Публичные выступления. 2
Содержание
1.Введение....................
2.Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений.........3
3.Основные этапы подготовки документов к архивному хранению...............7
4.Приведите образец должностной инструкции....................
5.Заключение..................
6.Список литературы....................
Введение
Искусство публичного выступления – это величайший дар, которым может обладать каждый человек. Любое публичное выступление – это в первую очередь презентация себя. От того как и в какой форме будет проходить общение с аудиторией или собеседником зависит успех всего мероприятия.
Важно не только грамотно подать материал и донести необходимую информацию, нужно заинтересовать и понравиться слушающим. Поэтому на этапе подготовки так важно правильное построение публичного выступления, т.е. определение его структуры. Ситуаций, в которых приходится выступать перед публикой, великое множество, и рассказать о специфических особенностях каждой из них практически нереально. Однако умение грамотно преподносить имеющийся материал – задача почти универсальная. Не приходится спорить и с тем, что она жизненно необходима в политической деятельности любого масштаба.
В какой бы форме ни осуществлялось деловое общение, оно всегда включает в себя монологи и диалоги участников, публичные речи.
Публичная речь — это не изящная словесность, не риторическое упражнение. Она является средством достижения конкретных деловых целей, а не самоцелью. Она должна отвечать ряду требований, которые делают ее убедительной, доказательной, логичной, продуманной, интересной для слушателей. Грамотность, логичность и эмоциональная окраска речи являются обязательными условиями любого делового общения. Деловые люди должны владеть техникой непосредственного контакта, как на индивидуальном, так и на массовом уровне и уметь обращаться со словом. Владение словом ценится очень высоко. Эта способность является составной частью общей культуры человека, его образованности.
1.Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений.
Речевое мастерство, ораторское искусство - совокупность операций по подготовке и произнесению публичной речи, проведению беседы, дискуссии с целью добиться желаемой реакции аудитории.
Не только умение подготовить речь, но и умение свободно держаться перед публикой, безукоризненно владеть голосом, жестом и мимикой и безошибочно реагировать на поведение аудитории - таковы объективные требования к стремящемуся произвести желаемое воздействие на слушателей.
Работу по подготовке речи можно подразделить на две основные фазы: докоммуникативную, т.е. подготовку выступления и коммуникативную - взаимодействие с аудиторией.
1. Докоммуникативная фаза
В докоммуникативной фазе различают два начальных этапа:
- определение темы и цели выступления;
- оценка аудитории и обстановки.
Докоммуникативная фаза обязательно должна завершаться репетицией выступления.
Подготовка по существу вопросов:
- анализ проблемы, ситуации
- формирование целей, задач, общего подхода к выступлению и собственной позиции
- подготовка речи и аргументации выводов
- подбор необходимых документов и материалов
2. Коммуникативная фаза
Коммуникативная фаза - это произнесение речи, ответы на вопросы слушателей, ведение дискуссии и т.д.
Оратору, стремящемуся к достижению успеха, конструктивного результата, необходимо тщательно подготовить выступление. Такую подготовку можно представить в виде следующих составных частей: подготовка, манеры поведения, учитывать сложившиеся ритуалы и субординацию.
Любое публичное выступление - это своеобразное взаимодействие с аудиторией. Поэтому при вступлении с ней в контакт необходимо учитывать:
- интерес аудитории к преподносимой информации;
- компетентность слушателей в вопросе, составляющем предмет выступления. Чем меньше осведомлена аудитория, тем тщательнее должна отбираться сообщаемся информация;
- физическое состояние слушателей. Следует помнить, что в конце рабочего дня трудно воспринимается информация, требующая серьезного осмысления.
Следует помнить, что эффективность выступления зависит от выполнения следующих условий:
- сообщение имеет четкую и краткую форму;
- способ изложения информации не затрудняет восприятие (доходчивость - основное качество речи);
- информация затрагивает критические моменты в обсуждаемой проблеме, и выступающий акцентирует на них внимание слушателей;
- выступающий представляет альтернативные варианты решения проблемы, подчеркнув их достоинства и недостатки.
Чтобы речь производила хорошее впечатление, следует:
- акцентировать важные слова и подчинять им менее важные;
- менять тон голоса (внезапное повышение или понижение тона не выделяет слово или фразу на общем фоне);
- менять темп речи - это придает ей выразительность;
- делать паузу до и после важных сообщений (минуты молчания подчеркивают значимость сказанного).
Речь выступающего должна содержать определения, сравнения, примеры. Определения нужны для терминов, значений которых аудитория не знает. Сравнения помогают сделать речь более ясной и убедительной. Примеры способствуют наглядности и конкретности речи.
Особую роль в процессе публичных выступлений играет обратная связь. Ее результативность во многом зависит от использования коммуникативных эффектов.
1. Эффект визуального имиджа состоит в том, что сначала человека, как правило, воспринимают по его внешнему облику. Поэтому выступающему необходимо помнить об элегантной одежде, подкупающей манере общения, уверенном и доброжелательном взгляде и т.п.
2. Эффект первых фраз. В них должна быть сосредоточена интересная информация с элементами оригинальности, сразу приковывающая к себе внимание. Слушатели с самого начала должны почувствовать важность для них того, что будет сказано далее. Поэтому первые фразы необходимо подобрать очень тщательно.
3. Эффект аргументации. Речь должна быть обоснованной, убедительной, логичной, наводящей на размышление и требующей осмысления информации. Этому способствует применение легко воспринимаемых аудиторией схем, таблиц, графиков, иллюстрирующих основные идеи выступления. В течение всего выступления необходимо следить за реакцией аудитории, меняя в случае необходимости характер аргументации и акценты в изложении.
4. Эффект интонации и паузы. Особенность человеческого восприятия состоит в том, что интонации и паузы способствуют 10-15% приращению усваиваемой информации.
5. Эффект художественной выразительности - использование метафор, гипербол и т.п.
6. Эффект релаксации (расслабления) - умение вовремя пошутить, вставить остроумное замечание. Юмор создает естественную паузу для отдыха аудитории, сближает и настраивает ее на благоприятный лад.
7. Эффект порционного выброса информации. Выступающий активизирует внимание слушающих его людей, сообщая через определенные временные интервалы свежую информацию.
Любое выступление должно иметь конструктивную концовку, содержащую информацию о том, какие практически можно использовать идеи, высказанные оратором, что можно и нужно сделать для их реализации.
Важный момент выступления связан с ответами на вопросы. Нельзя оставлять без внимания любые вопросы, даже самые неприятные. Выступающему следует заранее прогнозировать вопросы слушателей и подготовиться к ответам на них, придерживаясь определенных правил. Вот некоторые из них:
1. На сложные проблемные вопросы необходимо отвечать только в том случае, если имеется продуманный вариант решения данной проблемы. Если такого варианты нет, то лучше не импровизировать, поскольку при этом очень легко попасть впросак.
2. Если спрашивающий использует в своем вопросе негативные, некорректные слова или фразы, то не надо их повторять при ответе.
3. На провокационные вопросы лучше не отвечать.
4. Чем эмоциональнее вопрос, тем короче должен быть ответ.
5. Чем больше спрашивающий переполнен эмоциями, тем спокойнее и хладнокровнее надо ему отвечать.
2. Основные этапы подготовки документов к архивному хранению.
Прежде чем передать дело на хранение, необходимо подготовить документы в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и документе, носящем название "Государственная система документационного обеспечения управления". Подготовка включает следующие этапы: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
В организации экспертизу ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.
Ценность информации, заключенной в документах, создающихся в процессе деятельности организации, различна. Часть документов несет информацию, имеющую разовое значение: после ее использования к документам больше не возвращаются, поэтому хранить их нецелесообразно. Информация, содержащаяся в других документах, может быть использована в течение ряда лет; для них устанавливается временный срок хранения. И наконец, существует группа документов, которые содержат информацию, ценную в научном и практическом отношениях, такие документы должны храниться постоянно.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документов с указанием сроков хранения. В типовых перечнях представлена документация, характерная для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражены общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.) На основе типовых перечней министерствами и ведомствами разработаны наиболее полные ведомственные перечни документации, сопровождающей деятельности предприятий ведомственной системы. Для коммерческих организаций выпущено справочное пособие "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)".
Экспертиза ценности документов проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов при полистном просмотре всех дел организации. В процессе экспертизы выделяют четыре группы дел:
1) постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив;
2) длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По результатам экспертизы составляют описи дел первой, второй и третьей группы, а также акты уничтожения документов четвертой группы.
Описи дел составляются в трех экземплярах. Один экземпляр передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий остается в качестве контрольного экземпляра в организации.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 1994 г., могут быть включены в акт, который составлен не ранее 1 января 1998 г. Дела уничтожаются только после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия.
Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет), а также документы по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.
Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел. Оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и долговременного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Оформления дел осуществляет лицо, ответственное за работу с документами.
Полное оформление дел включает следующие операции:
1) перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);
2) нумерацию листов в деле черными графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Нумеруются все листы кроме листа заверителя и внутренней описи. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно по каждому тому или части;
3) составление внутренней описи документов для наиболее ценных дел;
4) составление заверительной надписи дела; заверительная надпись дела составляется на отдельном листе - заверителе дела и отражает особенности физического состояния дела (наличие повреждений, разрывов, отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.) а также количество листов в данном деле;
5) подшивку дела в твердую темную обложку из картона (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
6) описание дела - вынесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).
На все дела, подготовленные к архивному хранению, составляют опись. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в определенном порядке. На дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), а также на дела по личному составу описи составляют раздельно. В опись включают документы одного года. Дела располагают в описи по степени важности; каждое дело поучает отдельный номер, который проставляют но его обложке. В том случае, когда дело содержит несколько томов, каждый из них вносят в опись под самостоятельным номером.
В небольших учреждениях, не имеющих структурных подразделений и насчитывающих не более двадцати дел постоянного хранения, составляют общую опись, в крупных учреждениях - описи на дела каждого структурного подразделения в отдельности.
Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел делопроизводством. В конце описи после последнего документа делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, а также проставляется первый и последний номера этих дел. Если существуют особенности нумерации дел (пропущенные или литерные номера), они также оговариваются в итоговой записи.
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и согласовывается с руководителем делопроизводственной службы. На основании описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет сводную опись дел организации. По не ведомственный архив передает дела на постоянное хранение в государственный архив.
Современные коммерческие структуры осуществляют взаимодействие с государственными архивами на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи их на постоянное хранение. Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в следующих случаях: 1) прекращения деятельности организации; 2) нестабильности деятельности организации; 3) отсутствия условий для хранения документов; 4) желания самой организации.
3. Приведите образец должностной инструкции.
Должностная инструкция - документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Данная инструкция относится к группе организационных документов. Она состоит из нескольких разделов.
Раздел "Общие положения" устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, условия назначения на должность и освобождения от нее.Здесь же перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.
Раздел "Функции" включает основные направления деятельности работника.
Раздел "Должностные обязанности" содержит перечень видов работ, выполняемых сотрудником.
Раздел "Права" устанавливает права работника, способствующие успешному выполнению работ.
Раздел "Ответственность" указывает, за что работник несет ответственность. Текст инструкции носит характер указаний с распорядительными словами: "должен", "не допускается" и т.п. и излагается от третьего лица.
Раздел "Взаимоотношения" содержит сведения о том, какую информацию, в какие сроки и от кого получает работки, с кем совместно готовит документы, в какие сроки представляет их, и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, организациями, сотрудниками.
При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, отделом кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.
Должностная инструкция доводится до работника под расписку. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, с которым работники знакомятся и расписываются. Приказ о внесении изменений издается в случае перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.п.
Должностные инструкции заново утверждаются в следующих случаях:
1) при изменении наименования организации или структурного подразделения;
2) при изменении наименования должности;
3) при замене одного работника, занимающего данную должность, другим.
Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом.
Инструкция по безопасности труда составляется отделами охраны труда и техники безопасности.
При оформлении инструкции используются следующие реквизиты:
- наименование министерства или ведомства;
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (инструкция);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа (город);
- заголовок к тексту (в именительном падеже);
- гриф утверждения документа;
- текст документа;
- подпись (автора);
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
Образец должностной инструкции:
|
|
Должностная инструкция менеджера
______________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
"___" _______________ 20__г. №________________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с ______________________________
(наименование должности лица, на которого составлена настоящая должностная инструкция)
с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Менеджер относится к категории руководителей. Принимается на работу и увольняется с ее приказом директора предприятия.
1.2. Менеджер непосредственно подчиняется __________________________ ______________________________
1.3. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджера, стаж работы по специальности не менее ____ лет.
1.4. Во время отсутствия менеджера (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его должностные обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке, который несет полную ответственность за качество и своевременность их выполнения.
1.5. В своей деятельности менеджер руководствуется:
- законодательными и нормативными документами по вопросам предпринимательской и коммерческой деятельности;
- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами, распоряжениями директора предприятия, непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Менеджер должен знать:
- законодательные и нормативные акты, регулирующие предпринимательскую деятельность;
- рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
- конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;
- теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого страхования, банковского и финансового дела;
- теорию и практику работы с персоналом;
- формы и методы ведения рекламных кампаний;
- порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
- основы социологии, психологии и мотивации труда;
- этику делового общения;
- основы технологии производства;
- структуру управления предприятием, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;
- методы оценки деловых качество работников;
- основы делопроизводства;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- законодательство о труде;
- передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
- правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На менеджера возлагаются следующие функции:
2.1. Управление предпринимательской и коммерческой деятельностью предприятия.
2.2. Взаимодействие с представителями сторонних организаций в процессе выполнения функциональных обязанностей.
2.3. Подбор и расстановка кадров, стимулирование качества труда.
2.4. Организация рекламной деятельности.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций менеджер обязан:
3.1. Осуществлять управление предпринимательской и коммерческой деятельностью предприятия, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.
3.2. Исходя из стратегических целей деятельности предприятия, планировать предпринимательскую деятельность.
3.3. Осуществлять контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивать степень возможного риска.
3.4. Анализировать и решать организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
3.5. Осуществлять подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда.
3.6. Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширения внешних связей и обмена опытом.
3.7. Осуществлять анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.
3.8. Участвовать в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с развитием предпринимательской деятельности.
3.9. Обеспечивать рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.
3.10. Осуществлять координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимать решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.
3.11. Привлекать к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).
3.12. Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.
IV. Права
Менеджер имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам.
4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.4. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4.5. Выносить на рассмотрение директора предприятия:
- представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей подчиненных ему работников;
- предложения:
- о поощрении отличившихся работников;
- о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
4.6. Требовать от администрации предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
V. Ответственность
Менеджер несет ответственность: