Работа с кадровой документацией

НОУ  СПО

Региональный  Техникум Экономики

Права и Менеджмента

( Онежский  филиал) 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по

Документационному обеспечению управления 
 

На  тему: «Работа с  кадровой документацией». 
 
 
 
 
 
 
 

Работу  выполнила: студентка III курса

Специальность:

0601 «Экономика  и бухгалтерский учет

Заочного  отделения

Шифр  ЗЭ 204110

Козырева  Анна Николаевна 

Проверила: преподаватель

Машова  Любовь Гульмамедовна. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Онега 2005 год

План. 

  1. Введение…………………………………………………………………………...3
  2. Структура и виды документации по личному составу…………………………4
    1. Организационные документы…………………………………………….4
    2. Распорядительные документы……………………………………………4
    3. Справочно- информационные документы...……………………………..4
    4. Отчетно-статистические документы……….…………………………….4

    2.5 Личные документы………………………………………………………...5

3.   Нормативно-методические документы, организующие работу с кадровой документацией………………………………………………………………………….6

4.   Требования к оформлению основных документов……………………………..8

         4.1 Автобиография……………………………………………………………..8

           4.2  Трудовой договор………………………………………………………….8

           4.3 Приказ по личному составу………………………………………………..9

           4.4 Трудовая книжка…………………………………………………………..10

5.   Организация трудового процесса работников…………………………………12

         5.1 Штатное расписание………………………………………………………12

          5.2 Правила внутреннего трудового  распорядка……………………………12

          5.3 Положение о кадровой службе.………………………………………….12

          5.4 Должностные инструкции………………………………………………..13

6.   Систематизация и хранение кадровой документации. ………………………..14

7.   Заключение……………………………………………………………………….17

       Приложение 1…………………………………………………………………….18

       Приложение 2…………………………………………………………………….19

       Приложение 3…………………………………………………………………….20

       Приложение 4…………………………………………………………………….21

       Приложение 5…………………………………………………………………….22

       Приложение 6…………………………………………………………………….23

       Приложение 7…………………………………………………………………….24

8.   Литература……………………………………………………………………….25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение. 

    Сейчас  в нашей стране наступает такое  время, когда и президент и правительство начинают понимать и осознавать, что невозможно добиться снижения цен, поднятия экономики, становления истинной республики пока в стране «правит» монополия. Все в руках одних людей, которые и устанавливают цены и никому внутри государства не под силу «перебить» их. Необходимо, чтобы было такое явление как рыночная конкуренция, для чего, в свою очередь, должен поддерживаться и развиваться малый бизнес. Частично это уже было сделано, а именно создана президентская программа поддержки малого бизнеса.

    Естественно, что это хорошо, целесообразно  и продуктивно, это поднимает  страну на ноги, но внутри этих маленьких  компаний царит бардак. Частные предприниматели  в целях уменьшения затрат на обслуживание персонала и налоги не уделяют должного внимания такому важному аспекту как четкая документация кадров. Одни не хотят держать штат специалистов, другие, таким образом, укрываются от налогов.

    Но  это не правильно и зачастую незаконно!

    К сожалению, установленное законом  оформление выгодно, в основном, только самим работникам. Тогда эта контрольная работа получает направленность, в первую очередь, на персонал, на то, чтобы человек, устраивающийся на работу, знал свои права. Моя задача убедить в том, чтобы работники настаивали на официальном оформлении по месту работы. Вот несколько плюсов этого:

          -идет начисление  пенсий, растет трудовой стаж;

          -идут отчисления  на медицинское обслуживание, страхование  и ЕСН; 

          -при покупке недвижимости, оплате учебы и т.д., при наличии  справки с места работы о том, что вы являетесь работником данной организации, вы можете вернуть 13% от уплаченной суммы;

           -командировки, отпуска,  дорогостоящее лечение частично  или полностью оплачиваются;

           -премии, льготы, выслуга  лет, увеличение зарплаты;

           -строгий учет  зарплаты и т.д. 

          Из вышеизложенного  видно, что это выгодно, правильно, законно. Возможно, в силу большого числа переворотов, вечной нестабильности граждане нашей страны практически  абсолютно не грамотны в вопросах документации, поэтому мне бы хотелось этой работой «открыть глаза» на многие нюансы работы с документами, дабы не быть обманутыми впредь. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Структура и виды  документации по  личному составу. 

    Документация- это совокупность материальных носителей  данных с записанной на них информацией, предназначенных для ее передачи во времени и пространстве.

    В любом деле, производстве или учреждении для эффективного их функционирования необходима систематизированность, упорядоченность  и четкое распределение обязанностей. Таким же обстоит дело с документами.

    Существует  определенный узаконенный  порядок  использования, заполнения, хранения и  распределения документов по группам. Имеются в виду бумажные носители информации, так как сейчас во времена  широкого использования «всемирной паутины» и стремительного развития компьютерных технологий, хранение и передача документов заметно упростилась. Документы не занимают больших площадей(  системный блок, диск, дискета) и их передача  происходит практически мгновенно посредством электронной почты. Но это то, что касается электронных документов. В основном же многие организации еще не перешли полностью на использование ПК и электронных документов. Возвращаясь к бумажным документам, существует «Общероссийский Классификатор Управленческой Документации». Это способствует скорейшему распределения документов по функциям и задачам. Можно выделить несколько видов документов по личному составу. 

    Виды  кадровой документации 
 

Организационно- распорядительные      отчетно-статистические       личные документы

                 Документы                                      документы 

Организационные   распорядительные

      Информационно-справочные 

      2.1. Организационные документы.

          Организационные документы - это документы, осуществляющие организацию  трудового процесса работников. К ним относятся: устав, положение, учредительный договор, должностная инструкция, штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, режим отпусков и т. д. 

      2.2 Распорядительные документы

            Распорядительные  документы-  это документы, выполняющие ту же функцию, что и организационные. К ним относятся: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление, инструкция, указ, уведомление и т. д. 

      2.3 Справочно-информационные документы

            К справочно- информационным документам относятся: письмо, протокол, акт, договор, телефонограмма, справка, записка и т. д. 

      2.4 Отчетно-статистические документы. 

            К отчетно-статистическим документам относятся: личная карточка Т-2, личный листок по учету кадров, анкета, автобиография, резюме и т.д. 
 
 

        2.5 Личные (персональные) документы

            К личным документам относятся: трудовая книжка, справка  с места работы, характеристика, медицинская справка, рекомендательное письмо и т.д.

      Таким образом, видно, что классификация  документов по группам облегчает процесс фиксирования этапов трудовой деятельности каждого работника, так как согласно «Общероссийскому Классификатору Управленческой Документации» каждый документ относится к той или иной группе, где его можно обнаружить без лишних усилий. Дисциплина делопроизводства включена в учебный план многих специальностей, так как любой человек, имеющий отношение к документам, должен уметь с ними грамотно, в соответствии с общепринятыми правилами и стандартами, обращаться. В кадровую службу приглашают работать специалистов делопроизводства, умеющих профессионально организовывать процесс получения, регистрации, обработки, передачи и хранения документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Нормативно-методические  документы, организующие  работу с кадровой  документацией. 

      В наше время в развитых и цивилизованных странах стало во много раз  меньше иметь место быть такое  явление как дискриминация в  сфере труда, принудительный труд и  незаконное увеличение трудового дня. Это связано в первую очередь  с тем, что данные деяния теперь преследуются законом, и совершение их является преступлением. Существует множество документов, регулирующих трудовые отношения и других нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права:

                  - Трудовой Кодекс  РФ;

                  - иные Федеральными  законами;

                  - указы президента  РФ;

                  - постановления Правительства  РФ;

                  - Конституция и  т.д.

      Наибольший  вес и наибольший объем информации в вопросах регулирования трудовых отношений имеет Трудовой Кодекс РФ, обеспечивающий гарантии трудовых прав и свобод граждан. Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав, а  государство посредством закона обеспечивает соблюдение данного тезиса. Таким образом, не всегда бюрократизм (в малых долях)- это не нужная волокита.

      Основным  документом, регулирующим взаимоотношения между работодателем и работником, является трудовой договор.

      «Трудовой договор- соглашение между работодателем  и работником, в соответствии с  которым работодатель обязуется  предоставить работнику работу по обусловленной  трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными правовыми нормативными правовым актами, содержащим нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правили внутреннего трудового распорядка».1

      По  письменному заявлению работника  работодатель обязан выдать работнику  копии документов, связанных с  работой (т.е. кадровой документацией):

                  -приказав о приеме  на работу;

                  -приказов о переводе  на другую работу;

     -приказа  об увольнении с работы

                  -выписки из трудовой  книжки;

                  -справки о заработной  плате и т.д.

      При прекращении  действия трудового  договора, работнику выдается трудовая книжка. Она установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан выдать (за исключением работодателей - физических лиц) трудовую книжку каждому своему работнику. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек описаны в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек» от 2 августа 1985 года.

      Следующим важным документом для работника  и работодателя являются личные данные работника или личное дело. Эти  данные  передаются лично работнику или его представителю в соответствии с Трудовым Кодексом  РФ.

      Существуют  так же различные ГОСТЫ (Государственные  стандарты), которые способствуют организации  работы с кадровой документацией. Такие  как: 

            ГОСТ  6.38-90  «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». 

            ГОСТ  6.30-97  «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» (новые реквизиты). 

            ГОСТ  6.30-2003  «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» (новые реквизиты и  небольшие изменения в их расположении). 

            ГОСТ  17914-72  «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». 

      «Методические рекомендации по унификации текстовых  документов» и т.д. 

      Помимо  нормативно-методических документов составление  документов регламентируется так же традициями кадровой службы, руководством данной организации и профсоюзами. Так как управление организацией осуществляется не только непосредственным директором или советом директоров, но и работниками. С помощью законов, заключения договоров установленного порядка работники защищают себя не только от открытой дискриминации, но и от скрытой такой как: несоответствующая действительности характеристика; неправильно составленный договор с целью ущемления прав; отказ в предоставлении отпуска; неправомерное увеличение трудового дня; записи в трудовых книжках не соответствующего образца и т.д. Поэтому важно знать чем и как можно отстаивать свои права. 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Требования к оформлению  основных документов. 

      Следует отметить, что необходимо знать не только какие документы вам обязаны выдать, но и то, как правильно они должны быть оформлены. Не возможно, конечно, в рамках одной контрольной работы отобразить все без исключения требования и документы, так как это уже целый научный проект, но некоторые чаще всего встречающиеся и имеющие наибольшее значение будут описаны ниже. 
 

      4.1 Автобиография. (приложение 1) 

       «Автобиография-Это документ, в котором  в хронологическом порядке следовательности  описаны этапы жизни и трудовой  деятельности работника».2

Автобиография пишется непосредственно лицом, устраивающемся на работу, от первого лица, в произвольной форме. Исправления и помарки не допустимы. Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие за период работы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. В автобиографии обычно указываются следующие сведения:

            -наименование документа  (АВТОБИОГРАФИЯ);

            -имя, отчество, фамилия автора полностью;

      * -дата рождения;

      * -место рождения;

      * -сведения о родителях;

      * -образование и специальность по образованию;

      * -вид трудовой деятельности;

      * -последнее место работы и должность, занимаемую там;

      * -семейное положение и состав семьи;

      * -домашний адрес и телефон;

      * -дата составления;

      * -личная подпись автора.

      Впоследствии  она вшивается в личное дело. 

      4.2 Трудовой договор. (приложение 2) 

      «Трудовой договор- это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий эти отношения»3.

           В трудовом договоре указывается:

            -фамилия, имя,  отчество работника и наименование  работодателя;

            -место работы;

            -дата начала работы;

            -наименование должности,  профессии, специальности с указанием квалификации;

            -права и обязанности  работника;

            -права и обязанности  работодателя;

            -характеристики  условий труда, компенсации и  льготы работникам за работу  в тяжелых, вредных и опасных  условиях;

            -режим труда и  отдыха;

            -условия оплаты труда;

            -виды и условия  социального страхования;

            -дата окончания  работы. 

      Сторонами трудового договора являются работник и работодатель. Трудовой договор  заключается в письменной форме, в двух экземплярах (работнику и  работодателю). Договоры могут заключаться на неопределенный срок или на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор). Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не предусмотрено федеральными законами или трудовым договором. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. Запрещается отказывать в заключение трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

            -паспорт или иной  документ, удостоверяющий личность;

            -трудовую книжку;

            -страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

            -документы воинского  учета;

            -документ об образовании,  квалификации или наличии специальных знаний; 

    Работнику может быть назначен испытательный  срок в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Причинами расторжения  трудового договора являются:

    1) соглашение сторон(статья 78);

    2) истечение срока трудового договора (пункт 2 статьи 58)

    3) расторжение по инициативе работника  (статья80);

    4) расторжение по инициативе работодателя (статья 81);

    5) отказ работника от продолжения  работы в связи со сменой  собственника имущества организации,  изменение подведомственности организации либо ее организацией (статья 75);

    6)отказ  работника от продолжения работы  в связи с изменением трудового  договора(статья 73);

    7) отказ работника от перевода  на другую работу вследствие  состояния здоровья в соответствии  с медицинским заключением(ч.вторая статьи 72);

    8) отказ работника от перевода  в связи с перемещением работодателя  в другую местность (ч. первая  статьи 72);

    9) обстоятельства, не зависящие о  воли сторон (статья 83); 

    Во  всех случаях днем увольнения считается  последний день работы. Трудовые договора хранятся 75 лет. 

    3. Приказ по личному составу. (приложение 3) 

    Приказы по личному составу являются основными  документами, определяющими служебное  положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей  в их учетные документы. Приказы по личному составу ведутся строго отдельно от приказов основной деятельности. Хранятся они в папке по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Приказы обычно начинаются со слов: принять,назначить, перевести, уведомить и т.д. Формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

    Различают простые (об одном сотруднике) и сложные  приказы (о нескольких сотрудниках). Приказ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Каждый пункт приказа формулируется в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Они печатаются на специальных бланках типовых межотраслевых форм:

          1-приказ о приеме  на работу (форма № Т-1);

          2-приказ о переводе  на другую работу (форма № Т-5);

          3-приказ о предоставлении  отпуска (форма № Т-6);

          4-приказ о прекращении  действия трудового договора (форма  № Т-8). 

       1-указывается постоянная и временная работа, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня. На основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку (форма № Т-2) и делает запись в трудовой книжке. Заверяется приказ подписью руководителя организации, печатается в единственном экземпляре.

       2-приказ заполняется специалистом в единственном экземпляре, заверяется подписью руководителя.

       3-приказ заполняется специалистом  в двух экземплярах(один остается  в кадрах, а другой передается  в бухгалтерию. Далее подписывается  руководителем структурного подразделения,  руководителем организации и бухгалтером.

       4-приказ заполняется при увольнении  работником. На основании данного  приказа делается запись в  трудовой книжке и личной карточке  работника.

    Все приказы по кадрам визируются юрисконсультом, начальником отдела кадров или другим лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом  проставляется самим работником и включает его подпись и дату уведомления. Копии приказов, заверенные работником отделом кадров, передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении. 

    4. Трудовая книжка. 

    «Трудовая книжка установленного образца является  основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника»4.

    С 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим  на работу в соответствии с заключенным  трудовым договором, оформляются трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

Работа с кадровой документацией