Программный продукт: интегрированная бухгалтерская система

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Ленинградский государственный университет  имени А. С. Пушкина

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ В ЭКОНОМИКЕ

                              Тема: Программный продукт: интегрированная бухгалтерская система

           Вариант № 5

  Специальность «Финансы и кредит»  2 (5,5)

          Выполнила   ЕФРЕМОВА О.С. 

          Зачетная книжка № 09-605

                                                                                    Проверил____________________________

Санкт-Петербург

2011

Оглавление

I. Введение 3

II. История появления бухгалтерских систем 4

III. Особенности БИС 6

3.1 Структура БИС 6

IV. Программы 10

V. Заключение 15

Использованная литература 16

1. Введение

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры  управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения  в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово-хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам.

В этих условиях актуальность бухгалтерских  информационных систем очевидна. Внедрение  бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести  порядок в складском учете, в  снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее  рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском  учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Страдают хозяйствующие субъекты также  из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета  вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

2. История появления бухгалтерских систем

 В 50-е - 60-е гг. была осознана роль информации как важнейшего ресурса предприятия, организации, региона, общества в целом; начали разрабатывать автоматизированные информационные системы разного рода. В истории становления информационных систем относительно независимо развивались несколько направлений.

Вначале, когда  появилась возможность обработки  информации с помощью вычислительной техники, был распространен термин "системы обработки данных" (СОД), этот термин широко использовался  при разработке систем радиоуправления  ракетами и другими космическими объектами, при создании систем сбора  и обработки статистической информации о состоянии атмосферы, учетно-отчетной информации предприятий и т.п. По мере увеличения памяти ЭВМ основное внимание стали уделять проблемам организации баз данных (БД). Это направление сохраняет определенную самостоятельность и в настоящее время и занимается в основном разработкой и освоением средств технической и программной реализации обработки данных с помощью вычислительных машин разного рода. Для сохранения этого направления по мере его развития появились термины "базы знаний", "базы целей", позволяющие расширить толкование проблемы собственно создания и обработки баз данных до задач, которые ставятся в дальнейшем при разработке информационных систем.

Начиная с 60-х  годов, в истории развития информационного  поиска в нашей стране относительно независимо сформировались два направления:

1. разработка автоматизированных информационных систем (АИС) как первой очереди автоматизированных систем управления (АСУ);
2. разработка автоматизированных систем научно-технической информации (АСНТИ).

Работы по их созданию начались практически одновременно.

Разработка АИС  и АСУ - было инициировано научно-техническим  прогрессом и возникшими в связи  с этим проблемами организационного управления.

Зарубежная практика шла по пути разработки отдельных  программных процедур для бухгалтерии, учета материальных ценностей и  т.п., и основные работы проводились  в направлении исследования и  совершенствования возможностей вычислительной техники, разработки средств, обеспечивающих наиболее рациональную организацию  информационных массивов, удобный для  пользователя интерфейс, наращивание  памяти ЭВМ и т.п.

В нашей стране проблема обеспечения информацией  управленческих работников была поставлена сразу системно. Была разработана  классификация АСУ, в которой  прежде всего выделялись АСУ разных уровней системы управления - АСУП (для уровня предприятий и организаций), ОАСУ (отраслевые АСУ), республиканские  и региональные АСУ (РАСУ), и, наконец, - ОГАС (общегосударственная автоматизированная система). Эти уровни составили основу концепции академика В.М.Глушкова по разработке стратифицированной структуры ОГАС. Аналогично на уровне предприятий, и особенно создаваемых в 70-е гг. научно-производственных объединений (НПО), в структуре АСУП (или интегрированных АСУ объединений) выделялись уровни (страты) - АСУ объединения, АСУ предприятий и организаций (научно-исследовательских институтов, конструкторских бюро и т.п.), входящих в НПО, АСУ производств, комплексов цехов, АСУ цехов и участков и т.д. 
Для управления разработками столь сложной автоматизированной системы были подготовлены соответствующие руководящие методические материалы, в которых АСУ трактовалась как развивающаяся система и вводилось понятие очереди. АСУ первой очереди разрабатывались как информационная система - АИС, а по мере осознания сложности проблемы разработки АСУ и последующие очереди иногда создавались как развитие АИС. 
АИС создавались как фактографические системы с представлением информации пользователям в виде регламентированных форм, в которых фактографическая информация была сгруппирована в соответствии с решаемыми на ее основе прикладными задачами. 
В большинстве случаев и ввод информации в целях удобства сбора данных осуществлялся с помощью предварительно заполняемых форм. И теоретически АИС можно считать документально-фактографическими ИПС. Однако, как правило, эта терминология в практике разработки АИС не использовалась. Принципы построения и эффективность АСУ существенно зависят от уровня развития информационных технологий.

С появлением в  середине 70-х годов персональных ЭВМ происходит корректировка идеи АСУ; от ВЦ и централизации управления к распределенному вычислительному  ресурсу и децентрализации управления. Такой подход нашел свое применение в системах поддержки принятия решении (СППР), которые характеризуют новый  этап компьютерной информационной технологии организационного управления. При этом уменьшается нагрузка на централизованные вычислительные ресурсы и верхние  уровни управления, что позволяет  сосредоточить в них решение  крупных долгосрочных стратегических задач. Жизнеспособность любой информационной технологии в немалой степени  зависит от оперативного доступа  пользователей к централизованным ресурсам и уровня информационных связей как по "горизонтали", так и  по "вертикали" в пределах организационной  структуры. 
В то же время для обеспечения эффективного управления крупными предприятиями была развита и остается актуальной идея создания интегрированных АСУ.

В последнее время  появился широкий спектр специализированных ИС - экономические информационные системы (ЭИС), бухгалтерские информационные системы (БУИС), банковские информационные системы (БИС), информационные системы рынка ценных бумаг, маркетинговые ИС (МИС) и т.п.

3. Особенности БИС

Бухгалтерские информационные системы  отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения  задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для  любой компьютерной ИС:

• информационной базы объекта управления;
• программного обеспечения;
• вычислительной системы;
• пользователей.

Основу БИС составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

К задачам БИС относятся:

• обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;
• получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;
• интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;
• получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;
• автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

1. Структура БИС

В БИС выделяют 2 части: обеспечивающую часть ИС и функциональную.

Обеспечивающая часть  ИС:

Информационное обеспечение имеет  целью организацию информации, необходимой  для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное  и внутримашинное информационное обеспечение.

Характеристики подсистемы:

• качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);
• количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических  средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические  средства сбора и регистрации  информации, средства подготовки и  передачи данных, средства ввода, обработки  и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие  материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

Характеристики подсистемы:

• качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);
• количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ).

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих  цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических  средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Характеристики подсистемы:

• качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);
• количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.).

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и  сочетания информационных единиц при  общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования  данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых  систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Характеристики подсистемы:

• качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.);
• количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.).

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие  при функционировании ИС и юридический  статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные  нормативные акты, связанные с  договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки  информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов  управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и  др.

Организационное обеспечение включает в себя совокупность документов, методов  и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических  средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования  системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое обеспечение —  это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для  создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная часть  ИС:

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и представляют собой совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции  системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной  отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых  периодов.

К комплексам задач БИС относится  учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой  продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также  сводный учет и составление отчетности.

Автоматизация выполнения отдельных  функций управления требует их расчленения  на более мелкие части — функциональные задачи, для решения которых разрабатываются  алгоритмы и пишутся программы.

Автоматизированные рабочие места  в БИС

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) — совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной технике  небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое  техническое обслуживание и невысокие  требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения  локальных и распределенных баз  данных; совместимость с другими  системами.

АРМ можно классифицировать по различным  признакам. Выделяют следующие виды АРМ:

• по выполняемым функциям: проблемные и технологические;
• по способу организации: типовые (универсальные), специализированные и проблемно-ориентированные комплексы;
• по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые.

При качественной оценке АРМ учитывают: простоту использования, совместимость  АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности  проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность потоков данных и др.

При количественной оценке учитывают  надежность и универсальность системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность и др.

АРМ бухгалтера оборудуется вычислительной техникой (персональным компьютером) и  инструментальными средствами, обеспечивающими  автоматизацию большей части  выполняемых им операций.

Типичный состав устройств АРМ:

• ЭВМ с микропроцессорами, внешней, оперативной и кэш-памятью и шинами, для взаимной увязки устройств;
• устройства ввода и вывода, включающие клавиатуру, мышь;
• дополнительные периферийные устройства.

К инструментальным средствам АРМ  относятся все виды обеспечения. Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные  средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.

Требования к программному обеспечению.

Программное обеспечение должно отличаться простотой использования. Дружественность  пользовательского интерфейса определяет такие особенности программы, как  удобство работы с меню и экранными  формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность  использования клавиатуры и терминологических  понятий.

Полнота и уровень автоматизации  функций в программном обеспечении  означает, что отдельные расчетные  функции должны быть реализованы  практически в любом пакете. Высокий  уровень автоматизации расчетов предполагает перерасчет за любой предшествующий период времени с учетом действовавших  на тот момент показателей.

Одним из требований программного обеспечения  является настраиваемость пакета, что  означает наличие средств настройки  на новые показатели. При этом у  бухгалтера снимаются проблемы появления  новых, ранее не предусмотренных  показателей; можно вводить и  настраивать новые виды показателей  без изменения программного обеспечения.

Программное обеспечение должно быть гибким, открытым и системным. Это  означает возможность добавлять  новые данные без изменения в  структуре и предполагает ведение  бухгалтерского учета на всех его  стадиях.

Программное обеспечение должно быть универсальным и надежным. Универсальность  системы делает возможным учет особенностей бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей хозяйства. Надежность системы характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств.

Каждое из требований нельзя рассматривать  отдельно от других, они взаимозависимы.

4. Программы

На предприятиях, совершающих небольшое  количество хозяйственных операций, применяются относительно простые  и недорогие программы, позволяющие  вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и  финансовую отчетность. Примерами таких  программ являются разработки фирмы  «1С», фирмы «Инфософт» и другие.

На предприятиях с большим объемом  хозяйственных операций ведется  складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются  взаимоотношения с дебиторами и  кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно  большие удобства обеспечивают комплексные  системы, предлагаемые фирмами «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др.

Программа «1С: Бухгалтерия» — это  универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии  учета, используется на предприятиях различных  форм собственности, поддерживает несколько  планов счетов бухгалтерского учета  и может быть представлена как  в однопользовательской, так и  в сетевой версиях. В качестве операционной системы применяется  группа операционных систем Windows.

Программа обеспечивает возможность  ведения количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости  форм первичных и отчетных документов.

Бухгалтерские проводки могут вводиться  в «Журнал операций» вручную, с помощью типовых операций или  на основе документов. Программа позволяет  осуществлять два режима расчета  итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

Режимы работы программы:

1. «Конфигуратор» — позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных;
2. «Отладчик» — предназначен для отладки программных модулей;
3. «1С: Бухгалтерия» — исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации.

Все элементы типовой настройки  являются образцами, которые могут  быть приведены в соответствие с  требованиями конкретного предприятия.

Программа «1С: Предприятие» — инструментальная система, состоящая из трех компонентов («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждый из них в отдельности  или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский  комплекс.

Компонент «Бухгалтерский учет» предназначен для ведения учета на основе бухгалтерских  операций, обеспечивает ведение плана  счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских  итогов. Компонент «Оперативный учет»  предназначен для учета наличия  и движения средств в различных  разрезах в реальном времени. Компонент  «Расчет» содержит механизмы для  выполнения периодически выполняемых  сложных расчетов и предназначен для расчета заработной платы.

Система «Галактика» — это многопользовательский  сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.

Возможности комплекса:

• оперативное управление финансами;
• контроль за ходом выполнения договорных отношений;
• контроль взаимных обязательств;
• управление складскими запасами;
• формирование и контроль исполнения финансового плана;
• планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета.

Структурно комплекс состоит из четырех блоков: «Административное  управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых обеспечивает решение соответствующих задач  и может функционировать как  в комплексе, так и автономно.

Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной системой автоматизации  бухгалтерского учета, объединяющей в  рамках одного рабочего места разнообразные  возможности учета. Предназначена  для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий  различных форм собственности, позволяет  вести бухгалтерский учет для  нескольких предприятий на одном  компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета как в  денежном, так и в количественном выражении. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек.

Подсистемами оперативного учета  в программе являются: «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и др. Совершаемые  хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в  форме операционных документов, а  также в форме первичных документов.

Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной  системой, предназначенной для автоматизации  управления предприятиями в области  производства, торговли и сферы услуг. В состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

Информационное ядро системы —  подсистема «Главная книга», в которой  накапливаются все бухгалтерские  проводки и формируется необходимая  внутренняя и внешняя бухгалтерская  отчетность. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так  и с забалансовыми счетами, располагает  средствами для контроля корреспонденции  счетов. Аналитический учет в подсистеме «Главная книга» организован на специальных  аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. В системе формируются  все необходимые внутренние, внешние, квартальные и годовые отчеты, а при необходимости могут  быть настроены свои собственные  формы отчетов. Система легко  адаптируется к любым изменениям законодательства.