Проектирование системы управления организации

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский государственный

университет кино и телевидения»

Институт экономики и  управления

Контрольная работа по дисциплине: «Исследование систем управления »

на тему: «Проектирование системы управления организации»

                                                                                                            Выполнил:

                                                                                                 Студент  4 курса

                                                                                       ФЭУ , 848а группы

                                                                                  Казаков А.И

                                                      Руководитель:

Клейн Е.Д

Санкт-Петербург

2012

Содержание 

Введение …………………………………………………………………………….………..3

Глава1. Теоретические аспекты организационного проектирования……………….…… 5

1.1. Понятие системы. Классификация  организационной системы ………………….…..5

1.2. Основные понятия и  составляющие процесса проектирования  организационных систем……………………………………………………………………………………….… 9

1.3. Принципы и задачи  методов организационного проектирования  ………………..….13

Глава 2 Этапы и методы проектирования организационных систем …………………….16

2.1.Этапы организационного  проектирования ………………………………………….....16

2.2. Методы организационного  проектирования ………………………………………..….17

2.3. Проектирование организационной  системы управления (классический  пример)….. 21

Заключение ………………………………………………………………………………..…..26

Список использованной литературы 28

Приложения…………………………...………………………………………………….……30

Введение

Несмотря на появление  ряда серьезных публикаций в области  управления, проблема совершенствования  методологии и практики организационного проектирования создания финансово-промышленных групп и других аналогичных организационных  структур в условиях переходной экономики  России остается разработанной недостаточно. Рекомендации зарубежных авторов, в  основном акцентирующие внимание на финансовой эффективности слияний  и поглощений, не учитывают сложностей и особенностей современной российской ситуации. Остается слабо разработанной  актуальная проблема совершенствования  методологии и практики проектирования организаций различного типа. Имеющиеся  разработки в основном связаны с  проектированием систем управления организациями, но не созданием организации  в целом.

Динамика интеграционных процессов в российской экономике  стимулировала интерес исследователей и практиков к изучению опыта  становления интегрированных организационных  структур различного типа. Можно привести ряд обобщающих работ по проблемам  экономики и организации корпоративного бизнеса. Существенный вклад в разработку проблем создания и функционирования крупных корпораций внесли, в частности, Абалкин, С. Батчиков, Ю. Винслав, А. Войтенко, С. Голубева, Р. Горбунов, В. Гончаров, Б. Мильнер и др. Новые требования к построению

и поведению организаций  предъявляют рыночные отношения, предпринимательская  активность, развитие различных форм собственности, изменение функций  и методов государственного регулирования  и управления. Организационная деятельность испытывает влияние революционных  изменений в технологической  базе производства. Переход к эффективным  формам организации и управления, построенным на научных принципах, стал главным условием успеха экономических  реформ. Научно обоснованное формирование организационных структур управления - актуальная задача современного этапа  адаптации хозяйствующих субъектов  к рыночной экономике.

Объектом исследования курсовой работы являются проектирование организационных  систем управления.

Предметом исследования являются принципы и методы организационного проектирования крупных интегрированных  организационных систем.

Целью данной курсовой работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о процессе формирования и проектирования организационной  системы управления.

Задачами изучения, вытекающими  из сформулированной цели, являются следующие:

1) обобщение основных  теоретико-методологических подходов  к организационному проектированию;

2) изучение принципов  и задач методов организационного  проектирования;

3) изучение методов организационного  проектирования для организаций  бюрократического и органического  типов;

4) изучение процесса проектирования  организационной системы.

Глава1. Теоретические аспекты организационного проектирования

1.1. Понятие системы. Классификация организационной системы

Термин «система» лучше  всего конкретизируется в процессе рассмотрения его основных свойств.

Исходя из этого, выделяют четыре таких свойства:

1) система есть, прежде  всего, совокупность элементов.  При определенных условиях элементы  могут рассматриваться как системы;

2) наличие существенных  связей между элементами и  (или) их свойствами, превосходящих  по силе связи этих элементов  с элементами, не входящими в  данную систему. Под существенными  связями понимаются такие, которые  закономерно, с необходимостью  определяют интегративные свойства  системы. Указанное свойство выделяет  систему из окружающей среды  в виде целостного объекта;

3) наличие определенной  организации, что проявляется  в снижении степени неопределенности  системы по сравнению с энтропией  системоформирующих факторов, определяющих возможность создания системы. К этим факторам относят: число элементов системы, число существенных связей, которыми может обладать элемент;

4) существование интегративных  свойств, т.е. присущих системе  в целом, но не свойственных, ни одному из ее элементов  в отдельности. Их наличие показывает, что свойства системы хотя  и зависят от свойств элементов,  но не определяются ими полностью  [9, С.34-38].

Таким образом, в самом  общем виде понятие «система»  характеризуется:

- наличием множества элементов;

- наличием связей между  ними;

- целостным характером  данного устройства или процесса.

В.Н. Спицнадель выделяет наиболее характерные черты технических систем, многие из которых являются признаками экономических систем:

- наличие определенной  целостности, функционального единства (общей цели, назначения), что приводит  к сложному иерархическому строению  системы;

- большие масштабы по  типу частей, объему выполняемых  функций;

- сложность (полифункциональность) поведения;

- высокая степень автоматизации;

- нерегулярное, статистически  распределяемое во времени поступление  внешних воздействий;

- наличие в целом ряде  случаев состязательного момента,  т. е. такого функционирования  систем, при котором надо учитывать  конкуренцию отдельных частей;

- наличие связей (положительных,  отрицательных, одноплановых, многоплановых);

- многоаспектность (экономическая,  социальная, техническая, психологическая  и пр.);

- контринтуитивность (причина и следствие тесно не связаны ни во времени, ни в пространстве).

Всякий субъект экономики - предприятие, отрасль, регион, государство - развивается в соответствии с  поставленной перед ним целью. Цель любой экономической системы - ее устойчивое функционирование и развитие. Цель организации - это конечное состояние, желаемый результат, которого стремиться добиться любая организация. Формулирование целей должно быть во всех областях, от которых зависит выживание  организации. Цели в этих областях зависят  от конкретной стратегии, например:

1) в сфере производства - достижение наивысшей производительности  труда, повышение эффективности;

2) в финансовой сфере  - сохранение и поддержание на  необходимом уровне всех видов  финансовых ресурсов, их рациональное  использование:

3) в управлении персоналом - обеспечение условий, необходимых  для развития творческого потенциала  работников, повышения их уровня  заинтересованности и удовлетворенности  [9, С.39-40].

Существуют правила осуществления  последовательной декомпозиции главной  цели организации на подцели:

1) общая цель должна  содержать описание конечного  результата;

2) при развертывании общей  цели в иерархическую структуру  исходят из того, что реализация  подцелей каждого последующего  уровня является необходимым  и условием достижения целей  предыдущего уровня;

3) фундамент «дерева целей»  должны составлять задачи.

Так, цели первого уровня являются альтернативами достижения главной  цели, но относительно целей второго  уровня они выступают в качестве целей. На каждом иерархическом уровне имеются свои конкретные цели и средства их достижения. Для достижения какой-нибудь общей цели необходимо согласовать  частные цели и средства разных уровней  системы.

Классификация систем по содержательному  принципу, представляет собой деление их на два вида - абстрактные и материальные.

Материальные системы (МС) являются объектами реального времени. Среди всего многообразия материальных систем существуют естественные и искусственные  системы Искусственные системы  могут быть классифицированы по нескольким признакам, главным из которых является роль человека в системе. По этому  признаку можно выделить два класса систем: технические и организационно-экономические системы. В основе функционирования организационно-экономических систем лежат процессы, совершаемые человеко-машинными комплексами.

Абстрактные системы (АС) являются умозрительным представлением образов  и моделей материальных систем, которые  подразделяются на описательные (логические) и символические (математические). Следовательно, логические системы как результат дедуктивного или индуктивного представления материальных систем можно рассматривать как совокупность представлений о структуре, об основных закономерностях состояний и о динамике экономических систем.

Символические системы представляют собой формализацию логических систем, они подразделяются на три класса:

1) статистические математические  системы или модели, которые можно  рассматривать как описание средствами  математического аппарата состояния  материальных систем (уравнения  состояния);

2) динамические математические  системы или модели, которые можно  рассматривать как математическую  формализацию процессов материальных (или абстрактных) систем;

3) квазистатические (квазидинамические) системы, находящиеся в неустойчивом положении между статикой и динамикой, которые при одних воздействиях ведут себя как статические, а при других воздействиях -- как динамические [9, С.42].

Системы по уровню сложности  делятся на три группы - простые, сложные и очень сложные, а  наш соотечественник-математик Г. Н. Поваров делит все системы  в зависимости от числа элементов, входящих в них, на четыре группы: малые  системы (10 -103 элементов); сложные системы (103 - 107 элементов); ультрасложные системы (107 - 1030 элементов); суперсистемы (1030 - 10200 элементов).

Все существующие в действительности совокупности объектов (а всякая система  представляет собой такую совокупность, хотя не всякая совокупность есть система) можно разбить на три большие класса:

Неорганизованная совокупность (примером ее может случайное скопление  людей на улице

Неорганичные и органичные системы -- характеризуют наличие связей между элементами и появление в целостной системе новых свойств, не присущих элементам в отдельности. Связь, целостность и обусловленная ими устойчивая структура -- таковы отличительные признаки этих систем.

1.2. Основные понятия и  составляющие процесса проектирования организационных систем

Организационное проектирование как процесс - это упорядочение организационно-структурных  характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Цель организационного проектирования - разработка новых организационных  систем или предложений по изменению  существующих систем. Результат организационного проектирования - комплект технической, организационной и планово-экономической  документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

Содержание процесса разработки новой организационной структуры  в значительной мере универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава  и места подразделений, их ресурсное  обеспечение (включая численность  работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Этот процесс можно  организовать по трем крупным стадиям:

1) формирование общей  структурной схемы аппарата управления (см. прил.1);

2) разработка состава  основных подразделений и связей  между ними;

3) регламентация организационной  структуры.

Формирование общей структурной  схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым  должно быть осуществлено более детальное  проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения). К принципиальным характеристикам организационной структуры, которые определяются на этой стадии, можно отнести цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению; общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение; число уровней в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях управления; основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой; требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

Основная особенность  второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления - разработки состава основных подразделений  и связей между ними - заключается  в том, что предусматривается  реализация организационных решений  не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение  конкретных задач между ними и  построение внутриорганизационных  связей. Под базовыми подразделениями понимаются при этом самостоятельные структурные единицы (отделы, управления, бюро, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Третья стадия - регламентация  организационной структуры - предусматривает  разработку количественных характеристик  аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделении, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации); разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ; расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры.

Совокупность документов, разработанных на всех стадиях организационного проектирования, образуют проект организационной  структуры управления.

Кроме того, при проектировании организационной системы управления важно обратить внимание на сопряжение структуры управления с фазами жизненного цикла организации. В жизненном  цикле организации выделяется пять этапов:

1. Этап предпринимательства.  Организация находится в стадии  становления, формируется жизненный  цикл продукции. Цели являются  еще нечеткими, творческий процесс  протекает свободно, продвижение  к следующему этапу требует  стабильного обеспечения ресурсами.

2. Этап коллективности. Развиваются  инновационные процессы предыдущего  этапа, формируется миссия организации.  Коммуникации в рамках организации и ее структура остаются, в сущности, неформальными. Члены организации затрачивают много времени на развитие механических контактов и демонстрируют высокие обязательства.

3. Этап формализации и  управления. Структура организации  стабилизируется, вводятся правила,  определяются процедуры. Упор  делается на эффективность инноваций  и стабильность. Органы по выработке  и принятию решений становятся  ведущими компонентами организации.  Возрастает роль высшего руководящего  звена организации, процесс принятия  решений становится более взвешенным, консервативным. Роли уточнены таким  образом, что выбытие тех или  иных членов организации не  вызывает для нее серьезной  опасности.

4. Этап выработки структуры.  Организация увеличивает выпуск  продукции и расширяет рынок  оказания услуг. Руководители  выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится  более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализован.

5. Этап упадка. В результате  конкуренции, сокращающегося рынка  организация сталкивается с уменьшением  спроса на ее продукцию или  услуги. Руководители ищут пути  удержания рынков и использования  новых возможностей. Увеличивается  потребность в работниках, особенно  наиболее ценных специальностей. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку. Механизм выработки и принятия решений централизован.

На стадии зарождения организации  управление нередко осуществляется самим предпринимателем. На стадии роста происходит функциональное разделение труда менеджеров. На стадии зрелости в структуре управления чаще всего  реализуется тенденция к децентрализации. На стадии спада обычно разрабатываются  меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями  и тенденциями в изменении  производства. Наконец, на стадии прекращения  существования организации структура  управления или полностью разрушается (если фирма ликвидируется), или происходит ее реорганизация (коль скоро данную фирму приобретает или присоединяет к себе другая компания, приспосабливающая  структуру управления к той фазе жизненного цикла, в которой она  находится).

1.3. Принципы и задачи  методов организационного проектирования

«Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может  быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры  по чётко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности».

«Без развития методов  проектирования структур управления затрудняется совершенствование управления и  повышение эффективности производства в силу ряда причин:

1) в новых условиях  в целом ряде случаев нельзя  оперировать старыми организационными  формами, которые не удовлетворяют  требованиям рыночных отношений,  создают опасность деформации  самих задач управления;

2)•комплексный подход  к совершенствованию организационного  механизма ранее во многом  был подменён работой по внедрению  и использованию автоматизированных  систем управления;

3)•создание структуры  должно опираться не только  на опыт, аналогию, привычные схемы  и интуицию, но и на научные  методы организационного проектирования;

4)•проектирование сложнейшего  механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования  организационных систем.

При этом организация рассматривается  как многоцелевая система, поскольку  ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики».

Главные принципы проектирования организационных систем таковы:

- организационная структура  управления должна, прежде всего,  отражать цели и задачи организации,  а, следовательно, быть подчиненной  производству и его потребностям;

- следует предусматривать  оптимальное разделение труда  между органами управления и  отдельными работниками, обеспечивающее  творческий характер работы и  нормальную нагрузку, а также  надлежащую специализацию;

- формирование структуры  управления надлежит связывать  с определением полномочий и  ответственности каждого работника  и органа управления, с установлением  системы вертикальных и горизонтальных  связей между ними;

- между функциями и  обязанностями, с одной стороны,  и полномочиями и ответственностью  с другой, необходимо поддерживать  соответствие, нарушение которого  приводит к дисфункции системы  управления в целом;

- организационная структура  управления призвана быть адекватной  социально-культурной среде организации,  оказывающей существенное влияние  на решения относительно уровня  централизации и детализации,  распределения полномочий и ответственности,  степени самостоятельности и  масштабов контроля руководителей и менеджеров.

- устойчивость - это свойство  процесса управления сохранять  и восстанавливать свое качество  в условиях внешних и внутренних  возмущений. Она есть результат  технической и функциональной  устойчивости. «При оценке устойчивости  необходимо установить показатели  свойств процесса управления, значения  которых необходимо сохранить  и определить степени влияния  на эти показатели различных  возмущений (воздействий окружающей  среды, ошибок управленческого  персонала и т.д.)» :

- оперативность - это свойство  процесса управления обеспечивать  завершение цикла управления  в требуемые сроки. Она обеспечивается  с помощью ясности целевых  ориентиров и реальностью задач,  полного и своевременного информирования  субъекта управления о состоянии  системы, среды и ходе самого  процесса, четкого контроля за процессами со стороны субъекта управления и др.

- гибкость - это способность  изменять формы и методы управления  в зависимости от обстановки. Любой организационный процесс  в той или иной степени должен  обладать гибкостью. Она обеспечивается  с помощью повышения уровня  управляемости, т.к. слабая управляемость  затрудняет осуществление оперативных  и целесообразных изменений, гибкости  структуры системы, осуществляющей  данный процесс, формировании  многовариантных структур реализации  процесса и др.

- непрерывность - это свойство  процесса управления не допускать  перерыва между последовательно  выполняемыми этапами и другими  действиями, приводящими к снижению  качества управления. Она нарушается  в случае, если «между двумя  последовательно выполняемыми этапами  возникает незапланированная пауза,  приводящая к снижению качества выполнения следующих этапов».

Отметим, что реальные результаты процесса управления требуют эффективности  организационного управления. Но чтобы  процесс управления стал достаточно эффективным, он должен быть целесообразным. И только требования эффективности  организационных систем управления является необходимым условием эффективности.

Глава 2 Этапы и методы проектирования организационных систем

2.1.Этапы организационного проектирования

Согласно классической теории организации, с выводами которой  по данному вопросу согласно большинство  менеджеров, структура организации  должна разрабатываться сверху вниз. Нет ничего удивительного, что последовательность разработки организационной структуры  схожа с последовательностью  элементов процесса планирования. Вначале  руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем  поставить конкретные задачи - подобно  тому, как в планировании сначала  формулируются общие задачи, а  потом составить конкретные правила.

Таким образом, последовательность действий следующая:

1. Осуществите деление  организации по горизонтали на  широкие блоки, соответствующие  важнейшим направлениям деятельности  по реализации стратегии. Решите, какие виды деятельности должны  выполняться линейными подразделениями,  а какие -- штабными.

2. Установите соотношения  полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает  цель команд, если необходимо, производит  дальнейшее деление на более  мелкие организационные подразделения,  чтобы более эффективно использовать  специализацию и избежать перегрузки  руководства.

3. Определите должностные  обязанности как совокупность  определенных задач и функций  и поручите их выполнение конкретным  лицам. В организациях, деятельность  которых в значительной мере  связана с технологией, руководство  разрабатывает даже конкретные  задачи и закрепляет их за  непосредственными исполнителями,  которые и несут ответственность  за их удовлетворительное выполнение.

Поскольку организационные  структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих  изменений в структуре. И в  самом деле, в действующих организациях к процессу изменения организационной  структуры следует относиться как  к реорганизации, т.к. этот процесс, как и все функции организации, бесконечен. В настоящее время  успешно функционирующие организации  регулярно оценивают степень  адекватности своих организационных  структур и изменяют их так, как этого  требуют внешние условия. Требования внешней среды, в свою очередь, определяются в ходе планирования и контроля. Далее рассмотрим альтернативные варианты организационных структур, успешно  зарекомендовавшие себя к настоящему моменту.

2.2. Методы организационного  проектирования

Для проектирования организационных  систем управления используются методы, которые можно отнести либо к  организациям бюрократического (метод  аналогий, метод структуризации целей), либо к органическому(метод организационного моделирования) типам, либо к тому и другому (экспертно-аналитический метод).

Метод аналогий, относящийся  к бюрократическому типу, по мнению экономиста Б.З. Мильнера, «состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации»: выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения .

«Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих  подходах. Первый из них заключается  в выявлении для каждого типа производственно - хозяйственных организаций  и для различных отраслей значений и тенденций изменения, главных  организационных характеристик  и соответствующих им организационных  форм и механизмов управления. Второй подход представляет типизацию наиболее общих принципиальных решений о  характере и взаимоотношений  звеньев аппарата управления и отдельных  должностей в чётко определённых условиях работы организаций данного  типа в конкретных отраслях, а также  разработку отдельных нормативных  характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей».