Работа в Word и Excell

Раздел  I. Текстовый редактор Word 

I.1. Назначение и общие сведения о текстовом редакторе Word 

     Программа Word является самым используемым и популярным среди всех компонентов пакета офисных программ Microsoft Office 2007. Объясняется это тем, что многофункциональный текстовый редактор, которым и является Word, востребован практически на каждом пользовательском ПК. Широкие возможности возвышают его над остальными программами, входящими в пакет Office.

     Прежде  всего, в Word имеются мощные средства форматирования текста. В частности, для того или иного фрагмента текста можно задать практически любую настройку: тип и размер шрифта, начертание, цвет, а также разнообразные эффекты. Пользователю предоставляется возможность задания абзацных отступов и выравнивания строк относительно краев таблицы. Выделенный текст можно оформить в виде списка, например нумерованного или помеченного маркерами. Пользователь может выполнить разбивку текста на колонки, количество и параметры которых задаются дополнительно.

     Word предоставляет пользователю богатый набор инструментов для работы с таблицами.  Помимо создания таблиц произвольной структуры, можно также выполнять любые изменения в созданной таблице (добавление или удаление срок и столбцов, объединение или разбивку ячеек).

     Редактор Word имеет возможность вставлять в текстовый документ различные объекты, например надписи, картинки или диаграммы, а также математические формулы. Также можно создавать собственные рисунки и схемы, используя встроенные средства редактора.

     Для удобства работы пользователю предоставляются такие сервисные возможности, как встроенный режим проверки правописания содержимого документа, расстановка переносов, поиск синонимов, процедура автоматической замены тех или иных сочетаний символов на требуемые слова или словосочетания.

     При подготовке документа к печати можно  задать поля страницы, содержимое колонтитулов, формат и ориентацию страницы. Имеется и удобное средство предварительного просмотра документа перед печатью, предоставляющее возможность одновременного просмотра нескольких страниц.

     Таким образом, текстовый процессор Word позволяет быстро и удобно создавать и обрабатывать текстовые документы любой структуры и степени сложности. 
 
 
 
 

     I.2. Создание таблицы средствами текстового редактора Word и    выполнение расчётов в таблице 
 

Исходная таблица: 

Сводка о выполнении плана производства (выпуска) продукции  за________2003 г.

Таблица после  выполнения расчетов: 

Сводка о выполнении плана производства (выпуска) продукции  за________2003 г. 

I.3. Описание основных операций создания таблицы 

      Таблицу можно добавить в документ с помощью  команды главного меню Таблица, затем нажав на вкладку Вставить – Таблица выбираем в появившемся на экране диалоговом окне «Вставка таблицы» (рис. I.3.1) число строк и столбцов будущей таблицы. Число столбцов выбираем – 12, строк – 7.

Рис. I.3.1. Диалоговое окно Вставка таблицы 

      Для того, чтобы объединить ячейки используем команду Объединить ячейки (рис. I.3.2), которую можно вызвать правой кнопкой мыши, предварительно выделив ячейки, необходимые для объединения.

Рис. I.3.2. Окно с командой Объединить ячейки. 
 
 
 
 

I.4. Описание формул расчёта показателей средствами редактора Word 

      Ячейки  таблицы имеют свои адреса, образованные именем столбца (А, В, С, …) и номером строки (1, 2, 3, …). Ячейки одной строки обозначаются слева направо, начиная со столбца А.

      На  примере расчета стоимости продукции  по плану, опишем порядок выполнения операций вычисления конечного результата. Все формулы расчета других позиций рассчитываются аналогичным способом и приведены в таблице I.4.1.  

      Описание расчета:

      1. Помещаем курсор в ячейку С3, затем выполняем команду Таблица, Формула, а в появившемся окне печатаем = I3*J3, нажимаем Ок, таким образом подсчитываем стоимость продукции ПФМ-800 по плану.

      2. Аналогично для продукции ПФМ-СБ, ПФМ-ПФ и ПФМ в жёстком корпусе соответственно печатаем: = I4*J4, = I5*J5 и = I6*J6;

      3. Для подсчёта итоговой суммы  устанавливаем курсор в ячейку С7, затем вызываем окно Формула, в котором печатаем = SUM(ABOVE). Формула подсчитывает сумму данных, расположенных выше ячейки С7. Поскольку столбцы содержат информацию о номере столбца, необходимо вычесть из формулы соответствующее номеру столбца число. Таким образом, получаем конечную формулу = SUM(ABOVE) – 9. 
 
 
 
 
 
 

Сводка

о выполнении плана  производства (выпуска) продукции за__________2003 г. 
 
 

Таб. I.4.1. Формулы расчета различных позиций

Раздел  II. Табличный редактор Excel

II.1. Назначение и общие сведения о табличном редакторе Excel 

     Microsoft Office Excel – редактор электронных таблиц, позволяющий не только вносить данные и сохранять их в носителе в соответствующем формате, но и проводить их обработку. На основании таблиц можно создавать различные документы, графики, диаграммы и т.д.

     Таблица – это совокупность данных, которые  систематизированы и разнесены по графам (по строкам и столбцам). Элемент таблицы, находящийся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой.

     Основное  достоинство электронных таблиц заключается в простоте использования  средств обработки данных. Работа электронными таблицами, не требуя от пользователя специальной подготовки, предоставляет средства анализа данных и создания формул расчета.

     В таблицы можно вводить информацию любого типа: текст, числа, дату и время, формулы, рисунки, диаграммы и т.д. С данными можно производить операции при помощи специальных функций.

     При запуске редактор Excel создает так называемую Книгу, которая содержит несколько Листов, что позволяет удобно организовывать данные. Так, в одной книге можно, например, размесить набор документов, относящихся к одному проекту. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов, при пересечении которых расположены ячейки, непосредственно хранящие информацию.

     Кроме операций над собственными данными, Excel позволяет выполнять импорт данных из других приложений и источников (из базы данных Access, текстовых файлов и др.).

     Вводимая  информация может быть обработана с  помощью таких средств:

• форматирования данных, в том числе с использованием различных тем и стилей, а также условного форматирования;
• различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
• получения выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям, посредством сортировки и фильтрации;
• автоматического расчета промежуточных и общих итогов;
• группировки данных, чтобы затем при необходимости эти данные можно было свернуть или развернуть;
• создания сводных таблиц, которые упрощают представление сложных данных;
• построения графиков и диаграмм;
• использования наборов потенциально готовых результатов, которые при работе с документами значительно упрощают работу пользователя.

II.2. Создание таблицы средствами табличного редактора Excel

II.3. Описание основных операций создания таблицы и формул расчёта показателей 

      Создание  таблицы в Excel очень упрощено по сравнению с Word. Необходимо после загрузки рабочей книги сразу приступить к вводу информации. Чтобы ввести в ячейку информацию надо щелкнуть мышью на нужной ячейке и ввести информацию с помощью клавиатуры. Для создания границ таблицы существует несколько способов, например, с помощью значка на стандартной панели.           

 Расчёт показателей:

1. Помещаем  курсор в ячейку С3, печатаем =, затем щелкнем ячейку I3, печатаем *, затем щелкнем ячейку J3, нажимаем Enter;
2. Щелкнем  ячейку С3, курсор мышки наводим в правый нижний угол ячейки до появления  крестика ┼, не отпуская левой кнопки мыши, выделяем ячейки С4, С5, С6. Значения автоматически пересчитываются;
3. Выделяем ячейки С3, С4, С5, С6, затем нажимаем значок ∑. Формула будет выглядеть  =СУММ(C3:C6).

Остальные  позиции рассчитываются аналогичным  образом. 

      II.4. Построение диаграммы на основе данных таблицы 
 
 

II.5. Описание операций по построению диаграммы 

      Необходимо  построить диаграмму на основе данных таблицы. Сравним стоимость выпуска продукции по плану и стоимости фактически выпущенной продукции.

Шаг 1. Выберем тип диаграммы с помощью Мастера диаграмм (рис. II.5.1), гистограмма объемная, затем  <Далее>.

Шаг 2. Задаем диапазон данных. В правой части диалога Диапазон есть окно , нажав которую этот диалог сворачивается, и мы можем выбрать необходимые значения, чтобы вновь вернуться в Мастер диаграмм, нажмем значок .

Щелкнув мышью на вкладке Ряд, можно задать адреса ячеек, участвующих в рядах, а также количество самих рядов

       Рис.II.5.1. Мастер диаграмм.             диаграммы  (в данном случае два ряда).                                                           

Шаг 3. Задаем параметры диаграммы. На вкладке Заголовки вводятся названия диаграммы, оси X (категорий) и оси Z (значений).

На вкладке  Легенда выбрать размещение внизу. Остальные вкладки можно не изменять.

Шаг 4. Созданную диаграмму можно разместить на том же листе, где находится таблица. Нажать <Готово>.

В построенную  диаграмму можно внести любые  изменения, например, изменить направление текста (названия осей), сделав его расположение вертикальным и многое другое для более наглядного вида диаграммы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выводы 

      У табличного редактора Excel, как и у редактора Word, большие возможности по форматированию текста. Можно задавать размер, начертание, цвет символов, выравнивание текста и многое другое. Можно обрамлять снаружи и расчерчивать создаваемые таблицы изнутри различными линиями. Можно делать скрытыми отдельные строки и столбцы. Табличный редактор Excel незаменим в делопроизводстве и бухгалтерии для создания накладных, счетов, платёжных поручений и другого. Очень удобно в Excel составлять словари иностранных слов. Лёгкость передвижения по столбцам даёт здесь значительное преимущество перед Word. Сравнивая возможность редактора Word и редактора Excel вычислять различные позиции с помощью формул, можно с уверенностью сказать, что табличному редактору Excel нет равных. Простота использования, автоматическая переадресация формул, возможность построения диаграмм на основе данных таблицы – это малая часть преимуществ табличного редактора Excel.

      Самым оптимальным, на мой взгляд, является совместное использование редактора Word и табличного редактора Excel. Таблицу с вычислениями, выполненную в Excel, можно вставить в документ Word, а для того чтобы внести какую-либо корректировку, достаточно щелкнуть мышью по таблице.