Принципы отбора документов при ЭЦД
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине:
Архивоведение
(часть 1)
Тема: Принципы отбора документов при ЭЦД
|
ВЫПОЛНИЛА: Верещагина Д.Г. |
Студентка IV курса ОЗО |
Специальность «ДОК и ДОУ» |
ПРОВЕРИЛА: Туров С.В. |
Сургут
Содержание
Введение
В процессе деятельности учреждений образуются документы, ценность которых как источников информации различна. Одни несут действительно ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, другие лишь обеспечивают оперативную деятельность учреждений и организаций, теряют свое значение вскоре после возникновения и по истечении определенных сроков хранения могут быть уничтожены. В связи с этим возникает необходимость проведения экспертизы ценности документов в учреждениях, организациях, на предприятиях.
Методологическую базу при определении ценности документов составляют принципы, основанные на обобщении опыта работы с современными документами.
Цель данной работы – исследование принципов отбора документов при экспертизе ценности документов.
Достижение обозначенной цели будет происходить через следующие задачи:
- рассмотрение общего понятия и назначения экспертизы ценности документов, обзор основных задач и этапов проведения ЭЦД.
- исследование
принципов и систематизация
Объект исследования в данной работе – общее понятие об экспертизе ценности документов, предметом исследования является совокупность принципов и критериев оценки при определении ценности документов.
Информационной базой исследования послужил, во-первых, Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Во-вторых, в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 подробно изложены основные аспекты проведения экспертизы ценности документов, ее нормативно-методические основы.
В-третьих, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения является основным документом при определении сроков хранения и отборе на хранение документов, образующихся в деятельности организаций.
Также в работе использовались учебные пособия, периодические издания, электронные ресурсы, помогающие подробно раскрыть данную тему.
Итак, перед
тем как перейти к
Глава 1. Экспертиза ценности документов: понятие, задачи и этапы
1.1. Понятие
и назначение экспертизы
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.1
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, муниципальной или частной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается»2.
Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.
Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.
Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются3.
1.2. Задачи и этапы ЭЦД.
В процессе экспертизы ценности документов решаются следующие задачи:
во-первых, из откладываемых в делопроизводстве документов отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение;
во-вторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублетные экземпляры, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:
Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел;
б) при регистрации поступающих в учреждение документов;
в) при формировании документов в архивное дело.
Второй этап экспертизы ценности документов проводится после завершения их в делопроизводстве на стадии подготовки к передаче дел в архив организации.
Третий этап экспертизы ценности документов проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив или на государственное хранение.
Основными нормативно-методическими документами. Которыми следует руководствоваться при проведении ЭЦД, являются:
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-
- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558.
Перечни документов с указанием сроков хранения являются основными нормативными документами при определении сроков хранения и отборе на хранение документов, образующихся в деятельности организаций, независимо от форм собственности организации и от того, выступает ли данная организация источником комплектования какого-либо архивного учреждения4.
Отбор документов на хранение.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных
для постоянного и длительного
(свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию
дублетные экземпляры документов, черновики,
неоформленные копии
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация
является источником комплектования государственного
или муниципального архива, то описи
и акт о выделении документов
к уничтожению после
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
При отборе дел на хранение и уничтожение уточняется характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
В следующей главе подробно рассмотрим принципы и критерии отбора документов при проведении экспертизы ценности документов.
Глава 2. Принципы и основные критерии отбора документов при экспертизе ценности документов.
2.1. Принципы отбора документов при ЭЦД.
Общенаучные принципы, т.е. универсальные, принятые во всех научных дисциплинах, используются и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов и комплектованию архивов ими являются: историзм, системность, целостность. Они находят выражение в архивоведческих принципах: историзма, всесторонности и комплексности.
Классически принцип историзма понимается как подход к действительности, изменяющейся во времени, развивающейся. Объекты (в данном случае документы) рассматриваются: 1) с точки зрения внутренней структуры, как система; 2) с точки зрения процесса, т.е. исторических связей; 3) с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений в их структуре в целом; 4) с точки зрения закономерностей развития. При таком рассмотрении историзм совпадает с научной объективностью.
Принцип историзма всегда признавался основным («ведущее начало в теории и практике экспертизы ценности документов»), определяющим происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, их классовая природа, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяет обеспечить полноценное комплектование Архивного фонда РФ.
До настоящего времени принцип историзма, как правило, определяли через положения марксизма-ленинизма, но содержание его раскрывалось как развитие в конкретных условиях, как генезис объекта, познание закономерностей развития, конкретных условий проявления этих закономерностей, т.е. документы каждой эпохи имеют свои особенности на фоне общих закономерностей возникновения. Подчеркивалось, что хотя документ и является продуктом определенной эпохи, но оценка его должна осуществляться с позиции сегодняшнего дня и будущего.
Принцип всесторонности и комплексности совпадает с общенаучным принципом целостности, т.е. пониманием явлений действительности, как единства частей целого в многообразии их проявлений, связей, а также с общенаучным принципом системности, т.е. рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов.
Ранее архивисты давали определение принципа всесторонности и комплексности как принципа, предполагающего анализ содержания документа и всех его внешних признаков и требующий при оценке значения документов учета их состава, организации, взаимообусловленности и сохранности.
Архивисты понимают принцип всесторонности и комплексности как единый или как две стороны единого методологического требования рассмотрения документа в комплексе других документов и других источников с разных точек зрения, в том числе и будущего использования.
Теория экспертизы ценности документов всегда строилась в целом на научной базе. Принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т.е. методологическую основу экспертизы.
Принцип — это основа, основные исходные положения любой теории, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, т.е. явлении действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества.
2.2. Основные критерии определения ценности документов.
С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов.
Критерии — признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.5
Рассмотрим основные критерии отбора документов при ЭЦД:
1. Значимость учреждения или лица, которые создали документы.
В процессе развития
государства создаются
Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения — научно-технический прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т.п.
Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы бывших крупных партийных и государственных деятелей, ученых, изобретателей, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда, Героев России и других лиц.
Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения собирают также документы журналистов, краеведов и других лиц, которые могут помочь изучению истории родного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них - личные документы; документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.); переписка (деловая и личная); документы, собранные данным лицом (коллекция). Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.
2. Значимость содержания документов (критерий содержания).
Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.
К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач; указания, направляемые подчиненным организациям; материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю; часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.
Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через 1-5 лет. Это — документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.
3. Время и место образования документов.
Эти два критерия, как правило, взаимосвязаны. Они также являются основными критериями экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: Отечественную войну 1812 г., первую русскую революцию 1905 — 1907 гг., февральскую буржуазно-демократическую революцию 1917 г., Великую Октябрьскую социалистическую революцию, гражданскую войну и иностранную интервенцию, коллективизацию сельского хозяйства и социалистическую реконструкцию народного хозяйства, Великую Отечественную войну 1941 — 1945 гг.
Необходимо было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных для мирного времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.
Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие особое значение. Это — периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за эти периоды также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.
Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы хозяйственного характера периода Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.
Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события.
4. Подлинность и копийность документов.
При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др.
Согласно ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется.
Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка «незаверенная копия» снижает ценность источника.
5. Юридическая сила документа.
Этот критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют, главным образом, правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хранения.
6. Дублетность документов.
Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. Дублетный документ — это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого размножения — рассылка учреждениям или структурным подразделениям документа для повышения оперативности работы либо для информации.6
Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет главным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы сохранить основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности.
7. Поглощенность содержания.
Этот критерий применяется особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов — годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.
Поглощение содержания
происходит и по другой линии: отчеты
структурных подразделений
На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит неполное.
8. Физическое состояние документа.
Этот критерий — вспомогательный и применяется в отдельных случаях. Один из случаев применения этого критерия — наличие сильно поврежденных документов, например залитых водой и слипшихся, поврежденных плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитаема. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплекты документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.
Следует иметь в виду, что документы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены они не были: техника реставрации развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в Центральной научно-исследовательской лаборатории Главархива СССР фотографировали в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем.
Другой случай применения этого критерия: если сильно попорчен важный документ (годовой отчет или обзор деятельности, протоколы и т.п.), но имеются второй и третий экземпляры, тогда не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости.
Существует еще ряд критериев. Например, языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются.
Разработка критериев ведется давно, вырабатывались они постепенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, изменялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается; возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены.7
