Проведение экспертизы ценности документов
Содержание
Введение…………………………………………………………
- Понятие, принципы и критерии проведения
экспертизы ценности
- Организация экспертизы ценности документов и выявление
особо
ценных документов……………………………………………………
- Экспертная комиссия: состав, основные задачи и функции………………...7-8
- Отбор документов
на хранение и к уничтожению……………………….......9-
10 - Оформление результатов экспертизы ценности документов……………......11
Заключение……………………………………………………
Список
использованной литературы……………………………………………….
ВВЕДЕНИЕ
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.
С
экономической точки зрения хранить
все документы нецелесообразно,
так как для них потребуются большие помещения,
оборудование, штаты специальных работников.
Да и найти нужный ценный документ в таком
количестве бумаг будет очень сложно.
Поэтому систематически проводится экспертиза
ценности документов - определение политического,
экономического, социально-культурного,
практического и иного значения документов
«с целью отбора документов на государственное
хранение или установления сроков их хранения
на основе принятых критериев»
1. Понятие, принципы и критерии проведения
экспертизы
ценности документов.
Экспертизой ценности документов называется изучение состава и содержания документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на дальнейшее государственное хранение. С учётом критериев экспертизы проводится также выявление особо ценных документов.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности путём комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся:
- значение учреждения или лица в жизни общества;
- значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
- время и место образования документов.
К критериям содержания относятся:
- значение имеющейся в документе информации, её повторение в других документах,
- целевое назначение,
- вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документов относятся:
- подлинность;
- наличие резолюций, виз, помет на документе;
- внешний вид документа,
- форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).
2. Организация экспертизы ценности документов
и выявление особо ценных документов
Экспертиза ценности документов проводится:
- в делопроизводстве учреждений;
- в ведомственном архиве;
- в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.
Экспертиза ценности документов проводится как самостоятельный вид работы при наличии в фонде (ах) дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных, поглощенных). В архиве экспертиза проводится, как правило, комплексно, т.е. по фондам вышестоящих и подведомственных учреждений одной системы, по фондам однородных учреждений, деятельность которых связана с определённой территорией и по фондам лиц, связанных служебными, родственными и иными отношениями. В этих целях составляется список фондов, подлежащих экспертизе с указанием очередности работ с ними.
Экспертизу ценности документов при описании и переработке описей архивных фондов целесообразно проводить:
- в процессе составления заголовков;
- в процессе систематизации по структурным частям и годам;
- при систематизации документов внутри структурной части или года.
Выявление
особо ценных документов осуществляется
в следующей
- выявление фондов, частей фондов;
- выявление дел по описям;
- непосредственный просмотр отобранных дел.
Выявление фондов проводится по ведомственно-отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, в которых находятся наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы. Все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.
На
выявленные особо ценные документы
составляются аннотированные перечни,
которые рассматриваются ЭК (ЭПК)
или методической комиссией архива
и утверждаются руководством архива. После
утверждения перечней проводится комплекс
работ по учёту особо ценных документов.
3. Экспертная комиссия: состав, основные задачи и функции.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В
состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные
и опытные работники основных
структурных подразделений
Как
правило, председателем комиссии назначают
заместителя руководителя организации,
курирующего вопросы
Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Итоги
работы комиссии оформляются протоколом.
4. Отбор документов на хранение и к уничтожению.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В
делах, предназначенных для
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если
организация передает свои документы
на государственное или
Почему
запрещается уничтожение
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
5. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Результаты экспертизы ценности документов оформляются при целевой экспертизе актом, а при описании и переработке описей актом и описью. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей ЭК, ЭПК, ЦЭПК Акты нумеруются по каждому фонду отдельно, в валовом порядке.
После
утверждения акта о выделении
к уничтожению документы
Погрузка
и вывоз на утилизацию документов
осуществляется под контролем сотрудников
архивохранилища (отдела), из фондов которого
осуществлено их выделение, и главного
хранителя фондов. Передача дел оформляется
приёмо-сдаточной накладной, в которой
указывается дата передачи, количество
сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Накладная передаётся в бухгалтерию.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате рассмотрения вопроса экспертизы ценности документов можно сделать следующий вывод, что в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает.
Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.
Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.
Во всем мире выработаны и применяются определенные научные принципы и критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения.
Таким
образом, составление, оформление документов
и организация работы с ними регламентированы
постоянно обновляющимися законодательными
и нормативно-методическими актами, знание
и выполнение которых обязательны для
каждого, имеющего дело с документами.
Список
использованной литературы.
- Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций // Серия «Зачет и экзамен». – Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2004.
- Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. // Серия «Учебники и учебные пособия». – Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2003.
- Красавин А.С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. - М.: ИНФРА-М, 2004.
- Кудряев В.А. Организация работы с документами. / М.:ИНФРА, М., 1998 г.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.
- Рогожин М.Ю. Экспресс – курс помощника руководителя компании. // Серия «Современный офис менеджмент», Спб: Питер, 2008.
- Рогожин М.Ю. Спрпавочник по делопроизводству. // Серия «Современный офис менеджмент», Спб: Питер, 2009.
- Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления докумнтов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 – М.: ТК Велби, Изд-во проспект, 2004.
