Проведение совещаний и конференций

          Введение.  ……………………………………………………………………………….2 стр.                                                                                                                            I.           Изучите вопросы, связанные с организацией и проведением   совещаний и конференций. 

1. Каковы особенности  составления плана работы? ………… 3 стр.
2. Критерии выработки повестки дня.    …………………………….  8 стр.
3. Дайте понятие регламента.   …………………………………………  11 стр.
4. Каков порядок составления и оформления протокола совещания.  …………………………………………………………………………………  12 стр.

II.             Составьте письмо-приглашение (на конференцию, семинар и т.п.) на бланке с угловым расположением реквизитов.   …………… 15 стр.

Заключение. ………………………………………………………………………   16 стр. 

Список литературы …………………………………………………………… 17 стр.

                       I.       Введение.

             В условиях перехода России  к рыночной экономике значительная  часть населения все больше  активно вовлекается в экономическую  деятельность. Появилось много людей, основной профессией которых стало предпринимательство, позволяющее развернуть свои творческие способности и деловые качества.

            Однако, эти способности и качества, как показывает практика для  современного  Российского  бизнесмена, дают наибольшую отдачу при умении вести деловой разговор  - одним из наиболее важных условий коммерческого успеха.

           К сожалению, у большинства  наших предпринимателей очень  низка культура общения устной  речи, что существенно снижает  их деловой потенциал  и не позволяет реализовать свои возможности на все сто процентов. Залог успешной предпринимательской деятельности – умение своевременно принимать правильное решение и добиться его выполнения. Современный руководитель должен  обладать внутренней самостоятельностью и способностью к ведению деловых общений уметь вести дискуссию и иметь  способность создавать команду единомышленников.

            Для установления принятых и  полезных деловых взаимоотношений  необходимо уметь заинтересовать  человека своим четким и в  то же время образным высказыванием,  взыванием к сущности  вопроса.  Эти проблемы решаются при  отработке навыков риторики, важных  в повседневной жизни и, особенно в служебной обстановке.  Эти навыки должны найти свое воплощение  в деловом общении, в социальных правилах подготовки и ведения  деловой беседы.

          Деловая беседа – это устный  деловой контакт между людьми, Такие беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, телефонное общение, обмен письменной информацией, поскольку они, во-первых, производятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание  на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, деловые беседы предполагают непосредственное общение. В-третьих, они создают условия для установления личных  взаимоотношений.

                    Деловое совещание это есть  вид организации деловой беседы, общения группы.

                   Деловое совещание – устное коммуникативное взаимодействие коллектива.

                   В этом виде общения сочетаются несколько  различных жанров: (вступительное и заключительное слово ведущего, выступление участников беседы, обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей и т.д.) 

      1.   Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров – совещания, которые представляют собой способ оперативного коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

               Коллективное обсуждение как форма делового  разговора имеет много положительных сторон. Во-первых, оно повышает эффективность мышления. Русская поговорка «ум хорошо, а два лучше» возникла не на пустом месте, в ней заложен глубокий смысл. Действительно, своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно особенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной   деятельности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных  идей родилось при коллективном обмене мыслями.

               Во-вторых, в процессе совещания  укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов определенных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников. В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них.

         Деловые совещания очень разнообразны. Обычно выделяют следующие их виды:

• Диктаторские (право голоса у руководителя, остальные молча, слушают, получая часто нагоняй от шефа);
• Автократические (ведутся в диалоговом режиме, когда руководитель задает вопросы  каждому участнику и получает ответы на них);
• Сегрегативные (когда планируется доклад руководителя и выступления, назначенных им подчиненных);
• Дискуссионные (для них характерен свободный обмен мнениями, вырабатывается решение, которое принимается голосованием участников с последующим утверждением руководителем);
• Свободные (это совещания без четкой повестки дня и без председателя. Чаще всего они являются составной частью собрания, когда обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель собрания объявляет большой перерыв, в ходе которого стихийно возникают кулуарные совещания).

                В условиях административно-командной  системы в нашей стране обычно  использовались первые три вида  деловых совещаний, основной смысл  которых сводился к тому, что  на них руководители лишь знакомили  приглашенных со своими решениями или указаниями партийных и вышестоящих организаций, в то время как суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и  выбрать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе не соответствующих точке зрения администрации.

             Чаще всего деловые совещания  проводятся по следующим поводам:  во-первых, при необходимости принятия  коллективного решения на основе  равного права каждого высказывать  и обосновывать свое мнение; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнением различных групп работников.  Для подготовки совещания необходимо  определить следующие критерии:

1. Причину совещания;
2. Цель совещания;
3. Выбор участников и распределение ролей;
4. Где и когда проводить совещания;
5. Есть ли в доступности оборудование;
6. Подготовить повестку дня с причиной и целью совещания;
7. Разослан ли окончательный вариант повестки дня?;
8. Подготовлен ли раздаточный материал?;
9. Убедиться, все ли могут присутствовать.

      Практика  деловой жизни показывает, что  деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы. Поэтому прежде чем созывать такие совещания, следует подумать относительно необходимости подобного шага. Вполне вероятно, что предлагаемый к рассмотрению вопрос вовсе не требует незамедлительного решения. Более того, руководитель, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания.

               Но если все, же совещание все, же признано целесообразным, то, прежде всего, необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует стоить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

              Для того чтобы плодотворно  прошло деловое совещание необходимо  составить план его проведения,  при этом соблюдать все   принципы ведения  деловой  беседы, учитывая правила  и  критерии.

              В наиболее общем виде подготовка  к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и время начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости – размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

            После того как принято решение  о проведении совещания, намечается  состав участников. Приглашается  достаточное число, но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности – не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

          Поскольку деловое совещание  предполагает свободную дискуссию,  необходимо прежде всего подобрать дискуссантов. При чем речь идет не о поиске угодных руководству лиц, а о привлечении к участию в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных способных корректно реагировать на противоположные точки зрения и их приверженцев. Присутствие последних следует рассматривать в качестве, безусловно, позитивного элемента дискуссии.

         Определяя время начала совещания,  следует принять во внимание  ритм работы. Чтобы не заставлять  людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени – т.е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу – начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, то это наверняка будут потеряны минуты.

            Требуется заблаговременно оповестить  участников совещания о его  проведении и познакомить с  повесткой дня, со всеми нужными  материалами, чтобы их выступления, были продуманы заранее.

               Конференция – это вид взаимодействия делового человека с целью получения нужной информации.

            Поводы устройства конференций могут быть различными:  обмен новой информацией о товарах, об открытии нового завода, о получении патента, объяснения в трудной ситуации, например: при предъявлении проблемы , загрязнения окружающей среды и т.д..

               Еще до начала конференции  следует решить, что вы хотите  донести до общественности. Нужно  иметь в наличии уже готовое  заявление. И быть готовым ответить   на любой заданный вопрос, касающийся  темы. Для этого необходимо предугадать  вопросы, которые зададут слушатели.  Ответы должны быть понятными,  правдивыми, по возможности краткими. И стараться  ответить  без замешательства, авторитетно и доверительно.   

             2. Начинать совещание нужно точно во время и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

          Первоочередной задачей перед  ведением совещания надо определить  цель совещания и разработать   повестку дня. Затем следует  решить, в какой последовательности  будут обсуждаться вопросы повестки  дня. Обычно считается, что они должны быть рассмотрены по степени своей важности и сложности.  Этот подход считается наиболее целесообразным.

                          Для того чтобы составить повестку дня необходимо  знать цель  и тему совещания. Необходимо  также учитывать первоочередность вопросов, наиболее «трудные», требующие расширенного обсуждения, проработать и поместить  во вторую треть совещания, когда физическая и умственная  способность группы достигает пика. Текущие или срочные вопросы, не требующие большой затраты времени решить в первую очередь, а самые «простые» пункты или наиболее индивидуальные в конце.

Повестка  дня:

• Тема совещания:
• Дата и время:
• Место:
• Участники:
• Причина:
• Цели:
• Пункт:
• Время, отведенное на обсуждение.

      Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме.

       Совещания могут проводиться  и без заранее заготовленного  списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Но никто не будет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его  эффективность.

Как следует распределять вопросы в повестке дня.

          По этому поводу существует  два диаметрально противоположных  мнения.

            В соответствии с первой точкой  зрения вопросы следует располагать  в порядке их важности и  сложности. Аргументы здесь следующие:  в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

         Приверженцы второй точки зрения  считают, что вопросы , которые  требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика активности. Текущие вопросы, не требующие много времени можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

        Исходя из практики вторая  точка зрения наиболее приемлема,  начиная с более простых вопросов, можно создать определенный ритм, ведь они не требуют детальной  проработки, сотрудники обсуждая  их, не успевают устать – они  служат «своеобразной разминкой»  перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

        Мы живем в динамичном мире.  За время подготовки совещания  в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты меняются не однократно.  То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто  незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработанную процедуру корректировки повестки дня после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещания.

       Составленная повестка дня утверждается  руководителем, но на практике  довольно часто используется  упрощенная форма, где  она  не имеет грифа утверждения. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещания, если таковой на предприятии имеется.\ 

              3. Регламент – (польск. reglameht  от  франц. reglemtyt,  от   regle – правило) – это правила, порядок ведения заседаний, конференций или съездов.  Регламент это:

1. Нормативный правовой акт, организацию и порядок деятельности какого-либо государственного органа и его подразделения (парламента, суда и т.д.);
2. Порядок ведения заседаний представительных органов;
3. Название актов, принимаемых правительствами Франции, Италии и некоторых  других стран,  которые ведут осуществления регламентной власти.

          В Российской Федерации свой  Регламент    имеют палаты  Федерального  Собрания,  Генеральная прокуратура,   арбитражные суды,    Правительство  РФ, Центральная избирательная комиссия и ряд других органов.

           Регламент – (аргумент в споре) в общем случае это порядок ведения заседания, собрания, свод правил в технологии принятия решения, в  наше время становиться самодовлеющим фактором в политических процессах, при этом иногда существенно более значим, чем сам рассматриваемый вопрос.  С его помощью, как правило, удается довести до людей, обеспокоенных судьбой отечества и желавших донести определенные сведения, до общественности навязанные правила игры.  Регламент не всегда есть «хорошо». В некоторых буржуазных парламентах время выступающего не ограничивают,  что означает «пусть говорит, пока не устанет». В тоже время не следует преувеличивать роль выступающего и слушающих – такая  ситуация требует (коллегиального)  принятия решений. В общем случае регламент является ярким примером.   Например, идет обсуждение, решается судьба человека, Родины и здесь появляются первые проблески мысли и в этом момент раздается возглас председательствующего, либо из зала – закончилось ваше время – прошу соблюдать регламент.

             С другой стороны,  отсутствие  регламента приводит  к хаосу  и безалаберности, полному отсутствию корпоративной культуры.   

             4. Любое деловое совещание можно закончить подведением итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить – все устали и торопятся. Но, потратив  на него, немного времени, вы сильно продвинетесь в исполнение задуманного. Именно на конечном этапе часто теряются хорошие идеи.  Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия.

             Для любого руководителя главное  в деловом совещании – его  итог, качественность, эффективность  принятого решения, тем не менее, очень важны и чисто психологические последствия подобного мероприятия.

               И это заключительный этап  совещания и очень важно не  забыть зафиксировать, все этапы совещания, кто и что будет выполнять.   Составляется  первичный официальный документ, который называется протоколом. Кроме, того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания.  На основании этого официального документа руководство  вправе  требовать от сотрудников выполнения принятых  решений.

            Протокол, в котором правильно зафиксировано основное содержание выступлений и сформулированы принятые решения, может оказать неоценимую помощь в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания.

          В формуляр протокола входят: наименование ведомства, учреждения  или предприятия, название вида  документа (протокол), дата заседания,  индекс (номер), место заседания, гриф учреждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или  конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по форме «слушали – решили» (постановили), подписи председателя и секретаря.

              В зависимости от полноты фиксации  совещания выделяют краткий и  полный протоколы. В  кратком  не приводятся целиком тексты  выступлений, а указываются только  повестка дня, а указываются  только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, но и о полноте вопросов затрагивающих  цель совещания. В них указывается целиком тексты выступающих,  дискуссии присутствующих.   Цель и выработка альтернатив.

Примерная схем а итогового  протокола совещания

Подразделение , отдел                                                          Дата

Место проведения:

Дата

Тема:

Продолжительность (от и до):

Ведущий                       Ведущий протокол (с  указание номера и  телефона):

Обсуждения:

Приглашение/

Повестка  дня:

Участники совещания:                                               Привлеченные участники:

Результат:*          Указание/ поручение                             Контроль

                                    (срок исполнения):

                                                                                                        Страница

*эти  пункты при надобности  записываются

  на нескольких  страницах.                                                  
 
 
 
 

             II.  Письмо –приглашение, пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию (лицо) на какое-либо торжество или мероприятие (например, конференцию). В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения  мероприятия. 
 
 

                                                                            Генеральному конструктору

                                                                           ЗАО «Электроника»

                                                                             Дальнему М.А.

Уважаемый Марк Анисимович!

                   Приглашаем Вас на конференцию «Внедрение новых технологий», которая состоится 25 сентября 2008 года в 10-00 часов в  актовом зале главного корпуса ЗАО «Тяжмаш» (г.Сызрань, ул.Гидротурбинная, 23) . Предполагаемая продолжительность конференции 2 часа 30 минут.  Программой конференции предусмотрен обмен мнениями представителей.

                       В связи с изложенным просим  Вас сообщить до 15  сентября  с.г. о возможности участия в конференции. 

                      Ответственный за проведение  конференции – помощник генерального директора ЗОА «Тяжмаш» - Иванов Сергей Ларионович.

                     Программа конференции прилагается  на 1 листе. 

                           Телефон/факс 654-20-32, 654-20-33.

                           E-mail: [email protected]. 
 
 
 

                  Заключение.

               Деловой разговор как особая  разновидность устной речи имеет  свою лексико-грамматическую и  стилистическую специфику, к нему  предъявляются требования -  соблюдать правильность, точность краткость и доступность речи, а также правила служебного речевого этикета.   Деловой разговор отличается от всякого другого,  прежде всего своей логичностью. Практика показывает, что те бизнесмены, которые хорошо умеют оперировать понятиями и суждениями, делать правильные умозаключения и убедительно  доказывать, делают свой бизнес более успешно, чем  бизнесмены, не владеющие навыками  делового мышления. 

           Все вышесказанное говорит о  том, что современному бизнесмену, руководителю  какого- либо предприятия (организации), не обойтись без навыков ведения делового общения,  умения  вести деловое совещание.

            Рассматривая эти вопросы, имеющие  непосредственное отношение к  практике общения людей, социально-психологические  знания, навыки анализа ситуации, возникающие в процессе общения, имеют огромное значение для построения эффективных отношений между людьми. Они помогают человеку лучше понять себя, свой внутренний мир, осознать социально-психологические аспекты, социальные установки, стереотипы, стратегии поведения и взаимодействия, стиль общения умение эффективно выслушать, провести грамотно совещание (собрание) конференцию, контролировать свои эмоции и адекватно понимать других людей.

              Деловые отношения складываются, в основном,  в малой группе, членом которой является конкретный индивид.  Окружающие люди играют огромную роль в формировании ценностей любого человека, и знание социально психологических законов жизни, группы, умение их анализировать – важнейшая часть жизнедеятельности личности.

                         Список литературы:

1. Золотая книга хорошего тона – «Русич», Смоленск, 1999 г.
2. Казначевская Г.Б. Чуев Н.И. – основы менеджмента – «Юнити» Ростов-на-Дону, 2004 г.
3. Лавриенко В.Н. – Психология и этика делового общения – «Юнити» 2001 г.
4. Кузин Ф.А. Культура делового общения – М.: Ось, 2004 г.
5. Баркер э. Как сделать собрание эффективным – М  2000 г.