Публичные выступления.Подготовка документов

Содержание 
 

1. Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений……3

2. Основные  этапы подготовки документов  к архивному хранению…….….7

3. Должностная  инструкция…………………………………………………...10

Литература……………………………………………………………………...13 
1.Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений 

Успешное  руководство в значительной мере зависит от умения руководителя управлять общественным мнением, умения убеждать. Эти умения особенно должны проявляться во время публичного выступления.

     Публичное выступление руководителя – это основной психологический способ формирования общественного мнения в трудовом коллективе.

     В процессе подготовки и проведения  публичного выступления выделяются  следующие взаимосвязанные этапы:

1. Подготовка  к выступлению.

2. Непосредственно выступление.

3. Критический  самоанализ выступления.

     Подготовка к выступлению –  это предварительная работа над  выступлением. Она включает: продумывание  и выбор темы, сбор необходимого  материала, написание текста, репетицию  выступления. 

     Выступающий должен отчетливо  представить себе, какова цель  выступления, какое воздействие  он собирается оказать на слушателей. В выступлении конкретная цель, как правило, вслух не формулируется,  к ее пониманию оратор подводит  аудиторию ходом своих рассуждений. Сформулировать основной тезис – значит ответить на два вопроса: зачем говорить (это вопрос о цели выступления) и о чем говорить (это вопрос о средствах достижения цели или, другими словами, о системе посылок и умозаключений).

     Что касается аудитории, то при подготовке публичного выступления необходимо выполнить по меньшей мере три требования:

• учесть интеллектуальный уровень слушателей;
• пробудить и поддерживать интерес к теме;
• учесть количество слушателей: чем больше число слушателей, тем более простым, доходчивым должно быть выступление [3].

Значительное  место в достижении поставленных задач занимает умение мысленно предвосхищать  события, т.е. поставить себя на место слушателей; умение понимать, как воспринимается доклад не самим собой, а слушателями.   

В центральной  части доклада разместите  особые доказательства и сравнения, которые произведут соответствующее впечатление на слушателей. Завершать выступление следует высказываниями признанных авторитетов, афоризмами, но прежде всего необходимо сказать о достоверных данных и результатах измерений, которые легко проверяются  и подтверждают ваше мнение. Неплохо приберечь 1-2 особо веских аргумента и пустить их в ход в заключении.

     Соблюдая данные правила, возможно  получить наиболее эффективную структуру изложения.

    Успех выступления в значительной  степени зависит от вступления. Нередко оно более всего запоминается слушателям, и поэтому первые фразы должны быть наиболее тщательно подготовлены и отработаны.        Вступление должно включать объяснение цели, название доклада и расшифровку содержания подзаголовка с целью точного определения содержания доклада. Именно здесь необходимо четко сформулировать стержневую идею. Вступление, как и другие части речи (основная часть и заключение), имеет собственную структуру. Усреднено она включает: так называемый «зацеп»; название темы, выступления; цель выступления; переход к основной части.

     Содержание основной части –  всестороннее обоснование, раскрытие  основного тезиса. В ней желательно  разместить особые доказательства и сравнения, которые произведут соответствующее впечатление на слушателей.

    Заключение речи – вторая по  значимости ее часть. Его следует  рассматривать как кульминационный  пункт выступления. Способы заключения так же разнообразны, как и способы «зацепа» во вступлении. Но  у них есть одна отличительная особенность – они не предваряют, а подытоживают выступление. Нужно не только умело «войти в речь», но и «выйти из нее». Рассмотрим три основных способа активного заключения, которые используются в публичной речи.

1. Обзор  сказанного. Используя данный способ, выступающий в кратких формулировках  излагает главные мысли основной  части речи, ее содержание.

2. Выводы  и предложения. Характерной особенностью  этого способа является формулировка выводов, вытекающих из выступления. Выводы – это не только «сгустки мысли», но и качественно новые итоги выступления.

3. Акцент  на каком-то вопросе. Когда  в основной части было рассмотрено несколько вопросов, то в заключении выступающий обращает внимание на важнейший из этих вопросов, подчеркивает его значимость, необходимость решения [3].

    Если недостатки вступления можно  компенсировать хорошей основной  частью, то неудачное заключение  таким и остается. Поэтому важно  знать также факторы неудачного  заключения и по мере возможности избегать их или устранять из своей речи.

     Чтобы научиться легкому и  красивому владению речью, следует  обратиться к ее технике.

    Строение речевого аппарата, особенности  голоса человека, речевое дыхание,  артикуляция звуков, дикция, логическая пауза и логическое ударение, интонация, особенности выступления в больших и малых аудиториях, использование микрофона – таковы основные понятия, изучаемые при освоении техники речи.

    В публичной речи звучность  голоса, его тембр и высота сознательно используются говорящим как средства речевой выразительности, средства воздействия на слушателей.

     Навыки публичного выступления  – это усвоенные в силу многократного  повторения интеллектуальные, речевые  и иные действия, выполняемые  в значительной степени автоматически, без особого напряжения памяти.

    К числу важнейших речевых  умений, над приобретением которых следует постоянно работать, могут быть отнесены: умение организовать речь; умение вести монолог; умение правильно строить фразы; умение индивидуализировать речь; умение выбрать стилистические средства; умение варьировать композиционными приемами.

Важное  место среди многообразных свойств  и качеств личности (убежденность, эрудиция, нравственность, широта кругозора, принципиальность, методическое мастерство) принадлежит культуре мышления выступающего.

    Речевые штампы, поблекшие, потускневшие  от частого употребления слова  и обороты – первое свидетельство  нетворческого отношения к выступлению,  поэтому важна чисто словесная  импровизация, т.е. умение говорить, не повторяясь, свежо, оригинально. Немалую роль в импровизации играют темперамент выступающего, его индивидуальные склонности, характер, мобильность мышления, физическое состояние и настроение. Особое внимание заслуживает методика использования фактов как средства аргументации.

    Опытный оратор большое значение  уделяет концовке  в своем выступлении.  Слабое заключение может свести  на нет хорошую речь, а сильное  спасти даже посредственный доклад. При подготовке к выступлению  надо уделять особое внимание как началу, так и заключению. Первые два-три предложения, а также последние можно даже выучить наизусть. Хорошее заключение длинного доклада должно содержать краткое подведение итогов, т.е. повторение важных моментов, но не должно быть слишком затянутым.

    Чтобы осмыслить положительные  и отрицательные стороны своего  выступления, необходимо чаще  практиковать выступления. 

2. Основные этапы  подготовки документов  к архивному хранению

      Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. 
Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: 
• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; 
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение; 
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании  принципов историзма, 
системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. 
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение [1].

   Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). 
ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

   Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);временного хранения (до 10 лет);подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения [1]. 
   Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. 
    Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

    Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть. 
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Заверительная надпись пишется разборчиво.   В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

    Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации. 
   Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. 
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

   Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив.

3. Должностная инструкция 

  Должностная инструкция относится к группе организационно-правовых документов.  Должностная инструкция – документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции [2]. Должностная инструкция:

- составляется  специалистом службы управления  персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем;  
- подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком;  
- утверждается первым руководителем организации;  
- согласовывается с юристом;  
- доводится до работника под расписку. 

ООО «ВТОРМЕТ» 

ДОЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                                                                УТВЕРЖДАЮ

01.10.2009г.                                                                                                    Директор

Барнаул                                                                                                         Халиков Р.Б. Халиков

Товароведа                                                                                                      01.10.2009г. 

I. Общие положения 

1. Товаровед  относится к категории специалистов.

2. На должность:

- товароведа  назначается лицо, имеющее высшее  профессиональное образование без  предъявления требований к стажу  работы или среднее профессиональное образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 3 лет;

- товароведа II категории  - лицо, имеющее высшее профессиональное  образование и стаж работы  в должности товароведа не менее 3 лет;

- товароведа I категории  - лицо, имеющее высшее профессиональное  образование и стаж работы  в должности товароведа II категории  не менее 3 лет.

3. Назначение  на должность товароведа и  освобождение от нее производится  приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера. 

4. Товаровед  должен знать:

4.1. Постановления,  распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные документы вышестоящих  органов, касающиеся материально-технического  обеспечения и сбыта товаров  на предприятиях торговли.

4.2. Рыночные  методы хозяйствования.

4.3. Стандарты  и технические условия на товары, основные их свойства и качественные  характеристики.

4.4. Порядок заключения  хозяйственных договоров.

4.5. Методы учета  товаров, расчета потребности в них.

4.6. Формы учетных  документов и порядок составления  отчетности.

4.7. Организацию  складского хозяйства и сбыта  товаров.

4.8. Условия поставки, хранения и транспортировки товаров.

4.9. Инструкции  по приемке товаров по качеству, количеству и комплектности.

4.10. Действующие  ценники и прейскуранты.

4.11. Нормативы  запасов товаров.

4.12. Номенклатуру  и ассортимент товаров, реализуемых  предприятием.

4.13. Основы экономики,  организации труда и управления.

4.14. Законодательство  о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и  нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты.

5. Товаровед  подчиняется непосредственно главному  бухгалтеру Общества. 
 

6. На время  отсутствия товароведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащие исполнение возложенных на него обязанностей

II. Должностные обязанности 

Товаровед:

1. Определяет  требования к товарам, а также  соответствие их качества стандартам, техническим условиям, заключенным  договорам и другим нормативным  документам.

2. Осуществляет  контроль контроле за выполнением  договорных обязательств, поступлением  и реализацией товаров.

3. Принимает  участие в подготовке данных  для составления претензий на  поставки некачественных товаров  и ответов на претензии заказчиков.

4. Контролирует  наличие товаров на складах.

5. Осуществляет  связь с поставщиками и потребителями и оформляет документы на отгрузку и получение товаров в соответствии с утвержденными планами.

6. Участвует  в разработке и внедрении правил  по материально-техническому обеспечению,  сбыту, контролю качества товаров,  организации их транспортировки  и хранения.

7. Ведет оперативный  учет поступления и реализации  товаров.

8. Контролирует  своевременность отгрузки возвратной  тары.

9. В необходимых  случаях ведет розыск непоступивших  грузов.

10. Участвует  в проведении инвентаризаций, изучает  причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов и "неликвидов", принимает меры по их реализации.

11. Осуществляет  контроль за соблюдением правил  хранения товаров на складах,  подготовкой товаров к продаже.

12. Оформляет  необходимые документы, связанные  с поставкой и реализацией продукции, составляет отчетность по установленным формам. 

III. Права 

Товаровед имеет  право:

1. Знакомиться  с проектами решений руководства  предприятия, касающихся его деятельности.

2. Вносить на  рассмотрение руководства предложения  по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах  своей компетенции сообщать своему  непосредственному руководителю  о всех выявленных в процессе  своей деятельности недостатках  и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать  лично или по поручению руководства  предприятия от руководителей  подразделений и специалистов  информацию и документы, необходимые  для выполнения его должностных  обязанностей.

5. Привлекать  специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководства).

6. Требовать  от руководства предприятия оказания  содействия в исполнении им  его должностных обязанностей и прав. 

IV. Ответственность 

Товаровед несет  ответственность за:

1. За ненадлежащее  исполнение или неисполнение  своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной  инструкцией - в пределах, определенных  действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления  своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством  Российской Федерации.

3. За причинение  материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 
 

Согласовано:

Гл.бухгалтер            Кабанова   О.В. Кабанова                                       01.10.2009.

Начальник ЮО        Третьякова   М.А. Третьякова                               01.10.2009.

Начальник ПЭО      Иванова     М.И. Иванова                                       01.10.2009.

Начальник ОК          Елисеева    А.С. Елисеева                                       01.10.2009 

С должностной  инструкцией ознакомлен: 

Астафьева  Н.Г.            Астафьева             01.10.2009. 
 

Литература 

1. Андреева В.И.  Делопроизводство: организация и  ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева.- 2-е изд., перераб.и доп. – М.:КНОРУС, 2008. – 256с. 

2. Васильева  И.Н. , Желнинский  Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272 с.

3. Резник С.Д.  Персональный менеджмент: Учебник/  С.Д.Резник и др. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2004.- 622с.