Проблемы экспертизы ценности документа

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………3

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА ……………………………………………………………………..4

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1. Принципы и критерии ценности документов……………………………….7

2.2 Организация проведения  экспертизы ценности документов………………..12

2.3. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов…………………………………………………………………………14

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ РЕШЕНИЯ………………………………………………18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении  тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в  формировании их в первичные комплексы  по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени  и места создания, авторов, корреспондентов  и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника  сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных  архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного  фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через  которое просеивается весь поток  документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание  организации, как правило, сохранить  как можно больше документов. Затем  со временем приходит понимание, что  много хранить невозможно и нет  необходимости. Поэтому вопросы  экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием  со стороны специалистов-документоведов.

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА

Экспертиза - исследование некоего  вопроса, требующего специальных знаний, с представлением мотивированного  заключения. Для ее проведения привлекаются эксперты, т.е. опытные специалисты  в данной области.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
  • нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) совместно с Центральной  экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

  • при составлении номенклатуры дел;
  • при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
  • при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
  • в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.4

________________

4 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 3-е изд. М.: ИНФРА-М. 2003. С.267.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях осуществляется:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
  • отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются  качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения  сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра  дел. При этом не допускается отбор  документов для хранения и уничтожения  только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или  по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Задачами экспертизы ценности документов являются:

  • первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

 

  • вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
  • для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 5 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
  • для временного хранения.
  • Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше или нижестоящих учреждений.
  • Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.М., 2007.

ГЛАВА 2. ОРШАНИЗАЦИЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1 Принципы и критерии  ценности документов.

Принцип историзма в настоящее  время признается основным предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта в нашем случае совокупности документов.7 Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение .2

В современной архивоведческой  литературе отмечается также совпадение других общенаучных принципов - системности (рассмотрение объекта как системы  взаимосвязанных и взаимообусловленных  элементов) и целостности (понимание  явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) - с ранее применявшимся  архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов. Там же. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения. Причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как "рассмотрение документов в "разном освещении" - в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника".2

 

________________

2 Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. С. 141.,

7 Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 41-43.,

В первую очередь, рассматриваются  варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота

сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения  сохранности и некоторые другие моменты.

Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов  экспертизы ценности формулируется  требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали. Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрение направления и характера информационных процессов и потоков между ними, раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных и других электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на их достоверность и юридическую силу, - все это должно быть направлено на формирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда, достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, по возможности, событий и явлений действительности в более широком управленческом, историческом и культурном контексте. Поэтому, как ценность электронных документов невозможно правильно оценить без их рассмотрения в связи и в генезисе с бумажными документами, так и отбор на хранение последних без определения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтому существующая практика, когда государственные архивы сосредотачиваются на экспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологически ущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленно определяет, что "экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида".1

 

 

________________

1 Об архивном деле в Российской Федерации. Ст. 6, п. 6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 года)

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система  научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается  одно из проявлений всесторонности и  комплексности оценки документов.

К критериям происхождения  относятся:

  • роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
  • значимость выполняемых ими функций;
  • время и место образования документов.

Критерий происхождения  позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся  организации, документы которых  имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это  центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и  промышленные объединения, крупные  заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это  большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные  архивы, как правило, выборочно, так  как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих  организаций. Важные документы организаций  этой группы, которые не поступают  в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы  этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

  • значимость отраженных в документах событий;
  • значение информации, содержащейся в документе;
  • повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
  • вид документа;
  • подлинность документа.

Вид документа. Наиболее полно  основную деятельность организации  отражают:

  • организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
  • справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах.

Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них  имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая  часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период - от одного до пяти лет. Это документы оперативной  и бухгалтерской отчетности и  учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость  информации. Этот критерий применяется  в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов  поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается  годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений  поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций  поглощаются сводным отчетом  вышестоящей организации и т.д.

К критериям внешних особенностей относятся:

  • форма фиксирования и передачи содержания;
  • удостоверение и оформление документа;
  • физическое состояние документа.

Кроме общих критериев  экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные  критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая  эффективность разработки или открытия и др.

Работа по организации  экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап проводится в  текущем делопроизводстве:

  • при разработке и составлении номенклатуры дел;
  • при регистрации документов;
  • при направлении исполненных документов в дела;
  • при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Организация проведения  экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и  заканчивается в государственном  архиве.

Первым этапом определения  ценности документов можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы  вышли из оперативной работы, при  подготовке документов к длительному  хранению или сдаче в архив  учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под  руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В состав ЦЭК входит также  представитель учреждения государственной  архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

  • рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
  • организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

рассмотрение актов о  выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания  протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их натри группы:

  • основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;
  • оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;
  • документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет). 6

 

________________

6 Кузнецова Т.В. «Секретарское дело» Изд. 3-е, исправленное ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999

2.3 Порядок проведения  и оформления результатов экспертизы  ценности документов

Проведение экспертизы следует  начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных  подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают  сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады  и т.д. Если по какой-либо причине  подлинники отсутствуют, на хранение оставляют  заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные  подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется  только подлинник в том структурном  подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе  имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или  подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также  следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло  должного отражения в сводных  документах.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса  дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизы - выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор  документов для хранения и выделения  к уничтожению только на основании  заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях  выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются  ошибочно оставленные в делах  черновики, дублетные экземпляры.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью  специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны  типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько  видов типовых перечней:

  • перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
  • перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

перечень научно-технической  документации, подлежащей приему в  государственные архивы.

Конечно, типовые перечни  не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются  министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни  дают наиболее полное и систематическое  перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться  при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в  процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного  хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные  дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает  ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка электронных  документов при отборе их к передаче в архив организации состоит  из следующих этапов:

  • составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
  • проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
  • запись ЭД на машинные носители;
  • проверка качества записи;
  • описание ЭД;
  • проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного
  • хранения и по личному составу;
  • подготовка комплекта сопроводительной документации.

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении  являются годовые разделы описи  дел постоянного, долговременного  хранения и по личному составу, а  также акты о выделении к уничтожению  дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых  уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после  того, как опись дел постоянного  хранения за этот год утвердит ЭПК  архивного учреждения (если организация  передает свои документы на хранение в государственный архив).

Проблемы экспертизы ценности документа