Работа секретаря и помощника руководителя офиса

   Содержание 

Введение…………………………………………………….………………….…3

1. Работа секретаря и помощника руководителя…………………………..4
2. Организация рабочего места, рабочего времени секретаря и виртуальный офис……………………………………………………………….9
3. Взаимоотношения с руководителем и взаимоотношения в коллективе……………………………………………………………………….11

Заключение………………………………………………..………..……………13

Список  использованных источников информации...........................................16 

    Введение 
 

     Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и  манерам этого сотрудника судят  о компании в целом. Представляя  компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют  корпоративную культуру компании.

     В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество  других функций. Эффективный секретарь  должен уметь: передавать информацию внешним  и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой  стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный  секретарь - "Это инициативный и  рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий  решения в пределах своей компетенции  и при необходимости берущий управление на себя" [6]. Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [9;10;11]. Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [3].

     Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина  Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации  вцелом.

     Исходя  из вышесказанного, цель нашей работы - изучение деятельности секретаря  в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности. 
 
 

1. Работа  секретаря и помощника  руководителя

     Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности  современного секретаря-референта  можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

• функции по документационному обеспечению управления;
• функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя [3;11].

     По  данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних  нескольких лет наблюдается явный  дефицит сотрудников, выполняющих  административные обязанности, в том  числе и представителей элиты  административного персонала –  личных помощников руководителя. Между  тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном  взять на себя организационные и  информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем  поддерживать высокий авторитет  руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся  проблемы. В известном смысле помощник руководителя – это не столько  «специальность», сколько «особый  статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо»  директора фирмы.

     «Чтобы  занимать должность персонального  ассистента, – делится опытом Елена  Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО "Южная строительная коммуникационная компания",– мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими  качествами – иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны, способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность – мера ответственности: сделать больше – значит, принять решение вместо руководителя, а меньше – переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».

     Высшее  профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение  и документационное обеспечение  управления», среднее профессиональное образование – специальность 0611 «Документационное обеспечение  управления и архивоведение». Учебных  заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.

     В настоящее время около 80 вузов  страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению  управления. Традиционно высоко ценятся  работодателями выпускники ГУУ и  Историко-архивного института РГГУ.

     Также больших успехов в этой профессии  добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, –  филологи, переводчики.

     Если  говорить о курсах, занимающихся подготовкой  секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать  следующие:

• отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ОПЦК ВНИИДАД), который осуществляет профессиональную переподготовку по архивоведению и документационному обеспечению управления, делопроизводству (по результатам обучения выдается диплом государственного образца);
• курсы повышения квалификации помощников руководителей, секретарей-референтов Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАГС);
• курсы Международного Центра Обучения при Колледже МИД РФ, преобразованном в 1993 году из престижнейших в СССР Курсов стенографии и машинописи при МИДе.

     Учебный центр документационного обеспечения  управления при «Гильдии Управляющих  Документацией» (по окончании курсов слушателям выдается удостоверение  государственного образца).

     Интенсивные программы введения в профессию  предоставляют Школа помощника  руководителя при Национальной гильдии  профессиональных консультантов и  образовательное учреждение «Высшая  школа секретарей».

     Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения  квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых  насущных. Так, совсем недавно, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена  проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового  обеспечения государственной, муниципальной  службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции  была сформулирована так: «Привлечь  внимание общественности к необходимости  взаимодействия общества, государства  и бизнеса в направлении решения  проблем подготовки квалифицированных  кадров».

     Говоря  о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать  профессию секретаря – из нее  в соответствии с требованием  времени и выросла специализация  «персональный ассистент» или «личный  помощник руководителя». Также к  числу смежных можно отнести  все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.

     Круг  обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля  руководства и корпоративных  стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих  должностных обязанностей нередко  занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

     В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации  иногда возлагаются еще и функции  руководителя секретариата или заведующего  канцелярией.

     В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже – 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных  бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.

     Не  секрет, что многие сотрудники рассматривают  должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для  достойной карьеры. В будущем  толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления  ее деятельности, специализацию сотрудников  и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером –  исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем  отдела/департамента. Нередко опытные  помощники руководителя уходят в  бизнес, так как приобретенные  знания и опыт позволяют им успешно  руководить собственным делом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   2 Организация рабочего места, рабочего времени секретаря и виртуальный офис 
 

     Приемная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в  приемной зависит эффективность  работы руководителя.

     Большое значение имеет рациональная организация  рабочего места секретаря, зоны его  трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных  обязанностей.

     Общая площадь приемной, где находится  секретарь - референт, должна быть в  пределах 12-16 кв.м [9].

     Организация рабочего места - это система мероприятий  по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному  размещению. Кроме того, организация  рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение  соответствующих нормам условий труда [3].

     Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных  продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют  в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook [9;12].

     Виртуальный офис - это полноценное рабочее  пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном  офисе сотрудники ежедневно проводят значительное время [4].

     Как правило, виртуальный офис включает в себя:  средства коммуникаций (e-mail, мессенджер, вэб-конференции);  органайзер с календарем; хранилище файлов; редакторы документов;  базу контактов;блог или форум; панель администрирования и разграничения прав доступа (важно для бизнеса).

     Могут присутствовать дополнительные возможности:  возможность использования офиса  на своем корпоративном домене;  интеграция с публичным сайтом компании (например, для легкой публикации контента);

интеграция  с электронным магазином;  интеграция с helpdesk, финансовой системой; возможность предоставления ограниченного доступа в офис клиентам и партнерам.

     При выборе виртуального офиса (как и  других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:  надежность провайдера;  защита информации (безопасная передача данных (SSL), создание резервных  копий);быстродействие (как правило, это наиболее важный фактор для эффективности  бизнес-приложения);  возможности  настройки под Ваши задачи.

     Каждый  проект виртуального офиса по-своему уникален и неповторим. Но он может  быть неоценим для начинающего бизнесмен, а для солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держать лицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   3 Взаимоотношения с руководителем и коллективом 
 

     Помимо  профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом  плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам  присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться [5;6].

       Ваша задача помочь начальнику  сделать его работу эффективной.  Не надейтесь на свою гениальную  память все, абсолютно все записывайте.  Не дожидайтесь указаний шефа  по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать  решения в пределах своей компетенции. 

     Однако  есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать.

     Секретарь - это доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют  конфиденциальной информацией о  шефе - секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что  он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям  своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа [9;11].

     Постарайтесь  с первого же дня произвести благоприятное  впечатление не только на шефа, но и  на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Важно с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником и ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.

     Через приемную, наверняка, проходят ваши коллеги, которые «впали в немилость». Найдите  мужество сказать им несколько ободряющих слов, выразите сочувствие, поддержите в трудную для них минуту. Это не значит, что вы должны встать на сторону потерпевшего и высказываться против своего руководителя. Просто нужно проявить доброту и участие [11].

     Специфика и сложность работы секретаря  связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты  и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу  в офисе. Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых  наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь  начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в  частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым  информированным и общительным человеком [6;11]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Заключение

     Исходя, из вышесказанного можно сделать  следующие выводы, что, по существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя – это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

• проактивность – умение работать на опережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;
• универсальность – способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;
• эффективные коммуникации и информационная логистика – умение управлять информационными потоками;
• умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;
• навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько возможных решений – оптимальное, резервное и «кризисное» – на случай развития событий по нежелательному сценарию;
• свободное владение компьютерной техникой (управляющий администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);
• ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия;
• супервайзинг – навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

     Необходимо  отметить, что среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии,  учесть грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

     Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный  уровень, свободное владение иностранным  языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим  соискателю получить должность помощника  руководителя в солидной фирме.

     Основным  плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения  бесценного управленческого опыта  и перспектива неограниченного  совершенствования собственных  качеств и талантов. Работая рядом  с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения  стратегических и тактических задач  бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного  социального, финансового и возрастного  уровня. В дальнейшем приобретенные  знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть  собственное дело.

     Среди минусов можно выделить:

• тяжелый график работы – режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
• некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
• возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35–40 лет.

     В настоящий период развития экономики  эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного  совершенствования индивидуальных качеств и талантов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Список использованных источников информации 
 

1. Федеральный закон РФ от 02.05.2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»//СПС: Гарант, 2011.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России - 2003 – С. 17.
3. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри - 2007 – С. 602.
4. Виртуальный офис [электронный ресурс]/Режим доступа: http://www.livebusiness.ru/, свободный.
5. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт - 2006 - №1 - С. 34-38.
6. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт -  2004- №5 - С.12-18.
7. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга – 2005 – С. 458.
8. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт – 2004 - №10 - С.78-81.
9. Личный помощник руководителя: справка о профессии [электронный ресурс]/Режим доступа: http://assistant.cursus.ru/spravka.html, свободный.
10. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт – 2004 - №12 - С. 45-47.
11. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР - 2007 – С. 382.
12. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт – 2006 - №4 - С. 35-43.
13. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор - 2007 – С. 256.
14. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор – 2006 – С. 302.
15. "Секретарь-референт" - №7 -  2007 - #1926 [электронный ресурс]/Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/7_2007/s_cego_nacinaetsya/, свободный.