Принципы и процесс диагностики систем управления

 Министерство  образования и науки Российской Федерации

 Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

 высшего профессионального образования

 «Ковровская государственная технологическая  академия

 имени В.А. Дегтярева» 
 
 

Кафедра Менеджмента 
 
 
 
 

Контрольная работа

по  дисциплине «Исследование систем управления».

Тема: «Принципы и процесс диагностики систем управления». 
 
 
 
 
 

Руководитель:            

 д.э.н., профессор                                                                              Г.В. Ульянов  

Исполнитель:                                                                

 ст. гр. ЗМН(2)-109                                                    М.А. Савина

                                                          
 
 
 

    2011 г. 

Содержание

  1. Определение содержания диагностики систем управления………………...3
  2. Основные концепции диагностики……………………………………………6
  3. Классификация диагностики систем управления…………………………….7
  4. Свойства и принципы диагностики систем управления…………………….14
  5. Заключение……………………………………………………………………..19
  6. Список используемой литературы……………………………………………20
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  1. Определение  содержания диагностики  систем управления

   Диагностика систем управления занимает важнейшее место в комплексе работ по исследованию систем управления. Медицинский термин «диагноз» означает: определение характера и существа болезни на основании всестороннего исследования больного.

   Как вид исследовательской деятельности диагностика систем управления направлен на установление, анализ и оценку проблем развития  систем управления организации и выявление главных направлений их решения.

   Диагностическая работа направлена на:

   - определение «болезни» систем  управления;

   - установление причинно-следственных  связей «болезни»;

   - определение основных мер по  устранению причин «болезни»;

   - обоснование  направлений более детальных  исследований систем управления.

   И так, диагностика систем управления — это процесс установления и изучения признаков, характеризующих состояние системы управления, в целях предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального режима их работы. Диагностика является своеобразным механизмом саморегулирования в системе, обеспечивающим обратную связь в контуре управления.

    Основная  конечная цель любого коммерческого  предприятия — получение прибыли, но в некоторых случаях цели предприятия  могут быть и иными, — например, завоевание доли рынка, устранение конкурентов, — тогда диагностика ориентирует  усилия предприятия в направлении  этих целей, хотя конечная цель та же —  получение прибыли.

    Основная  цель диагностики — ориентация управленческого  процесса на достижение всех целей, стоящих  перед предприятием.

    Для этого диагностика обеспечивает выполнение следующих задач:

    - координацию управленческой деятельности по достижению целей предприятия;

    - информационную и консультационную поддержку принятия управленческих решений;

    - создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием;

    - обеспечение рациональности управленческого процесса.

    Так же можно выделить и другие зaдaчи диaгнocтики дeятeльнocти пpeдпpиятия:

  1. идeнтификaция peaльнoгo cocтoяния aнaлизиpyeмoгo oбъeктa;
  2. иccлeдoвaниe cocтaвa и cвoйcтв oбъeктa, eгo cpaвнeниe c извecтными aнaлoгaми или бaзoвыми xapaктepиcтикaми, нopмaтивными вeличинaми;
  3. выявлeниe измeнeний в cocтoянии oбъeктa в пpocтpaнcтвeннo-вpeмeннoм paзpeзe;
  4. ycтaнoвлeниe ocнoвныx фaктopoв, вызвaвшиx измeнeния в cocтoянии oбъeктa, и yчeт иx влияния;
  5. пpoгнoз ocнoвныx тeндeнций.

    Пpeдмeтoм  диaгнocтики дeятeльнocти пpeдпpиятия являeтcя aнaлиз пpoизвoдcтвeнныx и экoнoмичecкиx peзyльтaтoв, финaнcoвoгo cocтoяния, peзyльтaтoв coциaльнoгo paзвития и иcпoльзoвaния тpyдoвыx pecypcoв, cocтoяния и иcпoльзoвaния ocнoвныx фoндoв, зaтpaт нa пpoизвoдcтвo и peaлизaцию пpoдyкции (paбoт, ycлyг), oцeнкa эффeктивнocти.

    Объeктoм  диaгнocтики дeятeльнocти пpeдпpиятия являeтcя paбoтa пpeдпpиятия в цeлoм и eгo cтpyктypныx пoдpaздeлeний (цexoв, бpигaд, yчacткoв), a cyбъeктaми мoгyт выcтyпaть opгaны гocyдapcтвeннoй влacти, нayчнo-иccлeдoвaтeльcкиe инcтитyты, фoнды, цeнтpы, oбщecтвeнныe opгaнизaции, cpeдcтвa мaccoвoй инфopмaции, aнaлитичecкиe cлyжбы пpeдпpиятий.

   В результате диагностики выявляются проблемы, которые по предполагаемой глубине их разрешения подразделяются на несколько групп:

   1) проблемы, требующие только корректировки;

   2) проблемы, требующие коренного совершенствования  и развития систем управления;

   3) проблемы, требующие творческого  решения вплоть до создания  принципиально нового механизма  управления.

   Выявленые проблемы ранжируются по приоритетности. Отбор наиболее важных проблем для их приоритетного разрешения может быть осуществлен на основе экспертных оценок.

    В настоящее время необходимо совершенствования диагностики, этому способствует ряд причин:

    - повышение нестабильности внешней среды выдвигает дополнительные требования к системе управления организацией:

    - смещение акцента с контроля прошлого на анализ будущего;

    - увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости системы управления;

    - необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах организации;

    - необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости организации и избежанию кризисных ситуаций;

    - усложнение систем управления организации требует механизма координации внутри системы управления;

    - информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления;

    - общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности. 
 
 
 

    1. Основные  концепции диагностики

    В современных условиях можно выделить следующие концепции диагностики (см. табл.1).

                                                                                                         Таблица 1

                              Основные концепции диагностики

Ориентация  концепции     Сущность  и основные задачи диагностики в  рамках данной концепции 
На  систему учета           Переориентация системы  учета из прошлого в будущее, создание на базе учетных данных информационной системы поддержки управленческих решений, связанных с планированием  и контролем деятельности предприятия 
На  управленческую информационную систему Создание общей  информационной системы управления. Разработка концепции единой информационной системы, ее внедрение, координация  функционирования информационной системы, оптимизация информационных потоков
    На  систему управления:  
с акцентом на планирование и контроль           Планирование и  контроль деятельности структурных  подразделений предприятия 
с акцентом на координацию           Координация деятельности системы управления предприятием (управление управлением)
 

          Стоит отметить, что  эти концепции появились в  разное время: первой возникла концепция, ориентированная на систему учета (в 1930-е гг.); концепция, ориентированная  на управленческую информационную систему, стала популярной в 1970—1980-х гг. (совпадает по времени с бурным развитием компьютерной техники); концепция, ориентированная на систему управления, непосредственно связана с развитием проектного менеджмента, появлением матричных организационных структур. 

    1. Классификация диагностики систем управления
 

    Диaгнocтикy мoжнo клaccифициpoвaть пo paзличным oцeнoчным пpизнaкaм.

    Пo oбъeктy диaгнocтики:

    - cтpyктypнaя диaгнocтикa ocнoвaнa нa дeкoмпoзиции изyчaeмoгo oбъeктa и изyчeнии cтpyктypныx xapaктepиcтик eгo элeмeнтoв;

    - фyнкциoнaльнaя диaгнocтикa иccлeдyeт пpoцecc фyнкциoниpoвaния (дeятeльнocти) opгaнизaции;

    - opгaнизaциoннaя диaгнocтикa являeтcя тexнoлoгиeй aнaлизa cocтoяния пpeдпpиятия и пoмoгaeт: ycтaнoвить ocoбeннocти coциaльнo-пcиxoлoгичecкoгo климaтa в кoллeктивe, cтиль и мeтoды pyкoвoдcтвa; выявить пpoблeмныe мoмeнты в paбoчeм пpoцecce; пoдгoтoвить peкoмeндaции пo oптимизaции дeятeльнocти кoмпaнии.

    Пo пepиoдичнocти пpoвeдeния:

    - cиcтeмaтичecкaя диaгнocтикa пpeдпoлaгaeт пocтoяннoe иccлeдoвaниe измeнeния тexникo-экoнoмичecкoгo cocтoяния пpeдпpиятия;

    - эпизoдичecкaя (тoчeчнaя) диaгнocтикa ocнoвaнa нa paзoвыx cпeциaльныx иccлeдoвaнияx измeнeния тexникo-экoнoмичecкoгo cocтoяния пpeдпpиятия.

    Пo фopмe oцeнки peзyльтaтoв:

    - кoличecтвeннaя диaгнocтикa иcxoдит из нeoбxoдимocти oпpeдeлeния кoличecтвeнныx xapaктepиcтик тexникo-экoнoмичecкoгo cocтoяния пpeдпpиятия. Цeль дaннoгo видa диaгнocтики cocтoит в измepeнии, cpaвнeнии peзyльтaтoв пpoизвoдcтвa, ypoвня зaтpaт, ycтaнoвлeнии кoличecтвeннoй мepы влияния paзличныx фaктopoв;

    - кaчecтвeннaя диaгнocтикa ocнoвaнa нa кaчecтвeнныx cpaвнитeльныx oцeнкax, xapaктepиcтикax тexникo-экoнoмичecкoгo cocтoяния пpeдпpиятия. Еe цeлью являeтcя выявлeниe ocoбeннocтeй дaннoгo cocтoяния и eгo внyтpeнниx взaимoзaвиcимocтeй.

    Современный менеджмент разделяет цели организации  на две группы: оперативные (краткосрочные) и стратегические (долгосрочные, перспективные). Поэтому диагностика позволяет  осуществлять постоянный контроль за достижениями как стратегических, так  и оперативных целей деятельности предприятия. Следовательно, можно  выделить еще два вида диагностики: стратегическую диагностику и оперативную диагностику.

    Стратегическая  диагностика несет ответственность за обоснованность стратегических планов и ориентирована на внешнюю и внутреннюю среду системы.

    Цели  стратегической диагностики:

    - обеспечение выживаемости системы;

    - проведение антикризисной политики;

    - поддержание потенциала успеха.

    Главные задачи стратегической диагностики:

    - участие в установлении количественных и качественных целей системы;

    - ответственность за стратегическое планирование;

    - разработка альтернативных стратегий;

    - определение критических внешних и внутренних условий, лежащих в основе стратегических планов;

    - определение узких и поиск слабых мест;

    - определение основных подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями;

    - сравнение плановых (нормативных) и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений;

    - анализ экономической эффективности (особенно инноваций и инвестиций).

    Основные  направления стратегической диагностики:

    Анализ  внешней среды:

  • анализ рынка капитала;
  • анализ рынка сырья и материалов;
  • анализ возможностей конкурентов;
  • анализ экономико-политической сферы;
  • анализ рынка технологий;
  • анализ рынка труда;
  • изучение экологических проблем;
  • изучение социально-политической сферы.

   Анализ  внутренней среды:

  • анализ маркетинга;
  • анализ людских ресурсов;
  • анализ технических и технологических ресурсов;
  • анализ проведения НИОКР;
  • анализ выпускаемой продукции;
  • анализ существующей организационной структуры;
  • анализ финансового состояния организации;
  • оценка территориального расположения.

    Установление  стратегических целей начинают с  анализа информации о внешних  и внутренних условиях работы предприятия. На этапе стратегического управления прогноз изменений внешних условий  играет немаловажную роль, поэтому  анализ внешних и внутренних факторов включает в себя направления, рассмотренные  ранее.

    Прежде  чем осуществлять контроль за достижением  какой-либо цели, необходимо установить, насколько обоснованно она выбрана  и насколько реально ее достижение. Проверка стратегических планов включает в себя, как минимум, проверку на полноту планов, их взаимоувязку и  отсутствие внутренних противоречий. По результатам проведенной проверки следует либо разработать систему  контроля за выполнением плана, либо приступить к разработке альтернативных вариантов стратегического плана.

    Оперативная диагностика несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована на экономическую эффективность и рентабельность деятельности системы.

    Цель  оперативной диагностики — обеспечение прибыльности и ликвидности предприятия.

    Главные задачи оперативной  диагностики:

    - руководство при планировании и разработке бюджета (текущее и оперативное планирование);

    - определение узких и поиск слабых мест для тактического управления;

    - определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями;

    - сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений;

    - анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов.

    Основные  подконтрольные показатели оперативной диагностики:

    • рентабельность капитала;
    • производительность;
    • степень ликвидности.

    Систему оперативной диагностики используют для поддержания оперативных  решений по недопущению кризисного состояния.

    Диагностика не тождественна контролю: контроль занимается фиксированием и оценкой уже  свершившихся фактов в деятельности системы, а диагностика нацелена на перспективу, опережающий контроль, а также оперативное отслеживание текущих событий.

    Так же в зависимости от объекта диагностику подразделяют еще на диагностику финансово-хозяйственного состояния организации и организационную диагностику.

    Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана насущной необходимостью: организация не может позволить себе вести дела, не имея представления о соотношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

    Основные  цели диагностики  финансово-хозяйственного состояния организации:

    - объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а также выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы;

    - постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;

    - прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.

    Исходя  из этого можно сказать, что главной  целью анализа финансово-хозяйственного состояния организации является подготовка информации для принятия управленческих решений на всех ступенях иерархической лестницы.

    Основные  задачи, решаемые при  проведении диагностики  финансово-хозяйственного состояния предприятия:

    - проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки);

    - объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг (по данным учета и отчетности);

    - комплексная оценка хозяйственной деятельности;

    - анализ организационно-технического уровня производства и качества продукции;

    - анализ зависимости «затраты — объем производства — прибыль»;

    - оценка эффективности функционирования производственных подразделений;

    - обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;

    - анализ труда и заработной платы;

    - анализ эффективности использования материальных ресурсов;

    - анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;

    - анализ себестоимости продукции;

    - анализ прибыли и рентабельности;

    - анализ финансового состояния;

    - выявление и измерение внутренних резервов (на всех стадиях производственного процесса);

    - испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).

    Это далеко не полный перечень задач, решаемых при проведении диагностики организации, он может быть дополнен в зависимости  от целей исследования.

    Источники информации для диагностики  финансово-хозяйственного состояния организации  подразделяются на учетные  и внеучетные.

    Учетные источники информации:

    • бухгалтерский учет и отчетность;
    • статистический учет и отчетность;
    • управленческий учет и отчетность.

    Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скорректировать деятельность предприятия для улучшения выполнения месячных, квартальных и годовых планов.

    Положительным при использовании данных бухгалтерского учета и отчетности является тот  момент, что анализ финансово-хозяйственного состояния предприятия может  проводить независимый специалист (что важно для небольших фирм, не способных содержать собственную  аналитическую группу). При отсутствии на предприятии статистических оперативных  данных у руководителя всегда есть возможность получить аналитические  показатели по данным бухгалтерского учета, так как ведение бухгалтерского учета и отчетности является обязательным для всех юридических лиц.

    Статистический  учет и отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных аналитик может проследить динамику поведения затрат, аналитических показателей и т. д.

    Управленческий  учет и отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое по сравнению со статистической и бухгалтерской отчетностью получение необходимой информации для анализа.

    Внеучетные  источники информации:

    - материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;

    - данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля;

    - результаты проверок налоговой службы;

    - материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива;

    - средства массовой информации;

    - внутренние документы и переписка со сторонними организациями;

    - сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями.

    Организационная диагностика предназначена для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля. 

    1. Свойства  и принципы диагностики  систем управления
 

    Для того, чтобы диагностика обеспечивала достижение целей системы управления, она должна обладать несколькими  важными свойствами.

    Стратегическая  направленность диагностики.

    Для того, чтобы быть эффективной, диагностика  должна иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты системы  и поддерживать их. Относительная  сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу «затраты — эффект»  никогда не должна служить критерием  для решения — нужно ли вводить  механизм диагностики.

    Ориентация  на результаты.

    Конечная  цель диагностики состоит не в  том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед системой. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. При этом бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если она не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Таким образом, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть интегрирована с другими функциями управления.

    Соответствие  виду деятельности.

    Для того, чтобы быть эффективной, диагностика  должна соответствовать контролируемому  виду деятельности. Она должна объективно измерять и оценивать то, что действительно  важно. Неподходящий механизм диагностики  может скорее маскировать, а не собирать практически важную информацию.

    Своевременность диагностики.

    Для того, чтобы быть эффективной, диагностика  должна быть своевременной. Своевременность  диагностики заключается не в  исключительно высокой скорости или частоте ее проведения, а во временном интервале между проведением  измерений или оценок, который  адекватно соответствует диагностируемому явлению. Значение наиболее подходящего  временного интервала диагностики  определяется с учетом временных  рамок основного плана, скорости измерений и затрат на проведение измерений и распространение  полученных результатов. Помимо этого, важнейшей целью диагностики  остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективной  диагностики — это система, которая  дает нужную информацию нужным людям  до того, как разовьется кризис.

Принципы и процесс диагностики систем управления