном времени,отклонениях (неявках)и т.д.;
• систематический учет и контроль списочного состава работников университета;
• оперативное оформление табельных листов для начисления различных видов оплат;
• формирование статистики, форм и разнообразных отчетов.