Проектирование служебных помещений аппарата управления

Министерство  культуры Российской федерации 

Федеральное государственное  образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования 

Факультет документальных коммуникаций 

Кафедра информатики и  документоведения 
 
 

Контрольная работа

по  предмету «Организационное проектирование»

«Проектирование служебных помещений аппарата управления» 
 

План

1. Основные цели рациональной планировки помещений аппарата управления……………………………………………………………………3
2. Учет основных факторов при распределении помещений между структурными подразделениями……………………………………………8
3. Кабинетная система планировки помещений и ее характеристика……..12

Список  литературы………………………………………………………….13

1. Основные цели рациональной планировки помещений аппарата управления

Цель  рационального размещения персонала  состоит в том, чтобы уменьшить  время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения  служащих, обеспечить хорошие условия  труда и уменьшить утомляемость сотрудников, а также максимально  повысить производительность труда  персонала. Добиться этого можно  учитывая основные системы планировки помещений, принципы планировки рабочих  мест и рациональных условий труда

Принципы  проектирования служебных  помещений

Планирование  и организация помещений и  условий работы в них должны учитывать, что технология управления предполагает постоянное общение и контакты сотрудников, в том числе и с посторонними лицами. Планирование служебных помещений  включает распределение структурных  подразделений по комнатам и такое  размещение в них мебели и оборудования, которое предотвращает потери времени  на лишние перемещения, обеспечивает экономичное  использование площадей и сохраняет  здоровье.

Распределение помещений в офисе должно обеспечивать прямоточность движения потока документов и иной информации, исключать его лишние пересечения и возвращение к исходным или промежуточным пунктам. Для того чтобы этого добиться, работников или подразделения, постоянно контактирующих друг с другом, размещают рядом; работников и подразделения, в равной мере обслуживающих всех остальных, — на одинаковом расстоянии от них; работников и подразделения, связанные с приемом посетителей (например, отдел кадров), — рядом с входом на первом этаже.

Размещение  сотрудников в офисе может  осуществляться в соответствии с  двумя принципами: зальным и кабинетным. Первый предполагает использование  отдельных кабинетов на 1—3 человека, малых комнат — на 4—10 человек  и больших — на 11—30 человек  с Учетом возможностей организации  и необходимого набора средств Управленческого  труда.

Площадь помещений должна отвечать действующим  санитарным нормам и специфике работы. Общая потребность в площадях определяется исходя из размеров объектов, которые должны размешаться на ней. Площадь рабочего места имеет  решающее значение, так как ее занижение  сокращает эффективность работы, а завышение приводит к избытку  хранимых материалов, захламленности и также ухудшает работу.

Так, на технического исполнителя должно приходиться  не менее 3—4 м2 площади, а на специалиста — 4?6 м2. Кабинеты руководителей организации, часто используемые для совещаний и встреч делегаций, должны иметь площадь 24 55 м2, а руководителей структурных подразделений, проводящих «оперативки», 8 24 м2. Площадь приемной рекомендуется принимать в среднем 19 м2.

Соотношение длины и ширины служебных помещений  желательно — от 1:1 до 1:1,5 и в крайнем случае 1:2. При этом минимальная их ширина должна быть 2,5—3 м, оптимальная высота — 3,25 м, а отдаленность рабочих мест от окна при одностороннем естественном освещении — не более 6—7 м.

Зальный принцип размещения предполагает, что  управленческий персонал располагается  в залах вместимостью в сотни  человек, оборудованных кондиционерами и звукопоглощением. Рабочие места  отделяются друг от друга передвижными перегородками высотой 1,5 м или  шкафами. На Западе такой принцип  традиционен; в России же он применим только в новых, специально построенных  под офисы зданиях.

Каждый  вариант имеет свои преимущества и недостатки. В больших помещениях лучше используется полезная площадь, удобнее менять планировку; дешевле  обходятся отопление, освещение, вентиляция; в любой момент люди могут свободно общаться друг с другом, подчиненные  находятся под постоянным контролем  руководителя, сотрудники получают большую  рабочую зону, размещаются в целом  в соответствии с «технологией», поэтому укорачиваются маршруты перемещения и документационные потоки. При зальной планировке благодаря  постоянному зрительному контакту облегчается общение, снижается  потребность в совещаниях. При  помощи перегородок каждому можно  сделать свой «кабинет», однако в  залах в целом труднее сосредоточиться, больше соблазнов отвлечься на посторонние  дела и разговоры, выше утомляемость. Слабее выражается статус индивида, нечетко  определяются границы рабочих мест. Поэтому во многих японских фирмах создают специальные «комнаты для  размышлений».

Кабинет создает конфиденциальную, уединенную обстановку, необходимую для работы со сложными закрытыми документами, придает владельцам особый статус, но не удобен для проведения больших  совещаний, коллективной работы.

В определенной степени преодолению отмеченных недостатков служит концепция комбинированного офиса, предполагающая, что каждому  сотруднику выделяются постоянное и  временное рабочие места. Первое закреплено за ним в виде небольшого кабинета и предназначено для  выполнения основных функций; второе —  в виде общего помещения для вспомогательных  работ, совещаний и хранения документов, приема посетителей, творческой работы и проч. Он делит с коллегами.

Немаловажную  роль в обеспечении эффективности  управленческого труда играет внутренняя планировка помещений, осуществляемая во многом с помощью мебели. При  ее расстановке нужно иметь в  виду, что работа должна передаваться с одного места на другое сбоку  или спереди. Столы при этом следует  развернуть по возможности в одном  направлении, так чтобы сотрудники не смотрели в лицо друг другу или  в стену, поскольку это утомляет. Положение работника лицом к  окну нежелательно, а спиной — недопустимо, так как возникает ослепление или затенение. Поэтому рабочие  столы лучше всего располагать  перпендикулярно к окнам на некотором  расстоянии от отопительных приборов.

Если  в комнате недостаточно места, чтобы  поставить столы на значительном расстоянии друг от друга, их лучше  всего разместить рядом. Следует  учесть, что группировка столов по 4 сокращает необходимую для них  площадь на 14—31%. В идеале между  столами нужно сохранять проходы, создающие условия для более  сосредоточенной работы. В случае, если имеет место четкая последовательность работ, столы целесообразно размещать в шахматном порядке углами встык. При этом нужно учитывать и такое психологическое обстоятельство, что люди лучше взаимодействуют с теми, кто сидит напротив или через одного.

Стол  руководителя обычно располагается  сзади не только из-за удобства наблюдения за подчиненными, но и чтобы им не мешать, поскольку он является самым  «посещаемым» лицом в подразделении.

Оборудование  и мебель коллективного пользования  размещаются так, чтобы к ним  было удобно подходить. Это обеспечивается за счет удаления из служебных помещений  всего лишнего и сохранения оптимальной  ширины проходов. Так, для одного человека она должна быть не менее 60 см, для двух — 80, для трех — 100 см, желательная ширина прохода между столом и стенкой — 65 см; между столами — 55 см; между столами, стоящими в ряд, — 70 см; между столами с проходом между ними — 90 см; расстояние от стола до шкафа с Документами не должно превышать 130—180 см.

В целом  для обеспечения свободного перемещения  персонала рекомендуется оставлять  для проходов 15% площади при зальной  планировке и 20% — при кабинетной.

Проектирование  рабочих мест

Рабочее место — зона приложения труда  людей, оснащенная необходимыми материальными  средствами и техникой и определенным образом организованная. Проект организации  рабочего места включает следующие  основные разделы:

1. Содержание  труда (что и с помощью чего  делается).

2. Технологические,  информационные и иные связи. 

3. Эскиз  размещения оборудования.

4. Обеспечение  необходимыми ресурсами. 

5. Хозяйственное  и техническое обслуживание.

6. Квалификационные  и образовательные требования  к работнику. 

К проектированию рабочих мест на практике предъявляются  определенные требования, которые частично могут быть выражены в количественных показателях — нормах и нормативах, а частично поддаются лишь качественному  описанию.

Ряд требований, прежде всего в области санитарии, техники безопасности, правил эксплуатации оборудования и т.п., являются обязательными, и за их нарушение руководитель может  понести ответственность, вплоть до уголовной. Другие требования относятся пока к желательным (эстетичность, эргономичность и проч.), но их соблюдение или несоблюдение непосредственно отражается на производительности труда, а поэтому для предприятия имеет жизненно важное значение.

Существуют  следующие правила  организации рабочего места:

1. Учет  взаимосвязи работников в процессе  трудовой деятельности, особенно  совместной, а также последовательности  выполнения тех или иных операций, позволяющий сократить перемещения  людей, рационализировать их движения, снизить усталость.

2. Обязательное  соблюдение действующих санитарных  норм в отношении площади, освещенности, чистоты, удобства мебели, что  дает возможность сохранить здоровье  работникам, а следовательно, деньги организации.

3. Соответствие  номенклатуры и количества оборудования, других технических средств, особенно  связанных с приемом и передачей  информации, характеру выполняемой  работы и личности сотрудника.

Важнейшим элементом организации рабочего места является его планировка, т.е. оптимальное расположение в пределах рабочего места оборудования, оснастки, мебели, светильников, материалов и  других средств, необходимых для  выполнения работы.

При проектировании обычно составляется ее схема в масштабе 1:100 или 1:200, с помощью которой  производится разбивка рабочей и  вспомогательной зоны, уточняются маршруты перемещений, тип и расположение вспомогательного оборудования, величина подходов; выполняется привязка организационной  и технологической оснастки, рассчитывается площадь рабочего места. В настоящее  время для этой цели все больше используются компьютеры, однако в  маленьких организациях их применение не всегда экономически оправдано.

Рациональная  планировка обеспечивает экономию рабочих  движений в зоне деятельности ;— пространстве, в границах которого человек может выполнять работу, не перемещаясь в горизонтальной или вертикальной плоскости, например, сидя за письменным столом. Максимальная зона деятельности охватывается вытянутыми руками, т.е. составляет около 1,5 м, а нормальная — предполагает возможность работать кистями рук и пальцами при фиксированных локтях и равна примерно 1 м.

В вертикальной плоскости зоны работы делятся на три категории: до 75 см и после 192,5 см — неудобные, между 92,5 и 167,5 см —  удобные, остальные — менее удобные.

Для работы в офисе предпочтительнее использовать двухтумбовые или однотумбовые (с левосторонней тумбой) столы с ящиками разных размеров (для папок, канцелярских принадлежностей и текущих бумаг). Поверхность стола должна быть твердой и гладкой, из дерева со средней степенью полировки. Стекло использовать нецелесообразно, поскольку блики утомляют. Для руководителя размер стола составляет 150 ? 90 см, для специалистов 135 ? 80, для машинисток 130 ? 75.

Помимо  основного стола рабочее место  может быть снабжено небольшими специальными столиками для технических средств  управленческой деятельности — телефонов, компьютера, факсов и т.п. В целом этот комплекс имеет вид буквы Г, или бумеранга, что позволяет наиболее экономно использовать площадь.

При высоте стола 70 см желательная высота стула  или кресла составляет 45—47,5 см; высота передней части сиденья на 2,5 см выше. Они должны быть снабжены колесиками, подъемно-поворотным механизмом сиденья  и откидывающейся спинкой, что помогает передвигаться не вставая и обеспечивать свободную и удобную позу. Последняя характеризуется возможностью сохранять прямую осанку, не наклонять туловище при работе более чем на 15 градусов, менять высоту посадки.

Рабочие места операторов персональных компьютеров  располагаются рядами. Стол для персонального  компьютера должен иметь общую ширину 120 см и высоту 68—76 см (если она не регулируется, то 72 см). Величина светоотражения его поверхности должна быть 20—50% при средней степени матовости. Желательно, чтобы монитор был  удален от глаз на 50—60 см. При вводе  информации оператор должен работать не более 4 ч в день с перерывами через каждый час 5—10 мин, через 2 ч  — 10—15 мин.

2. Учет основных  факторов при распределении помещений между структурными подразделениями

Как рационально  разместить подразделения организации.

К размещению структурных подразделений организации, так же как и к выбору местоположения предприятия, нужно подходить с точки зрения получения максимального результата от производственной деятельности фирмы.

Размещение  подразделений на территории организации  целесообразно выполнять поэтапно в следующей последовательности:

- размещение структурных подразделений на территории организации;

- размещение рабочих мест.

Что такое  генеральный план предприятия?

Принятое  размещение структурных подразделений  организации необходимо закрепить  в паспорте организации и отобразить в генеральном плане организации.

Генеральный план организации — это проектируемое или фактическое размещение на плане (чертеже) земельного участка всех структурных подразделений организации, согласованное с особенностями рельефа местности и требованиями благоустройства территории. В паспорте и генеральном плане организации дается перечень и схема размещения всех основных и вспомогательных помещений, установленного оборудования и числа рабочих мест с указанием занимаемых площадей и расстояний, подъездных путей и проездов и т.д.

На что  необходимо обращать внимание при размещении подразделений организации?

Размещение  структурных подразделений организации  должно обеспечивать рациональную организацию  рабочего процесса.

Основные  правила и принципы:

Расположение  помещений по ходу рабочего процесса. Для обеспечения принципа прямоточности основные помещения на территории организации распределяются по ходу рабочего процесса, т.е. чем больше клиентов принимает то или иное структурное подразделение, тем ближе оно находится ко входу.

Групповое строение элементов производственной структуры. Отдельные подразделения, тесно взаимосвязанные в ходе производственного процесса, должны по возможности объединяться в группы с размещением в одном корпусе.

Обеспечение возможности расширения и модифицирования  производственной структуры. Объекты  на территории предприятия и его  подразделений должны размещаться  так, чтобы обеспечить возможность  их дальнейшего расширения и реконструкции  с минимальными затратами времени  и ресурсов, без нарушения основной идеи генерального плана и по возможности  без сноса ранее построенных  объектов.

Максимальное  использование объема и площади (земельного участка, зданий, помещений). Объекты на территории предприятия  и его подразделений должны размещаться так, чтобы обеспечить максимальное использование объема и площади имеющихся земельных участков, зданий, помещений. Для этого необходимо плотное размещение, повышение их этажности, рациональное использование площади и пространства под проезды, применение подвесных, подземных и многоярусных транспортных магистралей и мест хранения.

Как определить, эффективно ли мы используем имеющуюся территорию?

Эффективность использования площади земельного участка можно определить с помощью следующих коэффициентов:

Коэффициент застройки земельного участка.

Представляет  собой отношение площади, занимаемой зданиями и крытыми сооружениями, к площади всего земельного участка. Величина коэффициента должна быть примерно равна 0,22—0,35.

Коэффициент использования площади земельного участка.

Равен отношению площади, занимаемой зданиями, сооружениями и всеми устройствами, к площади всего земельного участка. Его величина обычно составляет 0,4—0,7.

Аналогично  можно оценить эффективность использования площадей отдельных подразделений, зданий и помещений, а также их внутреннего пространства.

Как правильно  подобрать помещения.

В последние  годы крупные корпорации начали осознавать важность выбора и распределения  помещений между структурными подразделениями. Однако эта проблема существенна  и для малого бизнеса, поскольку  правильный выбор одинаково значим и для клиентов, и для поставщиков, и для Ваших собственных работников.

Постоянное  пренебрежение нуждaми потребителей со стороны разработчиков и конструкторов привело к тому, что большинство зданий сейчас не соответствует требованиям современного бизнеса. Поэтому приспособить найденные площади под конкретные нужды - крайне сложная задача.

Обо всем этом нельзя забывать, ведь результаты ошибочного выбора помещений, их неправильной эксплуатации и непонимания проблем, связанных с ними, немедленно oтpaзятcя в балансовой ведомости фирмы.

Ошибочные решения в этих областях могут  привести к финансовым потерям и  помешать росту фирмы, стать препятствием в достижении целей.

Люди, занимающиеся бизнесом, понимают, насколько важно  удачно выбрать производственные помещения, подчеркнув тем самым определенный образ фирмы, наиболее соответствующий  ее виду деятельности.

На какие  характеристики производственных помещений  необходимо обратить внимание при их подборе?

"Оболочка" здания - это наиболее стабильная  и долговечная составляющая. Срок  ее службы может составлять 75 лет и более. Оболочка включает  в себя основные физические  элементы, такие как каркас здания, наружная облицовка и каркасы  лестниц, лифтов и т.д. Крайне  важно, чтобы оболочка полностью  соответствовала требованиям, поскольку ее перестройка потребует максимальных усилий и денежных затрат.

Срок  службы внутренних систем обеспечения  обычно составляет от 5 до 25 лет. Они  включают такие основные системы  как противопожарные системы, вентиляцию (отопление, охлаждение и кондиционирование), освещение, водо- и газоснабжение  и энергоснабжение.

Дополнительные  элементы включают в себя различные  отделочные элементы, перегородки, осветительные  установки, фурнитуру, обстановку и  т.д. Срок службы этих составляющих не превышает 5 лет. Обстановка в современных  помещениях не ограничивается лишь столами  и стульями, а включает широкую  гамму полностью оборудованных  рабочих мест, кабельное оборудование, устройства звукоизоляции и местное (рабочее) освещение.

Для ЗРЕЛОЙ фирмы характерно:

Профессиональное  управление. Отдельное, часто собственное  здание. Структурные изменения и  перестройка систем обеспечения  с использованием услуг строительных организаций.

Для РАСТУЩЕЙ фирмы характерно:

Небольшая группа работников с основами менеджмента. Часть здания с отдельным входом,находящееся в долговременной аренде. Ограниченная структурная адаптация с использованием услуг арендодателя или субподрядчиков.

Для МОЛОДОЙ  фирмы характерно:

Минимальное число работников. Несколько комнат в общем здании. Краткосрочная  аренда. Офисная мебель, новые полы, отделка.

Для НАЧИНАЮЩЕЙ фирмы характерно:

Своя  квартира или часть чужой площади  по договоренности. Оборудование second hand, минимальный ремонт своими руками.

Почему  так необходимо рационально использовать пространство помещений структурных  подразделений?

Малые организации редко остаются статичными.

Политическая, экономическая и техническая  ситуация вокруг них постоянно изменяется, что в свою очередь вносит изменения  в современную технологию, меняет рынок, в котором они функционируют, продукцию или услуги, с которой  они имеют дело, и действия, которые  они сами предпринимают.

Результатами  этой неустойчивости и подвижности  становятся высокая текучесть кадров, качественные изменения кадрового  состава, реорганизация рабочих  связей и взаимоотношений и, возможно, более высокий уровень автоматизации  работы офиса.

Подобные  изменения следуют по нарастающей  и являются незапланированными, поэтому  во многих организациях даже самые  серьезные перемены происходят без  сколько-нибудь ясной стратегии  развития помещений.

А это  приводит к:

неравномерной заполненности пространства;

изменениям  в распределении деятельности в  пространстве, когда к новым видам  деятельности предъявляются пространственные требования;

неэффективному  использованию пространства, планируемому по случаю, на короткий срок;

разорванным связям между различными отделениями  компании, размещению этих отделений  в разных зданиях, появлению дополнительных площадей, пространственно удаленных  от основных помещений вследствие незапланированного расширения;

ухудшению эстетических и климатических условий  вследствие повышения уровня автоматизации  и появления нового оборудования и, соответственно, увеличения количества проводов, ухудшения теплового режима;

снижению  уровня финансового контроля.

Чтобы справиться с данными обстоятельствами, нужно изначально определить, какие  пространственные условия являются наиболее приемлемыми для бизнеса  организации.

При выборе производственного помещения необходимо принять во внимание:

Специфику бизнеса ;

Общие потребности в рабочих площадях (с учетом возможного роста).

Требования  к зданию, вытекающие из специфики  бизнеса (конструктивные особенности, ширина дверных проемов, высота потолков, полы, необходимые коммуникации и  т.п.).

Общие требования к зданию (местоположение, подъездные пути).

Состояние здания (конструктивная «оболочка» и  внутренние системы обеспечения).

Условия и сроки аренды.

Необходимость (а также сроки и стоимость) получения дополнительных разрешений и согласований на размещение в данном здании организации.

Соответствие  помещений требованиям электро- и пожаробезопасности, а также требованиям законодательства в области и охраны здоровья.

Стоимость расходов на обустройство организации. 

3. Кабинетная система  планировки помещений  и ее характеристика

Поскольку в офисе многие проводят по 8-10 часов  в день, то одна из основных задач  руководства компании - организовать офисное пространство так, чтобы  оно стало удобным для каждого  сотрудника. Комфортность рабочего места  и его эргономика становятся основными  условиями охраны труда. Комфортность в офисе зависит от многих факторов - удобства офисной мебели, продуманности  планировочных и цветовых решений  интерьеров офиса, температуры и  качества воздуха. Много значит и  планировка офиса. Наиболее распространены следующие виды планировки офиса - офис закрытого типа, открытое пространство и комбинированный офис.

Офис  кабинетного типа - классическая схема  планировки, создающая атмосферу  уединения и спокойствия. Но в  данном виде планировки офиса невозможна коллективная работа, затруднено общение  сотрудников, и пространство используется менее эффективно. Такое решение  подходит для небольших компаний, разделенных на отделы, которые довольно мало контактируют между собой.

 Есть  два вида офисов кабинетного  типа. К первому виду относятся  кабинеты для одного-двух человек.  Это обеспечивает максимальную  уединенность, четкую пространственную  организацию.

 Ко  второму типу относятся офисы,  состоящие из комнат большей  площади, рассчитанных на коллективы  от трех человек. Этот тип  офиса может быть оптимальным  для совместной творческой работы. Так может быть организовано  рабочее пространство группы  проектировщиков, программистов,  дизайнеров, занятых в одном проекте.

Список  литературы

1. Волкова К.А. и др. Предприятие: стратегия, структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции. - М., 2001
2. Курочкин А.В. Принципы организационного проектирования//Проблемы теории и практики управления. -1999.- №1
3. Лапыгин Ю.Н. Теория организаций: Учебн. пособие. – М., 2007