Програмные средства офисного назначения

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ 

УНИВЕРСИТЕТ 

(РГТЭУ)

Кафедра Математики, экономической информатики и вычислительной техники

Учебная дисциплина: Программные средства офисного назначения

Контрольная работа

Выполнил:

студентка 2 курса 

сокращенной формы обучения

специальности  080302 Коммерция (в торговле)

Фомичева Анна Сергеевна

Проверил: 

доц. Капустин Н.А.

Иваново 2011

Вариант № 18

ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Алгоритм обработки данных:

Аванс = 0,5 * оклад

Под. нал. = 0,12 * (оклад + премия)

К выдаче = оклад + премия – аванс  – под. нал

Итого = сумма чисел столбцов

Глава I. « Основные понятия приложений Word, Excel и Access»

1.1 Текстовый редактор Microsoft Word

Microsoft Word – это текстовый процессор, т.е. программа для ввода, редактирования и обработки текстовых документов с различной информацией (например, с таблицами, графикой, внедренными и связанными объектами и т.д.).  Word позволяет создавать и распечатывать документы высокого качества, содержащие рисунки, диаграммы, таблицы и формулы. Работа в Word относится к области технологии обработки текста. [1, c. 156]

Основные операции редактора MS Word no работе с документами:

• ввод текста;
• редактирование содержимого документа (внесение каких-либо изменений в текст документа: изменение взаимного расположения отдельных частей документа, поиск и замена символов, слов и участков текста);
• форматирование содержимого документа (задание междустрочного интервала, отступов слева и справа, выравнивание текста и др.). 

Возможности MS Word:

• одновременная работа с несколькими документами;
• проверка орфографии и грамматики;
• автоматическое форматирование документа;
• включение в документы таблиц, рисунков и математических формул;
• коллективная работа над большими документами и т.д.

Среда редактирования MS Word содержит следующие элементы:

• строку заголовка документа;
• основное меню;
• панели инструментов;
• окно редактирования;
• горизонтальную и вертикальную линейки;
• полосы прокрутки документа;
• строку состояния. [4, c. 298]

Меню команд выполнено  в виде иерархической системы  всплывающих подменю, т.е. подменю, активизирующихся при выборе некоторого пункта основного  меню. Каждый пункт всплывающего меню соответствует определенной команде  или названию меню следующего уровня. Запуск команды на выполнение осуществляется щелчком левой кнопкой мыши. Чтобы закрыть меню, не выбрав ни одной команды, следует щелкнуть левой кнопкой мыши в области редактирования документа.

Под основным меню расположены панели инструментов, на которых находятся кнопки для быстрого доступа к тем командам меню, которые используются наиболее часто. [1, c. 203]

Окно редактирования документа занимает основную площадь окна редактора. Эта область предназначена для ввода и редактирования текста документа. После запуска редактора MS Word в окне редактирования появляется пустой документ, готовый для набора текста.

Слева и вверху окна редактирования документа расположены вертикальная и горизонтальная линейки с делениями и маркерами. На горизонтальной линейке показаны значения правого и левого полей страницы и значения параметров абзаца, внутри которого в данный момент находится курсор. Вертикальная линейка видна только в режиме разметки страницы. На ней показаны значения верхнего и нижнего полей страницы.

Справа и внизу в окне редактирования документа расположены горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки. Они используются для перемещения по документу наряду с курсорными клавишами и клавишами Page Up и Page Down. [1, c. 211]

Строка состояния в самом низу окна редактирования документа содержит сведения о документе и подсказки о выполняемых редактором действиях.

Ввод текста – набор соответствующего текста на клавиатуре нажатием соответствующих клавиш.

Место, в которое будет  помещаться набираемый текст, указывает курсор (мерцающая вертикальная черточка). Во время набора текста, при достижении правого поля, текст автоматически переносится на следующую строку. Для разделения текста на абзацы, при завершении предыдущего абзаца нажимают клавишу <Enter>. Набранные символы можно удалять как справа, так и слева от курсора при помощи клавиш <Delete> и <←> соответственно. [1,c. 220]

Для перемещения курсора  в нужное место текста нужно либо щелкнуть мышью в этой позиции, либо воспользоваться курсорными клавишами. Если вместе с клавишей <Вправо> или <Влево> нажать <Ctrl>, то курсор перепрыгнет на начало следующего или предыдущего слова соответственно.

MS Word предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом вставки и режимом замены.

MS Word позволяет работать с буфером обмена, который служит для временного хранения различной информации (фрагментов текста, рисунков и т.д.). Для выполнения операции с целым фрагментом текста нужный фрагмент необходимо сначала выделить. Выделяемый текст можно скопировать в буфер обмена, нажав клавиши <Ctrl+Insert>. Чтобы вставить хранящийся в буфере обмена текст в текущую позицию курсора, нужно нажать <Shift+Insert>. Для того чтобы удалить выделенный текст из документа необходимо нажать клавишу <Delete>.

Существуют четыре типа выравнивания текста:

• по левому краю: кнопка
• по центру: кнопка
• по правому краю: кнопка
• по ширине: кнопка [4 с.266]

Для задания выравнивания нужно выделить абзацы, которые требуется  отцентрировать или выровнять, и  нажать соответствующую кнопку выравнивания на панели инструментов.

Отступы - расстояния от левой и правой границ абзаца до соответствующих полей страницы.

Для создания отступов предназначена горизонтальная линейка с маркерами. Каждый маркер позволяет настраивать отдельный вид отступа.

Для задания отступа  необходимо выделить нужные абзацы, а  затем на горизонтальной линейке  при помощи мыши переместить маркеры  отступов в желаемую позицию.

Для изменения шрифта нужно сначала выделить фрагмент текста, а затем в подменю "Формат" выбрать пункт "Шрифт". В открывшемся окне диалога можно изменить любые параметры шрифта. Для быстрого выбора типа шрифта, его размера и способа начертания удобно пользоваться соответствующими элементами на панели инструментов. [5]

Запуск программы MS Word

- Открыть главное меню "Пуск" на панели задач Windows;

- В разделе открывшемся  главном меню выбрать "Программы";

- В открывшемся подменю  выбрать пункт «Microsoft Word». [1, c. 98]

1.2 Понятие и возможности MS Excel

Microsoft Excel - это прикладная программа, которая предназначена для создания электронных таблиц и автоматизированной обработки табличных данных (выполнения сложных вычислений, построения диаграмм, статистической обработки данных, обработки данных в списках, решение задач оптимизации). Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;              2. автоматизация итоговых вычислений;        3. решение задач путём подбора значений параметров;     4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;  5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);           6. подготовка табличных документов;       7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным; 8. создание и анализ баз данных (списков).

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);
2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.
3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции, предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
5. Рабочая область (активный рабочий лист).
6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
8. Строка состояния. [2, c. 34]

Файл, который создается  приложением Microsoft Excel, называется рабочей книгой. По умолчанию Excel создает рабочую книгу с тремя рабочими листами. Каждый рабочий лист - это электронная таблица. Электронная таблица позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов вычислений и связей между ними.         Электронная таблица - это электронная матрица, состоящая из столбцов и строк, на пересечении которых образуются ячейки, в которые могут вводиться данные. К данным, которые могут вводиться в ячейки, относятся: текст, числа, время суток, даты, формулы. [4, c. 334]

1.3 Система управления базой данных MS Access

Microsoft Access (от английского слова access - доступ) – система управления базами данных (СУБД), которая входит в пакет программ Microsoft Office. [4, c. 407]

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы ее было удобно: просматривать, пополнять, изменять, искать нужные сведения, делать любые выборки, осуществлять сортировку в любом порядке. [3, c. 325]

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т. п. Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы. Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним. [3, c. 340]

Понятие базы данных тесно связано с такими понятиями структурных элементов, как поле, запись, файл. Поле - элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

• Имя, например. Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;
• Тип, например, символьный, числовой, календарный;
• Длина, например, 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов.
• Точность, для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа. [3, c. 401]

Запись - совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) - совокупность экземпляров записей одной структуры.

Описание логической структуры записи файла содержит последовательность расположения полей записи и их основные характеристики.

В структуре записи файла указываются поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков. [5]

Как правило, нет необходимости в отображении всей информации, которая хранится в той или иной таблице БД. Существует средство обработки данных в одной или нескольких таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям. Например, в БД Образование необходимо найти всех студентов, которые имеют отличные оценки, или отобразить фамилии всех студентов, которые сдавали физику. Для этих целей в Access используются запросы.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный, создание таблицы.

Наиболее распространенным является запрос на выборку. При его выполнении создается множество записей, в которых содержатся указанные данные, например, определенные поля из одной или нескольких таблиц. При этом отображаемую в запросе информацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей. Однако следует отметить, что указанный набор записей создается временно, только во время выполнения запроса, и не хранится в БД, в отличие от содержимого таблиц. [3, c. 421]

Чтобы создать новый запрос, необходимо нажать кнопку Запросы в окне БД Образование и после этого выбрать режим создания запроса: с использованием конструктора или мастера. Также для создания запроса можно воспользоваться кнопкой «Создать», после чего выбрать режим создания нового запроса. [5]

Ключ – это значение полей в структуре записи файла: первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти несколько записей).

Создавая форму в БД, обычно преследуется одна из не скольких целей.

• Отображение и изменение данных;
• Ввод данных;
• Печать;
• Сообщения.             Формы в Access являются главным средством разработки пользовательского интерфейса. В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет параметры ее внешнего вида.

Форма предоставляет  возможности для:

·  ввода и просмотра информации базы данных

·  изменения данных

·  печати

·  создания сообщений.  [5]          Способы создания форм:

·  Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

·  Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

·  Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

·  Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

·  Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

·  Автоформа: сводная таблица

·  Автоформа: сводная диаграмма

·  Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

·  Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel) [5]

Глава  II. Практическая часть

Для создания таблицы  в Excel необходимо открыть Меню «Пуск» и выбрать в списке программ программу  Microsoft Office Excel. Для того чтобы именовать ячейку нужно кликнуть мышкой 2 раза в нужную ячейку и начать вводить текст.  Для того чтобы производить расчеты в ячейках необходимо ввести интересующую вас формулу после знака «=», по окончании нажать «Enter».   

Создать новую базу данных можно при запуске программы Access на экране автоматически откроется окно, в котором нужно выбрать команду (Файл/Создать) или щелкнуть по кнопке «Создать» на панели инструментов «Стандартная»;            Указать имя файла, в котором будет храниться БД. Файл будет записываться в каталог, на который была настроена программа (Сервис/Параметры, закладка «Общие»). Расширение файла будет задаваться автоматически - .mdb. На экране откроется окно базы данных.          После того, как БД была создана, создается таблица, которая будет служить хранилищем данных. В данной работе я создаю таблицу в режиме конструктора. Запуск конструктора осуществляется следующим образом:

1) В окне базы данных  устанавливается объект «Таблицы»;

2) Выбрать команду «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Создать», затем команду «Конструктор». На экране появится окно конструктора.

Окно конструктора состоит  из двух частей:

• в верхней части задаются основные характеристики полей: имя, тип, описание;
• в нижней части определяются свойства полей.

Имя для каждого из полей таблицы выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить содержательную сторону информации, которая будет храниться в данном поле. Далее выбирается тип данных:

Для определения первичного ключа необходимо выделить поле, которое  предполагается использовать в качестве первичного ключа и нажать кнопку на панели инструментов или дать команду Правка/Ключевое поле.    Для сохранения таблицы задать команду Файл/Сохранить или нажать  кнопку в панели инструментов. Задать таблице оригинальное имя. Если ключевое поле не было задано, то Access предложит сделать это автоматически.  

Форма создается с помощью  мастера форм. Мастер форм упрощает процесс форматирования данных, он запрашивает информацию о типе формы, а затем создает ее автоматически. Необходимо выбрать в окне базы данных раздел «Формы» и нажать на кнопку «Создать». На экране откроется диалоговое окно «Новая форма». Выбрать команду «Мастер форм». В нижнем левом углу окна, из раскрывающегося списка, выбрать название таблицы, на базе которого будет создаваться форма. Выбрать поля. Кнопка осуществляет выбор текущего поля, - всех полей. Кнопки и удалять, соответственно одно или все поля. Закончив выбор полей, нажать кнопку . Установить внешний вид формы: «Табличный» Нажать кнопку . Выбрать для оформления формы стиль: «стандартный». Нажать кнопку . При следующем запуске мастера, заданный стиль будет установлен по умолчанию. Задать заголовок для формы. По умолчанию, в поле заголовка формы записывается имя таблицы (или запроса) на основе которой строилась форма. Можно согласиться или заменить заголовок на оригинальный. Это последнее диалоговое окно мастера (приложение № 1).    Создание запроса:

1. Выбрать раздел «Запросы».
2. Щелкните по кнопке «Создать». Откроется диалоговое окно «Новый запрос», представляющее пять способов построения запроса. При выборе первой опции будет отображено окно конструктора запросов.
3. Выберите команду «Конструктор».
4. В диалоговом окне «Добавление таблицы» отображаются все таблицы и запросы. Указать таблицы, на основе которых будет создан запрос, и нажмите на кнопку «Добавить».

Новый запрос также можно  создать с помощью панели инструментов, кнопка «Новый запрос» или команды Вставка|Запрос главного меню.

Последовательность создания отчета:

1. в окне базы данных выбрать раздел «Отчет»;
2. нажать кнопку «Создать»;
3. в диалоговом окне «Новый отчет» выбрать подходящий способ создания отчета;
4. нажать кнопку “Ok”.

Отчет создается  с помощью мастера. Необходимо сначала  запустить мастер для создания отчета. Откроется диалоговое око «Создание  отчетов». Из раскрывающегося списка «Таблицы и запросы» указать таблицу (или запрос) на базе которого будет построен отчет. Выбрать поля, данные из которых необходимо показать в отчете. Следующее окно позволяет выбрать поля для группировки.  На следующем этапе происходит формирование макета и ориентации отчета. Далее выбирается стиль оформления отчета. Далее задается имя отчета и выбирается включение одного из двух режимов: просмотр отчета или изменение структуры отчета (приложение № 2).