Программа системы электронного документооборота Евфрат

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

Бирский филиал БашГУ

Социально-гуманитарный факультет

Историко-гуманитарное отделение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Контрольная  работа

Программа системы электронного документооборота Евфрат

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 4 курса  ОЗО С.К. Стуколкина

Проверил: доцент В.В. Чудинов 

 

 

 

 

Бирск 2013

 

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………..3

Основные функции системы  Евфрат……………………………………………4

Основные модули системы Евфрат .……………………………………………6

Дополнительные модули системы Евфрат …………………………….……....7

Архитектура системы Евфрат ………………………………………………......7

Преимущества системы  Евфрат…………………………………………………7

Преимущества конфигурации «Быстрый старт» системы Евфрат……………8

Состав конфигурации «Быстрый старт» системы Евфрат…..………………...9

Движение документов (технология Workflow)……………………………….12

Заключение……………………………………………………………………...14

Список использованных источников и литературы………………………….15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Наиважнейшей задачей  управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.     

Сегодня единственным эффективным  путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Применение современных  информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

Рассмотрим систему электронного документооборота ЕВФРАТ

Евфрат – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Евфрат разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

 

 В системе Евфрат используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

• встроенный модуль просмотра  и печати;

• технология Drag and Recog (распознавание  «на лету»);

• встроенный генератор отчетов;

• технология морфологического анализа текста;

• механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;

• встроенные средства взаимодействия удаленных серверов.

Работа в локальном офисе системы Евфрат

 Функционал системы  позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

• автоматизировать регистрацию  документов и заданий;

• обеспечить эффективное  взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

• осуществлять мгновенный поиск информации;

• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов  и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и  отчетов;

• организовать долговременное хранение документов организации;

• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа Евфрат в территориально-распределённой организации

 Поддержка работы  в организациях с территориально-распределенной  структурой управления позволяет  организовать сквозную работу  над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

 

Основные функции  системы ЕВФРАТ

 

Основными функциями  системы Евфрат являются:

• регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

- регистрация нового  документа на основе существующего;

- автоматическая проверка  документа на дублирование при  его регистрации;

• присоединение к  карточке любого количества файлов произвольного  формата;

• связывание документов перекрёстными ссылками;

• ведение номенклатуры дел;

• сканирование и распознавание  документов:

- поддержка потокового  сканирования;

- распознавание «на  лету» (Drag and Recog);

• работа со словарями  и справочниками:

- поддержка иерархических  словарей и справочников;

• постановка документов на контроль:

- назначение контролера  и ответственного по документу;

• слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и  напоминаний:

- настраиваемый список  уведомлений и напоминаний о  приближении и наступлении срока  исполнения каждого контролируемого задания;

- автоматизация процесса  приема исполнителем поручения  на исполнение или отказа от  исполнения с отсылкой соответствующего  уведомления;

• поиск документов по любому из полей регистрационной  карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:

- сохранение поисковых  запросов;

- использование поисковых запросов  со сложными логическими условиями;

• подготовка и печать журналов и  отчетов:

- формирование отчетов по результатам  поиска контрольных документов и поручений;

- возможность использования при  формировании отчетов данных  о ходе исполнения каждого  поручения;

- возможность использования диаграмм  для формирования наглядных отчетов;

- экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

• автоматизация процессов  списания и хранения документов в  архиве.

Система Евфрат позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

• создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

• проектирование типовых  маршрутов движения документов.

 Надёжность и безопасность  при работе с информацией обеспечивается за счет:

• разграничения прав доступа к документам, в том  числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном  или постоянном замещении должностей;

• криптографического шифрования и применения ЭЦП;

• протоколирования действий пользователей в системе.

 Расширенные возможности  работы с электронной почтой  и Интернет облегчают деятельность  сотрудников и обеспечивают следующее: 

• прием и регистрацию  писем из электронной почты в  системе Евфрат;

• рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;

• отправку документов по электронной почте внешним адресатам  с использованием адресных книг почтовых программ;

• доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

 

 Поддержка территориально-распределённой  работы в системе обеспечивает:

• создание единого пространства управления распределенной структурой;

• сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

 Развитые средства адаптации системы Ефрат позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

• «Дизайнер форм»  позволяет создавать свои собственные  регистрационные карточки для дальнейшего  использования их при регистрации и учете документов в системе;

• «Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать  типовые процессы обработки документов в организации;

• «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать  новые шаблоны журналов и отчетов  для осуществления анализа деятельности организации.

 Гибкие возможности  администрирования системы Евфрат обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:

• организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;

• работа Сервер Евфрат как сервиса;

• экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;

• администрирование хранилища  форм документов.

 Для создания дополнительных  модулей, организации экспорта/импорта  информации и интеграции с другими программными продуктами в системе Евфрат предусмотрен инструментарий для разработчиков, в который входят:

• автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML);

• открытый API (Application Program Interface) с документацией.

 

Основные моделуи  системы ЕВФРАТ

 

• АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место  доступа к системе;

• АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования  системы;

• «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

• «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных  карточек;

• «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки  шаблонов отчетов по деятельности организации;

• средства настройки  ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

• «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями  электронной почты.

 

 

Дополнительные модули системы ЕВФРАТ

«HTTP-сервер» 

 

 В системе Евфрат используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

 

APM «Архивариус»

 

 Дополнительный модуль «Архивариус»  предоставляет средства автоматизации  процессов списания и долговременного  хранения документов, вышедших из  оперативного обращения. Модуль  поддерживает принятую в организации  номенклатуру дел, а также поддерживает  связь с оперативными документами.

 

APM «Руководитель» 

 

 Дополнительный модуль «Руководитель»  предоставляет удобный и полноценный  доступ к корпоративной системе  документооборота с помощью Интернет  для руководителей, работа которых  по тем или иным причинам  связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

 

Архитектура системы  ЕВФРАТ

 

 Система Евфрат имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

 

Преимущества  системы ЕВФРАТ

 

 Система Евфрат позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

• Для установки и  эксплуатации системы Евфрат не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

• Соответствие нормативным требованиям  российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

• Система Евфрат обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

• Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

• В системе реализована необходимая  функциональность для полноценной  работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

• Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная  специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag and Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

• Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

• Возможности построения отчётов  и журналов с помощью встроенного  генератора отчётов.

• Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

• Возможности работы с документами  и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

• Применение сертифицированных  средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

• Разграничение прав доступа и использование механизма  ролей.

• Простое администрирование  системы возможностями АРМ «Администратор».

• Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы Евфрат.

 

Преимущества  конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

 

Для директора 

• сокращение времени  и средств на внедрение СЭД;

• реинжениринг процессов  документооборота в соответствии с  современными тенденциями управления;

• входящие в конфигурацию отчеты позволяют оперативно получать полную и подробную информацию об исполнительской дисциплине любого сотрудника или подразделения;

• эффективность использования  проверена на практике реальных внедрений;

• конфигурация «Быстрый старт» - основа для построения корпоративного электронного документооборота.

Для делопроизводителя 

• решение задач учета  и систематизации документооборота;

• конфигурация «Быстрый старт» учитывает требования ГС ДОУ  и методические рекомендации ведущих  специалистов по делопроизводству;

• конфигурация содержит комплект учетных и отчетных форм для анализа документооборота и  контроля исполнения;

• поддержка процессов  визирования, согласования и утверждения  с возможностью их визуализации на бумаге;

• упрощение процесса внедрения и сокращение времени внедрения СЭД.

Для IT-специалиста 

• конфигурация «Быстрый старт» оттестирована, отлажена и готова к эксплуатации;

• позволяет сократить  объем организационно-методической работы, предшествующей внедрению СЭД;

• внедрение не требует больших затрат времени на настройку системы;

• возможность модернизации, развития и масштабирования с  учетом специфики деятельности организации;

• простота обучения работе с конфигурацией и ее сопровождения.

 

Состав конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

 

 Регистрационно-контрольные  карточки (РКК) документов, предназначенные  для учета различных типов  документов (10 шт.):

• Входящие документы;

• Исходящие документы;

• Внутренние документы;

• Договоры;

• Служебная записка;

• Приказы по кадровому составу;

• Трудовой договор;

• Шаблоны типовых  документов;

• Протоколы;

• Персональные поручения.

 

 Шаблоны журналов, справок и отчетов (14 шт.):

• Журналы:

- Журнал входящих документов;

- Журнал исходящих  документов;

- Журнал регистрации  документов.

• Отчёты по исполнительской  дисциплине:

- Отчёты по документам:

1. Отчёт об исполнении  документов по ответственному  исполнителю документа за период;

2. Отчёт об исполнении  документов по потокам за период;

3. Отчёт о просроченных  документах по исполнителям;

4. Отчёт о просроченных  документах по потокам.

- Отчёты по поручениям (согласованиям):

1. Отчёт об исполнении  поручений (согласований) по исполнителям  за период;

2. Справка об исполнении  поручений (согласований) по потокам  за период;

3. Справка о просроченных поручениях (согласованиях) по исполнителям;

4. Справка о просроченных  поручениях (согласованиях) по потокам;

5. Список поручений  на завтра;

6. Список поручений  на неделю.

• Лист согласования

 

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации.

Инструментарий, входящий в комплект поставки системы Евфрат, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система Евфрат разработана в соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:

· автоматизацию традиционного  делопроизводства в соответствии с  требованиями ГОСТ;

· электронный документооборот  в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и  применяемыми организацией.

В системе Евфрат используется большое количество технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

· встроенный модуль просмотра и печати;

· технология Drag&Recog (распознавание  «на лету»);

· встроенный генератор отчетов;

· технология морфологического анализа текста;

· механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;

· встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;

· встроенный «Монитор безопасности»;

· подсистема «Работа  с шаблонами»;

· подсистема «Автоматическая обработка документов и событий»; подсистема «Автоимпорт документов»;

· подсистема «Понимания документов».

На базе системы Евфрат предлагается решение следующих задач:

· Электронный документооборот (автоматизация делопроизводства)

· Электронный архив (организация архива электронных документов)

· Управление договорами

· Работа с финансовыми  документами

· Автоматизация бизнес-процессов

 

Наличие в Евфрат гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку бизнес-процессов, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Согласно маркетинговым  исследованиям, проведенным Cognitive Technologies весной 2009, более 70% предприятий среднего и малого бизнеса и 25--30% крупных  организаций, несмотря на наличие широкого спектра предложений для различных направлений деятельности (CRM, HRM, управление проектами и др.), используют для автоматизации бизнес-процессов стандартные офисные программы и электронную почту. Такая ситуация вызвана тем, что существующие в настоящий момент решения для автоматизации деятельности организации в первую очередь ориентированы на выполнение учетных функций, слабо обеспечивая движение документов и возможности коллективной работы. При этом функционал подобных систем избыточен для большинства компаний среднего и малого бизнеса, и их использование усложняет, а не упрощает работу сотрудников.

 С учетом этих  тенденций в системе Евфрат ,кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами Cognitive Technologies. Таким образом, использование системы Евфрат позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом Евфрат интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.

.

В Евфрат реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов. Контуры автоматизации системы Евфрат:

· Электронный документооборот

· Электронный архив

· Управление договорами

· Работа с финансовыми документами

· Автоматизация бизнес-процессов

Работа с электронными документами

Система обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности как пакетный ввод бумажных документов; автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников  в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить на, какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

 

Движение документов (технология Workflow)

 

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования  концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе  можно создавать жёсткие и  гибкие маршруты любой сложности, где  блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов на адреса электронной почты  позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть  рабочего времени.

Хранение документов

Создание и управление единого электронного архива документов практически неограниченного объема. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Средства оперативного поиска позволят найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система Евфрат позволяет  автоматизировать документооборот  и бизнес-процессы в компаниях  всех типов и размеров. Система  эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом.

 

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных  документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря использованию данной платформы база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM и Helpdesk систем, и заканчивая специфическими системами сбора информации и требований. Еще одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД.

Стоимость ЕВФРАТ

 

http://www.doc-online.ru/a_id/319:

 

http://www.intalev.ru/library/articles/article.php?ID=5211:

 

«ЕВФРАТ-Документооборот» 110000 рублей

 Примечание: в состав  комплекса на 20 пользователей входят  лицензия «ЕВФРАТ-Документооборот  Клиент» и «ЕВФРАТ-Документооборот  Сервер». 

 

 

 

Заключение

 

Система Евфрат - мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом Евфрат полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS, BPM и EMC систем.

Система Евфрат обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации: ввод и регистрация документов.

Бумажные и электронные  документы могут быть автоматически  импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Евфрат совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает что, с одной стороны, система Евфрат готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.