Проведение ревизии в организации
ВВЕДЕНИЕ
Последующий периодический контроль принято называть ревизией (в переводе с лат. revisio означает пересмотр). В современных условиях хозяйствования ревизия представляет собой метод последующего периодического контроля, как мы уже говорили, документальное или фактическое исследование обоснованности (законности) и целесообразности действий должностных лиц.
Основными задачами ревизии являются:
- проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;
-выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;
-проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;
-исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.
Ревизия основана на специальных методах и приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности организации, изучения, сбора и фиксации хозяйственных нарушений с целью установления эффективности и законности деятельности организации. При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.
Таким образом, суть ревизии проверка (путем применения специальных знаний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.
1.1 ПЛАН И ПРОГРАММА РЕВИЗИИ
Проведение ревизии в организации - это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.
Ревизионная работа состоит из следующих этапов:
- подготовка к проведению ревизии;
- проведение ревизии в соответствии с программой;
- подготовка и оформление результатов ревизии;
- реализация материалов ревизии;
- контроль за выполнением
решений по результатам
В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руководитель ревизующего органа за 3-5 дней до начала ревизии назначает своим приказом ревизию проверки финансово - хозяйственной деятельности. В приказе указываются полное наименование ревизуемой организации, вид ревизии, период, за который проводится ревизия, срок проведения ревизии не более 30 дней, состав ревизионной группы, цель проверки и сроки ее проведения. На проведение ревизии ее членам выдается удостоверение, в котором указываются наименование органа, выдавшего удостоверение, фамилия, имя, отчество и должность удостоверяемого.
До проведения проверки ревизор (член ревизионной группы) проводят подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой плана и программы проведения ревизии.
Изучение деятельности организации осуществляется по данным годовой и промежуточной бухгалтерской и статистической отчетности, актам ревизии, проведенных в предыдущие периоды, приказом и постановлением вышестоящих органов, докладными записками, объяснениями и заявлениями должностных и других лиц ревизуемой организации и вышестоящего органа. В ходе изучения указанных материалов работники контрольно - ревизионных служб получают определенное представление о размере и характере деятельности проверяемой организации, устанавливают недостатки в ее производственной и финансово - хозяйственной деятельности, которые в последствии проверяются в ходе ревизии.
Планирование ревизии осуществляется поэтапно. Два основных этапа — это разработка программы и плана ревизии.
Ревизоры, вошедшие в ревизионную группу, разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы:
• цель ревизии;
• вопросы, подлежащие проверке;
• средства и условия, необходимые для проведения ревизии;
• сроки и место исполнения;
• состав участников ревизии;
• формы документального оформления ревизии. Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.
В разделе «Цель ревизии» формулируются главные задачи ревизии, например: анализ финансового состояния акционерного общества, влияние дебиторской и кредиторской задолженности на финансово-хозяйственную деятельность акционерного общества и расчеты с бюджетом; проверка законности и эффективности использования внеоборотных активов.
Перечисляются объекты ревизии, например: акционерное общество; его дочерние предприятия и филиалы. Часто в данном разделе приводится перечень структурных подразделений организации.
В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления финансово-хозяйственной деятельности организации, например, могут быть перечислены внеоборотные активы: основные средства; капитальные вложения; ценные бумаги; вложения в уставный капитал; оборудование к установке.
В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия
проживания, время работы и др.
В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.
В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющих допуск к конфиденциальной информации.
В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.
Полная правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т. е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации,— при больших затратах времени ревизия может не дать должных результатов.
На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.
План ревизии утверждается руководителем контрольно - ревизионного аппарата организации, назначивший ревизию. Один экземпляр документов вручается руководителю ревизионной группы, а второй остается в делах организации.
План ревизии должен обладать определенными характеристиками.
- Действенность – в плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.
- Конкретность - вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей.
Вопрос программы в плане может быть отражен следующим образом.
1. Проверить обеспеченность
организации складскими
2. Выявить нарушения в
движении первичных документов
и заполнении регистров
3. Проверить соблюдение
установленного порядка
4. Выявить факты порчи готовой продукции на складах.
5. Выявить факты хранения готовой продукции вне складов.
6. Выявить факты хранения
неучтенной продукции. Реальность.
План выверяется с точки
3. Гибкость и мобильность - в ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений, ревизия не могла бы быть успешной. Иногда план, даже тщательно продуманный, приходится перестраивать после проверки отдельных фактов. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами. Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни программой, ни рабочим планом, более углубленного рассмотрения ранее изученных вопросов. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях.
Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием плана и программы и распределить задания между ними. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы проведения ревизии, порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.
В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии, сроки их выполнения и способ проведения.
Ревизия хозяйственно-финансовой деятельности организации проводится посредствам:
- изучения действующей
на проверяемой организации
- проверки документов
в целях установления
- проверки действительности
совершения сделок, получение или
выдачи в указанных документах
денежных средств и
- сопоставление бухгалтерских
записей по учету с
- проведения встречных
проверок, т.е. сличение имеющихся
в ревизуемой организации
- сличение в необходимых
случаях и в установленном
законодательством порядке
- сличения в установленных
законодательством случаях и
порядке копий платежных
- контроль обмеров объемов выполненных работ;
- взвешивания и обмера сырья, материалов, полуфабрикатов и готовых изделий;
- контрольных запусков
сырья и материалов в
- проверки полноты
- проверки соблюдения
установленного порядка
1.2 ПРИМЕНЕНИЕ МЕТОДОВ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ В ХОДЕ РЕВИЗИИ
Ревизия осуществляется посредством процедур, вытекающих из документальных и фактических приемов и методов проведения проверок. Ревизионная практика не выработала конкретного метода, который применяется в ходе проверки к документам или хозяйственным операциям. Как правило, в процессе изучения даже простейших хозяйственных операций или первичных документов ревизору приходится использовать разные методы.
Отдельное контрольно-ревизионное действие принято называть методом.
Документальный контроль основан на нескольких методах:
- Экономический анализ работы организации;
- Технико-экономические расчеты;
- Нормативная проверка;
- Формальная проверка;
- Логическая проверка;
- Арифметическая проверка;
- Встречная проверка;
- Взаимный контроль;
- Анализ ежедневного или
пооперационного изменения
- Восстановление количественно-
- Проверка правильности корреспонденции счетов;
- Проверка регистров
- Исследование неофициальных материалов;
- Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии.
В отечественной теории ревизии проверка документов относится к документальным методам контроля. При исследовании документов используют несколько видов проверок.
Формальная проверка -- можно определить как оценка внешнего вида документа: заполнение реквизитов, наличие номера, даты, подписей, наличие исправлений и других визуально различимых признаков.
В данном случае документы изучают в целях выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия не оговоренных исправлений, правильности присвоения нумерации, тождественности дат (например, на расходном кассовом ордере -- даты оформления и даты получения средств) подчисток, дописок текста и цифр, соответствия документа действующей типовой форме и т.д.
Начальная стадия осмотра может привлечь внимание проверяющего к отдельным отклонениям от формальных требований:
• отклонение от правил составления и оформления документов. При этом первичные документы составляются по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Все самостоятельно разрабатываемые формы документов подлежат обязательному утверждению в составе иных документов, утверждаемых при формировании учетной политики организации; отсутствие каких-либо реквизитов (печати, подписи, части текста и т.п.). Обязательные реквизиты документа находят зарепление в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»; наличие сомнительных реквизитов, свидетельствующих о признаках материального подлога (подчисток, травления, подклеек, приписок, иных изменений цифровых и текстовых записей);
• наличие излишних реквизитов. Этот факт, как правило, свидетельствует о стремлении определенного лица внешне придать документу наибольшую достоверность и силу;
• несоответствие документов реальной обстановке их составления, использования и хранения (чистые, немятые путевые листы, накладные материальных складов и др.);
• противоречия между реквизитами документа. Они бывают формальными, т.е. между самими реквизитами (например, несоответствие между штампом и печатью по названию предприятия), и логическими, проявляющимися в необычном их сочетании или находящиеся в противоречии с нормальной хозяйственной деятельностью предприятия.
Арифметическая проверка -- это проверка правильности суммы, результата других арифметических действий. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления ошибок или злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Типичным способом мошеннических действий является искажение суммы. С ее помощью можно выявить арифметические несоответствия между частными и итоговыми суммами. Названные несоответствия могут быть выявлены как по горизонтальным строчкам (например, при умножении или сложении), так и по вертикальным (правильность подсчета по отдельным колонкам и итоговой сумме, выраженной как в количественном, натуральном, так и в стоимостном выражении). Данная проверка позволяет также установить правильность вычисления процентов, умножения количественных показателей на целостные и т.п.
Арифметически может быть проверена правильность обобщения данных первичных документов в регистрах бухгалтерского учета, а также правильность переноса данных из регистров бухгалтерского учета в бухгалтерскую отчетность.
С помощью данной проверки могут быть выявлены следующие искажения в первичных и сводных документах:
• завышение или занижение итоговых сумм по горизонтальным и вертикальным строчкам;
• последующие дописки штрихов и цифр -- как в итоговых суммах, так и в отдельных строчках и колонках. Применение арифметической проверки первичных документов
не требует специальных бухгалтерских познаний для технической (счетной) работы с документами. Вместе с тем существуют и определенные объективные ограничения использования названного метода; они связаны:
• во-первых, с использованием процентов, индексов, нормативов;
• во-вторых, с существующими в ряде случаев правилами выведения итоговых сумм (рубежных, нарастающим итогом и т.д.) в сводных, накопительных и иных документах;
• в-третьих, с необходимостью зачастую применять счетные устройства (микрокалькулятор, компьютер и др.).
С учетом этого очень часто техническая работа с документами при проведении счетной проверки является прерогативой соответствующих специалистов.
Отличительными чертами рассмотренных методов являются их простота в применении и высокая поисковая значимость при проведении проверок и ревизий. С их помощью юристы-практики и ревизоры могут выявить из большого объема документов наиболее сомнительные и подвергнуть их всесторонней и глубокой проверке. Вместе с тем подозреваемые лица с целью сокрытия следов хищений и иных злоупотреблений часто изготавливают подложные документы, которые по своему внешнему виду не отличаются от подлинных и не содержат внутренних противоречий. Подобного рода несоответствия выражаются иногда в виде противоречий в содержании нескольких взаимосвязанных документов, поэтому требуют исследования этих связанных между собой документов.
Логическая проверка -- это рассмотрение сущности операции, оценка соответствия сущности и формы документа, бухгалтерской записи, проверка полномочий должностных лиц, подписавших документы и т.д. Такая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями. Осуществление логической проверки обусловливается квалификацией проверяющего, знанием необходимых нормативных документов, умением анализировать взаимосвязи хозяйственных операций.
Логическая проверка проводится способами сличения, сравнения, сопоставления и т.д.
Подобный контроль необходим для сопоставления различных документов, отражающих взаимосвязанные хозяйственные операции. При этом возможно сопоставление:
• документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (сопоставление материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета);
• документов, отражающих хозяйственную операцию, с документами, оформление и содержание которых обусловливается непосредственно первичными документами (включение в акт выполненных работ таких объемов, на которые не оформлены наряды, и пр.);
• регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие фиктивных записей, сделанных с целью сокрытия хищений и злоупотреблений. Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.
Специалисты выделяют из логической нормативную проверку содержания отдельного документа, которая предусматривает его изучение с точки зрения соответствия действующим законам, нормативным актам, инструкциям, правилам, ГОСТам, ОСТам, ТУ, нормам расхода сырья, правильности применения расценок, размера налогов и т.п., а также целесообразности, правомерности отраженной в нем хозяйственной операции.
Применение данного метода позволяет установить оформленные соответствующим образом, но искаженные по своему содержанию документы.
Вместе с тем существуют объективные ограничения использования нормативной проверки, обусловленные наличием большого числа действующих правил оформления различных учетных документов. При этом наряду со знанием бухгалтерского учета очень часто возникает необходимость изучения нормативно-правовых актов, знания технологии, товароведения. |
Специальные проверки- примером может быть почерковедческая экспертиза -- специальный метод, позволяющий определить правомерность подписи на документе. С применением электронной подписи эта процедура усложняется, поэтому привлекается еще и эксперт в области компьютерной техники, так как подпись может быть подлинной, но поставлена (в электронном виде) без ведома должностного лица. Такая же проблема возникает при проверке документов с факсимильной подписью.
Отдельное место занимает процедура прослеживания. Если перечисленные виды проверки применяются к одному документу, то прослеживание предполагает изучение последовательно подготавливаемых документов и анализ их на предмет сохранения сущности и параметров операции. Например, проверка договора с поставщиком по срокам, ассортименту, ценам, затем проверка накладной поставщика, счет-фактуры на соответствие договору, затем проверка документов складского учета на оприходование этой поставки, учет этих ценностей в инвентаризационной ведомости, до момента списания данных ценностей с учета. Длина цепочки прослеживания зависит от специфики деятельности. Например, если при покупке партии щебня его хранят со всем остальным щебнем -- можно отследить только закупку, затем его идентифицировать уже нельзя, крупногабаритные товары (например, автомашины) можно проследить до момента завершения цикла -- оплаты покупателем.
Нормативная проверка — это изучение документа на его соответствие действующим законам, нормативным актам, инструкциям, правилам, ОСТам, ГОСТам, ТУ, нормам расхода сырья, правильности применения расценок, ставок налогов и т. д. Например, учет молока положено вести в литрах, а материально-ответственные лица, нарушая инструкцию, могут вести его учет в килограммах.
При помощи данного метода можно установить правильность оформления документа и его соответствие законодательству, для чего необходимо знать не только бухгалтерский учет, но и нормативные акты, относящиеся к другим наукам.
При применении данного метода можно выявить следующие несоответствия между содержанием документа и правилами его заполнения:
- применение иных натуральных
измерителей хозяйственных
- использование в качестве
основания при составлении
- отсутствие сведений
о проведении промежуточных
Методы исследования взаимосвязанных документов включают встречную проверку и взаимный контроль.
Встречная проверка - предусматривает сопоставление разных экземпляров одного и того же документа. Проведение встречных проверок ревизорами регламентируется п. 13 Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Минфина России, утвержденной приказом Минфина России от 14.04.2000 № 42н. Данный вид проверок проводится также Федеральной службой финансово-бюджетного надзора.
Большинство первичных документов составляются в двух и более экземплярах. При совершении хозяйственных операций они попадают:
• при внутренних операциях -- в разные подразделения одного предприятия;
• при внешних операциях -- в разные организации.
При этом наиболее распространены случаи неоприходования полученных в других организациях товарных и денежных средств, уменьшение количества полученных материальных ценностей путем подделки тех экземпляров документов, которые поступают в соответствующую организацию.
Применять названный метод целесообразно только в двух ситуациях:
• когда проверяемые лица уничтожили находящийся только у них экземпляр документа, но в других организациях (подразделениях) экземпляры сохранились;
- когда в результате
совершения подлога появились
расхождения в содержании
В рамках проводимой документальной ревизии встречная проверка оформляется актом:
Проверяющими лицами может производиться сверка взаимных асчетов (поступления и расходования денежных средств), о чем акже составляется акт, подписываемый руководителями обеих роверяемых организаций.
Однако следует учитывать, что применение данного метода оказывается нерезультативным в следующих ситуациях:
* если бухгалтерские документы
составляются в одном
* если подозреваемыми лицами совершен подлог во всех экземплярах одного и того же документа.
Метод взаимного контроля - заключается в использовании в любом сочетании самых различных документов, прямо либо косвенно отображающих проверяемую хозяйственную операцию. Сопоставлению могут подвергаться различные бухгалтерские документы, а также документы оперативно-технического учета (весовой журнал, бракеражный журнал, журналы учета въезжающего и выезжающего с предприятия транспорта, графики завоза товара и др.). С помощью этого метода решаются две основные задачи: выявляются подложные документы;
• определяется круг лиц, причастных к совершению противоправного деяния. О наличии в документах подлога могут свидетельствовать две группы признаков, выявляемых взаимным контролем:
• отсутствие необходимых взаимосвязанных документов (разрыв в «цепочке» документов); противоречия в содержании взаимосвязанных документов. Данный метод является одним из наиболее эффективных, но в
то же время более трудоемким и часто требует сопоставления целого ряда взаимосвязанных документов. При осуществлении действий по проверке сведений о различных злоупотреблениях необходимо помнить о факторах, объективно влияющих на результативность метода:
• предварительное выдвижение версий (предположений) о предмете противоправного посягательства и способе его изъятия;
• ознакомление со спецификой движения ценностей в сфере материального производства или при осуществлении коммерческой, а также банковской деятельности; знание специфики документального оформления хозяйственных операций по движению материальных ценностей на каждом этапе, участке производства (заготовка, транспортировка, хранение, изготовление, сбыт);
