Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Профессиональная этика архивиста

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГУМАНИТАРНЫХ НАУК

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1

по Архивоведению вариант № 18

Профессиональная этика архивиста

Исполнитель

Студентка 4 курса _________________ Е.В. Кокорина

группы № 991 (подпись, дата)

Преподаватель ___________________ С.В. Туров

ученое звание, должность (зачтено, не зачтено, (И.О.Ф.)

подпись, дата)

Заведующий ОЗО __________________ Э.Р. Диньмухаметова

(подпись, дата) (И.О.Ф.)

Регистр. № ___________

Тюмень 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Роль архивов и их основные функции 4

2. Требования, предъявляемые к профессии архивист 7

3. Обоснование необходимости соблюдения этических норм архивистами и основные принципы международного этического кодекса архивистов 9

4. Меры ответственности за несоблюдение правил работы с конфиденциальной информацией 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 15

ВВЕДЕНИЕ

Всем известно, что документоведы и работники архивов, зачастую, имеют доступ к неограниченному объему информации в рамках исполнения своих должностных обязанностей. При этом часть информации смело можно отнести к категории конфиденциальной.

Поэтому актуальность выбранной темы состоит в том, что этический аспект ведения и хранения документации в архиве любого учреждения приобретает в последнее время повышенное значение в условиях жесткой конкурентной борьбы предприятий и необходимостью владеть нужной информацией раньше конкурентов.

Кроме того, актуальность темы, состоит в том, что изучая документы современности, предполагается, что архивист не должен раскрывать секретных сведений, содержащихся в них, с которыми ему по долгу службы пришлось ознакомиться¹.

Поэтому целью данной работы является определить основные составляющие деятельности архивистов. Для достижения поставленной цели в работе нужно решить следующие задачи:

- определить профиль должности и основные требования, предъявляемые к профессии архивиста;

- обозначить роль архивов;

- рассмотреть основные принципы международного этического кодекса.

Работа состоит из введения, 4 разделов, заключения и списка источников и литературы.

В первом разделе обозначена роль архивов и их основные функции. Во втором разделе рассматриваются требования, которые предъявляются архивисту. В четвертом разделе описаны меры ответственности, которые применяются за несоблюдение правил работы с конфиденциальной информацией.

Для написания данной работы были использованы такие источники как Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» от 15 марта 1999 г. № 283.

И литература Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. и проф. образования: учеб. пособие для сред. образования.; Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций.; журнал Делопроизводство.

В книге Е.В. Алексеевой рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Роль архивов и их основные функции

Документы как государственных, так и частных архивов служат юридическим основанием при установлении и регулировании отношений между гражданином и государством, между гражданами, а также иными субъектами права. Без документа, наделенного определенным правовым статусом, не могут осуществляться как доказательственные функции при судебном разбирательстве, так и управленческие действия в публичных или гражданских отношениях.

Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ. Архивные документы представляют собой материальные носители с зафиксированной на нем информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации – исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.
Государственные архивы осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации².

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Главный нормативно – методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, – Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации.

Выполнение требований настоящих Правил не влечет за собой необходимости переделки сделанного государственными архивами и проведения повторных работ в области фондирования, учета, экспертизы ценности, описания архивных документов и фондов. Одновременно Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.

Основные функции государственного архива можно представить следующим образом

1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда.

1.1 Обеспечение физической сохранности документов, улучшение их физического состояния

1.2 Работа с особо ценными документами

1.3 Мероприятия по организации хранения документов

1.4 Учет документов, проверка их наличия и состояния

1.5 База данных «Архивный фонд»

2. Формирование архивного фонда Российской Федерации. Взаимодействие с архивными, экспертными и делопроизводственными службами организаций – источников комплектования

2.1 Комплектование архива

2.2 Экспертиза ценности документов, находящихся на ведомственном хранении Организация подготовки описей к утверждению на ЭПК

2.3 Взаимодействие с архивными, экспертными и делопроизводственными службами организаций – источников комплектования

3. Создание информационно – поисковых систем

3.1 Создание и развитие средств научной информации архива

3.2 Работа с традиционными каталогами

3.3 Подготовка архивных справочников

3.4 Реализация сетевых и Интернет-технологий

3.5 Ретроконверсия бумажных описей в электронный формат

4. Использование документов

4.1 Исполнение заданий, запросов заинтересованных организаций, в том числе на договорных началах

4.2 Исполнение запросов социально-правового характера

4.3 Работа читальных залов архива

4.4 Сотрудничество со средствами массовой информации

4.5 Организация экскурсий

4.6 Договоры на использование и публикацию документов Государственного Архива РФ

4.7 Расширение информационной базы архива. Рассекречивание документов

4.8 Подготовка выставок документов. Работа Выставочного зала федеральных государственных архивов

4.9 Работа Научной библиотеки

4.10 Документальные публикации

4.11 Работа по реализации российско-германской программы изучения и использования документов СВАГ

4.12 Международная деятельность Государственного Архива РФ³

Для понимания значимости работы архивов, были рассмотрены именно функции, осуществляемые государственными архивами. Тогда как для каждой конкретной отдельно взятой организации присущи практически все указанные функции в меньшем размере. Поэтому независимо от того, в каком архиве работает сотрудник, к нему предъявляются определенные требования для качественного обеспечения выполнения обозначенных функций архива.

Требования, предъявляемые к профессии архивист

Архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива. В «Толковом словаре русского языка» Ушакова, слово архивариус расшифровывается не иначе, как «Заведующий архивом». Должность архивариуса в России официально появилась 28 февраля 1720 (10 марта по новому стилю), после того, как Петром Великим был подписан «Генеральный регламент или Устав». Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать...» (в 2002 году этот день стал профессиональным праздником архивоведов).

На современный язык эту должность можно перевести как секретарь – регистратор. Постепенно, со становлением архивоведения, как самостоятельной научной дисциплины, слова актуариус и архивариус стали постепенно вытесняться из лексикона словом архивист.

Во многом из – за того, что без специальной подготовки быть хорошим управляющим архивом стало практически невозможно.

Основные цели и задачи архивистов – это собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства. В зависимости от профиля архива его сотрудники специализируются в той или иной области исторических знаний (политическая история, военная история, история народного хозяйства, литература, искусство) и хронологического периода.

В каждом крупном архиве идет специализация по видам работ: обработка материалов, создание научно-справочного аппарата, учёт документов и их использование. В архивах имеются отделы комплектования, которые курируют архивы учреждений, являющиеся источниками их комплектования. Архивы комплектуются также путём передачи личных, семейных фондов (архивы писателей, учёных, военных и т.д.).

Все материалы, находящиеся в архиве, должны быть сформированы в архивные дела, иметь заголовок, раскрывающий содержание дела. За состоянием дел в архиве постоянно ведется наблюдение. Архивные материалы используются историками, писателями, кинематографистами, другими специалистами, для которых архивы являются базой их творческой деятельности.

Задача архивиста – приблизить документ к исследователям, облегчить им поиск материалов. По запросам музеев, различных организаций архивисты выявляют материалы по тем или иным историческим событиям. Материалы архивов широко используются при создании научно – популярных и художественных фильмов.⁴

Личные качества, требуемые для работы в архиве:

Аккуратность в работе, дисциплинированность, ответственность, педантичность, концентрированность внимания, память на числа и символы, усидчивость, канцелярские способности; склонность к работе с документацией, способность к анализу и систематизации большого количества информации. Архивист может иметь среднее специальное или высшее образование.

Обоснование необходимости соблюдения этических норм архивистами и основные принципы международного этического кодекса архивистов

В XX веке осуществлены многократные попытки организации деятельности архивистов на этическом, общественном уровне. В любом цивилизованном обществе логическим продолжением нормативно – правовой системы является соответствующая этика поведения профессионалов, что может быть закреплено этическим или моральным кодексом, кодексом чести или иными подобными документами.

В 1992 году на конгрессе Международного Совета архивов (МСА) в Монреале в рамках работы специальной секции впервые был обсужден Кодекс поведения архивистов, так он назывался в первоначальном виде. В апреле 1994 года в Ренне (Франция) состоялось заседание секции профессиональных архивных ассоциаций МСА; на заседании комитета этой секции обсуждался кодекс архивиста.

Финальный документ МСА был представлен архивному сообществу на конгрессе в Китае, в сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере.

В настоящее время работники архивов при исполнении должностных обязанностей соблюдают нормы профессиональной этики архивиста, принятые мировым архивным сообществом и Российским обществом историков – архивистов. Этический кодекс архивистов предусматривает, в частности, следующие основные принципы:

- первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения;

Для выполнения этой обязанности они должны уважать законные, порой противоречивые права и интересы работодателей, владельцев – собственников и пользователей, прошлое, настоящее и будущее.

- объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;

- архивисты должны осуществлять экспертизу ценности, отбор архивных документов и работу с ними в их историческом, правовом и административном контексте, сохраняя принцип происхождения документов;

- архивисты должны осуществлять свои обязанности и функции в соответствии с архивными принципами и правилами, регулирующими создание и хранение документов в делопроизводстве, включая электронные документы и мультимедиа, их отбор и комплектование ими архивов, обеспечение сохранности и консервации, вверенных им документов, а также систематизацию, описание, публикацию и предоставление для использования архивных документов. Архивисты должны приобретать документы в соответствии с целями и ресурсами своих учреждений. Они не должны стремиться к приобретению документов или принимать их, если это может создать угрозу целостности или безопасности документов; они должны сотрудничать в целях обеспечения хранения этих документов в наиболее подходящем хранилище. Архивисты должны сотрудничать в возвращении перемещенных архивов;

- архивисты должны документировать свои действия с документами и быть способными обосновать эти действия;

- архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к документам и обеспечивать беспристрастное обслуживание пользователей;

- архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, которые создали документы, или сведения о которых эти документы содержат;

- архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

- архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности;

- архивисты должны защищать подлинность документов во время архивной обработки, хранения и использования. Архивисты не должны допускать снижения архивной ценности документов, включая электронные документы или документы, созданные на основе средств мультимедиа, в процессе архивной работы по экспертизе ценности, систематизации и описанию, а также при консервации и использовании.

Замена подлинников другими носителями должна производиться с учетом юридической информационной ценности документов. При временном изъятии из дела документов ограниченного пользования необходимо информировать об этом факте пользователя.

- архивисты должны уважать интересы как доступа, так и защиты тайны частной жизни и действовать в границах соответствующего законодательства. Архивисты должны заботиться о защите корпоративных и личных интересов так же, как и учитывать соображения национальной безопасности, не уничтожая информации, особенно в случае электронных документов, где обновление и уничтожение являются общепринятой практикой.

- архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов. Архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности;

- архивисты должны повышать свое профессиональное мастерство, систематически и постоянно совершенствуя свои архивные знания и делясь результатами своих исследований и опытом работы. Архивисты должны стремиться к достижению взаимопонимания с коллегами по профессии, совершенствовать навыки оценки своего и чужого труда, вносить своими знаниями вклад в повышение эффективности работы коллектива и обеспечивать подчиненным соответствующие условия работы и обучения⁵.

Эти этические нормы, содержащиеся в Международном этическом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профессиональной ответственности и согласовывать свои профессиональные действия с этическими нормами кодекса.⁶

Меры ответственности за несоблюдение правил работы с конфиденциальной информацией

За разглашение конфиденциальной информации, утрату носителей конфиденциальной информации и нанесение вследствие этих действий ущерба предприятию (работодателю) виновные лица привлекаются к дисциплинарной, материальной, административной или уголовной ответственности.

Разглашение информации, содержащей:

государственную тайну;
коммерческую тайну;
служебную тайну;
персональные данные;
и иные тайны

является основанием для увольнения.

Под коммерческой тайной в силу ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (далее – Закон о коммерческой тайне) понимают режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Коммерческую тайну составляет информация любого характера (производственного, технического, экономического и др.), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно – технической сфере. Сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые неизвестны третьим лицам и к которым у них нет свободного доступа на законном основании, также относятся к коммерческой тайне, если их обладателем введен в отношении к ним режим коммерческой тайны.

К служебной тайне на основании ст. 1470 ГК РФ относятся секреты производства, которые стали известны работнику в связи с исполнением им своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя.

К иным видам тайн, за разглашение которых предусмотрена ответственность, причем не только трудовым законодательством, относится информация, связанная с профессиональной деятельностью⁷.

Все вышесказанное в равной мере можно отнести и к архивистам, допустившим разглашение сведений, полученным ими в процессе осуществления своих должностных обязанностей. Другой вопрос, что данный факт крайне сложно доказуем и в юридической практике имеется крайне мало зафиксированных случаев привлечения к ответственности по данным основаниям.

Поэтому морально – этическая сторона вопроса более важна в деятельности архивных работников, нежели наличие законодательных мер ответственности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги работы, стоит отметить, что работники архивов выполняют важнейшую функцию по обеспечению сохранности документов, многие из которых являются редкими.

В целях обеспечения выполнения этой главной задачи, сотрудникам архива необходимо придерживаться определенных морально-этических принципов, которые ещё в 1996 году были утверждены как международный этический кодекс, но до сих пор являются актуальными.

Международный этический кодекс архивистов устанавливает высокие стандарты поведения для архивной профессии.

За недобросовестное исполнение профессиональных обязанностей, утечку конфиденциальной или иной информации, архивисты, как и другие работники компаний, могут привлекаться к ответственности. Меры ответственности определены законодательством.

Таким образом, организация хранения документов подчиняется не только нормативно – правовым актам, регулирующим деятельность архива, но и этическим нормам, а также негласному кодексу чести архивиста.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники:

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html
Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» от 15 марта 1999 г. № 283 // Отечественные архивы. 1999. № 3.
Международный этический кодекс архивистов

Литература:

Алексеева, Е.В. Архивоведение : учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. 6-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия». – 2007. – 272 с.
Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций /Б.В. Альбрехт. - М.: МЦФЭР, 2005. - 192 с.
Ищейнов В.Я. Ответственность за разглашение документов, содержащих конфиденциальную информацию// Делопроизводство. – 2012. - №4. – с.53-54
Макарова А.К. Профессиональная этика архивных работников: международные проблемы и решения – с. 182 – 188// Теоретическая и прикладная этика: традиции и перспективы. Сборник статей / Под ред. В. Ю. Перова, Д. А. Гусева. — СПб.: Издательство Санкт-Петербургского философского общества, 2011. — 243 с.
Официальный сайт Государственного архива РФ http://statearchive.ru/или http://госархив.рф

¹ Альбрехт, Б.В. Архивы коммерческих организаций. – 2005. – С. 42

² Официальный сайт Государственного архива РФ http://statearchive.ru/или http://госархив.рф

³ Постановление Правительства РФ «О федеральных государственных архивах» от 15 марта 1999 г. № 283

⁴ Алексеева Е.В. Архивоведение. – 2005. – С. 237-238

⁵ Макарова А.К. Профессиональная этика архивных работников: международные проблемы и решения // Теоретическая и прикладная этика: традиции и перспективы. 2011. – с. 182 – 188

⁶ Международный этический кодекс архивистов

⁷ Ищейнов В.Я. Ответственность за разглашение документов, содержащих конфиденциальную информацию// Делопроизводство. – 2012. - №4. – с.53-54