Расчеты с подотчетными лицами

Подотчет

Кроме инвентаризации для правильного переноса остатков подотчетных сумм на счета аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» необходим также тщательный анализ целевого назначения выданных сумм.

Анализ дебетовых остатков по расчетам с подотчетниками трудоемок, но его методика вполне понятна. Чаще всего бухгалтеров интересует другой вопрос: как отражать перерасход сумм по авансовым отчетам и, соответственно, на какой субсчет нового Плана счетов относить входящее кредитовое сальдо по субсчету 160 «Расчеты с подотчетными лицами».

На первый взгляд, все просто. Подобную проблему, только с дебетовым сальдо на 1 января 2005 года по излишне выплаченной зарплате и авансам по зарплате, вполне успешно решили участники форума на интернет-сайте www.grossnet.ru. Они пришли к выводу, что переплату и авансовые выплаты необходимо отразить со знаком «–» как кредитовое начальное сальдо по счету 0 302 01 000 «Расчеты по оплате труда» (поскольку счет — пассивный).

Однако перерасход по авансам на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» можно отразить лишь в том случае, если в авансовом отчете сотрудника фигурирует хоть один рубль, выданный из кассы учреждения. Логичнее всего перевести остатки на кредит счета 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», хотя и очень невыгодно с точки зрения налогообложения.

Как это ни парадоксально, но если сумма перерасхода будет списана за счет бюджетной деятельности, может возникнуть необходимость начислить НДФЛ, если за счет коммерческой — к нему прибавляются еще НДС и налог на прибыль.

Рассмотрим подробнее, почему так происходит и почему большинство бухгалтеров допускают ошибки.

Почему возникает перерасход

На ветке «Служебные разъезды» форума по бюджетному учету (сайт www.klerk.ru) запечатлен диалог, характерный для бухгалтеров бюджетных учреждений. Забегая вперед, скажу, что словосочетание «служебные разъезды» можно заменить любым другим, подходящим для обозначения подотчетных сумм. Диалог приведен с сокращениями.

Ирина Владимировна, заведующая отделом сводной бухгалтерской отчетности из города Истры Московской области, спросила коллег:

— Подскажите, как оформить возмещение расходов на служебные разъезды. Под отчет деньги выдавать не получается, так как наличку надо заказывать в казначействе за три дня.

И.Ю. Марченко из Ставрополя ответил на этот вопрос так:

— Люди тратят личные деньги, оформляют авансовые отчеты, по которым им эти суммы возмещают.

Такой вариант развития событий поддержали практически все участники форума:

— Если нужно срочно ехать, а в кассе нет денег, тогда, конечно, за свой счет, потом авансовый, и уже потом казначейство и касса. Если в кассе есть и бюджетные и внебюджетные деньги, то надо решить, за счет каких расходов поедет человек. Можно дорогу оплатить за счет бюджета (если заложено в лимитах), а проживание и суточные — за счет внебюджета. Вариантов море!

Ирина Владимировна засомневалась в правильности подобных советов:

— Не будет ли придираться налоговая к тому, что деньги под отчет не брались?

Инспекторы могут рассматривать такие ситуации как куплю-продажу товаров (услуг) у физического лица и доначислить подоходный налог.

К сожалению, участников форума рассмешили страхи Ирины Владимировны. И совершенно напрасно.

Как проверяет налоговая инспекция

Компенсация расходов сотрудника, потратившего свои личные деньги на нужды учреждения, законодательно не запрещена. Однако такую компенсацию нельзя назвать авансом, а сотрудника — подотчетным лицом. Ему не за что отчитываться перед учреждением. Фактически он его кредитует. В зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговики могут объявить сотрудника либо заимодавцем (если документы оформлены на учреждение), либо продавцом (если документы оформлены на него).

В первом случае страдает учреждение. Налоговые инспекторы доначислят ему внереализационный доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, у работника проблем не возникнет.

Если в первичных документах указан сотрудник, то налоговики решат, что он сначала купил товары для себя, а потом перепродал их учреждению. Вам придется начислить ему налог на доходы. Кроме того, учреждение оштрафуют за то, что оно не подало сведения по налогу на доходы работника-продавца. Контролеры не примут к зачету налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника.

Избежать проблем с налоговой можно, издав приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками. В нем нужно указать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения.

Поскольку подотчетные отношения законодательно почти не регулируются, подобный внутренний документ должен стать для налоговиков чем-то вроде учетной политики.

С точки зрения бюджетного учета

Приведу дословную цитату из пункта 157 «Счет 0 208 00 000 Расчеты с подотчетными лицами» Инструкции № 70н: «На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам». А если сотрудник потратил собственные деньги, то, как вы понимаете, ни о каком авансе речь идти не может.

Поэтому проводить наличную оплату можно только через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете (хотя бы рубль). В их авансовом отчете вы, на вполне законных основаниях, можете указать перерасход.

В противном случае вам придется искать счет, подходящий для учета ваших взаимоотношений с сотрудником, в разделе 3 «Обязательства» Инструкции № 70н. Скорее всего, это будет один из аналитических счетов к счету 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Чтобы избежать ненужных сложностей, в том числе связанных с заявками на получение наличности, постарайтесь за все что только можно платить по безналу, вплоть до билетов, если курирующее вас казначейство пропускает предоплату. Многие бюджетные учреждения стараются оплачивать по безналу почти все хозяйственные расходы вплоть до мелочей.

Кстати, если наладить нормальные отношения с поставщиками, то они вполне спокойно будут отпускать вам необходимые товары и материалы по доверенности. А потом уже, при наличии всего пакета документов, вы перечислите им требуемую сумму.

Наша справка

Авансовый отчет не нужен

Мало кто знает об особом праве руководителей избавлять подотчетников от необходимости подтверждать свои расходы. Закреплена эта возможность в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Это – основной документ, регламентирующий командировки на сегодняшний день.

В пункте 17 этой Инструкции сказано: «Руководителям объединений, предприятий, учреждений и организаций предоставляется право в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам, с их согласия, без представления подтверждающих документов…».

Это правило очень удобно, если сотрудники постоянно ездят в командировку в одно и то же место. Один раз вы составляете расчет необходимых сумм и храните его как образец. Когда очередному сотруднику понадобятся деньги по этому расчету – снимаете копию, подписываете у руководителя.

Командированный сотрудник также должен поставить свою подпись на расчете в знак согласия с ним, а после возвращения – сдать в бухгалтерию только командировочное удостоверение. Если командировка будет продлена, то по возвращении нужно составить еще один расчет, авансовый отчет оформлять не нужно.

Источник - http://rusadvice.org/business/audit/pererashod_podotchetnih_summ.html#ixzz3P5teX5sI

Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами

1

ВВЕДЕНИЕ.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а так же на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды для целей бухгалтерского учета, называются подотчетные лица.

Подотчетные лица - физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года №40.

Данный документ не ограничивает суммы, которые организация может выдать под отчет на хозяйственные расходы. Размер и срок, на который они выдаются под отчет, устанавливается приказом руководителя организации.

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение ГСМ, могут выдаваться только определенному кругу лиц - работникам организации, список которых утверждает руководитель. Значит, в обязательном порядке в организации должен быть издан приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет. Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, такие сроки организация обязана установить самостоятельно соответствующим приказом.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении работника организации в служебную командировку.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.

Получая наличные денежные средства из кассы организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию подотчетных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а так же наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ.

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. №55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Указания по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителе информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Форма №АО-1 “Авансовый отчет” предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений), введена в действие с 1 января 2002года и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.

Авансовый отчет - документ двусторонний, он заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен на бумажном или машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе и остатке.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу “Бухгалтерская запись”, в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета новый раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Полностью проверенный отчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевой стороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить особое внимание.

ОТРАЖЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ.

В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен специальный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к установке” и кредитуется счет 71.

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во внеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”.

Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета 71.

При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”.

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в корреспонденции с кредитом счета 71.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов” отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер должен сделать запись:

Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой;

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так:

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

При погашении работником долга по подотчетной сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” - Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” - Кредит 50 “Касса”.

В последнее время достаточно широко применяются расчеты с применением платежных карт. Нередко подотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительских расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

ВОЗВРАТ СУММЫ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО АВАНСА.

Несмотря на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:

- удержать сумму задолженности  из заработной платы работника;

- не удерживать с работника  сумму задолженности. Тогда данная  сумма целиком учитывается в  составе его доходов.

Данные операции по-разному отражаются в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый вариант.

Вариант 1 .

С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.