Программы 1-С

Содержание

Введение 2

1. Организация учета кассовых операций                                                           3

2. Алгоритм процедуры оформления хозяйственного факта 5

21.. Входная информация 7

2.2 Выходная информация 10

3. Обеспечение безопасности  учетной информации 15

Заключение 19

Список  литературы 20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Центральное место в управлении любым предприятием, бесспорно, занимает система бухгалтерского учета, обеспечивающая руководство  достоверной и оперативной информацией  о текущей финансовой ситуации и  состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Единственным способом добиться, чтобы бухгалтерская информация стала объективной, достоверной, защищенной и, главное, пригодной для анализа  и принятия управленческих решений, является автоматизация учета работы бухгалтерской службы на предприятии.

       В данной работе мной будет рассмотрена  тема «Автоматизация учета кассовых операций».

       Целью данной работы является, с помощью  программы 1-С раскрыть:

       - организацию учета кассовых операций  с помощью программы 1-С;

       - ведение кассовых документов  в программе;

       - сделать вывод по данной работе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1.Организация учета кассовых операций

       В процессе деятельности предприятия возникают ситуации, в которых постоянно требуются наличные деньги для проведения немедленных расчетов с клиентами, для оплаты некоторых расходов, для выплаты заработной платы персоналу и т.д.

       Для прихода, хранения и расхода наличных денежных средств предприятие имеет  кассу. Размер сумм наличных денег, хранимых в кассе, регламентируется банками  по согласованию с руководителем  предприятия. Он ограничен лимитом, сверх которого деньги могут храниться  в кассе только в дни выдачи заработной платы, пенсий, пособий, стипендий  и т.п.

         Наличные деньги могут поступать  в кассу организации из обслуживающего  банка, от покупателей или по  другим основаниям.

         Основными документами, оформляющими  приход и расходование наличных  денежных средств из кассы  организации, являются приходные  и расходные кассовые ордера.

       Рассмотрим  основные кассовые операции и их документальное оформление.

       Приход  наличных средств в кассу оформляется  приходным кассовым ордером, который  подписывается главным бухгалтером  или другим уполномоченным лицом, при  необходимости выдается кассовый чек

         Лицу, внесшему наличные средства, выдается квитанция к приходному  ордеру, подписанная главным бухгалтером  и кассиром. Кроме того, квитанция  должна быть заверена печатью  (штампом) кассира или оттиском  кассового аппарата

       Выдача  наличных денег производится по расходным  кассовым ордерам или по другим надлежащим образом оформленным документам: платежным ведомостям, расчетным  листкам, счетам и др., на которые  ставится штамп, содержащий реквизиты  расходного кассового ордера Документы  на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченное ими лицо. Наличные деньги выдаются определенному в расходных документах лицу при предъявлении им документов, удостоверяющих личность (паспорт, удостоверение  личности и т.п.). В расходном кассовом ордере указываются реквизиты предъявленного документа и проставляется подпись лица, получившего сумму. 

       Наличные  деньги принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

       По  завершении операций кассир обязан подписать  расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним  документы погасить надписями или  штампом "Получено" - на приходных  документах, "Оплачено" - на расходных  документах с обязательным указанием  даты. Таким же образом погашаются и кассовые ордера.

         Каждому приходному и расходному  кассовому чеку присваивается  порядковый номер, а сами документы  регистрируются в журнале регистрации. 

       Помимо  выписки кассовых ордеров, в обязанность  кассира входит ведение кассовой книги. Предприятие может иметь  только одну кассовую книгу. Листы в  книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью (как  правило, круглой). На последней странице книги делается запись "В настоящей  книге всего пронумеровано... страниц", которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия

       Записи  в кассовую книгу производятся сразу  после получения или выдачи денег. В конце дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести  остаток денег в кассе и  передать в бухгалтерию 

       Записи  в кассовой книге выполняются  в двух экземплярах (обычно через  копировальную бумагу). Вторые экземпляры должны быть отрывными, они являются отчетом кассира Для учета  наличия и движения наличных денежных средств используется активный счет 30 "Касса". Суммы прихода денежных средств в кассу отражаются по дебетовой стороне счета, расхода - по кредитовой. 
 
 

       2. Алгоритм процедуры  оформления хозяйственного  факта

       Учет  кассовых операций осуществляется в  «1С: Предприятии» в конфигурациях: Комплексная, Бухгалтерия, Торговля + Склад  с помощью двух документов - приходный  и расходный кассовые ордера. Вызов  обоих документов можно осуществить  из журнала «Кассовые», который вызывается с помощью меню Операции/Журналы  операций. Затем выбирается нужный документ (приходный или расходный  кассовые ордера) После создания документа  его нужно заполнить здесь  указываются следующие параметры: сумма (от кого получено, кому выдано), корреспондирующий с 50-м счетом.

       При проведении кассовых документов автоматически  создаются проводки. После этого  движение денежных средств по кассе  отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в программе. Приходный  кассовый ордер предназначен для  оформления поступления наличных денег  в кассу. Для заполнения поля «Принято от» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов для выбора частного лица. При нажатии  кнопки «Печать» формируется стандартный  табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма приходного кассового ордера) (рис.8). При проведении документа автоматически формируются  бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском  учете. По дебету выступает 50-й счет.

       Рис.8 Печатная форма приходного кассового  ордера в системе программы 1:С  Бухгалтерия

       Расходный кассовый ордер предназначен для  оформления выдачи денег из кассы. При  вводе документа указываются  данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и необходимые  для отражения документа в  бухгалтерском учете данные. Для  заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный  табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма расходного кассового ордера) (рис.1).

       При проведении документа автоматически  формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском  учете. По дебету выступает указанный  пользователем в накладной корреспондирующий  счет, а по кредиту - 50-й. 

       Рис.1 Печатная форма расходного ордера в системе программы 1:С Бухгалтерия

       2.2 Входная информация 

       Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных  документов, приложенных к ним (приходные  и расходные кассовые ордера и  другие документы по счету 50).

       Работа  начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня  по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код  вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. (рис.11). [4, стр. 358]. После ввода данных и  разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных. 
 
 

       Структура входной информации (ввод хозяйствующего факта)

       Особенностью  ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование  информации справочников: информация справочников вводится в рабочее  окно с использованием функциональных клавиш.

       После ввода данных по одному кассовому  отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих  кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной  в первичных документах. 

       Структура входной операции (выписка из журнала  операций)

       Есть  и некоторые особенности разноса  информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим  счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу  отнесена на разные счета, то после  ввода первого номера счета и  вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после  вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа  и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и  сумма по счетам должны совпадать. При  выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу  не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов.

         Таким образом производится автоматизация  учета кассовых операций на  предприятии. 

       2.2 Выходная информация 
 

       Выходная  информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации - Основной этап - является завершающим этапом работы с программой и связан с  получением полной достоверно сформированной информацией. 
 
 
 

       В результате автоматизированной обработки  информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки  к журналам-ордерам, расшифровки  к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.

       Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения  справки - № счета, вид операции и  период. Для получения справки  по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его  фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны  из справочника. (Рис.2)

       Рис.2 Выходная информация по субсчету «Касса организации»  

         Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом режиме  могут быть подготовлены следующие  документы: платежные поручения,  платежные требования, инкассовое  поручение. При этом реквизиты  по организациям в полном объеме  должны быть заполнены в справочнике.  В этом случае данная информация  выбирается из справочника и  заносится в платежный документ. При формировании платежного  документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       3. Обеспечение безопасности учетной информации 

       Бухгалтер должен принимать непосредственное участие в создании компьютерной информационной системы бухгалтерского учета, ставить задачи и контролировать достоверность данных, их соответствие реальным хозяйственным операциям, анализировать бухгалтерскую информацию и исправлять неблагоприятные ситуации.

       Понятие информационной безопасности учетных  данных в узком смысл этого  слова подразумевает:

       ·  надежность работы компьютера;

       ·  сохранность ценных учетных данных;

       ·  защиту учетной информации от внесения в нее изменений неуполномоченными  лицами;

       ·  сохранение документированных учетных  сведений в электронной связи.

       К объектам информационной безопасности в учете относятся:

       информационные  ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, и конфиденциальную информацию, представленную в виде баз учетных данных;

       средства  и системы информатизации – технические  средства, используемые в информационных процессах (средства вычислительной и  организационной техники, информативные  и физические поля компьютеров, общесистемное  и прикладное программное обеспечение, в целом автоматизированные системы  учетных данных предприятий). 

       Угроза  информационной безопасности бухгалтерского учета заключается в потенциально возможном действии, которое посредством  воздействия на компоненты учетной  системы может привести к нанесению  ущерба владельцам информационных ресурсов или пользователям системы. 

       Правовой  режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими: 

       1.  порядок документирования информации; 

       2.  право собственности на отдельные  документы и отдельные массивы  документов, документы и массивы  документов в информационных  системах**; категорию информации  по уровню доступа к ней; 

       3.  порядок правовой защиты информации. 

       Основный  принцип, нарушаемый при реализации информационной угрозы в бухгалтерском  учете, - это принцип документирования информации***. Учетный документ, полученный из автоматизированной информационной системы учета, приобретает юридическую  силу после его подписания должностным  лицом в порядке, установленном  законодательством Российской Федерации.

       Все множество потенциальных угроз  в учете по природе их возникновения  можно разделить на два класса: естественные (объективные) и искусственные. 

       Процедуры, в которых обычно возникают ошибки и их типы, представлены в таблице 1.[3, стр.148]

       Таблица 1 Места возникновения бухгалтерских  ошибок

       Методами  обеспечения защиты учетной информации являются: препятствия; управление доступом, маскировка, регламентация, принуждение, побуждение.

       Препятствием  нужно считать метод физического  преграждения пути злоумышленника к  защищаемой учетной информации. Этот метод реализуется пропускной системой предприятия, включая наличие охраны на входе в него, преграждение пути посторонних лиц в бухгалтерию, кассу и пр.

       Управлением доступом является метод защиты учетной  и отчетной информации, реализуемой  за счет:

       ·  идентификации пользователей информационной системы. (Каждый пользователь получает собственный персональный идентификатор); 

       ·  аутентификации – установления подлинности  объекта или субъекта по предъявленному им идентификатору (осуществляется путем  сопоставления введенного идентификатора с хранящимся в памяти компьютера); 

       ·  проверки полномочий – проверки соответствия запрашиваемых ресурсов и выполняемых  операций по выделенным ресурсам и  разрешенным процедурам; 

       ·  регистрации обращений к защищаемым ресурсам; 

       ·  информирования и реагирования при  попытках несанкционированных действий. (Криптография – способ защиты с  помощью преобразования информации (шифрования)). 
 
 
 
 
 
 
 

       Заключение

       1С:Бухгалтерия  8 обеспечивает формирование необходимых  платежных документов: приходных  кассовых ордеров и расходных  кассовых ордеров. Кассовый документ  может быть распечатан в бумажном  виде непосредственно из экранной  формы документа. Подсистема учета  денежных средств обеспечивает  удобное взаимодействие между  финансовыми службами и кассами  предприятия. Кассовый документ  может быть сформирован сотрудником  финансовой службы — финансовым  менеджером или бухгалтером. Сотрудник  распечатывает кассовый документ  в бумажном виде, оформляет нужным  образом и передает в кассу  организации. Но документ не  проводится, пока не произошло  фактической оплаты, то есть кассовый  документ означает лишь намерение  изменить состояние денежных  средств. После фактической оплаты  по документу кассир предприятия  проводит документ — только  после этого в информационной  базе регистрируется фактическое  движение денежных средств. Факт  оплаты регистрируется в бухгалтерском  учете и в налоговом учете.

         Кассиру предоставляется возможность  автоматизированного формирования кассовой книги.

       Сегодня все программы для ведения  всех хозяйственных операций, в том  числе для расчетов денежных операций по кассе, находятся в стадии развития. Это лишь говорит о том, что  все больше организаций и индивидуальных предпринимателей прибегает к автоматизированной обработке информации.

       При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило  эффективность работы бухгалтерии  и улучшило контроль над финансово-хозяйственной  деятельностью предприятия, что  в свою очередь увеличит эффективность  управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы. 
 
 

       список  используемой литературы

       1.      Ясенев В.Н. « Автоматизированные  информационные системы в экономике»: Учебное пособие. – Н. Новгород, издательство ННГУ, 2003. – 226 с.  Рецензент: кафедра Экономической  информатики Нижегородского государственного  университета им. Н. И. Лобачевского (зав. кафедрой доктор 

       2.   Назаров С.В. «Компьютерные технологии обработки информации» // М/ Финансы и статистика, 2002г.

       3.   Брат В. В. «Компьютеризация бухгалтерского учета», - учебное пособие - М.: Финансы и Статистика. 2000г.

       4.  Бухгалтерский ежемесячник фирмы «1:С» - «БУХ. 1:С» - №9, сентябрь 2011г.

       5.  КонсультнтПлюс: шаг за шагом, ЗАО «КонсультантПлюс», 2003, Москва, 2003