Прямий порядок слів

1. Прямий порядок слів, вживання інфінітивних конструкцій, дієприслівникових та дієприкметникових зворотів, однорідних членів речення.

    Використання синтаксичних конструкцій у діловому мовленні

характеризується певними  особливостями. Для документів властивий

розповідний характер висловлювання. У них використовується прямий

порядок розміщення членів речення, при якому підмет стоїть перед

присудком, узгоджене означення  перед означуваним словом, неузгоджене

після означуваного слова, додаток після слів, від яких залежить,

обставина в різних місцях речення залежно від значення, способу

вираження, напр.: Спеціальний  стаж іноді підтверджується показаннями

свідків. У діловому стилі допускається розташування присудка перед

підметом у словах автора, які розривають пряму мову або стоять після

неї, а також у реченнях, на початку яких є обставинні слова, напр.: “У

Володимирі-Волинському працює сьогодні біля 1200 підприємств”, –

інформує міський голова Дмитро Петрович Кравчук; На території  України

діють норми безплатної видачі робітникам спеціального одягу.

   Тексти офіційно-ділового стилю містять прості речення, часто складні з

підрядними з’ясувальними, означальними, мети, умови. Прості й складні

речення можуть ускладнюватися відокремленими, однорідними членами,

вставними словами й виразами та ін. У реченнях вживаються пасивні

структури з дієсловами на -ться, інфінітивні конструкції, наказові форми

дієслів, безособові форми  на -но, -то, словосполучення дієслівного типу,

дієприкметникові, дієприслівникові звороти, пряма мова з метою посилання

на прийняті закони, видані розпорядження, напр.: проект обговорюється,

здійснити обмін, затверджено  на засіданні, взяти на себе зобов’язання,

зважаючи на відзначене, хочемо висловити думку; питання, розглянуте на

зборах.

    Словосполучення – це поєднання двох або більше повнозначних слів

синтаксичним зв’язком.

    Найбільш складними є словосполучення зі зв’язком керування, а

особливо ті, які мають  прийменники. Для уникнення помилок  в побудові

таких словосполучень слід пам’ятати, що після прикметників у вищому

ступені порівняння вживаються прийменники від, за, сполучник ніж, напр.:

дорожчий за золото; після прикметників багатий, скупий, хворий тощо

перед іменником вживається прийменник на, напр.: бідний на знання; при

числівниках 2, 3, 4 іменник  стоїть у Н.в. мн., а при числівниках

півтора, півтори – у Р.в. одн., напр.: чотири місяці, півтора дня,

півтори години.

    У багатьох випадках можлива синонімічна взаємозаміна безприйменникових словосполучень прийменниковими, одним словом і навпаки, напр.: книжкова крамниця, крамниця з книжками, книгарня. Для ділового стилю української мови характерні часто повторювані усталені словосполучення дієслівного типу, у яких вибір прийменників неможливий, напр.: витрати на, відрахування на, винагорода за, покладатися на, у відповідь на, у відповідності з, відповідно до, у зв’язку з, згідно з, на додаток до тощо.

    За прийменниками в українській мові традиційно закріплені такі значення:

просторове (в, у, на, з, над, перед, вздовж, при, до тощо), часове (за,

у, до, о, через, над, з тощо), причинове (з, від, через, в силу, з

нагоди, завдяки, всуперед тощо), мети (для, на, заради), порівняння

(проти тощо). Для ділового  мовлення важливим є правильне  вживання

прийменника по, особливо тоді, коли мова йде про переклад російських

словосполучень українською  мовою. Російські сполуки з прийменником по

перекладаються в українській  мові словосполученнями з прийменниками  за,

з, на, для, після, у, по та безприйменниковими, н-д: за свідченням, з

ініціативи, на замовлення, для складання, після одержання, у справах,

повідомити телефоном.

2. Місце в реченні вставних слів та словосполучень у діловому мовленні.

   Вставними є такі конструкції, за допомоги яких мовець виражає своє ставлення до висловленої ним думки.

Вставними можуть бути слова, словосполучення  й речення. Вони відрізняються між собою лише обсягом, ступенем поширеності й структурою: Може, мій вчинок -суцільна легковажність? (П. Загребель-ний);   Найважливіше, здається мені, для письменника протягом усього життя не втратити чуття єдності, спільності своєї особистої долі з долею народною.              Основними ознаками вставних слів і словосполучень є такі:

а) вставні слова не утворюють зі словами речення словосполучень;

б) не з'єднуються підрядним чи сурядним зв'язком з ними; в) не є членами речення, не відповідають на жодне питания; г) займають будь-яке місце в реченні; г) не вносять у речення додаткових відомостей, а виражають ставлення мовця до висловленого; ґ) за змістом відносяться до частини речення або до всього речення; д) пов'язуються з реченням за допомоги особливої інтонації - інтонації вставності.

  За значенням вставні слова й словосполучення поділяються на такі групи:

а) слова й словосполучення, що виражають  оцінку повідомлюваного (упевненість  або невпевненість):безсумнівно, безперечно, без усякого сумніву, в усякому разі (випадку), напевно, дійсно, думаю, звичайно, зрозуміло, здається, очевидно, природно, припустимо, розуміється, само собою зрозуміло, слід гадати, скажімо, сподіваюся, скоріш за все. Сюди ж належать слова: було, буває, бувало, трапляється, як звичайно, як завжди, як водиться, які вказують на ступінь звичайності викладених фактів;

б) вставні слова, що виражають почуття  мовця, дають емоційну оцінку повідомлюваних фактів: на щастя, на жаль, на радість, на біду, ніде правди діти, нічого гріха  таїти, чого доброго, на диво;

в) вставні слова, що вказують на порядок  думок і їх зв'язок, послідовність викладу: по-перше, по-друге, з одного боку, з другого боку, отже, нарешті, словом, одним словом, власне кажучи, можна сказати, передусім, між іншим, наприклад, повторюю, підкреслюю, головним чином, проте, однак, крім того;

г) слова й словосполучення, що вказують на джерело інформації: кажуть, повідомляють, за повідомленням..., за даними..., за визначенням..., з погляду..., по-моєму, по-твоєму, пам'ятаю, на думку..., пам 'ятається, як мені думається, за словами...;

ґ) вставні слова, що вказують на способи  оформлення думок або на характер висловлювання: взагалі, вчасне кажучи, з дозволу сказати, між нами кажучи, одним словом, можна сказати, м 'яко  кажучи, так би мовити, що називається, як кажуть, якщо говорити правду та ін.;

д) вставні слова, звернені до співбесідника  або до читача з метою активізації  його уваги до повідомлюваного: розумієте, бачиш, розумієш, уявіть, вірите, послухайте, погодьтеся, пробачте мені, дозвольте.

Від вставних слів, словосполучень і  речень слід відрізняти вставлені компоненти, які є ширшою й менш однорідною синтаксичною групою як щодо змісту, так і щодо синтаксичної будови²¹.3 погляду семантичного, вставлений компонент зумовлюється прагненням мовця до яскравішого підтвердження висловленої думки новими

Варіантами особливих сприймань, оцінок, зіставлень, спостережень, уточнень. Ті чи інші смислові навантаження вставлених компонентів здебільшого ситуативні; додаткові пояснення, зауваження зумовлюються обставинами мовлення і психологічним характером думок мовця. Тому найпоширенішою функцією вставлених речень є уточнення, роз'яснення, доповнення змісту основного речення: Там батько, плачучи з дітьми (а ми малі були і голі), не витерпів лихої долі, помер на панщині (Т. Шевченко).

Більшість вставлених компонентів зі значенням побіжних зауважень безпосереднього змістового зв'язку зі змістом основного речення не мають: Кінцем чобота допоможеш знічев 'я йому [грибу] впасти на листяне ліжко (нащо навстоячки дрімати?) (В. Баблян). Вони можуть семантично співвідноситися як із членом основного речення або з його частиною, так і зі змістом речення загалом: Віктор глянув на батька, на його довгі вуса, на примружені очі (їх так мружив тільки тато), і серце огорнули тепло і ніжність (О. Донченко); Іполи-нець під ногами сивіє, прогрітий сонцем, і деревій, це дике дитя степу, він теж сивий (чомусь більшість трав степових мають сизувато-сивий відтінок, від сонця чи від чого вони посивіли?) (О. Гончар).

Особливістю цих одиниць є те, що вони не можуть стояти на початку речення, оскільки особа, яка говорить, не може наперед уточнювати свої думки²². Ці конструкції неоднорідні за своєю структурою: вставлення може бути безсполучниковим. У свою чергу, вставлені конструкції, які включаються до основного речення без сполучника, можуть бути двоскладні й односкладні, прості й складні.

3. Складні випадки керування та узгодження в діловому мовленні.

Ділові документи потребують максимальної стислості й точності передавання  інформації. Будь-які відступи від правил викладу змісту спричинюють помилки. Особливо уважно треба вживати дієслова, що можуть керувати різними відмінками.

Найчастіше помиляються тоді, коли при дієсловах, які керують різними відмінками, вживають спільний додаток різної форми. Наприклад: повідомляти новини сесії Верховної Ради України, інформувати про новини сесії Верховної Ради України.

Поширеними є помилки у стійких словосполученнях, викликані змінами окремих слів. Наприклад: довести для відома всіх громадян (замість довести до відома всіх громадян).

На особливу увагу заслуговують близькі за значенням слова, що зумовлюють різні відмінкові форми. Наприклад: Наша земля багата на хліб. Наша земля славиться хлібом.

Різних відмінкових форм потребують одні й ті самі дієслова в російській та українській мовах. Наприклад: українською — підготуватися до чого? російською — подготовиться к чему.

При складанні ділових документів треба звертати увагу і на відповідні прийменники, особливо під час використання усталених словосполучень типу покладається на…, схильні до…, відрахування на….

Коли автори документа намагаються  під- креслити напрям дії, необхідно використовувати прийменнику^ або до: летіти в літаку; зайти до зали.

Дуже складним є використання прийменників для, на. Щоб уникнути помилок, необхідно використовувати прийменник на, коли йдеться про сферу вживання. Наприклад: Виділити кошти на підручники. Прийменникдля вживається тоді, коли слід підкреслити мету дії. Наприклад: виділити кошти для придбання підручників. Прийменник проти вживається в діловому мовленні при порівнянні. Наприклад: Чисельність населення нашого міста збільшилась удвічі проти 1964 року.

Прийменники завдяки, всупереч потребують давального відмінка. Наприклад: завдяки сумлінній праці, завдяки виконанню планів; всупереч прогнозам плани перевиконані.

Перекладаючи з російської мови українською, треба бути уважним  щодо усталених прийменникових конструкцій: ввести в состав — ввести до складу; по учебной роботе — з навчальної роботи, по научной работе — з наукової роботи.

4. Просте і складне речення.

     Простим називається речення, в якому є тільки одна граматична основа (предикативний центр). У складному реченні таких основ може бути декілька.

Просте речення може бути повним і неповним. Повними називаються речення, у яких наявні всі головні та другорядні члени речення, необхідні для завершеності будови й повноти вираження значення (В чагарниках низькорослих акацій посвистували червоногруді снігурі (Ю. Збанацький)). Неповними називаються такі речення, у яких пропущений головний або другорядний член речення, зрозумілий із контексту або ситуації мовлення (Хвилини здаються тоді за години, години — за дні, дні — за роки (П. Мирний)).

Прості речення можуть ускладнюватися відокремленими другорядними членами, однорідністю різних членів речення, звертанням, вставними і вставленими словами, сполученнями і реченнями.

Складносурядне речення — це складне речення, що складається з рівноправних частин.

Кома не ставиться

1. Між двома питальними, спонукальними або окличними  реченнями, з'єднаними сполучником і(й): Коли відбудеться лекція і хто її буде читати? Як пишно цвітуть каштани і який гарний Київ у цей час!

2. Між двома безособовими  реченнями за умови, коли присудки  цілком однорідні за значенням: Сумно й глухо! (Мирн.)

3. Між двома сурядними  реченнями, коли вони мають  спільний член, що стосується  обох простих речень, або спільне підрядне речення: На селі хутенько, як сонечко закотилось, помовкли голоси і рух усякий замер. (М. В.) Мабуть, батько ще дужче посивів і мати ще дужче зігнулася. (Головко)

4. Якщо частини складносурядного  речення дуже поширені, або мають  уже всередині свої розділові знаки, або автор хоче підкреслити їх самостійність, або далекі за змістом, то замість коми ставиться крапка з комою: Ся розмова лишила в мені якийсь гіркий несмак; але миритись, брати назад свої слова у мене не було бажання. (Л. Укр.)

5. Якщо сурядні речення,  з'єднані сполучником і(й), та(і) та й, виражають швидку або несподівану зміну подій або різке протиставлення, то перед сполучником ставиться тире: Сонце зійшло — і враз над Києвом занялося ревище гудків.

1. Управлінська документація. Оформлення стандартних документів.

     У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.У розповіді йдеться про події /явища, факти / у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності /автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол /.

     В описі характеризуються явища /предмет, люди, події / з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей / опис-характеристика, наказ, звіт, постанова/.

     Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

—  надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

—  бути юридично правильно оформленим;

—  подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

—  бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

—  бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

—  оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

—  бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

—- складатися на відповідних  бланках або папері стандартного формату.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано  будь-яким письмовим способом —  рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.

Формуляр-зразок — це єдина  модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова.

Вона визначається видом  документа та його змістом.

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.

1.  Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.  Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:

—  встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

—  бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

—  бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;

—  бланки документів повинні мати такі поля:

а) ліве — 20 міліметрів;

б) верхнє — не менш як 10 міліметрів;

в) праве й нижнє — не менш як 8 міліметрів.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок  розміщення їх в організаційно-розпорядчих  документах.

1 — Державний Герб України  (порядок використання визначається  законом).

2  — Емблема організації, підприємства, установи.

3  — Зображення нагород.

4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКП0).

5 — Код форми документа  за Українським класифікатором  управлінської документації (УКУД).

6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7 — Найменування організації,  установи чи підприємства — автора документа.

8 — Найменування структурного  підрозділу.

9  — Індекс підприємств зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.

10   — Назва виду документа.

11   — Дата.

12   — Індекс.

13   — Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14   — Місце складання або видання.

15 — Гриф обмеження  доступу до документа.

16 — Адресат.

17 — Гриф затвердження,

18 —  Резолюція.

19 — Заголовок до тексту.

20 — Відмітка про контроль.

21 — Текст.

22 — Відмітка про наявність  додатків.

23 — Підпис.

24 — Гриф погодження.

25 — Візи.

26 — Печатка.

27 — Відмітка про засвідчення  копій.

28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.

29 — Відмітка про виконання  документа й направлення і  до справи.

30— Відмітка про перенесення  даних на машинний носій.

31 — Відмітка про надходження  документа.

Закріплення за реквізитами  постійних місць робить документи  зручними для користування, спрощує  їх обробку, дає можливість використати  при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

2. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.

Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

• документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);
• документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями  видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки.

Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся  повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому  директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ як номінал  розпорядчого документа видають  керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники  підприємств.

Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.

Утім, у реаліях  документування управлінської інформації відмінності між наказом і  розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи  ті самі керівники з тих самих  питань в одних випадках видають  накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження.

3. Організаційні документи: статут, положення, інструкція.

СТАТУТ — це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами  чи фізичними особами тощо.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються  для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту  й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності.

- РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

- назва товариства (може поєднуватися  з назвою виду документа);

- назва виду документа (СТАТУТ);

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- місце складання чи видання,  рік.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу — титульній сторінці.

На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:

1. Загальні положення

2. Цілі й предмет діяльності

3. Фонди товариства

4. Зовнішньоекономічна діяльність

5. Права та обов'язки засновників

6. Порядок розподілу прибутків  і відшкодування збитків товариства

7. Майно товариства

8. Форс-мажор

9. Зміни законодавства

10. Органи управління товариства

11. Реорганізація та ліквідація товариства

12. Набуття Статутом чинності, зміни  й доповнення до Статуту та ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату A4 друкарським способом.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують  і скріплюють печатками.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.

ПОЛОЖЕННЯ— це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення: • про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо (дод. 9) з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи; • що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; • про організацію й проведення різних заходів — культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення  бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня  його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено  положення).

Положення оформляють на загальних  або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють  на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок  здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» (дод. 10) тощо;